機關檔案工作目標管理的實踐與思考

馬晉平

摘 要：機關檔案工作，應緊密結合經濟和社會發(fā)展的客觀要求，著重解決工作實踐中存在的幾個突出問題，保證機關檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：機關檔案;工作;目標管理

機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和工作質量的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。近幾年推行的機關檔案工作目標管理活動，有力地促進了機關檔案管理的規(guī)范化和管理水平的提高。但也存在一些問題和不足。應針對實踐中存在的問題，緊密結合經濟和社會發(fā)展的客觀要求，抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)，積極促進機關檔案工作的快速發(fā)展。

1 提高基層干部人事檔案管理工作的措施

多數(shù)縣區(qū)堅持以硬件建設為抓手，以質量管理為核心，以優(yōu)化服務為宗旨，以隊伍建設為保障，重點加強“三化”建設，干部檔案管理工作水平得到了有效提升。

1）加強信息化建設。傳統(tǒng)的干部檔案管理模式時效性不強，信息更新較慢，在干部提拔調入、晉升考核、工資核定等實際利用中存在諸多局限，已無法滿足干部管理的要求。為了提高效率，近年來，多數(shù)基層管理檔案單位依托國家公務員管理信息系統(tǒng)和全省干部人事檔案管理系統(tǒng)兩大平臺，全面搜集和整理全區(qū)干部信息，及時更新和錄入個人經歷、學歷、職務、工資、考核、獎懲等方面變動情況，確保在第一時間掌握，使信息得以長久保存、多次利用、方便檢索，初步建立起了規(guī)范、完整的干部檔案信息管理系統(tǒng)，為干部人事工作提供全方位、更準確、更快捷的服務。

2）加強規(guī)范化建設。從硬件、軟件及實際操作等方面同時入手，在硬件方面，結合檔案達標驗收活動，調整辦公用房，實現(xiàn)庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，庫房統(tǒng)一配備專用檔案柜，對檔案分類管理，具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”功能。在軟件方面，注重把好材料關，提高干部檔案形成質量。認真貫徹《關于進一步加強干部人事檔案管理工作的若干規(guī)定》，對歸檔材料明確劃分，做到材料不符合要求的不歸檔，檔案審核后不合格的不接收。突出甄別整理，抓好干部履歷表、學籍材料、信息核對表、工資表、任免審批表、考察報告等材料的梳理裝訂，做到內容真實、材料完整、手續(xù)齊全、前后統(tǒng)一。

3）加強制度化建設。將制度建設貫穿于檔案管理的各個環(huán)節(jié)，完善檔案收集、鑒別歸檔、查閱借閱等七項制度。堅持以“更強”的執(zhí)行力，彰顯檔案工作的嚴肅性，堅決落實“五不查閱”，“三不轉遞一不出”等要求，嚴格把好檔案轉遞關口，加強保密。不僅做好每份檔案整體轉移登記工作，還對需要借閱、歸檔、銷毀的每一份表格、材料及時登記入冊。

2 當前干部人事檔案管理存在的主要問題

1）檔案管理重視不夠。各管理檔案單位都有檔案保管的義務和職責，但實際上許多單位沒有將這項工作高度重視起來，看不到檔案工作的長遠影響和重大意義。認為無足輕重，抓好與抓不好無所謂。對工作要求不嚴，管理處于松散狀態(tài)，難以保證檔案材料的延續(xù)性和原始性。

2）管理檔案人員配置不足。在縣區(qū)基層管理檔案，組織部門管檔案力量較強，能夠配備專職管檔人員，堅持長效管理。也有一些單位的管檔人員屬于兼職性質，只是充當了檔案室鑰匙保管員的角色，只能做到擺放、登記檔案，難以定期梳理、打印目錄、裝訂。缺乏必須的人力，導致檔案材料無序放置和長期凌亂，缺失、損壞現(xiàn)象嚴重，甚至真假難辨，給干部人事工作帶來巨大隱患。

3）管理檔案人員業(yè)務水平偏低。檔案管理具有較強的政策性和業(yè)務性，目前，多數(shù)管理檔案人員是“半路出家”，對檔案管理業(yè)務了解不深不透，制約了管檔案質量的提高，實際操作過程中存在諸多不規(guī)范現(xiàn)象。也有是因為新老管檔案人員頻繁的更換，沒有后續(xù)培訓，致使管檔案人員的工作水平偏低，材料混亂，提供數(shù)據(jù)不準確。

