紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工管理存在的風(fēng)險及防范對策

江群芳

摘 要：隨著社會信息化的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理是必然發(fā)展趨勢。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，檔案數(shù)字化是一種現(xiàn)代化管理方式，它可以對原有的紙質(zhì)檔案進行保護，并提高檔案的利用率。因此，文章重點對紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工管理中存在的風(fēng)險進行了分析，并提出了相應(yīng)的防范措施，以為相關(guān)工作者提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì);檔案;數(shù)字化;加工;管理;風(fēng)險

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工管理存在的風(fēng)險

1.1 過程管理風(fēng)險

1）選擇風(fēng)險。由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程中，離不開人力和硬件設(shè)備，因此，企業(yè)若是自行對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工管理，則會導(dǎo)致投入資金較多，多數(shù)企業(yè)一般是通過招投標方式選擇相應(yīng)的數(shù)字化加工企業(yè)，對紙質(zhì)檔案進行掃描，這要求專業(yè)數(shù)字化加工企業(yè)必須具備較強的實力、資質(zhì)、專業(yè)人員和設(shè)備等，這些因素將對檔案數(shù)字化質(zhì)量造成嚴重影響。

2）合同風(fēng)險。在選擇好外委單位后，在簽署合同時不僅要注意價格，而且還要審查設(shè)備及服務(wù)質(zhì)量等，如果對這些細節(jié)問題不重視不注意，可能會導(dǎo)致紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程中出現(xiàn)糾紛，直接對紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量造成影響。因此，為規(guī)避合同風(fēng)險，有必要在簽訂合同時進行全面考慮，并進一步對質(zhì)量、服務(wù)、保密協(xié)議、評估方式和違約責(zé)任等條款進行細化。

3）檔案保密風(fēng)險。一般，企業(yè)的檔案中都會涉及一些商業(yè)機密和敏感信息等，因此當(dāng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，如若外委單位員工泄露企業(yè)的商業(yè)秘密，將會損害企業(yè)的利益，因此，需要制定相應(yīng)的保密制度，并與加工企業(yè)簽訂保密協(xié)議，以防止檔案信息被泄露的風(fēng)險;同時，企業(yè)檔案管理人員要嚴格甄別、篩選機密文件，如果檔案資料是絕密文件，則可以對其不進行數(shù)字化處理。

4）數(shù)據(jù)掛接風(fēng)險。由于必須將掃描數(shù)據(jù)正確與紙質(zhì)檔案系統(tǒng)條目進行掛接，因此，如果外委企業(yè)缺乏相關(guān)經(jīng)驗、操作不正確或不熟悉企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，則會出現(xiàn)檔案與紙質(zhì)檔案系統(tǒng)條目不匹配的問題，情節(jié)嚴重還會損壞企業(yè)的檔案系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫。另外，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程中，要重視掃描文件的命名規(guī)則，如果規(guī)則不明確，將在掛接目錄時出現(xiàn)重復(fù)或者混亂問題。

5）檔案拆裝損壞風(fēng)險。由于數(shù)字化掃描需要拆分、重新裝訂、還原已歸檔的紙質(zhì)檔案，在此過程中，如果加工人員不按規(guī)定操作，將會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案被損壞或者遺失。

1.2 硬件設(shè)備風(fēng)險

1）數(shù)字化設(shè)備性能風(fēng)險。因數(shù)字化設(shè)備的性能會對檔案數(shù)字化加工質(zhì)量造成影響，所以必須對外委企業(yè)的硬件配置和掃描質(zhì)量等進行了解掌握，以最大限度確保硬件設(shè)備和掃描的質(zhì)量。

2）服務(wù)器容量風(fēng)險。紙質(zhì)檔案在數(shù)字化后，將生成數(shù)量較多的電子數(shù)據(jù)。企業(yè)在掃描時，需要評估當(dāng)前的檔案管理信息系統(tǒng)，并科學(xué)配置服務(wù)器，將存儲容量問題考慮在內(nèi)。

3）數(shù)據(jù)庫安全風(fēng)險。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理后，必須對檔案管理系統(tǒng)條目進行掛接，并頻繁讀取數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)，這將導(dǎo)致服務(wù)器存在安全風(fēng)險，需要構(gòu)建一個數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，以實時對數(shù)據(jù)庫進行

備份。

4）設(shè)備存儲介質(zhì)安全風(fēng)險。一些數(shù)字化加工設(shè)備由于自身具有存儲功能，在進行數(shù)字化加工過程中和數(shù)字化完成后，應(yīng)將存儲介質(zhì)移交給檔案部門進行統(tǒng)一存儲，以防止員工將其帶出工作場所，導(dǎo)致企業(yè)機密外泄，影響企業(yè)的效益。

2 提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工管理的措施

2.1 對數(shù)字化加工管理制度進行完善

紙質(zhì)檔案在數(shù)字化加工過程中，會涉及人員、財產(chǎn)、安全等各個方面，因此，應(yīng)構(gòu)建完善的法規(guī)和規(guī)章制度，如“數(shù)字加工處理安全保密管理系統(tǒng)”和“數(shù)字加工處理流程與技術(shù)要求”等。同時，要加大相應(yīng)的監(jiān)督檢查力度，以確保在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工管理中有法可依。

