單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑探索與研究

張方雷

摘要：近年來信息技術(shù)在單位各項(xiàng)工作中得以非常普遍的運(yùn)營(yíng)，同時(shí)也在很大程度上推動(dòng)了單位檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。檔案數(shù)字化建設(shè)工作屬于時(shí)代發(fā)展和單位改革的必然趨勢(shì)，借助于信息技術(shù)對(duì)各類檔案材料實(shí)施數(shù)字化管理，確保檔案資源開發(fā)利用效率的不斷提升。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，探討了單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;建設(shè)路徑

一、單位檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

一方面，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作能夠有效促進(jìn)檔案工作實(shí)際效率和質(zhì)量的提升，能夠進(jìn)一步控制檔案工作成本，促進(jìn)檔案資源的高效科學(xué)開發(fā)利用，進(jìn)而構(gòu)建一個(gè)更加智能化、規(guī)范化的檔案管理體系，更好地滿足新時(shí)代下各部門以及人民群眾對(duì)檔案資源的使用需求。另外信息技術(shù)的應(yīng)用還可以將過去很多復(fù)雜枯燥的工作變得更加便利，有效優(yōu)化檔案管理流程，降低檔案工作者的壓力和負(fù)擔(dān)，促進(jìn)單位檔案管理效率的提升[1]。

另一方面，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化以及個(gè)性化的理念滲透到實(shí)際管理工作中來，能夠依托于云計(jì)算和云存儲(chǔ)等功能推進(jìn)單位檔案資源信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建，確保檔案開發(fā)利用需求得以更好地實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，數(shù)字化建設(shè)能夠推動(dòng)單位檔案資源開放平臺(tái)建設(shè)，讓檔案管理機(jī)制進(jìn)一步優(yōu)化和完善，真正發(fā)揮出檔案材料的實(shí)際價(jià)值作用，確保檔案使用者的需求得以有效滿足。

二、單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑分析

（一）建立健全檔案數(shù)字化管理制度

單位檔案管理往往會(huì)關(guān)系到諸多材料文件，不同類型的材料文件在工作中不斷產(chǎn)生，加之需要對(duì)其進(jìn)行搜集、整理、歸類、加工、存儲(chǔ)，進(jìn)而對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性提出了更高的要求。與此同時(shí)，檔案管理工作開展過程中往往還要和其他部門予以銜接溝通，這也在一定程度上增加了檔案管理難度。在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)中，必須要建立健全相應(yīng)的管理制度，充分體現(xiàn)出檔案管理工作的系統(tǒng)性和層次性，抓住關(guān)鍵點(diǎn)，確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有序推進(jìn)。本文提出，建立健全數(shù)字化管理制度，需要把工作重心放在統(tǒng)一規(guī)范上，實(shí)際工作中需要明確規(guī)定檔案歸檔的格式、要求，規(guī)定檔案工作人員的具體職責(zé)，優(yōu)化調(diào)整檔案管理工作流程，促進(jìn)檔案管理時(shí)效性的提升。與此同時(shí)，在檔案數(shù)字化管理制度中還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)與應(yīng)用進(jìn)行規(guī)范，對(duì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作予以規(guī)范，確保檔案管理工作的科學(xué)開展。

（二）推進(jìn)構(gòu)建檔案管理電子化系統(tǒng)

在單位開展落實(shí)各項(xiàng)工作的過程中必然會(huì)形成各種不同的檔案材料，管理人員應(yīng)當(dāng)做好對(duì)檔案材料的搜集歸檔工作，檔案數(shù)字化建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)推進(jìn)構(gòu)建電子化管理系統(tǒng)，借助于現(xiàn)代化工具如掃描儀對(duì)檔案材料進(jìn)行掃描、利用數(shù)據(jù)庫對(duì)整理好的檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、借助于信息安全技術(shù)確保檔案的安全與完整。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)建立檔案搜索和查詢系統(tǒng)，以便于為檔案使用者帶來更加高效的服務(wù)，真正確保檔案材料自身價(jià)值得以更好地開發(fā)利用。另外，電子化管理系統(tǒng)中將單位檔案材料進(jìn)行自動(dòng)分類，有效促進(jìn)檔案歸檔作業(yè)效率的提升。

（三）促進(jìn)單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)結(jié)合

在單位檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)盡快促進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，由于數(shù)字化檔案自身的獨(dú)特性，還應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持以數(shù)字文檔安全管理制度為前提開展各項(xiàng)工作。在與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合的過程中，應(yīng)當(dāng)確保檔案材料的安全與完整，借助于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化，有效降低檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)促進(jìn)檔案材料自身價(jià)值的發(fā)揮。另外單位需要委派專門的人員對(duì)涉及到的相關(guān)軟硬件設(shè)施系統(tǒng)實(shí)施有效管控，保證檔案數(shù)字化建設(shè)工作在推進(jìn)落實(shí)中具備堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障，發(fā)揮出辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能[2]。

（四）應(yīng)用云存儲(chǔ)與云服務(wù)技術(shù)

依托云存儲(chǔ)和云服務(wù)技術(shù)，屬于新時(shí)期單位檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要組成部分。一方面，對(duì)單位檔案管理工作來說，要善于依靠云存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)，不斷總結(jié)吸取其他單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極和各部門進(jìn)行互動(dòng)交流，根據(jù)單位檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)來設(shè)計(jì)相對(duì)應(yīng)的云存儲(chǔ)服務(wù)器，有效提高檔案管理工作時(shí)效性;另一方面，因?yàn)樵品?wù)技術(shù)表現(xiàn)出極強(qiáng)的交互能力，可以在很大程度上提高檔案材料的開發(fā)利用效率，對(duì)于單位檔案管理活動(dòng)而言，要對(duì)多元化服務(wù)引起充分的重視，靈活運(yùn)用云服務(wù)技術(shù)來支持自身工作。如可以借助于數(shù)字簽名授權(quán)的辦法為使用者提供相應(yīng)權(quán)限，讓其可以在權(quán)限允許的范圍內(nèi)來進(jìn)行各項(xiàng)操作，如此一來可以有效滿足檔案使用需求，還能夠保障檔案資源的安全。

結(jié)語：綜上所述，數(shù)字化建設(shè)在很大程度上轉(zhuǎn)變了過去那種手工檔案管理模式，指引著單位檔案工作不斷向著智能化、規(guī)范化的方向邁進(jìn)。借助于檔案數(shù)字化建設(shè)工作，不但提高了檔案管理工作效率，同時(shí)也有助于檔案材料自身價(jià)值與作用的發(fā)揮，進(jìn)一步促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率的提高，真正讓檔案工作實(shí)現(xiàn)服務(wù)社會(huì)和人民的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李振國(guó).事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（15）：113-114.

[2]黃寧.事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑[J].信息記錄材料，2020，21（01）：57.