學(xué)校檔案成績管理策略分析

譚慧

摘 要：高職院校檔案信息化建設(shè)是信息化社會的必然要求。文章著眼信息化社會的前沿，立足我國高職教育的實際，闡述了高職院校檔案信息化建設(shè)面臨的問題、檔案信息化建設(shè)的制約因素、加強檔案信息化建設(shè)的對策等三個方面的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案； 成績管理； 策略

中圖分類號：G710 文獻標識碼頭：A

《中華人民共和國檔案法》第十三條指出：“各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采取先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化?！边@一規(guī)定從管理制度、設(shè)施設(shè)備、先進技術(shù)三個方面對檔案工作提出了高標準要求，其中“采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”是檔案管理的目標和落腳點，“建立科學(xué)的管理制度”和“配置必要的設(shè)施”是“實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”的基礎(chǔ)，而“實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”的重要標志是檔案信息化建設(shè)，檔案信息化建設(shè)已成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的最主要的內(nèi)容。因此，加強高職院校檔案信息化建設(shè)，既是《檔案法》賦予檔案部門及工作人員的神圣使命，也是信息化社會的必然要求。

一、成績檔案在信息化建設(shè)中的重要性

1、促進學(xué)校教育教學(xué)改革發(fā)展的作用。成績檔案是反映學(xué)校教育教學(xué)全過程，體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)指導(dǎo)思想和培養(yǎng)目標的歷史資料。成績檔案不僅能反映學(xué)校教育教學(xué)的總體情況，而且還能幫助領(lǐng)導(dǎo)決策，科學(xué)地總結(jié)以往的經(jīng)驗教訓(xùn)，找出影響學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展中存在的問題，為學(xué)校重新制定正確的改革發(fā)展方案，進行新的探索提供可靠依據(jù)，起到促進學(xué)校教育教學(xué)改革持續(xù)發(fā)展的作用。

2、反映學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的作用。教師的業(yè)務(wù)檔案記載著每個教師的授課水平、教學(xué)業(yè)績、教學(xué)點評、學(xué)生評教以及教學(xué)管理部門和學(xué)校對教師的評價等資料，綜合這些成績檔案資料，就能真實地反映出學(xué)校的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。對學(xué)校今后如何加強教學(xué)管理，提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量有著十分重要的作用。

4、成績檔案有服務(wù)作用。成績檔案記載著豐富的科學(xué)技術(shù)知識和文化知識，許多科學(xué)技術(shù)知識和文化知識在現(xiàn)在的教學(xué)中得以應(yīng)用。如數(shù)學(xué)建模檔案信息的提供利用，在我系的數(shù)學(xué)建模教學(xué)和參加比賽中都起到了很好的作用。檔案是全社會的知識和財富它的主要目的是為社會和人民服務(wù)。成績檔案也是一樣，它不但能為學(xué)校的教育教學(xué)服務(wù)，也能為地方經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為國家現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

二、 學(xué)校成績檔案的開發(fā)與利用

成績檔案工作要有進一步的發(fā)展在于它要具有開拓性。檔案工作者必須及時開發(fā)挖掘現(xiàn)有成績檔案信息資源，把資源優(yōu)勢轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?yōu)勢，主要有以下幾個途徑：

1、從目前形勢來看，成績檔案的工作重心應(yīng)由收集、整理和保管轉(zhuǎn)到利用上。具體說，成績檔案工作在堅持收集、整理的基礎(chǔ)上，應(yīng)該充分注意到高校改革對檔案工作提出的新要求，不能只埋頭收集、保管而要多創(chuàng)造效益，千方百計提供服務(wù)，在服務(wù)中體現(xiàn)成績檔案的價值。

2、現(xiàn)代化技術(shù)是開發(fā)利用的重要手段。運用現(xiàn)代化自動技術(shù)開發(fā)利用檔案信息資源是一項潛力大、前景好的工作。檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)、掌握計算機網(wǎng)絡(luò)化及多媒體等先進技術(shù)，選用引進起點高、功能兼容性強的檔案信息管理軟件來管理檔案，逐步編制配套的檢索與參考工具，建立健全有效的網(wǎng)絡(luò)檢索體系，手檢機檢相輔相成，齊頭并用。為了使利用者直接快捷地用計算機查閱檔案信息，可以開通網(wǎng)絡(luò)，適當建立有關(guān)教學(xué)中的重要文件數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)計數(shù)字數(shù)據(jù)庫、學(xué)籍卡數(shù)據(jù)庫、教學(xué)改革等方面的數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上提供服務(wù)。

3、做好編研工作是開發(fā)利用的重要環(huán)節(jié)。檔案編研工作是一項業(yè)務(wù)性技術(shù)性很強的工作。將所保管檔案按照專題進行匯編或選編，然后根據(jù)需要以不同的方式公布或出版，是開展主動服務(wù)的一種有效形式，它可使檔案信息資源得到最廣泛的開發(fā)利用。所以，無論計算機等現(xiàn)代化自動化技術(shù)怎么發(fā)展，都是不可能取而代之的。

