分析基層事業(yè)單位檔案管理現代化實現對策

紀真

摘 要：在新時代發(fā)展背景之下，基層事業(yè)單位的檔案管理內容和形式也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的管理模式已經不能滿足現如今時代發(fā)展的需求。因此，在基層事業(yè)單位進行檔案管理的時候，需要結合現代化的管理方式，建設網絡平臺，建立信息化檔案管理模式，優(yōu)化檔案管理工作。

關鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;現代化

基層事業(yè)單位檔案管理工作的特點就是信息多、任務量大，因此，實現基層事業(yè)單位檔案管理現代化管理就顯得很有必要。將信息技術和先進的管理理念運用到檔案管理工作當中，能提升基層事業(yè)單位檔案管理的效率和質量。

1 檔案管理概況

如何管理檔案有著其獨有的重要性。但是傳統(tǒng)的檔案管理方法好像已經似乎并不適用于這個飛速發(fā)展的社會。當今社會的主題是創(chuàng)新，在各行各業(yè)都要進行創(chuàng)新的理念。在這個信息化的時代之下，任何行業(yè)多多少少都會與互聯(lián)網、計算機等技術結合在一起。當然，檔案管理工作也不例外。在信息化時代，檔案管理工作的方法也要隨著社會的不斷進步而完善自身，不能再以落后的姿態(tài)出現在人們的視野當中。

2 基層事業(yè)單位檔案管理現代化發(fā)展方向

我國已經進入了信息技術飛速發(fā)展的新時代，基層事業(yè)單位在開展檔案管理工作的時候，主要的發(fā)展方向就是利用信息技術來搭建網絡平臺，這種檔案管理模式能夠極大提升工作人員的工作效率。

在信息時代之下，如此普及的互聯(lián)網技術，使得檔案的管理從原來的實體保管變成了網絡保管，節(jié)約了管理的成本。在當今這個信息時代之下，檔案管理的方式也發(fā)生了改變，不再像以前那樣落后、低效率?，F如今的檔案管理方式是利用互聯(lián)網的手段和方法，由專門的檔案管理機構來進行整個檔案的組織和分類歸納整理的情況。當今的檔案管理也是依靠著計算機和互聯(lián)網，來對檔案進行分類、整理、歸納，這樣做的目的在于，可以節(jié)約查找檔案的時間，并且可以起到更好的檔案保存作用。

而信息時代之下檔案管理工作也具有很多特點。在信息時代之下的檔案管理工作，是和以前的檔案管理作用截然不同的。信息時代依靠的是互聯(lián)網來進行對檔案的管理，那么就一定要符合國家和有關部門的法律法規(guī)，不能出現違法的行為。其次，信息時代之下的檔案管理運用的是計算機技術，檔案也都是電子檔案，和以往的紙質檔案不同。

紙質檔案不方便修改、編輯工作，電子檔案可以進行隨時的修改和編輯，并且電子檔案的保存相對于紙質檔案來說，能夠節(jié)省保存的成本。紙質檔案還存在浪費紙張，破壞環(huán)境的問題。

3 當前基層事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

3.1 基層事業(yè)單位缺乏檔案管理制度

根據時代發(fā)展的需求和國家的相關規(guī)定，基層事業(yè)單位都制定了檔案管理制度，但是依舊存在執(zhí)行力度不強的問題，比如說檔案分類不明確、編號隨意、互聯(lián)網容易遭到破壞，導致文件無法找回等。除此之外，還有一部分基層事業(yè)單位在檔案管理工作中的針對性不強，對工作人員不能起到良好的規(guī)范管理。

3.2 檔案管理設備老舊，無法應對時代需求

檔案管理其實對于環(huán)境的要求很高，但是很多基層事業(yè)單位并不明白這一點。放大了來說，故宮博物館之所以能夠完好無損地把中華五千年來的寶藏保存地這么好，是因為每天都有非常多的檔案管理人員在這背后默默努力。什么樣的溫度和濕度能夠保證書畫不易破損腐朽。要達到怎樣的存儲條件，才能讓瓷器一直擁有盛世時期的光澤。這些都是故宮博物館的工作人員們經過了無數的學習和研究之后總結出來的經驗。然而在基層事業(yè)單位的檔案管理工作部門，我們經?？吹降氖腔覊m飛舞，這些珍貴的資料在不合適的環(huán)境下，逐漸褪去墨跡。失去意義，甚至有很多文檔已經被老鼠咬爛。陳舊的設備，不恰當的環(huán)境，這些遠遠不足以應對當下日漸增多的檔案管理需求，給基層事業(yè)單位的檔案管理帶來了很多麻煩。

