檔案管理的重要地位及加強檔案管理的方法研究

辛婧?張念

摘 要：檔案在任何地方都是十分重要的，信息大部分是以檔案的形式來記錄，儲存在專屬部門中，通過檔案來了解人們的經(jīng)歷。當(dāng)然，像一些公司或單位，自然會有一些重要信息需要保存，那么檔案就是不可或缺的。當(dāng)信息的數(shù)量比較少時，整理難度不大，但是，當(dāng)信息量增大，就很難辦。所以，檔案的管理是十分重要的，我們要采用高效的方式來整理大量的檔案。

關(guān)鍵詞：檔案管理;管理策略;系統(tǒng)化;檔案信息

在我們身邊，有著大量的信息，且涉及的范圍十分廣，而這些信息的重要性則有待判斷，如果我們的生活中不能將信息進(jìn)行很好的歸納，那將會給工作和生活造成很大的困難，會使很多數(shù)據(jù)和信息屬于混亂的狀態(tài)。其中，最有效的處理策略就是進(jìn)行檔案整理，清除冗余的信息，對有效的數(shù)據(jù)和文字進(jìn)行整理，有序地存放，無論是電子的形式還是書面的形式，按照一個標(biāo)準(zhǔn)來存放，會使得一切都變得井然有序。

1 管理檔案的重要意義

1.1 直觀地顯示出團(tuán)體的發(fā)展

綜合許多檔案整理的經(jīng)驗，我們不難發(fā)現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)是檔案的核心，也正因為他們的數(shù)量龐大、層次界限不明，才顯示出檔案建立有著很大的效益。我們周圍的一切，都是一個動態(tài)的狀態(tài)，要想使得一個團(tuán)體可以穩(wěn)步走向未來，離不開檔案的幫助，并且要做到真正地管理好它，這樣才會在方方面面做到有條不紊，就像一個機器，在核心系統(tǒng)的命令下，各個部分協(xié)調(diào)地活動，這才是良性地循環(huán)，進(jìn)而發(fā)揮出強大的力量，將力氣都用在了關(guān)鍵的地方。再者言之，用很樸實的道理來說，像企業(yè)和機關(guān)，他們每天面對的信息量太大了，顧名思義，管理檔案是將一個諾大的數(shù)據(jù)體系進(jìn)行一個綜合的整理，讓每個方面的信息都變得有條理而且系統(tǒng)化，人們可以簡明直觀地得到自己想要的信息。我相信任何一個團(tuán)體都離不開檔案的建立還有整理，它將清楚地顯示出團(tuán)體的運作和經(jīng)營情況，把現(xiàn)實情況簡明扼要地展現(xiàn)出來。

1.2 便捷地幫助人們解決問題

我們知道，檔案在一個團(tuán)體中起著舉足輕重的地位，它像一個講解員，很明白地向所有人介紹團(tuán)體的現(xiàn)實情況以及大趨勢，這樣大家就可以根據(jù)信息并結(jié)合實際，做出判斷或者調(diào)整規(guī)劃，很顯然檔案的整理給人們帶來了巨大的幫助，當(dāng)我們結(jié)合實際進(jìn)行預(yù)先判斷的時候，這些信息就扮演起了重要的角色，它幫助我們做出決定，或者在另一個方面盡最大可能挽回?fù)p失。檔案的管理給人們提供了一個參照面，就像給毫無頭緒的人提供一個標(biāo)準(zhǔn)，這樣人們就可以參照這些信息來制定出策略。當(dāng)然，管理檔案的終極目的就是合理并且有效地利用信息，這樣也能更好地幫助團(tuán)體應(yīng)對變化情況，通過信息并結(jié)合實際來分析某個時期的態(tài)勢，并針對當(dāng)前的問題來制定出解決方案，以及調(diào)整團(tuán)體未來的方案跟計劃，通過檔案信息來對局勢做出判斷并相處應(yīng)對方法，我舉得是十分科學(xué)的。其實，檔案管理是非常貼近生活地，幾乎各行各業(yè)都會接觸到，對信息進(jìn)行整理，可以避免信息地重復(fù)與丟失，而且管理好的檔案十分有條理，在獲取信息上也十分便捷，可以保證工作順利無阻的進(jìn)行，避免在搜集原有信息上浪費太多時間。不難看出，檔案的管理方便了生活與工作，就像一個家，雖然生活用品都齊全，但是如果混亂不堪的話，什么都無法實施，在一個混亂的環(huán)境中，我們無法第一時間得到我們想要的東西，每做一件事都要花上很多時間去尋找，這樣會大大降低辦事效率，我們能做的就是整理好家中的瑣碎，有條理地擺放，這樣無論干什么就可以第一時間找到工具。團(tuán)體也是相同的道理，把所有的信息規(guī)整好，在這樣十分完善的大背景下，團(tuán)體會更加科學(xué)更加完整的得到需要的數(shù)據(jù)信息，毫無疑問，檔案的管理帶給人們巨大的便捷，更方便人們解決問題，提高了生活的質(zhì)量，也讓工作變得更加簡單，團(tuán)體以此為基礎(chǔ)會更好地發(fā)展前進(jìn)。

