基于”文檔一體化”的核電在役檢查項(xiàng)目電子檔案管理工作

金麗紅

摘 要：在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，文檔電子化管理及全生命周期管理得到發(fā)展，應(yīng)用范圍愈加廣泛，尤其是電子檔案管理系統(tǒng)逐漸普及，文檔一體化成為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。核電在役檢查項(xiàng)目電子檔案管理工作中，合理地應(yīng)用文檔一體化管理理念和方法，能夠使核電項(xiàng)目檔案電子檔案管理工作質(zhì)量和效率均得到顯著提升。

關(guān)鍵詞：文檔一體化;核電項(xiàng)目;在役檢查;電子檔案管理

核電工程項(xiàng)目相較于一般項(xiàng)目，投資較大，對(duì)于質(zhì)量與安全具有更高的要求。為保障核電廠的安全經(jīng)濟(jì)運(yùn)行，核電廠應(yīng)按國(guó)家核安全局法規(guī)要求定期對(duì)核電廠的系統(tǒng)核部件進(jìn)行在役檢查活動(dòng)，以確保核安全相關(guān)設(shè)備的結(jié)構(gòu)和承壓邊界的完整性。核電在役檢查項(xiàng)目受大修停堆檢修時(shí)間的限制，作業(yè)周期一般都不長(zhǎng)，最長(zhǎng)多達(dá)2個(gè)月，最短2周。從項(xiàng)目合同談判、項(xiàng)目實(shí)施到項(xiàng)目結(jié)束整個(gè)作業(yè)流程中都形成各式各樣的文件，加上我國(guó)的核電技術(shù)以三代核電AP1000技術(shù)、二代改進(jìn)型技術(shù)等多條核電技術(shù)路線并存，從中國(guó)自行設(shè)計(jì)、建設(shè)和運(yùn)營(yíng)管理的首座30萬(wàn)KW壓水堆核電站秦山核電站到大亞灣核電站以及三門(mén)、海陽(yáng)核電站以來(lái)，公司項(xiàng)目服務(wù)規(guī)模日益擴(kuò)大，不同項(xiàng)目不同機(jī)組核電項(xiàng)目文件數(shù)量、版次較多，文件之間存在復(fù)雜關(guān)系，對(duì)于保管質(zhì)量和時(shí)間均有較高要求。在核電在役檢查項(xiàng)目電子檔案管理中，合理地采用文檔一體化管理方式，是符合文件生命周期理論要求的，并且能夠保證對(duì)核電項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，借鑒并合理應(yīng)用文檔一體化管理，有助于核電在役檢查項(xiàng)目電子檔案管理工作的完善與優(yōu)化。

1 基于”文檔一體化”開(kāi)展項(xiàng)目檔案管理的重要意義

文件生命周期理論屬于文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)，基于文件與檔案管理的連續(xù)和整體需求，針對(duì)性地開(kāi)展全過(guò)程的文件檔案管理，實(shí)現(xiàn)文件檔案資源最優(yōu)化管理和應(yīng)用。文檔一體化管理能夠保證文件管理與檔案管理的無(wú)縫銜接，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作有效的前端控制，通過(guò)針對(duì)性的監(jiān)督文件形成與維護(hù)，達(dá)到文件控制和檔案管理信息共享的效果[1]。核電項(xiàng)目文檔一體化管理中，需要關(guān)注項(xiàng)目實(shí)際，并為項(xiàng)目運(yùn)行服務(wù)，保證項(xiàng)目穩(wěn)定運(yùn)行的信息資源基礎(chǔ)，最大限度地發(fā)揮項(xiàng)目檔案對(duì)于生產(chǎn)運(yùn)行的服務(wù)作用，將檔案管理真正地用到實(shí)處。

2 核電在役檢查項(xiàng)目中文檔一體化管理思想的實(shí)現(xiàn)

2.1 統(tǒng)一規(guī)劃前期文檔工作，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化前端控制

前期項(xiàng)目文檔策劃屬于項(xiàng)目文檔控制工作的重要基礎(chǔ)，從項(xiàng)目類(lèi)型、歸檔需求及合同模式等因素出發(fā)，周密地進(jìn)行項(xiàng)目文檔策劃，保證文檔工作標(biāo)準(zhǔn)的定制，是十分必要和關(guān)鍵的[2]。首先，項(xiàng)目的文檔管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)科學(xué)地參與到項(xiàng)目合同談判當(dāng)中，對(duì)項(xiàng)目文控工作的范圍和要求予以明確。項(xiàng)目合同談判當(dāng)中，文檔管理部門(mén)要與設(shè)計(jì)、施工、設(shè)備及商務(wù)等部門(mén)一道，針對(duì)性地討論和明確項(xiàng)目總承包商范圍內(nèi)的文檔工作范疇、要求以及具體的內(nèi)容和質(zhì)量要求等，并將相關(guān)內(nèi)容在合同中具體予以明確，保證相應(yīng)責(zé)任落實(shí)到具體單位和部門(mén)，并為后續(xù)工作開(kāi)展提供依據(jù)。

