人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性分析

劉娟

摘 要：新形勢下，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)社會在不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為社會各方面的發(fā)展提供了技術(shù)支持，有效提高了社會各項(xiàng)活動的時效性和經(jīng)濟(jì)效益。然而在事業(yè)單位及各工作單位，人事檔案始終是管理工作中的重要環(huán)節(jié)，而人事檔案管理工作需要革新，這項(xiàng)工作是管理工作中的重中之重，應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理，能夠有效地優(yōu)化事業(yè)單位及其他工作單位的人力資源管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案;數(shù)字化管理;分析及策略

我國的事業(yè)單位及其他工作單位對人力資源的重視程度都很高，在人力資源開發(fā)的工作中，細(xì)分出人事檔案管理工作，這項(xiàng)工作在經(jīng)過時間和歷史的檢驗(yàn)之后，展示出來的作用能效與地位越來越高，因此，收到相關(guān)企業(yè)及事業(yè)單位的高度重視。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展十分迅速的今天，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于社會上各方面的活動中已經(jīng)不足為奇。所以將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用于人事檔案管理工作中也是大勢所趨，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后的管理工作更加具有數(shù)字化的特性，同時提高了人力資源管理工作的效率及綜合水準(zhǔn)。

1 人事檔案數(shù)字化的基本概念

人事檔案數(shù)字化是指在傳統(tǒng)的人事檔案基礎(chǔ)上，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)新人力資源管理模式，從而提升管理工作的效率，是一種更加符合時代發(fā)展和時代潮流的管理方式。通過融入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)工作的檔案整理，甚至是前期的材料收集、鑒定、保存、統(tǒng)計(jì)等，并且還可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺對各項(xiàng)檔案進(jìn)行分享，從而實(shí)現(xiàn)資源互通和及時更新工作，全面促進(jìn)社會工作的穩(wěn)步進(jìn)行。人事檔案管理的效能能夠減少工作人員的工作量，減少人力資源的浪費(fèi)，減少企業(yè)及事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)開支。

2 運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)推進(jìn)人事檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

1）人事檔案數(shù)字化管理提高管理水平。人事檔案數(shù)字化管理科員在整體水平上、工作效率以及工作服務(wù)質(zhì)量等各個方面，都展示著強(qiáng)大的優(yōu)越性。傳統(tǒng)的人力資源管理工作離不開資料整理，而在整個過程中，檔案整理工作冗長而復(fù)雜，而且資源記錄也是以書面的形式存在的，在查找時就比較復(fù)雜，需要首先找到檔案所屬的類型及檔案架。然而檔案數(shù)量眾多，在管理上也是錯綜復(fù)雜，能夠造成人員檔案之間的混亂情況，這種管理工作及模式容易造成實(shí)際與書面材料不符合，并且查找流程漫長，嚴(yán)重影響到后期的分析工作。人事檔案數(shù)字化管理能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺，將數(shù)字代碼轉(zhuǎn)換成檔案材料，在查找上具有優(yōu)越性。檔案信息以代碼的形式存放，能夠節(jié)約檔案保存空間，同時在查找和使用兩方面都提供了較大的便利條件。同時，這種管理模式能夠減少檔案混亂的情況產(chǎn)生，在查閱時能夠精確而全面地呈現(xiàn)出來，將人事檔案的信息使用率發(fā)揮到最大。

2）人事檔案數(shù)字化可提供信息參考依據(jù)。人事檔案屬于個人信息的范疇，具有隱私性及隱秘性，而在安全信息建設(shè)過程中，有必要掌握職工基本信息，從而確保人事檔案管理工作的安全性。人事檔案工作的管理復(fù)雜性以及工作內(nèi)容的多樣性，都會使檔案信息在采集、整理以及分類保存等分工作中產(chǎn)生問題。網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的運(yùn)用，可以減少這類信息錯誤產(chǎn)生，從而保證工作效率的提高。另外，人事檔案管理數(shù)字化需要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系平臺，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫和信息保護(hù)密碼，并把數(shù)據(jù)庫中的各檔案進(jìn)行備份保存，減少網(wǎng)絡(luò)上存在的意外，而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。同時，設(shè)置密碼能夠充分保護(hù)好職工的個人信息，充分體現(xiàn)了檔案保存工作中的嚴(yán)謹(jǐn)性。其次，基本個人信息可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺擴(kuò)散，減少冒充身份的職業(yè)犯罪。