2.2 加大對數(shù)字化加工場所的管理力度

在對紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工時，應(yīng)在指定的工作場所完成，工作場所應(yīng)達到國家的相關(guān)規(guī)定要求，在選擇場地時，應(yīng)將安全問題考慮在內(nèi)，確保選擇的加工場所具備較高的安全、規(guī)范性，加工現(xiàn)場應(yīng)安裝相應(yīng)的監(jiān)控裝置，以使紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工具備較強的安全性，最大限度保障紙質(zhì)檔案的完整性。

2.3 加大對數(shù)字化加工設(shè)備管理力度

如果用于數(shù)字化掃描的設(shè)備及其他物件是外委加工單位提供的，則必須保證設(shè)備質(zhì)量達到檔案數(shù)字化的相關(guān)要求，并由企業(yè)進行出入安全管理，未經(jīng)授權(quán)不得將工作設(shè)備和存儲介質(zhì)私自帶出工作場所進行維護，如需將其帶出加工場所，應(yīng)通過保密處理并經(jīng)企業(yè)確認。同時，應(yīng)對數(shù)據(jù)掛接設(shè)備進行嚴格管理，并通過封閉管理方式管理設(shè)備的輸入和輸出接口，嚴格禁止將檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲介質(zhì)與其他設(shè)備混用。在完成數(shù)字化工作后，應(yīng)將掃描儀自帶硬盤和存儲介質(zhì)交由企業(yè)統(tǒng)一存儲或銷毀。

2.4 加大數(shù)字化加工過程管理力度

1）對檔案的預(yù)處理進行規(guī)范，按要求為數(shù)字化檔案辦理交接工作，構(gòu)建統(tǒng)一交接流程，并對交接過程進行記錄，在交接檔案時，分別由用戶、外委單位各委派一名員工負責(zé)移交工作，并由雙方確認簽字。2）根據(jù)相關(guān)規(guī)定要求，對檔案文件目錄的準確性進行核實，如有不正確的地方，則應(yīng)根據(jù)檔案實體修改目錄;同時，嚴格按要求對未標頁碼的檔案進行頁碼標注，并區(qū)分各檔案的開始和結(jié)束頁碼等工作。3）根據(jù)檔案掃描要求，按卷進行拆分，對檔案的張數(shù)、頁碼進行清點，并對金屬裝訂物進行去除，整個過程要小心謹慎，以免損壞檔案。4）在裝訂時按原始檔案的裝訂方法和順序，而避免重新打印和整理檔案;在完成掃描后，雙方都應(yīng)對裝訂完成的檔案進行清點確認，然后將其原封返回。

2.5 加大數(shù)字化加工質(zhì)量管控力度

要嚴格檢查質(zhì)量，加大對數(shù)據(jù)質(zhì)量控制力度。1）保證掃描順序與計算機目錄、紙質(zhì)檔案順序一致，不得出現(xiàn)重復(fù)或缺失頁面，以確保電子檔案的完整性。2）必須保證掃描后電子檔案清晰完整，滿足出版、展覽及其他使用要求。3）保證掃描后的電子檔案頁碼正確清晰，一般，紙質(zhì)檔案掃描多使用彩色JPG格式文件存儲，要求分辨率高于300 dpi;在掃描時，如果紙質(zhì)檔案字跡不清、紙張 柔軟，應(yīng)結(jié)合實際情況選擇合適的掃描分辨率，以確保檔案數(shù)字化后的清晰度。4）優(yōu)化掃描圖像，結(jié)合掃描數(shù)據(jù)的實際情況合理選擇處理參數(shù)、亮度參數(shù)及對比度，并優(yōu)化調(diào)整掃描后圖像文件的邊距等，以使數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案完全一樣。5）掃描頁面大小通常為A4，如果超過A4格式，則無法一次完成掃描，需對其進行無縫拼接處理。

2.6 加大對數(shù)據(jù)掛接質(zhì)量管控力度

1）在對掃描后的影像文件進行命名時，應(yīng)按相關(guān)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求進行命名;并參照相關(guān)的數(shù)字檔案建設(shè)指南進行目錄制作和掛接工作，并將其存放到檔案管理系統(tǒng)以供相關(guān)人員查閱。2）核對、驗收條目信息、掛接數(shù)據(jù)，使其與原始檔案保持一致，其中要求成品驗收準確率達到100%，要求電子檔案清晰度要達到相關(guān)的閱讀規(guī)定要求，且布局需科學(xué)合理、圖文掛接應(yīng)保證100%準確;要求索引數(shù)據(jù)、掛接準確率應(yīng)100%正確。

3 結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案數(shù)字化是必然的趨勢。但由于紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程中，會存在較多的風(fēng)險，因此，企業(yè)必須加大對紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的管理力度，以確保檔案數(shù)字化加工具備較高的準確性。

參考文獻

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