其次，文檔管理部門(mén)要實(shí)際參與檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和測(cè)試，針對(duì)性的提出文檔管理工作的需求[3]。在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)各項(xiàng)功能，保證項(xiàng)目文件管理及后續(xù)管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)無(wú)縫銜接，夯實(shí)文檔管理工作的硬件基礎(chǔ)。目前，核電項(xiàng)目中使用的文件管理系統(tǒng)是Documentum系統(tǒng)，其中融入了文件控制管理思維及文檔編碼體系，能夠滿足項(xiàng)目文件流轉(zhuǎn)和狀態(tài)控制的基本需求，并且后續(xù)電子檔案利用能夠順利實(shí)現(xiàn)。

最后，合理構(gòu)建文檔控制程序體系，明確項(xiàng)目文檔控制的細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)。核電項(xiàng)目文件管理規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)，需要構(gòu)建完整的項(xiàng)目文控程序體系。同時(shí)，項(xiàng)目承包商文控工作也要執(zhí)行，保證項(xiàng)目中的圖紙與文件等，均能夠符合文控程序管理要求和業(yè)主需求。核電項(xiàng)目檔案管理中，需要構(gòu)建針對(duì)性的監(jiān)督、指導(dǎo)工作鏈條，保證業(yè)主對(duì)總包商以及總包商對(duì)分包商，針對(duì)性地開(kāi)展文檔工作監(jiān)督與指導(dǎo)。這樣才能夠使總包商和分包商，均能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化、制度化的文檔管理，保證系統(tǒng)化項(xiàng)目檔案管理的實(shí)現(xiàn)，提升項(xiàng)目檔案管理工作的完整性、合格性與準(zhǔn)確性。

2.2 形成“大檔案”觀念，強(qiáng)化文件管理規(guī)范性

大檔案觀念注重文件和管理工作的合理銜接及同步化管理，最終達(dá)到文件檔案化管理的目的。核電在役檢查項(xiàng)目電子檔案管理工作中，文檔一體化下“大檔案”觀念的落實(shí)，需要從文件保管雙規(guī)同步和全周期檔案化兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)。

第一，電子文件和實(shí)體文件保管雙軌同步。通過(guò)Documentum文件管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)核電項(xiàng)目電子文件的受控保管，并進(jìn)行文件收集、整理及分類(lèi)等。Documentum文件管理系統(tǒng)存儲(chǔ)文件過(guò)程中依照的是文件來(lái)源原則，也就是基于不同的文件產(chǎn)生單位儲(chǔ)存，在文件來(lái)源一級(jí)目錄下，再依照專(zhuān)業(yè)進(jìn)行劃分，包含設(shè)計(jì)、施工、材料、采購(gòu)、項(xiàng)目控制以及質(zhì)量控制和項(xiàng)目調(diào)試等，在此級(jí)目錄之下，再依照文件不同的用途進(jìn)行劃分。例如，在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)-質(zhì)量控制目錄下，再設(shè)置質(zhì)量記錄、質(zhì)量報(bào)告兩類(lèi)文件，系統(tǒng)化地管理質(zhì)量控制文件。系統(tǒng)當(dāng)中的文件分類(lèi)存儲(chǔ)，和文檔歸檔中的實(shí)體分類(lèi)原則是基本相同的，這樣能夠使后續(xù)的文檔整理工作中，可以最大限度地繼承并應(yīng)用前期的文件保管分類(lèi)成果，最終實(shí)現(xiàn)電子文件與實(shí)體文件保管的雙軌同步。

第二，全周期檔案化文件管理。即在文件控制中將檔案管理思想與要求前置，進(jìn)而保證前期文件管理活動(dòng)的檔案化。在文件控制階段就要對(duì)文件收集予以充分重視，依據(jù)國(guó)家和行業(yè)規(guī)范要求以及總承包合同收集文件，保證文件的數(shù)量、范圍和來(lái)源，同時(shí)依照質(zhì)量要求制定頁(yè)碼、字跡和清晰度等編制規(guī)格，保證文件微小細(xì)節(jié)均符合規(guī)范要求。臨時(shí)歸檔移交文件時(shí)，要規(guī)范填寫(xiě)記錄表格，詳細(xì)記錄文件各項(xiàng)信息，并將整理結(jié)果傳遞到后續(xù)組卷當(dāng)中，提升文件歸檔率及質(zhì)量。