4）材料移交不規(guī)范。一是上交歸檔材料拖沓現(xiàn)象突出。一些管檔案人員收集材料意識不強，不能及時收集單位人員歸檔材料，不能定期向組織人事部門移交考核、學習培訓、入黨、獎懲、工資等材料，有的上交材料內容有缺失、信息不真實、前后信息記載不一致。二是檔案交接手續(xù)不嚴密。一些基層單位管檔人員離崗或調動工作時，不按程序辦事，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了交接工作的基本要求。三是檔案交接工作的不嚴格。按照規(guī)定，檔案的交接要有領導在場監(jiān)交，并署名。而有些單位把檔案交接當作事物性的工作，看成是檔案人員之間的事情，領導很少過問，使得檔案監(jiān)交工作不嚴格，工作程序不完整。

3 加強干部人事檔案管理的對策與建議

1）健全完善檔案法制建設。依法治國是社會主義經濟建設和社會發(fā)展的客觀要求，是我國法制建設的重要內容。依法治國必須要求依法治檔。依法治檔是促進機關檔案事業(yè)發(fā)展的根本動力。由于機關領導的檔案法制意識有強有弱，機關檔案工作相差很大，因此，必須從立法的高度去研究、解決機關檔案工作的動力問題。只有將機關領導個人行為和檔案管理部門行為轉化為具有法律強制力的法制行為，才能保證機關檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。健全完善檔案法規(guī)建設的核心就是將檔案法中的法律責任真正落實到機關特定的人群。

2）完善歸檔管理體制和加強檔案干部隊伍建設。政府機關機構改革和推行公務員制度是我國政治體制改革的重要內容，也是我國政府在新世紀面臨的首要任務。機構改革涉及所有的國家機關和事業(yè)單位，其中也包括檔案行政部門自身在內，筆者認為在貫徹機構、人員精簡的同時，必須注意加強檔案行政管理部門的職能，否則將直接影響我國的檔案事業(yè)。實踐證明，機關檔案工作之所以能有今天的良好的局面，是與各級檔案行政管理部門的努力分不開。正是由于我們有一大批基層檔案工作人員常年深入到申報達標單位進行細致的業(yè)務指導，才保證了檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。因此，在機構改革中加強檔案管理必須注意處理好以下幾個問題：

（1）在縣級以上人民政府的機構改革方案中，應該保留檔案行政管理機構，加強檔案行政管理職能，確保檔案行政管理職能，確保檔案行政部門對檔案工作的宏觀管理。

（2）在公務員制度中，要科學設置檔案員檔案，理順職務、職責、職權、利益關系，對優(yōu)秀檔案人員轉任和升遷的方向做出具體規(guī)定，要適當提高檔案人員的待遇，根據(jù)檔案員崗位工作年限和結合工作實績，給予一定的崗位津貼和安排非領導職務。對貢獻突出的檔案員要給予一定的文化知識、檔案業(yè)務知識、本機關專業(yè)知識及相應的現(xiàn)代化管理知識。因此，在推行公務員制度中，一定要保證把優(yōu)秀人才選拔到檔案工作崗位，形成能留得住人才的良好機制。

（3）加強規(guī)范化建設。從硬件、軟件及實際操作等方面同時入手，在硬件方面，結合檔案達標驗收活動，調整辦公用房，實現(xiàn)庫房、閱檔室、辦公室“三室”分開，庫房統(tǒng)一配備專用檔案柜，對檔案分類管理，具備防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”功能。在軟件方面，注重把好材料關，提高干部檔案形成質量。認真貫徹《關于進一步加強干部人事檔案管理工作的若干規(guī)定》，對歸檔材料明確劃分，做到材料不符合要求的不歸檔，檔案審核后不合格的不接收。突出甄別整理，抓好干部履歷表、學籍材料、信息核對表、工資表、任免審核表、考察報告等材料的梳理裝訂，做到內容真實、材料完整、手續(xù)齊全、前后統(tǒng)一。

4 認真抓好示范檔案室建設

隨著我國改革開放和經濟建設的不斷發(fā)展，檔案管理的范圍越來越推廣，對檔案工作的質量要求越來越高，檔案管理工作人少事多的矛盾將越來越突出，解決好這一矛盾。將檔案管理部門的工作重心從以業(yè)務指導為主轉變?yōu)橐詧?zhí)法檢查為主，對檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展意義重大。由于不同部門、不同機關的不同工作職能，機關檔案的類目也各不相同，特別是文書檔案、專業(yè)檔案的立卷問題較多，筆者認為應重點抓好不同部門示范檔案室建設。