4、加強檔案利用工作的信息反饋，大力宣傳報道檔案利用工作中的典型事例。借閱檔案登記簿只能作為借還檔案的依據(jù)，不能反映檔案利用基本情況和效果。檔案人員應(yīng)做好利用效果的收集和補充工作，注意分析反饋信息。同時還要大力宣傳成績檔案利用后取得的社會和經(jīng)濟效益，在此基礎(chǔ)上將典型事例匯集起來，編撰成利用效果匯編。這不但可以宣傳檔案工作，擴大影響，提高成績檔案的地位，而且還可以提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，能夠及時地總結(jié)檔案利用規(guī)律和特點，為檔案利用工作的進一步開展提供依據(jù)。

三、對學(xué)校檔案成績管理策略的思考

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，許多高科技技術(shù)已大量應(yīng)用檔案管理工作中，檔案的管理手段、管理方式、服務(wù)形式、服務(wù)內(nèi)容等都發(fā)生了根本性的變化，對檔案管理工作提出了新的更高的要求。目前，高校檔案管理工作雖然已發(fā)生了很大的變化，但也還存在不少的問題，特別是在成績檔案管理方面。為適應(yīng)新形勢的要求，做好高校成績檔案管理工作，應(yīng)做好以下幾個方面的工作。

1、建設(shè)適應(yīng)現(xiàn)代化管理的檔案室。檔案室的建設(shè)要適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，配備必要的管理設(shè)備，建立建全網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，提高檔案管理水平。學(xué)校的檔案資料豐富，種類多，除了一部份由學(xué)校檔案室保存外，還有大量的成績檔案資料是由各學(xué)校下屬的院（系）檔案室保存。因此，除了要高標準地建設(shè)好學(xué)校檔案館外，學(xué)校下屬各院（系）還應(yīng)建設(shè)一個條件環(huán)境較好的檔案室。目前各高校校一級的檔案館條件環(huán)境都較好，能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，但是學(xué)校下屬院（系）一級檔案室建設(shè)還存在一些問題。如有的沒有設(shè)專門的檔案室，而是系部的一個倉庫或者說雜房。

2、建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。高校要做好成績檔案管理工作，首先要有高素質(zhì)的管理人員。目前，檔案管理人員中，部份管理人員存在素質(zhì)不高業(yè)務(wù)不熟，更換頻繁不穩(wěn)定，地位不高業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，還有少數(shù)人員缺乏工作積極性，上進心不強，領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門過問少等問題。由于這些問題的存在，不同程度地影響了檔案管理工作，特別是成績檔案管理工作。為此，學(xué)校和教學(xué)管理部門應(yīng)重視檔案管理人員（包括兼職人員）的建設(shè)。

3、利用現(xiàn)代化管理手段加強成績檔案的管理。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，許多高新技術(shù)被廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中，特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，已在檔案管理中普及應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有傳播信息速度快，能在不同的時間、不同的地域、不同的空間將信息傳播出去。目前，各高校都有自己的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，高校成績檔案的管理應(yīng)利用學(xué)校現(xiàn)有的計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，建設(shè)好成績檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，特別是要加強系一級檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)。真正達到成績檔案管理現(xiàn)代化，服務(wù)利用信息化的要求。使其更快捷、更全面、更好地為學(xué)校教育教學(xué)、為地方經(jīng)濟建設(shè)、為社會服務(wù)。

4、檔案管理人員要認真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，熟悉成績檔案的管理知識，明確成績檔案的內(nèi)容。成績檔案內(nèi)容豐富，種類很多，根據(jù)學(xué)校成績檔案管理細則所明確的分；綜合類；教學(xué)管理類；教學(xué)業(yè)務(wù)類；教學(xué)研究類等。其中綜合類主要包括各級教育教學(xué)主管部門的有關(guān)教學(xué)文件、教學(xué)計劃、規(guī)章制度、教學(xué)工作中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資料分析、工作總結(jié)、會議記錄、教學(xué)檢查等。教學(xué)管理類主要包括教師教學(xué)資料、師資建設(shè)資料、學(xué)籍管理資料、學(xué)生獎懲資料、教學(xué)質(zhì)量檢查情況等。教學(xué)業(yè)務(wù)類主要包括教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生畢業(yè)論文、教學(xué)實習(xí)計劃、教學(xué)進度計劃、教師自編、主編教材等。教學(xué)研究類主要包括各類改革項目、科研項目、科研成果、科研論文、科研課題、立項申請及獲獎情況等。

參考文獻：

【1】 王東寧.檔案信息化建設(shè)的有規(guī)則與策略[J].中國檔案，2003，（1）.

【2】 殷濤.如何提高高學(xué)籍管理工作水平[j].重慶文理學(xué)院學(xué)報，2010.