工程檔案資料整理無(wú)紙化辦公

馬凱?武玉傳

摘 要：工程檔案資料日常整理繁重而又需占用過(guò)多的專業(yè)技術(shù)人員的精力，個(gè)別行業(yè)的專業(yè)又缺失國(guó)家級(jí)權(quán)威部門(mén)頒發(fā)的統(tǒng)一質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，給檔案資料整理和歸檔工作帶來(lái)很多不確定人為因素，本文積極響應(yīng)國(guó)家對(duì)檔案數(shù)字化管理發(fā)展趨勢(shì)的需求，本著追本溯源的科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度，積極對(duì)工程檔案資料整理無(wú)紙化辦公進(jìn)行一些探索，希望對(duì)各位同仁在檔案數(shù)字化管理上有所啟示。

關(guān)鍵詞：工程;檔案資料;整理;無(wú)紙化

1 引言

檔案資料整理無(wú)紙化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為無(wú)紙化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

2 傳統(tǒng)檔案資料整理現(xiàn)狀

2.1 傳統(tǒng)檔案資料整理簡(jiǎn)介

1）根據(jù)本專業(yè)尋找有關(guān)質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2）進(jìn)行單位工程劃分確認(rèn)表上報(bào)監(jiān)理和建設(shè)單位確認(rèn)。

3）根據(jù)有關(guān)表格分別進(jìn)行原始記錄、隱蔽工程、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部、單位工程的填寫(xiě)。

4）上報(bào)監(jiān)理和建設(shè)單位進(jìn)行審批。

5）根據(jù)建設(shè)單位及省市檔案館要求，對(duì)紙質(zhì)版檔案資料進(jìn)行分類入檔。編輯科技檔案資料目錄及卷內(nèi)目錄、扉頁(yè)、脊背、備考

表等。

6）進(jìn)行省市檔案館專家驗(yàn)收評(píng)審。

7）向建設(shè)單位辦理移交手續(xù)。

2.2 存在問(wèn)題分析

1）缺乏理論性指導(dǎo)，個(gè)別行業(yè)的專業(yè)缺乏全國(guó)統(tǒng)一的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文件，尤其是地鐵工程行業(yè)，在所開(kāi)工建設(shè)的城市中，大多數(shù)城市都是各自為戰(zhàn)，建設(shè)單位把該項(xiàng)任務(wù)交給監(jiān)理，監(jiān)理單位在根據(jù)專業(yè)不同分別派發(fā)給施工單位，專業(yè)技術(shù)人員水平參差不齊，編制完成的所謂質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容大多是東拼西湊，抄了東家抄西家，整體理論水平不高，現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)意義不強(qiáng)，所謂的專家組審核，基本都是走個(gè)形式，過(guò)了路數(shù)而已，實(shí)際修訂大多華而不實(shí)。

2）由于無(wú)統(tǒng)一模板表格參考，工程技術(shù)人員在進(jìn)行原始記錄、隱蔽工程、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部、單位工程的表格填寫(xiě)時(shí)，受制于每個(gè)人的專業(yè)技能水平，所填內(nèi)容不統(tǒng)一，監(jiān)理填寫(xiě)審核意見(jiàn)也是隨意性很強(qiáng)，造成無(wú)數(shù)次的返工。

3）現(xiàn)如今國(guó)家在大力提倡檔案資料數(shù)字化辦公，為此投入大量人力、物力、財(cái)力對(duì)以往紙質(zhì)版檔案資料進(jìn)行所謂的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，而卻忽略了每日都還繼續(xù)產(chǎn)生大量的紙質(zhì)版檔案資料在排隊(duì)，進(jìn)入檔案館，如此惡性循環(huán)，周而復(fù)始，啥時(shí)候才是個(gè)頭呢？

4）施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及城市建設(shè)檔案館均需投入大量資金建設(shè)檔案室，采購(gòu)檔案設(shè)施，花費(fèi)大量財(cái)力進(jìn)行傳統(tǒng)的檔案資料日常整理工作。

