淺析如何做好中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作的信息化

蔣世利

摘 要 檔案管理工作是學(xué)校運(yùn)作體系的重要組成部分，對(duì)學(xué)校發(fā)展有著重要影響。在信息時(shí)代的今天，學(xué)校檔案管理工作也以信息化手段為主，但是從目前學(xué)校檔案信息化管理形勢(shì)來(lái)看，依然存在著一些問題。因此，創(chuàng)新檔案管理工作的步伐必須加快，從而使其能夠適應(yīng)學(xué)校和社會(huì)的發(fā)展。本文主要對(duì)中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，提出了一些建議。

關(guān)鍵詞 信息化 學(xué)校檔案 管理

中圖分類號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著我國(guó)教育事業(yè)不斷發(fā)展，學(xué)校規(guī)模逐漸擴(kuò)大、學(xué)校在校人數(shù)不斷增多，檔案管理工作的難度也隨之增加。學(xué)校檔案管理是校園管理的重要組成部分，不僅關(guān)系到學(xué)校管理工作，還關(guān)系到學(xué)校的教學(xué)改革和教學(xué)質(zhì)量。如果檔案管理效果不佳，將會(huì)給學(xué)校的正常運(yùn)作帶來(lái)不利。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作應(yīng)該適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。加強(qiáng)檔案管理工作，對(duì)各種檔案信息進(jìn)行整合以及存儲(chǔ)采用信息化的方式進(jìn)行管理，采用電子介質(zhì)管理檔案，管理的方式逐漸自動(dòng)化，逐步實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新，使之更適應(yīng)學(xué)校和社會(huì)的發(fā)展，就顯得尤為重要。針對(duì)當(dāng)前我國(guó)中小學(xué)學(xué)校辦公室的檔案管理工作來(lái)看，管理檔案的相關(guān)設(shè)備被更換成了符合當(dāng)前社會(huì)條件的技術(shù)設(shè)備，為創(chuàng)新管理檔案方式提供了有利條件，但是檔案管理因?yàn)閭鹘y(tǒng)觀念的限制無(wú)法實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，這明顯己經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步。

1中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1操作方便靈活

利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，使中小學(xué)人事檔案的增加、修改、補(bǔ)充、輸出、復(fù)制、加工工作更為靈活、方便。免去了傳統(tǒng)的檔案因溫度、蟲害、火災(zāi)等不可抗因素影響保管的質(zhì)量的隱患困擾?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及使數(shù)字化檔案出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)檢索將檔案管理工作提供幫助，利用計(jì)算機(jī)管理，使學(xué)校人事檔案的查詢與檢索更為高效、快捷、準(zhǔn)確。如果采用傳統(tǒng)的手段來(lái)管理，在人力物力上，都會(huì)加大管理成本，帶來(lái)資源上的浪費(fèi)，不利于學(xué)校的發(fā)展，更不利于學(xué)校人事檔案的管理。靈活、方便、高效，應(yīng)該成為學(xué)?，F(xiàn)代化信息管理的目標(biāo)。

1.2管理高效快捷

在傳統(tǒng)的中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作中，檔案的收集、整理、鑒別、裝訂、保管、錄入、利用都是通過檔案管理人員手工完成，繁瑣、低效、易出錯(cuò)，且耗時(shí)費(fèi)力。不僅浪費(fèi)了管理者的時(shí)間，也浪費(fèi)了信息使用者的時(shí)間，使檔案管理工作的效率低下，無(wú)法滿足信息使用者的需求。例如遇到少量信息需求時(shí)人工查閱還能應(yīng)付，一旦遇到大量的信息需求，在經(jīng)過手工檢索、檔案提取、逐頁(yè)查閱、逐條摘錄的過程中必定會(huì)捉襟見肘，經(jīng)常容易出錯(cuò)，延誤工作。在實(shí)際查檔中，程序繁，要經(jīng)過查閱登記、檢索等要求等等。面對(duì)這些日益突出的管理問題，適時(shí)、適勢(shì)整合資源，引進(jìn)計(jì)算機(jī)等電子信息產(chǎn)品，對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行信息化管理。利用計(jì)算機(jī)不斷完善和管理系統(tǒng)中檔案信息內(nèi)容，極大地方便了信息查詢和使用，提高檔案管理工作效率。

1.3信息存儲(chǔ)量大

傳統(tǒng)的檔案通常利用紙張記錄信息，信息存儲(chǔ)量有限，并且很容易出現(xiàn)檔案的損害與遺失。隨著電子檔案的不斷出現(xiàn)，檔案的電子化的優(yōu)越性越來(lái)越明顯，由于現(xiàn)在是信息化社會(huì)，任何信息都是電子化了，文字、照片等數(shù)量越來(lái)越多，加之人員本來(lái)就多，電子化后只需一張小小的存儲(chǔ)卡就能裝下幾個(gè)庫(kù)的內(nèi)容，這將極大地減少檔案占用的空間及存儲(chǔ)價(jià)值的投入，只需要一臺(tái)電腦和專用軟件就可以了。一塊小小的存儲(chǔ)卡可存入幾千萬(wàn)條信息，這將極大地減少檔案儲(chǔ)存空間，其中的優(yōu)勢(shì)不言而喻。中小學(xué)學(xué)校檔案的信息化建立，可以有效地減少棄檔、“死檔”和無(wú)檔的現(xiàn)象。