4 基層事業(yè)單位檔案管理現代化實現路徑

4.1 基層事業(yè)單位需要不斷優(yōu)化檔案管理理念

基層事業(yè)單位的檔案管理工作存在工作量大、分類復雜的特點，因此相關工作人員在日常工作中往往會出現壓力大的問題，需要不斷利用現代化檔案管理的方法，來簡化工作流程，最大程度上提升基層事業(yè)單位檔案管理的效率，這樣才能夠為檔案管理工作打下堅實基礎。首先就需要基層事業(yè)單位領導班子改變傳統(tǒng)的理念，意識到現代化檔案管理的重要性，從領導到基層工作人員，每個人都需要轉變工作理念，做到與時俱進。貫徹落實工作體系，提升檔案現代化管理水平。除此之外，基層事業(yè)單位在檔案管理工作中，在進行人員管理的時候還應該堅持“以人為本”的原則，在激發(fā)工作人員工作熱情的同時，還需要把人民群眾置于工作首位。

4.2 推陳出新完善設備，為優(yōu)化提供堅實保障

好的開始是成功的一半。想要改善檔案管理工作，就必須提前準備好專業(yè)的最新的設備?；鶎邮聵I(yè)單位需要改變觀念，意識到這項工作的重要性，在資源分配的選擇上，更多地支持檔案管理部門設備的采買。我們要把這份工作從線下轉移到線上，就要用專業(yè)的數字化設備來完成。每一份檔案都要經過掃描以后上傳保存，增加其安全性，實現雙重保障，避免紙質版本丟失。掃描機器，電腦組建，高功能攝像機，這些必不可少。只有數字化設備到位，環(huán)境適宜，我們才有討論后續(xù)管理工作的基礎。

4.3 基層事業(yè)單位要不斷完善檔案管理制度

在基層事業(yè)單位不斷開展檔案管理現代化建設的過程中，需要建立健全監(jiān)督機制。首先，就需要制定讓單位員工滿意的制度，讓員工能夠規(guī)范自身的行為，這就需要基層事業(yè)單位在對人員進行管理的時候，不能過于嚴格，要從員工的角度出發(fā)思考問題。

與此同時，由于現代化檔案管理工作和互聯(lián)網息息相關，基層事業(yè)單位在進行檔案管理工作的時候，還需要把關注的重點放在提升電子檔案的安全性上。

“安全第一”不管在哪個行業(yè)都是一個非常重要的理念。在信息時代的環(huán)境之下，檔案信息的安全性也是基層事業(yè)單位檔案管理當中不能夠被忽視的一個部分。檔案信息的安全性威脅一方面來自電腦和計算機的設備管理，另一方面的威脅來自互聯(lián)網。想要做好基層事業(yè)單位檔案管理的安全性管理，就要從這幾個方面來進行出發(fā)，才能最大程度上保證檔案管理的安全性。

首先，要加強對于基層事業(yè)單位檔案管理人員的思想意識培養(yǎng)，加強每一個員工的安全責任意識，在日常的基層事業(yè)單位檔案管理工作當中，工作人員應該定期對各種基層事業(yè)單位檔案管理的設備和機器進行檢查和定期維護，一旦發(fā)現了問題或者說是問題出現的隱患應該及時上報。其次，還要建立安全的網絡屏障，要利用各種軟件來建立起屬于本電力公司的檔案管理網絡，并且一定要保障基層事業(yè)單位檔案網絡的安全性。

基層事業(yè)單位不能因為成本的增加，就選擇性疏忽的檔案管理的需求，嚴肅對待，現在的付出是為了以后的一本萬利，而不是一直承受檔案缺失損壞的困擾。

5 結語

基層事業(yè)單位在進行現代化檔案管理的過程當中，要不斷更新自身的管理理念，利用現代化的管理方式，把傳統(tǒng)的檔案管理和信息技術進行良好結合，提升檔案管理的效率和質量，突出檔案管理在新時代的服務屬性，推進檔案管理工作順利開展。

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