檔案收集整理的重要意義分析與研究

劉萍

摘 要：本文在探討檔案收集整理工作重要意義的基礎(chǔ)上，指出檔案管理工作是機(jī)關(guān)考察、區(qū)域宣傳以及基層數(shù)據(jù)的重要?dú)v史來源，并結(jié)合當(dāng)前檔案管理機(jī)構(gòu)發(fā)展實(shí)際和外部形勢(shì)，闡述了檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)的策略和途徑。

關(guān)鍵詞：檔案收集;檔案機(jī)關(guān);信息化

對(duì)于檔案管理組織而言，檔案收集整理的重要作用，在于能夠成為區(qū)域發(fā)展和策略制定的重要?dú)v史支撐和數(shù)據(jù)支撐。面對(duì)當(dāng)前檔案管理工作所存在的不足以及相關(guān)挑戰(zhàn)，必須從檔案管理人才、檔案管理，硬件以及檔案管理軟件等各個(gè)方面來進(jìn)行檔案管理工作水平的全面突破，因此探討和分析當(dāng)前檔案收集整理的重要意義以及研究檔案管理工作效率提升的相關(guān)策略具有一定的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

1 檔案收集整理的重要意義

1.1 檔案是機(jī)關(guān)考察重要的歷史依據(jù)

檔案管理機(jī)構(gòu)旨在針對(duì)區(qū)域發(fā)展歷史的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)籌和收集，區(qū)域的發(fā)展情況是基于檔案作為重要?dú)v史載體，其不僅記錄了區(qū)域在不同時(shí)間的發(fā)展軌跡，同時(shí)也是各個(gè)機(jī)關(guān)進(jìn)行相關(guān)工作考察以及政策制定的重要?dú)v史依據(jù)。因此，檔案對(duì)于區(qū)域的發(fā)展的重要性不言而喻，它不僅是區(qū)域發(fā)展的歷史憑證，同時(shí)也是為區(qū)域今后相關(guān)政策的制定和出臺(tái)提供了首要的參考資料。他同樣也不是一些數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單構(gòu)造和簡(jiǎn)單編造，而是客觀的記錄了區(qū)域發(fā)展軌跡和發(fā)展現(xiàn)實(shí)，因此檔案是各個(gè)機(jī)關(guān)考察重要的歷史憑證和歷史依據(jù)。不僅如此，檔案的類型多種多樣，既有當(dāng)事人的親筆手稿，同時(shí)也包含了相關(guān)影音，又或者是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽署或批示。此外，還存在諸多檔案，是以照片、錄音帶以及錄像帶等多類形式存在。總而言之，多樣的歷史文檔和歷史材料，從各個(gè)方面記錄了區(qū)域發(fā)展的軌跡，以多樣的形式和內(nèi)容組成了歷史的發(fā)展依據(jù)。

1.2 檔案是進(jìn)行宣傳教育的歷史素材

當(dāng)前隨著社會(huì)的發(fā)展以及技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)的檔案事業(yè)也邁入了一個(gè)新的階段。檔案館的檔案管理工作應(yīng)結(jié)合外部實(shí)際情況，不斷推動(dòng)檔案管理工作的信息化、智能化和程序化，不斷解放思想和改革創(chuàng)新，逐步把檔案管理工作與社會(huì)主義文明建設(shè)相結(jié)合，不斷提高檔案管理部門的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。此外，推動(dòng)檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，不僅是時(shí)代的發(fā)展要求，更重要的是檔案管理內(nèi)容的多層次和多樣化，如今檔案管理的內(nèi)容不僅僅局限于各類文字、圖片的簡(jiǎn)單形式，面對(duì)日益繁雜的信息，必須將檔案管理工作推向新型的技術(shù)化軌道，從而促進(jìn)當(dāng)前檔案管理工作的全面發(fā)展。不僅如此，在分析和考察傳統(tǒng)檔案管理工作和管理內(nèi)容時(shí)，通過挖掘歷史檔案中的現(xiàn)實(shí)價(jià)值材料和素材，能夠有利于為當(dāng)今開展各類宣傳活動(dòng)提供生動(dòng)的和豐富的歷史性素材。

1.3 檔案是基層基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要組成

檔案的收集整理，除了能夠?yàn)樾麄鹘逃峁┴S富的歷史素材，以及是歷史發(fā)展的重要?dú)v史依據(jù)之外，還是各個(gè)機(jī)關(guān)和單位的重要基礎(chǔ)性工作?？疾旌头治鰴n案的形成過程和形成原因主要是基于社會(huì)、組織以及其他各類型的企業(yè)發(fā)展活動(dòng)而進(jìn)行的數(shù)據(jù)化記載，能夠?qū)Ω鱾€(gè)員工和各種活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行直接記錄，而通過各類歷史檔案的管理，可以對(duì)各個(gè)員工和各個(gè)職員進(jìn)行工作內(nèi)容和工作規(guī)范性進(jìn)行全面的監(jiān)督和追溯。檔案同樣也是企業(yè)發(fā)展的窗口，通過對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行核查和驗(yàn)證，可以有效考核經(jīng)營(yíng)水平，能夠針對(duì)企業(yè)在檔案管理內(nèi)容中所突顯不足與短板，進(jìn)而來進(jìn)行強(qiáng)化和升級(jí)，因此檔案管理工作對(duì)于基層發(fā)展和內(nèi)部結(jié)構(gòu)升級(jí)的重要作用不言而喻。檔案館的檔案管理工作不僅僅局限于對(duì)檔案內(nèi)容的管理，同樣能夠立足于發(fā)展的視角，對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)籌和分析，結(jié)合實(shí)際發(fā)展需求進(jìn)行科學(xué)決策和判斷。