2.3 加強(qiáng)監(jiān)督和控制，保證全程化質(zhì)量控制

項(xiàng)目文檔控制的關(guān)鍵在于控制，前期文件檔工作策劃、大檔案觀念落實(shí)等，均屬于文件前端控制，這一工作有效性的實(shí)現(xiàn)，應(yīng)當(dāng)在核電項(xiàng)目檔案管理中，堅(jiān)持全過(guò)程監(jiān)督控制，實(shí)施全過(guò)程質(zhì)量管理。

第一，編制文件控制指導(dǎo)書(shū)，保證整個(gè)文件流轉(zhuǎn)過(guò)程的有效質(zhì)量控制。核電在役檢查項(xiàng)目按照國(guó)家核安全法規(guī)以及核電營(yíng)運(yùn)單位質(zhì)量保證大綱的相關(guān)要求，建立了民用核安全設(shè)備項(xiàng)目質(zhì)量保證體系，制定了項(xiàng)目質(zhì)量保證大綱及程序性文件。核電項(xiàng)目的文件類(lèi)型和數(shù)量尤其繁多，工程項(xiàng)目的各個(gè)階段中，不同項(xiàng)目文件具有自身的用途及流轉(zhuǎn)方式。為保證不同類(lèi)型的文件在流轉(zhuǎn)中能夠維持自身的方式與特征，檔案管理部門(mén)需要文檔管理整體程序的保證下，針對(duì)性地編制文控指導(dǎo)書(shū)，確定各類(lèi)型文件的流轉(zhuǎn)程序和操作細(xì)則。文件質(zhì)量控制要貫穿整個(gè)文件流轉(zhuǎn)過(guò)程，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)均做到嚴(yán)格質(zhì)量要求，實(shí)現(xiàn)細(xì)節(jié)化管理。

第二，構(gòu)建文件監(jiān)督檢查機(jī)制，保證文檔管理工作中的質(zhì)量監(jiān)督。檔案管理部門(mén)不僅要構(gòu)建日常文件檢查機(jī)制，定期檢查相關(guān)文檔，還要接受業(yè)主對(duì)文檔管理工作的監(jiān)督檢查及指導(dǎo)。公司執(zhí)行的是“四合一”的質(zhì)量管理體系，即HAF公司民用核安全設(shè)備質(zhì)量保證體系、TSG公司特種設(shè)備質(zhì)量保證體系、HSE公司職業(yè)健康、安全和環(huán)境管理體系和ZGT公司質(zhì)量管理系統(tǒng)，文檔檢查工作中，需要全面地檢查文件的形成、收集、整理和傳遞等，確保文檔的有序、有效和及時(shí)性。值得注意的是，針對(duì)不同單位以及階段的文檔管理工作，要實(shí)施差異性的監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，在共性要求下保證檢查指導(dǎo)的針對(duì)性。當(dāng)遇到文檔管理的難題，需要各個(gè)單位和部門(mén)共同探究和分析，對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)記錄并于責(zé)任單位和部門(mén)溝通，督促其進(jìn)行整改，并跟蹤后續(xù)的整改情況，保證全過(guò)程質(zhì)量管理。

2.4 實(shí)現(xiàn)文件控制和檔案管理的銜接，保證集約化利用信息

核電在役檢查項(xiàng)目文檔一體化管理的實(shí)現(xiàn)，最終表現(xiàn)為文件控制和檔案管理的無(wú)縫銜接與過(guò)渡，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件信息的集約化利用。檔案管理中，前期的文件控制成果經(jīng)由文件管理系統(tǒng)移交到項(xiàng)目竣工文件小組，實(shí)現(xiàn)文件控制到歸檔管理和竣工移交的過(guò)渡，并在文件控制與文檔管理的整個(gè)過(guò)程中，合理地利用文件信息。核電項(xiàng)目電子檔案管理中Documentum系統(tǒng)的合理應(yīng)用，能夠使員工的檔案使用需求得到滿足，并為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收及后續(xù)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)奠定基礎(chǔ)。文檔一體化管理能夠保障項(xiàng)目檔案信息的集約化利用，提升檔案管理和應(yīng)用水平，為核電項(xiàng)目建設(shè)的順利實(shí)施提供保障。

3 結(jié)語(yǔ)

核電在役檢查項(xiàng)目文檔管理工作是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，在電子文件時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)核電在役檢查項(xiàng)目文檔一體化管理，達(dá)到信息資源的集成應(yīng)用與共享，為進(jìn)一步提供公司經(jīng)營(yíng)的能力和水平，對(duì)于項(xiàng)目檔案管理工作至關(guān)重要。在檔案管理工作中，要針對(duì)前期文檔管理策劃、文件控制、檔案管理、文檔集約化利用等不同環(huán)節(jié)和流程，采取針對(duì)性的檔案管理手段，通過(guò)文檔一體化管理提升檔案管理水平的提升。

參考文獻(xiàn)

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