2 提升檔案管理的方式

2.1 維護(hù)好檔案系統(tǒng)

如今網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)，很多都是云存在，摸不著但是卻實實在在地存在著，相比較傳統(tǒng)的方式，云存在更加省時省力省資源，所以慢慢的檔案也會向電子版傾斜。我們都知道，檔案中記錄著每個人的詳細(xì)信息，以及企業(yè)或者單位的私密信息，如果將檔案從紙質(zhì)版遷徙到電子版中，我們首先要保證的就是檔案內(nèi)容不被泄露，一旦泄露將會造成巨大并且不可挽回的損失，那么首當(dāng)其沖的則應(yīng)該是檔案系統(tǒng)的安全。在這樣的一個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，我們將極其重要的數(shù)據(jù)存放在里面，為了防止心懷不軌的人對系統(tǒng)進(jìn)行破壞，我們要頻繁地對系統(tǒng)進(jìn)行檢查，而且要增添更多的保護(hù)措施，在滿足團(tuán)體成員獲取信息需求的同時，保護(hù)信息不被泄露。檔案系統(tǒng)就像一個大倉庫，收納各種類型的檔案信息，在傳統(tǒng)的檔案室里，我們是將檔案分門別類地存放在不同的地方，對檔案有一個基本的分類，我認(rèn)為在檔案系統(tǒng)中，我們要再細(xì)化，通過對檔案的利用我們可以發(fā)現(xiàn)，檔案的管理也是相當(dāng)重要，當(dāng)新模式確立后，我們要提高全員的檔案系統(tǒng)管理的意識，因為管理好檔案系統(tǒng)是對歷史遺留事物的負(fù)責(zé)，同時又對當(dāng)下實際情況服務(wù)，唯有管理好檔案系統(tǒng)，制定相關(guān)制度，這樣才會健全數(shù)字化的檔案系統(tǒng)，讓一切變得井然有序。

2.2 數(shù)字化檔案信息

眾所周知，古人很早就有檔案管理這樣的意識，那個時候人們的家族信息被官方統(tǒng)一記錄跟管理，當(dāng)時的檔案被稱為卷宗，記錄的材料是竹簡，后來有了造紙的技術(shù)，通過紙為載體記錄了更多的信息。延綿至今，我們依舊離不開紙質(zhì)的檔案，但問題就來了，那么龐大的信息，涵蓋諸多方面，且不說對紙質(zhì)版檔案管理起來工作量極大，就連我們需要某些檔案信息的時候，在所有的檔案里面進(jìn)行尋找，即便已經(jīng)分門別類了，那也需要耗費很多的時間。再細(xì)化的來說，利用網(wǎng)絡(luò)來載入檔案，要保證網(wǎng)絡(luò)的安全性，比如企業(yè)內(nèi)部可以設(shè)立一個專屬自己的網(wǎng)絡(luò)，并進(jìn)行加密，并利用計算機技術(shù)來對龐大的電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的規(guī)整，在安全的環(huán)境下，我們可以進(jìn)行新數(shù)據(jù)的錄入，陳舊數(shù)據(jù)的篩除等等，當(dāng)然也更方便查詢數(shù)據(jù)，以最快的速度找到我們想要的信息。就數(shù)字的檔案系統(tǒng)自身而言，技術(shù)人員要操作好方方面面，也要考慮很多問題，比如檔案系統(tǒng)的打開方式是否便捷，是否進(jìn)行了加密的處理，以及信息搜索起來是不是很煩瑣等等這些問題都是技術(shù)人員要顧及的，當(dāng)然，技術(shù)人員也可以對信息再細(xì)分，做一個搜索的引擎或者說制作一個比較細(xì)化的目錄，我相信這些都是很有效的方式。數(shù)字化的檔案信息將會給工作和生活帶來巨大的便利。

2.3 提升整體綜合素質(zhì)

檔案由老式的紙質(zhì)版遷移到電子版，在功能上雖落差不大，但是在效率和質(zhì)量上有質(zhì)的提升，這其中每個團(tuán)體成員都有義務(wù)維護(hù)好檔案系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定，我們要提升全員的綜合素質(zhì)，更好地把握好檔案系統(tǒng)帶來的便捷與效益。舉個例子，在一些單位里，我們可以開展培訓(xùn)課程，有技術(shù)人員向大家講解數(shù)字化檔案，并教學(xué)怎樣在其中獲取信息以及哪些安全性的問題需要注意，平時也可以建立模擬的電子檔案系統(tǒng)，讓大家進(jìn)行實際操作，練習(xí)一下，熟悉這樣的環(huán)境，以上方式對于上了年齡的職員是很有幫助的，因為他們的生活中并不是無時無刻接觸電子用品，所以對于這樣的東西會有點陌生，那么開展這樣的課程和演練對于他們工作的開展有推動的作用，減小了不小的阻力。

3 結(jié)束語

檔案對于各行各業(yè)都是十分重要的，它通過條理化的信息來給予提示，指導(dǎo)人們做出策略。提升全員素質(zhì)，竭力實現(xiàn)檔案管理的最大價值。

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