信息化背景下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新研究

摘要：科學(xué)技術(shù)的發(fā)展一方面為電子信息系統(tǒng)在行政管理中的應(yīng)用奠定了技術(shù)基礎(chǔ)，另一方面降低了電子信息系統(tǒng)的使用成本，為信息化、科技化管理鋪平了道路。在當(dāng)前事業(yè)單位改革正在穩(wěn)步進(jìn)行的背景下，推動體制機(jī)制創(chuàng)新，利用科學(xué)技術(shù)提高管理效率、降低管理成本成為事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展的主要方向。管理信息化的推進(jìn)有利于提高檔案檢索效率、防止檔案涂改、減少檔案磨損，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過程中應(yīng)當(dāng)抓住信息化發(fā)展的機(jī)遇，在遵守檔案管理規(guī)章制度的前提下，使本單位檔案管理水平與當(dāng)前社會發(fā)展相適應(yīng)，通過提升檔案管理水平來促進(jìn)人力資源健康流動，提升單位的業(yè)務(wù)能力與綜合水平。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)樹立創(chuàng)造性思維，鼓勵創(chuàng)新、允許嘗試，推動傳統(tǒng)的人事管理向綜合性人力資源管理轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：信息化;人力資源管理;檔案管理;體制創(chuàng)新;流程優(yōu)化

一、檔案管理在中國的發(fā)展

檔案管理的本質(zhì)是圍繞檔案開展的一系列業(yè)務(wù)工作，包括檔案的產(chǎn)生、分類、編目、入庫、清查、借閱、歸還以及整理、研究等內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案管理理論僅僅包含對檔案的歸檔、入庫和保存、查閱等內(nèi)容，往往依托有形載體;在信息化背景下，檔案來源得到擴(kuò)展，檔案保存載體也越來越豐富，逐漸形成了新的綜合檔案管理理論。新形勢下檔案管理工作被賦予了新內(nèi)涵，黨中央、國務(wù)院高度重視檔案管理工作，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，檔案形成主體逐漸多元化，歸檔范圍和檔案管理主體責(zé)任也和以往有了不同變化。2020年6月20日，十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了《中華人民共和國檔案法》修訂案，新修訂的《檔案法》將于2021年1月1日起施行，明確了電子檔案的地位和作用，要求將檔案信息化建設(shè)納入發(fā)展規(guī)劃，對信息化建設(shè)提出了明確的要求和規(guī)范化指導(dǎo)意見。

二、信息化時(shí)代事業(yè)單位發(fā)展趨勢

（一）外部與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展接軌

長期以來事業(yè)單位承擔(dān)著政府委托的公益職能，在社會發(fā)展中承擔(dān)地位至關(guān)重要，所承擔(dān)的角色相對特殊。現(xiàn)代社會事業(yè)單位所面臨的自然環(huán)境和人文環(huán)境都產(chǎn)生了深刻的變化，事業(yè)單位人事檔案管理面臨新的發(fā)展機(jī)遇期，也將會面臨新的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位不以盈利為目的，但不可能不接觸市場，需要與經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展相適應(yīng)，信息化的普及使社會所有成員之間的聯(lián)系更加緊密，每個(gè)社會組織都無法孤立存在。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期，社會各個(gè)階層都可能發(fā)生巨大的變化，創(chuàng)新成為驅(qū)動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的主要動力。當(dāng)信息手段和電子渠道被社會廣泛認(rèn)可和接受，事業(yè)單位也必須迎合社會發(fā)展潮流，緊跟信息化趨勢，這樣才能不至于同社會脫節(jié)，保證職責(zé)的順利履行。

（二）內(nèi)部推進(jìn)事業(yè)單位改革

事業(yè)單位改革是黨中央、國務(wù)院的重大戰(zhàn)略決策和重要決策部署，是行政管理體制改革的重要組成部分，將對事業(yè)單位包括人事檔案管理工作在內(nèi)的各項(xiàng)工作產(chǎn)生重大影響。2011年，黨中央、國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于分類推進(jìn)事業(yè)單位改革的指導(dǎo)意見》，對事業(yè)單位改革提出了實(shí)踐指導(dǎo)和路徑指引，要求2020年在事業(yè)單位改革上取得重大突破。當(dāng)前改革迫在眉睫，完成期限日益臨近，在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，信息技術(shù)手段日漸成熟的背景下，事業(yè)單位改革必將結(jié)合信息化手段逐漸展開，在結(jié)構(gòu)調(diào)整、編制整合的過程中，事業(yè)單位的內(nèi)部優(yōu)化和改進(jìn)成為可能，為事業(yè)單位打破傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)方法，創(chuàng)新管理機(jī)制創(chuàng)造了契機(jī)。

三、事業(yè)單位人事檔案管理特點(diǎn)

