淺談學(xué)校檔案立卷歸檔中現(xiàn)存問題及解決措施

張永誠

摘 要：立卷歸檔是中職院校檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，很多學(xué)校的立卷歸檔工作都存在一些不足之處，這導(dǎo)致后續(xù)的檔案管理工作同樣無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，最終的效益和流程與預(yù)計情況相去甚遠。從實際的工作經(jīng)驗來看，部分中職院校目前的立卷歸檔工作存在立卷歸檔的制度化流程不規(guī)范、立卷歸檔的責權(quán)利沒有理順、立卷歸檔的過程質(zhì)量不標準這三方面的問題，為了解決這些問題，可以從塑造檔案管理流程、確立硬性質(zhì)量標準體系、出臺績效考核獎懲制度等三方面入手采取措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;立卷歸檔;檔案管理流程

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.035

所謂的檔案管理，指的是對檔案資料進行收集采集、立卷歸檔、查閱檢索等，并對整理后的檔案信息進行有效保存應(yīng)用的工作，具有非?？捎^的實際價值，而在這個過程中，立卷歸檔可以說是最重要、也最容易被忽視的一個步驟，很多中職院校的檔案管理人員時至今日也沒能意識到其中存在的問題，也就無法采取措施解決問題、推動立卷歸檔的穩(wěn)步發(fā)展，這顯然不利于學(xué)校檔案信息的高效利用。因此，在今后的工作中必須要對學(xué)校檔案立卷歸檔中現(xiàn)存問題及解決措施進行深入研究。

1 中職院校檔案立卷歸檔存在的問題

1.1 立卷歸檔的制度化流程不規(guī)范

現(xiàn)階段來看，中職院校檔案管理工作大致可以分成兩個檔案管理層級，為了保證檔案管理的最終效果，需要對有管理必要性的檔案進行歸檔，根據(jù)教師、學(xué)科、專業(yè)等歸檔標準進行有效分類，并且根據(jù)相關(guān)的分級標準確定檔案信息的重要程度、保密級別等，最終保證檔案資料的有效歸檔和準確分層。然而從實際工作情況來看，很多中職院校檔案管理工作都存在人才缺失、管理人員能力不足、歸檔人員職業(yè)素養(yǎng)較低、學(xué)校管理層不重視立卷歸檔工作等一系列問題，這使得相對混亂的立卷歸檔流程時至今日仍然未能得到有效的規(guī)范。

1.2 立卷歸檔的職責權(quán)利沒有理順

檔案管理向來都并非易事，它主要的管理對象是檔案資料，而中職院校的檔案資料又存在內(nèi)容復(fù)雜、治理主體多樣化的特征，比如說歸檔部門、業(yè)務(wù)部門、檔案借閱方等等，都屬于治理主體，這就給立卷歸檔的責任和權(quán)利劃分提出了巨大的挑戰(zhàn)。根據(jù)部分中職院校立卷歸檔的實際情況來看，在現(xiàn)行的立卷歸檔制度之下，普遍存在立卷歸檔職責權(quán)利沒有理順的問題，不同治理主體究竟應(yīng)該擁有怎樣的權(quán)利、承擔怎樣的責任，時至今日仍然是一片模糊。而責任權(quán)利分配的不清晰，勢必會導(dǎo)致檔案資料無法及時歸檔、歸檔過程不順利不規(guī)范、相關(guān)治理主體忽視歸檔重要性等一系列問題，最終導(dǎo)致學(xué)校檔案資料無法正常循環(huán)利用、無法順利立卷歸檔等問題。

1.3 立卷歸檔的過程質(zhì)量不標準

之所以要對學(xué)校的檔案資料進行管理、進行立卷歸檔，就是為了讓保存下來的、有利用價值的信息和知識內(nèi)容進行重復(fù)的應(yīng)用、保值增值，一旦立卷歸檔的工作質(zhì)量出現(xiàn)問題，或者質(zhì)量標準不合格，其后續(xù)就無法順利地進行應(yīng)用和循環(huán)參考，將會影響到知識信息的應(yīng)用效率。在中職院校的立卷歸檔工作中，立卷歸檔的過程質(zhì)量不標準問題十分常見，比如有的學(xué)校對檔案資料進行分類的方法不合理、檔案資料的目錄不夠清晰、檔案立卷記錄責任人不清晰等等，從中不難發(fā)現(xiàn)，僅僅建立立卷歸檔制度是遠遠不夠的，只有采取措施提升立卷歸檔的過程質(zhì)量標準化程度才能使立卷歸檔工作真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2 學(xué)校檔案管理中“立卷歸檔”工作策略

現(xiàn)階段來看，中職院校檔案管理及立卷歸檔工作正在朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，各種各樣的問題逐漸清晰，工作人員也開始從制度化、標準化層面入手，積極主動地采取措施提升立卷歸檔工作的質(zhì)量。具體來說，學(xué)校檔案管理中“立卷歸檔”工作策略可以分成以下幾個方面來理解：

