高校檔案收集工作存在的問題及解決對策

伍恒犁

摘 要：隨著社會和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對教育的要求越來越高，普通高等教育在我國教育中占據(jù)著十分重要的一部分，檔案是學(xué)校發(fā)展的命脈，所以普通高等教育學(xué)校對檔案收集工作給予了一定的重視，很多普通高等學(xué)校在檔案收集中實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，但仍存在一些問題，本文針對高校檔案收集工作中的一些問題進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：高校;檔案收集;對策

檔案是存留歷史信息的重要工具，很多單位通過對歷史信息的查閱和研究可以對現(xiàn)有的工作進(jìn)行改善，推動學(xué)校的進(jìn)步和發(fā)展，因此高校的檔案管理工作是十分重要的，檔案收集是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)，因此對檔案收集工作形式的調(diào)整和完善尤為重要[1]，對如何解決檔案管理工作中存在的問題是值得思考的。

1 完善檔案收集工作在高校發(fā)展中的意義

做好檔案收集工作是保證整個檔案管理工作順利進(jìn)展的根本所在，檔案收集的完整性對高校的發(fā)展十分重要[2]，如果收集的檔案不夠完整，很有可能由于信息缺失對學(xué)校的整個工作造成不良影響，甚至是不可挽回的損失，收集檔案工作是將高校中的檔案進(jìn)行匯總，便于進(jìn)行分類、管理和查找，使需要檔案的工作人員在尋找檔案是有一定的范圍，也節(jié)省其他工作人員收集檔案的時間，有利于提高工作效率。對檔案收集工作引起高度重視，對工作模式進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整才更有利于檔案管理工作在整個高校工作當(dāng)中更具有價值和意義[3]，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會的進(jìn)步人們對教育需求量越來越大，很多學(xué)校生源都有所增加，這樣就讓一些高校檔案收集工作量也逐漸上升，傳統(tǒng)的收集模式工作起來十分影響效率，不能符合社會進(jìn)步下高校檔案管理工作的開展需求，所以對檔案收集工作進(jìn)行完善是迎合社會發(fā)展需要的重要舉措，也對促進(jìn)高校發(fā)展產(chǎn)生了一定的積極影響。檔案在個人和公共組織當(dāng)中都有著重大意義，高等學(xué)校中的檔案記錄是對學(xué)校以及學(xué)校相關(guān)人員信息的一種記錄，檔案室保存這些記錄的工具，然而管理這種工具是一件十分繁瑣的事情，甚至有些需要管理的數(shù)量超出了人工能駕馭的范圍，所以需要一些工具將這些檔案進(jìn)行更好的處理和電子備份，讓檔案通過這種形式的保存能夠在學(xué)校工作的進(jìn)行中產(chǎn)生積極作用，數(shù)字化是包含計算機(jī)和其他一些通訊技術(shù)[4]，現(xiàn)在很多院校將檔案管理創(chuàng)新，可是沒有融進(jìn)數(shù)字化的創(chuàng)新是不徹底的創(chuàng)新，只有把當(dāng)今社會最新的計算機(jī)和各種通訊技術(shù)跟創(chuàng)新接軌才能讓檔案管理上升到更高層面，由此可見調(diào)整檔案收集方式也是順應(yīng)檔案管理形式發(fā)展的必然趨勢[5]。

2 高校檔案收集工作中存在的問題

1）對檔案收集工作不夠重視。很多高校認(rèn)為對學(xué)生的培養(yǎng)才是教育工作的重點(diǎn)，并沒有對檔案管理工作引起高度重視，沒有在高校中設(shè)立專門管理檔案的機(jī)構(gòu)，也沒有收集檔案的專職人員，使很多收集檔案的工作人員都還要擔(dān)任其他工作，在高強(qiáng)度的工作壓力下一些工作人員很容易出現(xiàn)工作失誤的情況，同時由于高校收集檔案的工作人員并沒有經(jīng)過專門的檔案管理工作的學(xué)習(xí)，很容易讓他們在工作當(dāng)中遇到一些突發(fā)情況由于沒有足夠的專業(yè)知識作為支撐再加上經(jīng)驗匱乏不能將問題進(jìn)行妥善處理，同時由于高校缺乏對檔案收集工作的重視，并沒有為檔案收集工作制定明確的規(guī)章制度，使收集檔案的工作人員工作嚴(yán)謹(jǐn)度不高，工作目標(biāo)不夠明確，嚴(yán)重影響了收集檔案管人員的工作質(zhì)量[6]。

2）收集檔案方式過于傳統(tǒng)。很多高校還沒有在收集檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，依舊采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案收集工作，由于高校的不斷發(fā)展，需要收集的檔案越來越多，工作量已經(jīng)超出了人工能完成的范圍，很多學(xué)校沒有引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，非但沒有使檔案收集的速度有所提升，還嚴(yán)重影響了收集檔案的質(zhì)量，同時在收集過程當(dāng)中還容易造成檔案丟失的情況，有些損失一旦出現(xiàn)就很難彌補(bǔ)[7]。