（一）管理體制機(jī)制有待完善

按照當(dāng)前的檔案管理權(quán)限規(guī)定，很多事業(yè)單位沒有獨(dú)立的檔案管理部門，只有業(yè)務(wù)主管部門才有人事檔案管理權(quán)，一般事業(yè)單位只有保管業(yè)務(wù)檔案的需求，檔案由產(chǎn)生的部門進(jìn)行管理，沒有形成集中統(tǒng)一的管理模式。事業(yè)單位信息化發(fā)展的進(jìn)程加快，檔案管理體制也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)管理模式更新的要求。國家有關(guān)法律法規(guī)對檔案管理沒有更加細(xì)化的規(guī)定，只有對人事檔案的管理流程進(jìn)行了明確的規(guī)范，這就使很多單位人事檔案由人力資源管理部門進(jìn)行管理，檔案的整理和統(tǒng)籌由檔案館或者文獻(xiàn)管理部門負(fù)責(zé)，一般文件由辦公室負(fù)責(zé)管理，各職能部門產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案由各部門保存、管理，按照一定周期由檔案館或文獻(xiàn)管理部門歸檔。檔案管理的管理體制機(jī)制有待完善，需要解決這種多頭管理的混亂局面，不但要安排專人管理檔案，更加要對檔案管理工作因時(shí)制宜、因地制宜進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，按照單位整體需求開展人事檔案管理。

（二）創(chuàng)新思維有待優(yōu)化

事業(yè)單位對我國社會的發(fā)展做出了重大貢獻(xiàn)，對科教文衛(wèi)和公共事業(yè)的發(fā)展起到了重要作用，在科技飛速發(fā)展的新時(shí)代，事業(yè)單位更應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，使自身發(fā)展與社會進(jìn)步相適應(yīng)。長期以來，很多事業(yè)單位仍然保持著傳統(tǒng)的行政色彩，創(chuàng)新思維和創(chuàng)新能力都有待進(jìn)一步優(yōu)化提升，既需要保證檔案管理的嚴(yán)肅性、安全性、可靠性，又要適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新形勢。在集中檔案查閱或者整理期，多次反復(fù)取還檔案可能會加速檔案的磨損，一旦操作不慎，還有可能會造成檔案污損或丟失。將人事檔案電子化能夠有效解決大規(guī)模檔案整理使用查閱過程中的磨損問題和丟失風(fēng)險(xiǎn)，但在人事檔案長達(dá)幾十年的紙質(zhì)管理傳統(tǒng)下，很多單位認(rèn)為還是保持原有的傳統(tǒng)管理方式更加保險(xiǎn)，一旦出現(xiàn)問題，也不會追究個(gè)人責(zé)任，這就致使事業(yè)單位檔案管理長期沒有創(chuàng)新，成為了萬眾創(chuàng)新趨勢下的低谷。

（三）缺乏高水平專業(yè)人才

就專業(yè)培養(yǎng)上來看，檔案學(xué)屬于管理學(xué)學(xué)科門類下、圖書情報(bào)與檔案管理一級學(xué)科分類下的二級學(xué)科專業(yè)。常年以來，檔案學(xué)專業(yè)都是高等學(xué)校招生的冷門專業(yè)，學(xué)校招生培養(yǎng)的專業(yè)人數(shù)較少。但隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，越來越多的信息將作為檔案長期保存，檔案所涉及的范圍將越來越廣，且在原有紙質(zhì)檔案之外，檔案存儲載體也越來越多樣化，聲音、視頻、圖像檔案的保存管理需求逐漸顯現(xiàn)。檔案管理人才的培養(yǎng)與社會對檔案管理人才的需求差異越來越明顯，當(dāng)前檔案管理工作人員群體年齡往往偏大，他們對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展所帶來的變化接受較慢，在利用電子信息化系統(tǒng)管理人事檔案時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)難以理解操作步驟、執(zhí)行時(shí)效性低的現(xiàn)象。與人事檔案管理相銜接的事業(yè)單位錄聘用系統(tǒng)、單位人事信息管理系統(tǒng)以及機(jī)構(gòu)編制部門的編制管理系統(tǒng)等大多依托電子信息軟件進(jìn)行，擁有檔案管理和電子信息雙重專業(yè)背景的技術(shù)人才尤為缺乏。

