大數(shù)據(jù)、信息化時(shí)代電子檔案管理的安全問(wèn)題研究

李溯

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理工作也面臨著新的變革，信息化技術(shù)的引入也使得檔案管理的便捷性與專(zhuān)業(yè)性得到了大大提升?；诖?，本文對(duì)大數(shù)據(jù)、信息化時(shí)代電子檔案管理的安全問(wèn)題展開(kāi)研究，針對(duì)現(xiàn)階段顯露出來(lái)的問(wèn)題，提出了完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、提升信息化安全管控水平、加強(qiáng)制度保障等舉措。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);信息化;電子檔案管理;安全問(wèn)題

在大數(shù)據(jù)、信息化的時(shí)代背景下，檔案的管理也需要進(jìn)一步朝向信息化、電子化、高效化的方向發(fā)展。但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開(kāi)放性的特點(diǎn)，導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)在進(jìn)行安全、保密管理的時(shí)候存在一定程度上的隱患。因此檔案部門(mén)與檔案工作者需要不斷完善信息化技術(shù)在電子檔案管理中的應(yīng)用，提升工作效率與質(zhì)量。

1 信息化時(shí)代電子檔案管理過(guò)程中面臨的問(wèn)題

1.1 電子檔案管理的制度體系落后

從整體上看，我國(guó)的電子檔案制度體系建設(shè)還是較為落后的。從上世紀(jì)90年代開(kāi)始，我國(guó)順應(yīng)了信息化檔案管理的發(fā)展需求，在信息立法和檔案法規(guī)建設(shè)的基礎(chǔ)上，陸續(xù)制定與出臺(tái)了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》等規(guī)章制度，這些文件的修訂與實(shí)施一定程度上提升了電子檔案信息管理的安全程度，也為其在管理過(guò)程中提供了技術(shù)層面的保障。但在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，電子檔案管理工作會(huì)因信息化與大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展而不斷生成新的安全問(wèn)題?，F(xiàn)有的法律法規(guī)并不能實(shí)現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題的全覆蓋，實(shí)際的實(shí)施過(guò)程中也存在一定弊端。例如如何在電子檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中加以跟蹤與評(píng)級(jí)實(shí)現(xiàn)階段沒(méi)有明確規(guī)定的，只能在日后的實(shí)踐中不斷摸索。

1.2 信息化建設(shè)水平不足

就目前的情況來(lái)看，我國(guó)不同地區(qū)的檔案管理水平參差不齊，很多單位使用的檔案系統(tǒng)仍然是單機(jī)的版本，在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中也缺少一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而難以實(shí)現(xiàn)資源的共享與整合。同時(shí)，在電子檔案管理中，信息化建設(shè)水平明顯不足，沒(méi)有真正發(fā)揮信息技術(shù)的效用，從而檔案管理與數(shù)據(jù)信息控制的效率與規(guī)范很難提升。面對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息安全中的隱患，相應(yīng)的檔案信息安全技術(shù)不能在隱患產(chǎn)生之前就出現(xiàn)，進(jìn)而可見(jiàn)信息技術(shù)的發(fā)展存在滯后性。

1.3 電子檔案的安全管理滯后

電子檔案安全管理方面的滯后主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面，首先很多檔案工作人員缺乏安全管理意識(shí)，檔案信息的管理操作也不到位，同時(shí)也跟難展開(kāi)統(tǒng)一的教育與培訓(xùn)。其次，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)缺乏安全可靠的標(biāo)準(zhǔn)體系，因此在數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)交換等方面都缺少?lài)?yán)格地監(jiān)管。再次，在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中缺乏科學(xué)的安全管理思想，進(jìn)而導(dǎo)致了管理方法、管理制度、安全維護(hù)體系的不健全。最后，檔案管理工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的技能與意識(shí)，其中包括計(jì)算機(jī)操作技能、法律法規(guī)知識(shí)等內(nèi)容。這樣的問(wèn)題加上信息化時(shí)代的沖擊，檔案管理過(guò)程中很容易出現(xiàn)含有安全隱患的問(wèn)題。

2 完善大數(shù)據(jù)、信息化時(shí)代電子檔案管理的有效措施

2.1 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

隨著信息化、數(shù)字化技術(shù)逐步引入到檔案信息管理系統(tǒng)中，往往需要與智能庫(kù)房的建設(shè)建合起來(lái)相互進(jìn)行，同時(shí)加強(qiáng)傳統(tǒng)庫(kù)房的管理也是其中非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。檔案庫(kù)房的安全程度與檔案的保管水平息息相關(guān)，因此在進(jìn)行檔案庫(kù)房建設(shè)的時(shí)候，需要嚴(yán)格按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)范進(jìn)行。同時(shí)，安全監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警系統(tǒng)與門(mén)禁系統(tǒng)必須安裝齊全，相關(guān)監(jiān)管人員也需要進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保各類(lèi)保護(hù)措施可以發(fā)揮其真實(shí)的效用。在完善硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，提升檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)性與規(guī)范性也是非常關(guān)鍵的工作。因此要進(jìn)一步加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金投入，在此過(guò)程中有效滿(mǎn)足檔案管理的需要。在落實(shí)檔案工作相關(guān)制度流程的時(shí)候可以保證管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上最大限度上簡(jiǎn)化流程步驟，以提升工作效率[1]。不論是哪一個(gè)環(huán)節(jié)都需要充分考慮安全保密問(wèn)題，將權(quán)限設(shè)置、工作流程配置等方面進(jìn)行綜合考慮，進(jìn)而不斷提升檔案的管理水平。