3）收集設(shè)施落后。很多院校有意識實(shí)現(xiàn)檔案收集工作的現(xiàn)代化，但是在進(jìn)行檔案管理工作時，很多設(shè)施落后老化并沒有得到及時的更換，在收集檔案的過程當(dāng)中由于機(jī)器故障無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，導(dǎo)致收集工作無法順暢運(yùn)行，還有一些收集檔案的工作人員不熟悉設(shè)備操作流程，導(dǎo)致收集檔案工作進(jìn)度受到影響，很多高校在選擇收集檔案的工作人員是并沒有注重素質(zhì)要求使一些低素質(zhì)的工作人員阻礙了檔案收集工作的開展。

3 如何解決高校檔案收集工作中存在的問題

1）加強(qiáng)對檔案收集工作的重視程度。首先高校的領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該認(rèn)識到檔案收集工作在學(xué)校的整體工作中占據(jù)著和教學(xué)工作一樣重要的地位，觀念是產(chǎn)生一切動機(jī)的前提，首先學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該在觀念上產(chǎn)生一定的改變，再向檔案收集工作人員普及檔案收集工作的重要性，另一方面高校在聘用檔案收集人員時首先要選擇具有檔案管理專業(yè)學(xué)習(xí)經(jīng)歷或者是具有檔案收集工作經(jīng)驗的工作人員，在新的工作人員上崗之前應(yīng)該找相關(guān)工作經(jīng)驗豐富的老員工對其進(jìn)行專門的崗前培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束時應(yīng)該對他們的培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，審核通過者方可正式上崗，在新的檔案收集工作人員上崗初期要找經(jīng)驗豐富的前輩進(jìn)行輔助，這樣就可以確保新任工作人員在工作中遇到需要豐富工作經(jīng)驗解決問題的時候可以將問題進(jìn)行妥善的處理，校方還應(yīng)該為工作人員安排一些考核，考察他們的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平[8]，并制定相應(yīng)的獎懲制度，用這樣的方式鼓勵工作人員時刻完善自己的業(yè)務(wù)能力，提高自己的專業(yè)水平，從而促進(jìn)檔案收集工作質(zhì)量的提升。同時還應(yīng)該多為檔案收集工作人員創(chuàng)造一些外出學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會，幫助他們提升自己的工作能力。

2）打破傳統(tǒng)的工作方式。高校檔案收集工作應(yīng)該改善傳統(tǒng)的工作方式才能適應(yīng)社會進(jìn)步下高校工作發(fā)展的需要，應(yīng)該在檔案收集工作中實(shí)現(xiàn)信息化，利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的收集和處理，因為檔案所包含的資料數(shù)量很大，需要足夠的空間將收集好的檔案進(jìn)行保管，如果能用計算機(jī)將收集的檔案進(jìn)行保管，不但可以節(jié)省空間和場地，還可以避免丟失，因為利用計算機(jī)可以對檔案進(jìn)行電子備份，同時也可以在一定程度上提高工作人員的工作效率，由于利用計算機(jī)收集檔案操作起來簡單便捷，還可以幫助工作人員減少工作壓力，同時利用計算機(jī)進(jìn)行檔案收集工作在學(xué)校其他工作人員要利用檔案是更加便于查找，提高檔案的利用率，讓檔案收集工作變的更有價值和意義。

3）引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備。高校在進(jìn)行檔案收集工作時應(yīng)該引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，對原有的設(shè)備進(jìn)行排查，落后和老化的設(shè)備要及時的更換，發(fā)現(xiàn)有故障的設(shè)備要及時的進(jìn)行報備和修理，不要因為機(jī)器無法正常運(yùn)行影響檔案收集工作，同時要加強(qiáng)對工作人員普及計算機(jī)操作的相關(guān)知識，不要因為工作人員操作不熟練影響檔案收集工作，高校在選擇檔案收集工作人員時應(yīng)該注意應(yīng)聘者的素質(zhì)，為檔案收集工作引進(jìn)高素質(zhì)的人才，以確保他們用最嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度來完成檔案收集工作。

4 結(jié)論

綜上所述，檔案是一個學(xué)校發(fā)展的命脈，只有留存好歷史中有價值的東西，才能不斷積累知識，為學(xué)校發(fā)展提供依據(jù)和動力，由此看來，管理好檔案根據(jù)現(xiàn)在檔案收集過程中存在的問題進(jìn)行檔案收集工作的完善對學(xué)校的檔案管理建設(shè)以及學(xué)校整體發(fā)展都具有重要影響，要想做好檔案收集工作絕不是一朝一夕之事，工作人員需要不斷提高自身素質(zhì)，堅持不懈的長期努力。

參考文獻(xiàn)

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[8]李詠沙，王宏韜.數(shù)字化檔案館對于開放大學(xué)檔案工作的新要求探討[J].人文之友，2020（01）：149-150.