四、新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新路徑

（一）引進(jìn)信息化系統(tǒng)，提高檔案管理效率

在信息化逐漸普及的時(shí)代，以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)的大數(shù)據(jù)應(yīng)用逐漸被廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位引進(jìn)信息化檔案管理系統(tǒng)的條件已經(jīng)成熟，且當(dāng)前軟件開發(fā)以及掃描儀、高拍儀等硬件設(shè)備的成本逐年降低，引進(jìn)信息化系統(tǒng)的成本已經(jīng)可以被大多數(shù)單位所接受。對于檔案管理任務(wù)較重、檔案數(shù)量較多、檔案類別較為復(fù)雜的事業(yè)單位，可以自行聯(lián)系軟件開發(fā)商，根據(jù)本單位的具體檔案管理要求開發(fā)檔案管理信息化軟件，實(shí)現(xiàn)如針對人事檔案和業(yè)務(wù)檔案區(qū)分保管期限和整理頻率等個(gè)性化功能;對于檔案數(shù)量不多、檔案管理有關(guān)預(yù)算不高的單位，可以與其他事業(yè)單位合作引入信息化系統(tǒng)，尋求檔案行政管理部門的協(xié)助，規(guī)范本單位人事檔案的信息化管理。通過掃描設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化保存，能夠減少在檔案查閱時(shí)所造成的磨損和意外污損，減小檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)方便信息檢索，大大提高了檔案信息提取效率。

（二）人防技防相結(jié)合，確保檔案管理安全

在人事檔案管理過程中，需要正確認(rèn)識新問題、新挑戰(zhàn)，堅(jiān)持崗位不相容等制度，提高檔案管理人員的管理能力與水平，同時(shí)也要利用信息化所帶來的優(yōu)勢，利用技術(shù)手段確保檔案的安全性。在檔案管理的存檔、借閱、歸還以及檢索等各個(gè)階段，都應(yīng)當(dāng)針對電子信息化系統(tǒng)做出科學(xué)的應(yīng)對，防止因?yàn)榧夹g(shù)不熟練而產(chǎn)生管理漏洞，進(jìn)而帶來檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。在利用電子計(jì)算機(jī)查閱檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格禁止電子存儲設(shè)備進(jìn)入查閱室，同時(shí)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)計(jì)為只讀方式，使檔案只能在顯示屏上顯示，無法編輯、刪除或者轉(zhuǎn)移至其他介質(zhì)。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)設(shè)置雙人電子鑰匙或者雙人密碼開啟，涉密檔案或經(jīng)審批方可查閱、歸檔的檔案，應(yīng)當(dāng)設(shè)置科學(xué)的審批流程，經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可執(zhí)行。

（三）優(yōu)化檔案管理制度，健全內(nèi)部控制體系

單位除了要遵守《檔案法》以及檔案管理?xiàng)l例以外，還應(yīng)當(dāng)針對本單位的檔案管理活動制定明確的規(guī)章制度，通過制度來約束單位的檔案管理行為，避免違規(guī)行為的發(fā)生。檔案管理是單位內(nèi)部控制體系建設(shè)的重要組成部分，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理，利用科技發(fā)展以及事業(yè)單位改革的有利契機(jī)，積極健全內(nèi)部控制體系，提高風(fēng)險(xiǎn)控制水平。事業(yè)單位可以整合本單位檔案管理人員與信息化管理人員的工作職責(zé)，組建新的信息化檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)本單位檔案的綜合管理，避免發(fā)生檔案多頭管理所造成的效率低下、推脫責(zé)任的現(xiàn)象。通過信息化系統(tǒng)設(shè)置檔案管理審批流程，存檔、借閱等審批過程通過線上完成，如果沒有相應(yīng)負(fù)責(zé)人審批同意，工作流程就無法在線上運(yùn)轉(zhuǎn)通過，這樣可以有效避免風(fēng)險(xiǎn)行為，既能夠保障檔案管理工作的嚴(yán)肅性，又能夠保護(hù)檔案管理人員，增加檔案管理的安全性。

（四）積極開展培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

不管信息化手段多么先進(jìn)，檔案管理工作歸根結(jié)底要依靠檔案管理人員去落實(shí)和執(zhí)行，因此提高管理人員的專業(yè)水平在大數(shù)據(jù)時(shí)代尤為重要。信息化的變革在短時(shí)間內(nèi)對事業(yè)單位的發(fā)展帶來巨大的影響，很多單位的檔案管理人員存在年齡偏大、對新生事物理解較慢的現(xiàn)象，面對近年來信息技術(shù)領(lǐng)域的騰飛以及檔案管理新系統(tǒng)的應(yīng)用，部分同志無法適應(yīng)。因此事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制訂培訓(xùn)計(jì)劃，積極開展信息化手段下檔案管理能力提升培訓(xùn)，讓管理人員適應(yīng)新時(shí)代、學(xué)會新技術(shù)、提升新能力。在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，管理人員必須從全面的、現(xiàn)代化的視角出發(fā)，防止通過電子渠道的信息泄露、計(jì)算機(jī)病毒導(dǎo)致資料丟失等檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)要推動本單位人員逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，擺脫原有通過紙質(zhì)檔案管理一切的思想觀念，用平常心來對待科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和管理模式的轉(zhuǎn)變。

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作者簡介：

宋雪（1991.11—）女，河南新鄉(xiāng)人，會計(jì)碩士，天津商業(yè)大學(xué)黨委教師工作部（人事處、教師發(fā)展中心）職員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。