檔案管理工作中檔案的利用策略及其價(jià)值研究

黃嘉愉

摘 要：檔案利用工作是檔案管理的重要組成部分，需要相關(guān)工作人員根據(jù)檔案利用的特點(diǎn)進(jìn)行分析，以更加合理的方式進(jìn)行利用，同時(shí)檔案利用當(dāng)中也存在一些問(wèn)題，需要以科學(xué)謹(jǐn)慎的態(tài)度進(jìn)行探討，本文根據(jù)我國(guó)當(dāng)前檔案利用及工作的特點(diǎn)以及困境進(jìn)行分析，探索推動(dòng)檔案技術(shù)利用工作發(fā)展的相關(guān)策略和措施。

關(guān)鍵詞：檔案;管理;利用;效能提升

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.070

檔案是通過(guò)真實(shí)的記錄方式，將之前的歷史情況和社會(huì)形態(tài)留給后人，不僅對(duì)研究前期歷史具有重要意義，同時(shí)也對(duì)后世的發(fā)展具有深度的引導(dǎo)作用。當(dāng)前的檔案主要以紙質(zhì)材料以及電子化檔案兩種形式為主，具有珍貴的保存和科研利用價(jià)值，因此需要相關(guān)工作人員有針對(duì)性地對(duì)檔案采用利用技術(shù)，充分做好檔案利用工作的研究，并根據(jù)所在地區(qū)的實(shí)際情況進(jìn)行完善與調(diào)整，以達(dá)到保證檔案不被破壞的目的。

1 檔案利用工作的價(jià)值分析

檔案利用是檔案管理工作的重要組成部分，很多檔案記錄了真實(shí)歷史情況和當(dāng)時(shí)的社會(huì)形態(tài)。在新的歷史時(shí)期下，檔案利用工作應(yīng)順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展潮流，最大限度的服務(wù)國(guó)家和人民。各級(jí)檔案館應(yīng)加快制作副本代替原件，同時(shí)也要注重紙質(zhì)資料電子化轉(zhuǎn)換的工作，提升綜合利用效能。因此檔案工作需要以利用、修復(fù)為主要目標(biāo)，并需加快新技術(shù)的研制與運(yùn)用，利用市場(chǎng)化的經(jīng)濟(jì)優(yōu)勢(shì)調(diào)動(dòng)社會(huì)資源，提高檔案保障的安全性。隨著時(shí)間的推移，檔案利用工作的進(jìn)展過(guò)程中必然面對(duì)著不同的問(wèn)題，因此不斷的研究檔案利用相關(guān)的科學(xué)領(lǐng)域就顯得尤為重要。

2 檔案利用工作的開展趨勢(shì)

檔案管理是現(xiàn)代單位發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，能夠?qū)τ谶^(guò)往經(jīng)驗(yàn)、生產(chǎn)總結(jié)、運(yùn)營(yíng)信息等相關(guān)價(jià)值文件及資料進(jìn)行有效的保管和利用，對(duì)于未來(lái)發(fā)展具有重要意義。在檔案利用的過(guò)程中，需要避免出現(xiàn)檔案實(shí)物受損，在不同時(shí)期的科學(xué)技術(shù)可以為利用工作提供支持，例如脫氧劑就是為了防止物品發(fā)生氧化的技術(shù)手段，但是隨著科技的發(fā)展除氧措施以外，還遇到和發(fā)現(xiàn)了多種其他問(wèn)題，因此提高相關(guān)的技術(shù)研究，對(duì)檔案包括工作具有重要的意義和深遠(yuǎn)性的影響。隨著電子化、信息化產(chǎn)業(yè)的不斷完善與提升，當(dāng)前的檔案管理工作有著更加廣泛的管理、利用、保存途徑，同時(shí)也更大程度上發(fā)揮了檔案管理工作的服務(wù)效能。首先，信息化的檔案管理改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理形式，使得存儲(chǔ)范圍更加便捷，減少了空間占用對(duì)于保管更加有利。其次，信息化檔案管理建設(shè)地職工福利了人力成本，改變了傳統(tǒng)人工進(jìn)行紙質(zhì)資料的收集、整理、編輯工作強(qiáng)度，一次性的信息化數(shù)據(jù)錄入就可以一勞永逸，為以后的查詢、修改、整理、收集、調(diào)取等工作奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，有效地提高了工作效率，避免了傳統(tǒng)檔案管理出錯(cuò)率高的問(wèn)題。

比如說(shuō)利用影像掃描件，通過(guò)對(duì)商品房買賣合同影像掃描工作，從而實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)商品房買賣合同數(shù)字化影像化，建立起商品房買賣合同的電子檔案，可以大大提高商品房科審批的工作效率，對(duì)于現(xiàn)代房產(chǎn)檔案工作發(fā)展具有重要意義。