2.2 提升信息化安全管控水平

提升檔案信息化安全管控的水平，主要需要從以下幾方面入手：首先應(yīng)進(jìn)一步完善檔案信息系統(tǒng)操作權(quán)限和工作流程的設(shè)置工作，根據(jù)用戶(hù)的等級(jí)區(qū)分操作權(quán)限，再通過(guò)不同的流程設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)流程與權(quán)限的劃分。最高權(quán)限的員工可以進(jìn)行錄入、統(tǒng)計(jì)工作，兼職檔案人員查看、錄入工作，而普通用戶(hù)只能通過(guò)借閱流程實(shí)現(xiàn)利用。其次，可以借助物理信息安全技術(shù)、系統(tǒng)安全技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等信息安全技術(shù)提升檔案管理的安全程度。因此在發(fā)展的過(guò)程中因不斷提升技術(shù)水平，更好地滿(mǎn)足電子檔案管理過(guò)程中不斷變化的需求。例如對(duì)重要檔案進(jìn)行加密處理，進(jìn)而有效提升檔案信息管理的安全性。再次是做好電子檔案數(shù)據(jù)損壞、丟失后的補(bǔ)救工作，完善數(shù)據(jù)備份并加強(qiáng)檢驗(yàn)，以最大程度上確保檔案信息系統(tǒng)的安全。黑客與病毒的攻擊以及用戶(hù)自身的疏忽都會(huì)造成電子檔案信息的丟失與失真，因此為進(jìn)一步提升電子檔案歸檔的安全可靠性，不僅要進(jìn)行數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的備份，還要用硬盤(pán)進(jìn)行固定備份，從而減少其中的不穩(wěn)定因素，提升數(shù)據(jù)備份的可靠性。最后，要提升檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量，保證數(shù)據(jù)信息可以被安全地儲(chǔ)存與導(dǎo)入。為最大限度地提升數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，系統(tǒng)應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)，從而確保錄入數(shù)據(jù)和原始數(shù)據(jù)是可以匹配的。

2.3 加強(qiáng)制度保障

建立全面的制度體系加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的保護(hù)力度是十分具有必要性的，首先，國(guó)家要對(duì)檔案信息相關(guān)的條例作出進(jìn)一步地完善;其次，地方也應(yīng)出臺(tái)一部分地方性的制度;最后，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)急安全檔案信息管理的相關(guān)制度，確保責(zé)任可以落實(shí)到個(gè)人上，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)制度執(zhí)行的監(jiān)督。現(xiàn)階段很多檔案管理部門(mén)采用的依舊是電子系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案并存的方式，以滿(mǎn)足不同檔案信息的儲(chǔ)存要求。同時(shí)，將檔案的利用與保密有機(jī)結(jié)合，結(jié)合大數(shù)據(jù)信息化的發(fā)展形勢(shì)加強(qiáng)對(duì)區(qū)分涉密檔案和非涉密檔案加強(qiáng)保密管理[2]。在保證電子檔案數(shù)據(jù)信息安全的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善相關(guān)的規(guī)章制度，進(jìn)而在現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)與信息化共同發(fā)展的時(shí)代下，促進(jìn)電子檔案開(kāi)放、共享、便捷、高效等優(yōu)勢(shì)的發(fā)揮，更好地滿(mǎn)足檔案現(xiàn)代化管理以及社會(huì)生產(chǎn)生活的需要。

3 結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)以及信息化的發(fā)展對(duì)電子檔案管理工作起到了很強(qiáng)的推動(dòng)作用，然而在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，安全管理方面仍存在一定的問(wèn)題。為最大程度地保證電子檔案信息的真實(shí)性與完整性，相關(guān)部門(mén)應(yīng)不斷提升對(duì)電子檔案信息安全的重視程度，完善制度建設(shè)，提升安全意識(shí)，進(jìn)而確保檔案信息的保密與安全。

參考文獻(xiàn)

[1]滕騰，宋曉慧，王煜.電子檔案管理面臨的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].數(shù)字通信世界，2020（04）：261.

[2]馬世卿.信息時(shí)代背景下電子檔案管理探討[J].中外企業(yè)家，2020（01）：128.