3）規(guī)范人事管理制度建設(shè)，加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)支出管理。人事檔案管理工作相對復(fù)雜，工作內(nèi)容繁雜，需要占用更多的人力資源。而通過人事管理制度建設(shè)，能夠加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)的支出管理工作，減少腐敗現(xiàn)象產(chǎn)生。制度不斷建設(shè)和完善，能夠?qū)崿F(xiàn)人事工作管理的全方位管理和控制。管理過程中，需要從人員管理和工作管理兩方面實(shí)現(xiàn)。首先，人員管理可以控制這項(xiàng)工作人力投入力度，通過制定相關(guān)的制度，從而利用網(wǎng)絡(luò)平臺，招聘具有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并熟練掌握人事檔案管理工作要求的工作人員，從人員上縮減支出，從而達(dá)到經(jīng)費(fèi)支出管理。其次，從工作管理上來看，傳統(tǒng)的檔案管理工作，需要大量的紙張和打印材料，以及檔案成列柜，這都是需要大量資金投入的辦公用品，同時，整理和保存檔案時需要更大的空間，因此場地的要求就更高。通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，數(shù)字化管理檔案，可以免去大部分的辦公用品，從而節(jié)約工作成本。

3 人事檔案數(shù)字化管理工作的具體措施

1）注重團(tuán)隊(duì)管理建設(shè)工作。檔案管理工作不是一個人的工作，而是一個團(tuán)隊(duì)的工作。通過團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作，可以有效地提高團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的凝聚力，在工作時發(fā)揮更好的工作效果。另外，數(shù)字化檔案管理需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，因此團(tuán)隊(duì)中需要掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員，同時要有及時收集信息的人員和檔案整理、錄入人員，這是檔案數(shù)字化管理工作中必不可少的工作人員，對檔案的管理工作有重要的作用。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位和企業(yè)也要注重對這類工作人員的培訓(xùn)工作，從而提升工作人員的基本能力，并培養(yǎng)其創(chuàng)新能力，避免出現(xiàn)人力資源浪費(fèi)的情況，使其充分發(fā)揮出各自的崗位價(jià)值。通過培訓(xùn)與團(tuán)隊(duì)精神的培養(yǎng)兩方面工作，建設(shè)好團(tuán)隊(duì)的基本制度，從而服務(wù)于管理工作。

2）強(qiáng)化紀(jì)律保障。檔案保存和管理工作具有一定的保密性，檔案中有職工的個人信息，其中某些信息是對社會信息安全系統(tǒng)構(gòu)建無關(guān)緊要的，但是卻涉及個人隱私，因此這些信息不能向外流出，造成當(dāng)事人的困擾。而保管檔案離不開紀(jì)律的保障，有了明文規(guī)定的紀(jì)律，就能夠從行為上約束每一個管理人員，從而體現(xiàn)出信息保護(hù)的安全性。強(qiáng)化紀(jì)律保障對于人事檔案管理工作具有十分重要的作用，可以基于檔案管理的自身特點(diǎn)，制定出更為適合的制度，對管理人員提出新的要求。另外，查閱檔案具有嚴(yán)格的規(guī)定，防止個人基本信息外泄，造成不可逆的影響和破壞。同時，檔案管理責(zé)任制度也依賴于紀(jì)律保障，保管員需要為工作失誤負(fù)責(zé)，從而能夠最大程度地控制事態(tài)發(fā)展方向，設(shè)置好完備的安全保衛(wèi)體系，這樣才能確保檔案信息的

安全。

3）對數(shù)字化人事檔案管理的載體加以合理挑選。在數(shù)字化人事檔案管理工作中，需要選擇合適的載體，從而控制信息的保存，因此載體具有格外重要的作用。網(wǎng)絡(luò)是信息保存的平臺，而信息的載體是數(shù)字化。在建立信息檔案庫的過程中，數(shù)字化程序是十分安全的，具有一定的特異性。同時，在查閱檔案時需要密碼的介入，這就在一定程度上加強(qiáng)了信息保護(hù)力。因此，在建立信息庫時，首先要確保信息收集員所收集到的信息是準(zhǔn)確的、不可更改的，這樣可以確保信息的穩(wěn)定性，并且減少了修改過程中的失誤，導(dǎo)致后續(xù)問題出現(xiàn)。同時，數(shù)字化載體具有周期性，在使用了一段時間之后就需要進(jìn)行更改，從而更改數(shù)字與字符，在網(wǎng)絡(luò)平臺上減少黑客的攻擊和信息盜取。信息載體需要進(jìn)行充分考慮，從而確定更為合適的載體。

4 結(jié)束語

綜上所述，人事檔案數(shù)字化管理是新時代背景下具有十分重要的作用。人事檔案管理工作中融入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，同時還能為管理決策提供相關(guān)的信息參考依據(jù)，提高了檔案信息安全，從而全面地提高人事檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展。

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