3 現(xiàn)代檔案管理與利用存在的主要問(wèn)題

3.1 信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)

我國(guó)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的發(fā)展非常迅速，自從改革開放以來(lái)各大檔案館在各行各業(yè)中都展現(xiàn)了不同的風(fēng)采，但是現(xiàn)代化檔案館的發(fā)展速度過(guò)快的弊端是檔案館發(fā)展環(huán)節(jié)無(wú)法完全照顧到，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)往往不被重視。從檔案館的高層到具體的管理操作人員，僅僅是將檔案館信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的電腦輸入，并不具備信息化檔案管理的體系，同時(shí)檔案信息化管理建設(shè)的資金投入量較少，因此其效能應(yīng)用也無(wú)法完全施展，無(wú)法發(fā)揮自身的價(jià)值，直接影響了檔案管理對(duì)檔案館提供相應(yīng)服務(wù)的功能。

3.2 缺少完善的管理體系

由于之前的檔案管理過(guò)程較為繁瑣，大部分是以紙質(zhì)資料進(jìn)行收納、管理以及編輯，因此其服務(wù)效能較為低下，并在其內(nèi)部形成了一種慣性思維，認(rèn)為檔案管理的用處并不大，但是信息化建設(shè)需要在人力和物力等多個(gè)方面加大力氣投入，所以當(dāng)前信息化建設(shè)的阻力重重。在檔案管理的實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，缺乏較為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化制度，與目前信息化管理運(yùn)行需求并不匹配，從監(jiān)管制度、資金以及設(shè)計(jì)多個(gè)方面都沒能全面性的提供保障，所以信息化建設(shè)較慢，且目標(biāo)不夠明確。

3.3 缺乏專業(yè)型檔案人才

檔案利用工作需要全面化的人才，但是當(dāng)前我國(guó)相關(guān)專業(yè)的人才數(shù)量并不多，而且科研深度也有限，隨著信息化發(fā)展的逐步深化，檔案利用工作也遇到了一些瓶頸，同時(shí)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還存在著受損的風(fēng)險(xiǎn)，需要有專業(yè)化的技術(shù)人才以及管理人才協(xié)同合作，才能更好的針對(duì)不同檔案特點(diǎn)進(jìn)行分析研究，制定利用計(jì)劃和利用策略。除了缺乏相關(guān)的技術(shù)和管理人才之外，檔案利用也需要建立、健全完善的工作框架和操作守則，但是當(dāng)前很多單位的管理水平有限，沒能形成科學(xué)化的檔案利用體系，不僅工作效率較為低下，而且還存在著利用力度不足的問(wèn)題，由于缺乏相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，且對(duì)自然環(huán)境的把控不到位。

4 提升檔案利用綜合效能的具體策略

4.1 優(yōu)化檔案利用標(biāo)準(zhǔn)體系

現(xiàn)代化檔案館信息化檔案管理的規(guī)劃設(shè)計(jì)，應(yīng)根據(jù)社會(huì)發(fā)展意識(shí)形態(tài)不斷調(diào)整優(yōu)化，結(jié)合相關(guān)國(guó)家部門頒布的管理?xiàng)l例作為基礎(chǔ)，同時(shí)注重檔案館自身的發(fā)展情況及特點(diǎn)，建立相應(yīng)的利用指導(dǎo)體系，既要充分的發(fā)揮現(xiàn)代科技所帶來(lái)的便捷性和先進(jìn)性，同時(shí)也要結(jié)合檔案館中檔案利用的特點(diǎn)制定科學(xué)的規(guī)劃，以更加宏觀的角度審視檔案所能發(fā)揮的服務(wù)效能，然后從利用的細(xì)節(jié)入手不斷完善和優(yōu)化。通過(guò)優(yōu)化設(shè)計(jì)，可以進(jìn)一步提升檔案利用的綜合效能，適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的開展趨勢(shì)。

4.2 建立完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案館工作中，檔案管理與利用，不僅要充分利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，同時(shí)也要建立完善、健全的管理標(biāo)準(zhǔn)，正所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，一個(gè)檔案館的健康平穩(wěn)發(fā)展，需要利用先進(jìn)的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，同樣檔案管理要注重其安全性、完整性以及服務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)的制定，既要遵循檔案的特點(diǎn)同時(shí)要建立科學(xué)的監(jiān)管制度，對(duì)于檔案管理要有明確的責(zé)任劃分，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題可以做到有責(zé)可查、有制可依。在現(xiàn)代化檔案館中，檔案管理與利用的標(biāo)準(zhǔn)制定中需要針對(duì)檔案保密機(jī)制、檔案輸入輸出規(guī)章、檔案利用標(biāo)準(zhǔn)以及查閱登記等多個(gè)環(huán)節(jié)制定明確的制度，同時(shí)還要對(duì)電子檔案的收集以及拷貝有明確的限制，最大程度上保證信息檔案的安全性，同時(shí)相關(guān)的檔案管理方式也應(yīng)在公司內(nèi)部的其他信息管理模式中進(jìn)行推廣，確保資料的私密性和公務(wù)性。