1.4促進(jìn)資源共享

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，無(wú)論是學(xué)校的教學(xué)還是科研，都采用了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，這為學(xué)校管理提供了先進(jìn)的技術(shù)和優(yōu)良的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，學(xué)校檔案管理的中心工作也逐漸發(fā)生了質(zhì)的變化。利用信息技術(shù)能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行搜集和整理，達(dá)到資源的共享，檔案管理部門能夠通過網(wǎng)絡(luò)為信息使用者提供學(xué)校的檔案信息、檔案文件、檔案服務(wù)，信息使用者不必再像以前那樣手動(dòng)查閱，檔案信息的共享為信息使用者提供了便利，提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。需要注意的是，有些檔案信息是涉及安全和保密的，這就要求加強(qiáng)檔案管理，保證資源共享的安全性。

2中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作信息化需要注意的問題

受到信息時(shí)代的影響，檔案管理工作逐漸改變了傳統(tǒng)的方式，電子化的檔案逐步替代紙質(zhì)檔案。檔案儲(chǔ)存很少會(huì)進(jìn)行備份處理，只會(huì)存放于管理人員的電腦之中，缺乏有效的保管措施。其次隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，使電子檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅，如病毒、黑客、木馬等危險(xiǎn)因素的增加，使檔案管理的信息風(fēng)險(xiǎn)也隨之增多，直接導(dǎo)致了信息安全受到威脅。檔案中包括上級(jí)部門文件等辦公室檔案以及學(xué)生信息檔案，這類重要檔案的泄露和丟失都將對(duì)學(xué)校產(chǎn)生重大不良影響，也使學(xué)生的安全隱患增加。

檔案管理人員整體素質(zhì)較低。隨著中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作信息化，信息安全成了檔案工作的重要前提，目前檔案管理的內(nèi)容較多，強(qiáng)度較大，這就使得工作人員不重視信息安全管理。另外，傳統(tǒng)觀念認(rèn)為學(xué)校檔案管理只要細(xì)心就可以很好地完成工作，不具備很高的難度，所以很少會(huì)培養(yǎng)相關(guān)人才，導(dǎo)致工作人員無(wú)法熟練地掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)管理檔案的能力，直接影響檔案管理的效率低下，無(wú)法高效地完成任務(wù)。并且由于受到了技術(shù)與能力的限制，不能很好地保護(hù)信息安全，不具備完整的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，容易泄露檔案信息。

3中小學(xué)學(xué)校檔案管理工作順利開展的方法

3.1建立健全檔案管理制度

在以往的檔案管理中，很多學(xué)校對(duì)檔案管理都沒有較好的認(rèn)知度，沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，依舊采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，致使檔案管理工作中存在許多隱患。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須提高對(duì)檔案管理的重視。在對(duì)自身實(shí)際情況以及檔案管理特性明確后，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需完善相關(guān)檔案管理制度，制定出多項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)，并細(xì)化相關(guān)條例。學(xué)校須要求各管理人員對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格審核，要求工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范進(jìn)行操作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需落實(shí)責(zé)任制，明確每個(gè)檔案管理工作人員的責(zé)任，提高其質(zhì)量意識(shí)；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)還可以實(shí)行獎(jiǎng)懲制，加強(qiáng)懲罰力度，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范性，這樣才能更好的保障檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校的正常運(yùn)作。

3.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)管理性很強(qiáng)又具有涉密性質(zhì)的工作，因此要求檔案工作人員具有很高的政治覺悟、職業(yè)道德、價(jià)值觀、人生觀還要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感，此外，還要增強(qiáng)檔案管理人員的法制意識(shí)和服務(wù)觀念。面對(duì)信息化的社會(huì)，檔案管理人員必須熟知檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)和工作技能，同時(shí)還應(yīng)了解和熟悉所在單位的其他相關(guān)的機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)。隨著社會(huì)的進(jìn)步新技術(shù)大量涌現(xiàn)，檔案管理人員還要學(xué)習(xí)鉆研和掌握現(xiàn)代化辦公手段，具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作能力，最終達(dá)到能夠采用現(xiàn)代化管理方法、技術(shù)和手段，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案管理工作逐步現(xiàn)代化、科技化、信息化。

4結(jié)語(yǔ)

檔案管理能夠保障各種檔案資料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的正常開展，提高各類資源的使用率，從而更好維護(hù)學(xué)校的正常運(yùn)作。檔案管理的信息化進(jìn)一步優(yōu)化管理手段和方式，極大地方便干部信息查詢和使用，靈活、方便、高效，可以提高工作效率，提升管理質(zhì)量、因此，學(xué)校必須針對(duì)實(shí)際情況完善檔案管理相關(guān)規(guī)范，加強(qiáng)檔案管理，并對(duì)各環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，從而促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

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