5）極大制約了工程專業(yè)技術(shù)人員的有限精力，使他們被所謂的紙質(zhì)版檔案資料的嚴(yán)謹(jǐn)性所束縛，無(wú)數(shù)次的修訂和完善，耗盡了他們大量的精力，是他們無(wú)暇顧及現(xiàn)場(chǎng)工程技術(shù)質(zhì)量工作，這給整個(gè)工程質(zhì)量留下一個(gè)不小的隱患。

3 如何開(kāi)展檔案資料無(wú)紙化辦工

通過(guò)以上諸多原因分析，我對(duì)為此對(duì)檔案資料預(yù)整理進(jìn)行了一系列有益的探索，結(jié)合本人現(xiàn)場(chǎng)檔案資料整理工作經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)把初步構(gòu)思和設(shè)想描述如下：

3.1 整體構(gòu)思

利用互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)建一個(gè)工程檔案資料整理及入檔管理平臺(tái)，采用簡(jiǎn)單連接方式連接數(shù)據(jù)庫(kù)（Easy Connect），分級(jí)開(kāi)放權(quán)限進(jìn)行管理。將有關(guān)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及各種表格資料填寫(xiě)模板進(jìn)行上傳，電子簽字和公司電子章進(jìn)行授權(quán)備案，采用對(duì)工程資料日常整理工作中填寫(xiě)的各種表格進(jìn)行無(wú)紙流水線網(wǎng)上流程，逐級(jí)進(jìn)行審批簽字蓋章。在進(jìn)行檔案資料正式移交時(shí)，除了必要的竣工圖為紙質(zhì)版外，其余其他過(guò)程檔案資料均通過(guò)該網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行網(wǎng)上操作進(jìn)行。

3.2 具體流程

1）委派專業(yè)軟件公司開(kāi)發(fā)檔案資料整理及入檔軟件平臺(tái)。

2）針對(duì)個(gè)別工程專業(yè)無(wú)國(guó)家正式頒發(fā)的正式質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文件，需組織權(quán)威專家進(jìn)行編撰及正式發(fā)行。

3）針對(duì)工程檔案資料中各種表格填寫(xiě)，組織經(jīng)驗(yàn)豐富的業(yè)內(nèi)專家組進(jìn)行逐個(gè)表格填寫(xiě)內(nèi)容的評(píng)審，并形成工程檔案表格填寫(xiě)模板。

4）有關(guān)人員電子簽名及公司電子公章需在該軟件上備案授權(quán)。

5）工程開(kāi)工前對(duì)所有參建單位的檔案及有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行該軟件的網(wǎng)上操作流程指南培訓(xùn)，并將有關(guān)人員信息實(shí)名上傳備案。

6）下面我們僅以分部分項(xiàng)工程資料線上操作進(jìn)一步進(jìn)行闡述：（1）登陸界面：（2）分部分項(xiàng)表格線上操作：（3）報(bào)審申請(qǐng)：發(fā)起申請(qǐng)：通過(guò)勾選需要進(jìn)行表格報(bào)驗(yàn)的工序和需要報(bào)驗(yàn)的表格進(jìn)行發(fā)起報(bào)驗(yàn)申請(qǐng);（4）報(bào)驗(yàn)審核;（5）審核通過(guò)。

7）所有檔案資料整理均在網(wǎng)上操作進(jìn)行報(bào)審和審核工作，層層審批，逐一把控，采用逐級(jí)負(fù)責(zé)人電子簽名和公司電子公章啟用，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料整理無(wú)紙化辦公的設(shè)想。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案資料整理無(wú)紙化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先

進(jìn)性：

1）提高經(jīng)濟(jì)效益：過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加工程技術(shù)人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而無(wú)紙化檔案整理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

2）提高辦公效率：無(wú)紙化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，無(wú)紙化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

3）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)：將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)闊o(wú)紙化電子檔案后，檔案的使用更加安全。另外，通過(guò)檔案的無(wú)紙化處理后，防止了部分工程檔案篡改的行為發(fā)生。

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作者簡(jiǎn)介

馬凱（1982-），男，漢族，甘肅甘谷人，工程師，中鐵電氣化局集團(tuán)有限公司，研究方向：工程檔案資料入擋數(shù)字化管理。

武玉傳（1975-），男，漢族，河南汝陽(yáng)人，工程師，中鐵電氣化局集團(tuán)有限公司，研究方向：工程檔案資料過(guò)程整理及入擋如何實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公。