4.3 建立檔案利用專門機(jī)構(gòu)

檔案部門可以針對(duì)利用技術(shù)成立專門的工作機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)的主要職責(zé)不僅包括一般性的檔案利用，還需要進(jìn)行檔案修復(fù)，隨著社會(huì)的發(fā)展以及技術(shù)提升，很多檔案利用應(yīng)該跟得上時(shí)代潮流，注重紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)變，并不斷進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新和技術(shù)探索。成立專門的檔案保技術(shù)工作部門，可以讓工作內(nèi)容更加細(xì)致化和專業(yè)化，同時(shí)在運(yùn)行過(guò)程當(dāng)中還能不斷的自我總結(jié)和自我提升，使得專業(yè)化技術(shù)手段更加完善。檔案利用技術(shù)工作，雖然需要大量使用科技產(chǎn)品及科技設(shè)備，但是其管理方向的把控仍需要依托于技術(shù)人員，而且具有豐富經(jīng)驗(yàn)的人員對(duì)檔案利用有著重要影響。建議相關(guān)部門定期組織人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，并引導(dǎo)檔案利用工作人員團(tuán)結(jié)協(xié)作，在工作過(guò)程中進(jìn)行交流、相互實(shí)習(xí)，通過(guò)實(shí)踐來(lái)提升自身的技術(shù)水平。另外也應(yīng)該注重人才的雙向培養(yǎng)，既要從內(nèi)部選拔一些覺悟高技術(shù)好的年輕儲(chǔ)備干部，同時(shí)也應(yīng)該與高校相關(guān)專業(yè)進(jìn)行聯(lián)合，做好人才培養(yǎng)計(jì)劃，積極引入人才，為檔案利用技術(shù)工作做好人員儲(chǔ)備。

4.4 注重行業(yè)內(nèi)的技術(shù)交流

近些年來(lái)，我國(guó)在經(jīng)濟(jì)方面取得了重要成就，同時(shí)在檔案利用技術(shù)工作方面也取得了一定成果，并且不同地區(qū)的各類單位也都有各自的獨(dú)特的方法和措施，但是相關(guān)部門之間的技術(shù)交流還較為匱乏。面對(duì)這樣的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的加強(qiáng)技術(shù)交流與溝通，同時(shí)對(duì)于管理方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)也應(yīng)通過(guò)多方面技術(shù)手段進(jìn)行學(xué)習(xí)和預(yù)防。目前很多時(shí)候利用的交流層面僅局限于書面材料或參觀訪問(wèn)，這種狀態(tài)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足工作需求，因此可以注重互聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)，打破時(shí)間與空間的限制，有組織、有層次的進(jìn)行技術(shù)交流，同時(shí)也可以通過(guò)制作新媒體等方式，充分利用碎片化時(shí)間，將成熟的技術(shù)進(jìn)行宣傳，讓各地檔案工作利用質(zhì)量都有所提升，助力現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展，提升檔案管理與利用效能。

4.5 發(fā)展電子檔案利用技術(shù)

隨著科技的發(fā)展，很多地區(qū)都在紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)為電子化檔案計(jì)劃，而電子信息技術(shù)利用技術(shù)主要存在信息管理不完善以及信息安全性低等兩方面問(wèn)題。首先需要在電子檔案管理中應(yīng)用防火墻技術(shù)，并將檔案管理分為公共性網(wǎng)絡(luò)和專用性聯(lián)網(wǎng)絡(luò)兩大部分，公共網(wǎng)絡(luò)中僅限于進(jìn)行查詢和訪問(wèn)，專業(yè)性網(wǎng)絡(luò)更多的傾向于研究與修改，以此確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。其次要建立完善的檔案保管規(guī)章制度，并以階梯性的責(zé)任體系使得檔案管理工作有責(zé)可查、有責(zé)可追，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量管理與利用的目標(biāo)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，雖然我國(guó)檔案管理工作在近些年來(lái)取得了長(zhǎng)足性的進(jìn)展，但是整體水平仍處于起步階段，還有較大的提升空間，相關(guān)工作人員應(yīng)針對(duì)檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入探討和分析，將其中凸顯的因素進(jìn)行深挖，并有針對(duì)性的提出解決策略，以積極的態(tài)度為新時(shí)期我國(guó)檔案利用工作質(zhì)量提高做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，助力現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展。

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