2 檔案收集整理的策略分析

2.1 提高檔案科學(xué)管理意識(shí)

要全力提高檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案管理效能和檔案管理質(zhì)量，首先是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳，如此才能夠促進(jìn)各類職員以及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行觀念的優(yōu)化和轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的性質(zhì)、類型以及加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)的重要性，從而才能夠?yàn)闄n案管理信息化和程序化注入意識(shí)動(dòng)力。除此之外，更為核心的是要加強(qiáng)檔案管理，工作人員的認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變?cè)鰪?qiáng)檔案管理工作人員對(duì)于職責(zé)的使命感和責(zé)任感，并且檔案管理機(jī)構(gòu)能夠?yàn)闄n案管理職員提供更加廣泛的培養(yǎng)和溝通平臺(tái)，促使檔案管理人員積極參加關(guān)于檔案管理工作的各類培訓(xùn)，從而從根本上促進(jìn)其業(yè)務(wù)水平和工作能力的有效提高，為檔案管理工作的優(yōu)化和升級(jí)注入人才動(dòng)力。與此同時(shí)，其他相關(guān)機(jī)構(gòu)也應(yīng)不斷配合檔案管理工作開展業(yè)務(wù)升級(jí)，在推進(jìn)檔案管理工作內(nèi)容優(yōu)化完善過程中，應(yīng)充分利用和挖掘各類信息化建設(shè)成果，避免重復(fù)性工作，以提高檔案管理工作的效率。

2.2 促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

除了加強(qiáng)對(duì)檔案管理意識(shí)的重視與培養(yǎng)，還應(yīng)結(jié)合相關(guān)技術(shù)和發(fā)展要求來推動(dòng)檔案管理機(jī)構(gòu)的工作內(nèi)容步入信息化和程序化，而推動(dòng)檔案管理機(jī)構(gòu)信息化和程序化的目的，旨在通過加強(qiáng)與技術(shù)融合，以提高檔案管理部門的服務(wù)水平和服務(wù)能力。不僅如此，通過推動(dòng)信息化建設(shè)，還能夠在一定程度上保證相關(guān)數(shù)據(jù)信息的權(quán)威性以及準(zhǔn)確性，此外，還應(yīng)積極更新檔案管理機(jī)構(gòu)系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)管理工作的與時(shí)俱進(jìn)，能夠全面反映各類數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確變化以及相關(guān)動(dòng)態(tài)。

2.3 增強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍培養(yǎng)

要加強(qiáng)檔案管理工作，更為核心的是推動(dòng)人才的建設(shè)與進(jìn)步。因此對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)而言，應(yīng)挖掘各種人才引入渠道，不斷吸納符合檔案管理機(jī)構(gòu)發(fā)展的高素質(zhì)復(fù)合型人才，不僅如此，結(jié)合本單位發(fā)展實(shí)際和發(fā)展情況，開展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，以及加大培訓(xùn)力度，從而通過教育的方式不斷增強(qiáng)機(jī)構(gòu)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)。而對(duì)于培訓(xùn)方面，應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的職能以及檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行分類培訓(xùn)，從而推進(jìn)檔案管理工作朝著縱深化發(fā)展。不僅如此，為全面調(diào)動(dòng)檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員的積極性和熱情，應(yīng)引入管理工作的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，通過檔案管理工作內(nèi)容的績(jī)效考核，從而不斷鍛造和培養(yǎng)檔案管理工作人員的各項(xiàng)工作能力。除此之外，還應(yīng)為檔案管理工作人員提供良好的外部環(huán)境，搭建全面的學(xué)習(xí)平臺(tái)和學(xué)習(xí)空間，通過學(xué)術(shù)研究以及技術(shù)研發(fā)來不斷提升自我理論水平和實(shí)踐能力，從而為相關(guān)管理人員和工作人員提供上升渠道和上升途徑。

3 結(jié)束語(yǔ)

面對(duì)當(dāng)前檔案管理工作嚴(yán)峻的外部形勢(shì)，檔案管理機(jī)構(gòu)和組織必須結(jié)合內(nèi)部實(shí)際情況所出現(xiàn)的短板和不足，不斷推進(jìn)優(yōu)化和改革。而要進(jìn)行改革，必須通過多個(gè)角度和多個(gè)方位進(jìn)行全面切入，以有效提高檔案管理工作整體工作水平的加大和提高。工作人員必須通過加強(qiáng)宣傳、搭建學(xué)習(xí)平臺(tái)等多種方式來提高相關(guān)人員檔案管理工作的意識(shí)，要促進(jìn)檔案管理工作意識(shí)的與時(shí)俱進(jìn)。此外，還要為推進(jìn)檔案管理工作進(jìn)步提供相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施，這就要求檔案管理部門必須成立專項(xiàng)提升組織以及專項(xiàng)資金，切實(shí)保障檔案管理工作優(yōu)化升級(jí)，擁有堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)和物質(zhì)環(huán)境，從而能夠?yàn)闄n案管理工作走向信息化、智能化以及程序化有充足的發(fā)展動(dòng)力和發(fā)展動(dòng)能。

參考文獻(xiàn)

[1]王巖.機(jī)構(gòu)改革背景下的機(jī)關(guān)檔案接收與管理工作探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（20）：46-48.

[2]韓貴林.關(guān)于機(jī)構(gòu)改革后新組建單位檔案管理工作的思考[J].蘭臺(tái)世界，2020（S1）：31.

[3]韓貴林.關(guān)于加強(qiáng)檔案接收進(jìn)館工作的思考[J].蘭臺(tái)世界，2019（S2）：42.

[4]鄺建平.新形勢(shì)下如何做好辦公室檔案的收集與整理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（18）：112+148.