2.1 塑造“權(quán)責清晰”的檔案管理流程

在中職院校的檔案管理工作中，立卷歸檔工作往往扮演著一個先導(dǎo)性、基礎(chǔ)性的角色，一旦立卷歸檔的流程出現(xiàn)紕漏，后續(xù)的檔案管理工作都會受到負面影響。為了解決這一問題，學(xué)校檔案管理人員可以引進檔案的“預(yù)先立卷”模式，也就是在年度檔案正式立卷歸檔之前，由相關(guān)的治理主體進行統(tǒng)計、培訓(xùn)、分類篩選、檔案歸納等一系列工作，提前完成一部分工作、緩沖后續(xù)的工作流程。同時，中職院校方面還需要遵守相關(guān)的法律法規(guī)和地方性學(xué)校檔案管理辦法，根據(jù)本校的教學(xué)工作、管理模式、專業(yè)設(shè)置等實際情況，盡快推出與實際需求相符合的《檔案立卷歸檔專門管理辦法》，從而有效地對檔案立卷歸檔流程進行構(gòu)建，通過加強工作規(guī)劃、提升相關(guān)人員培訓(xùn)力度、明確立卷歸檔單位、細化立卷歸檔辦法等一系列措施，強化權(quán)力責任分配，保證立卷歸檔工作的標準化程度。

2.2 確立立卷歸檔的硬性質(zhì)量標準體系

檔案管理工作具有看似簡單、執(zhí)行困難的特征，很多中職院校立卷歸檔工作之所以存在質(zhì)量問題，主要就是因為缺乏標準化、現(xiàn)代化能力，這必將影響到學(xué)校全局治理的最終效果。所以，從立卷歸檔的過程質(zhì)量不標準這個問題來看，學(xué)校方面必須要盡快確定立卷歸檔的硬性質(zhì)量標準體系，比如說可以重新建立立卷歸檔的相關(guān)分類方法，根據(jù)保管年限、歸檔時間、組織機構(gòu)等對其進行分類，也可以對立卷文件的清晰度、準確度等進行要求，并對有破損情況的文件材料進行裱糊、復(fù)制、信息化存儲等，并保證檔案目錄和檔案內(nèi)容完全一致，確保簽字人逐一進行簽字確認，不同尺寸的檔案材料需要進行折疊從而便于后續(xù)的保存和利用。

2.3 出臺關(guān)于檔案管理績效考核的獎懲制度

從檔案管理工作的實際情況來看，建立獎懲制度是保證管理效果的必然措施，出臺關(guān)于檔案管理績效考核的獎懲制度，是解決工作人員素質(zhì)低下、工作態(tài)度不佳、工作責任感不強等一系列問題的有效辦法。具體來說，可以從以下方面入手：第一，盡快出臺專門的檔案管理績效考核制度，將立卷歸檔工作作為績效考核的一個重要內(nèi)容，并將工作人員的個人薪酬待遇和立卷歸檔的實際質(zhì)量結(jié)合起來，對立卷歸檔的過程進行量化分析，確定考核的相關(guān)因子，根據(jù)不同因子的執(zhí)行情況、完成率等制訂考核指標，根據(jù)考核指標對工作人員進行管理，采取多勞多得的分配方法，讓努力工作、負責任的工作人員獲得更多的獎勵。第二，要將檔案管理人員接受培訓(xùn)、接受在職教育、接受外派學(xué)習(xí)的頻率和效果作為績效考核管理的考核指標，目前我國大部分中職院校的檔案管理人員都存在綜合能力不足、后續(xù)學(xué)習(xí)積極性較差的問題，通過這種方式能夠提升他們參與學(xué)習(xí)、不斷提升自我的積極性，保證培訓(xùn)活動的實際效果。當然，在培訓(xùn)活動結(jié)束以后可安排參訓(xùn)人員接受綜合考察，根據(jù)考察的結(jié)果確定培訓(xùn)活動考核指標，并將之納入績效管理的體系中去，從根本上提升工作人員對立卷歸檔的理解和執(zhí)行能力。

3 結(jié)語

檔案管理是中職院校管理工作中最基礎(chǔ)的、最重要的一項工作，它本身具有戰(zhàn)略性的指導(dǎo)意義，能夠為學(xué)校以后的發(fā)展提供決策參考，更能夠提升學(xué)校內(nèi)部管理、人力資源管理等方面的水平，而立卷歸檔更是其中最重要的部分，能夠決定整個檔案管理工作的水準。針對目前中職院校立卷歸檔工作中存在的立卷歸檔的過程質(zhì)量不標準、職責權(quán)利沒有理順等問題，工作人員需要結(jié)合自身工作經(jīng)驗進行進一步的研究和分析。

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