試析企業(yè)檔案管理保密工作的重要性及相關(guān)對策

羅李春

摘 要：我國企業(yè)檔案管理的制度化、規(guī)范化建設(shè)已取得了一定的成績的。通過上級督導(dǎo)和逐級分管的模式，檔案管理水平基本可以滿足我國企業(yè)建設(shè)中的總體要求。檔案的重要性隨著在新時期企業(yè)發(fā)展的作用，越發(fā)的凸顯出來。探討和總結(jié)我國企業(yè)檔案管理保密工作的重要性及管理中存在的問題，對我國企業(yè)檔案管理保密工作建設(shè)的法制化，規(guī)范化是有著十分重要的意義的。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;保密工作;對策研究

一、企業(yè)檔案管理保密工作的現(xiàn)狀以及重要性體現(xiàn)

1.1企業(yè)檔案管理保密工作的現(xiàn)狀

一段時期以來，在借鑒國外檔案管理模式的基礎(chǔ)上，我國企業(yè)的制度化、規(guī)范化建設(shè)是取得了一定的成績的。通過上級督導(dǎo)和逐級分管的模式，企業(yè)檔案管理水平基本可以滿足我國企業(yè)建設(shè)中的總體要求，現(xiàn)階段的企業(yè)檔案的類型可分為：圖紙類、圖表類、影像資料類、文檔類等，這些文件性材料在信息時代的普及中，也出現(xiàn)了相應(yīng)的數(shù)據(jù)稿，但數(shù)量的匹配度不足。這些材料主要是用于記錄在企業(yè)項目立項、項目論證、產(chǎn)品驗收、設(shè)備維護(hù)等企業(yè)生產(chǎn)的過程性環(huán)節(jié)，具有十分重要的實用性，成為企業(yè)效益和產(chǎn)品等諸多問題評定的可靠數(shù)據(jù)，推動了企業(yè)整體效能的最大化。在無紙化新時代辦公理念背景下，越來越多的檔案資料存儲在電子類設(shè)備中，并通過建立檔案的多效標(biāo)簽，來應(yīng)對企業(yè)管理、安全生產(chǎn)等問題的不同主管部門對企業(yè)保密工作的督導(dǎo)。

1.2企業(yè)檔案管理保密工作重要性體現(xiàn)

企業(yè)的檔案管理保密工作是企業(yè)管理的人員對企業(yè)發(fā)展的整體方向的經(jīng)營狀況進(jìn)行了解的有效手段，可以為企業(yè)發(fā)展中的計劃與建設(shè)方面，提供有效的決策數(shù)據(jù)支撐。同時，也是社會對企業(yè)效能的成果認(rèn)定的基礎(chǔ)，為企業(yè)綜合發(fā)展模式下提供具有企業(yè)文化和歷史特色的支持性資料，是企業(yè)在市場方面競爭中，凸顯核心競爭力的有效路徑。企業(yè)的檔案管理人員依法科學(xué)的進(jìn)行檔案管理工作，將全面性的服務(wù)于企業(yè)的產(chǎn)品的生產(chǎn)、經(jīng)營銷售、設(shè)備維護(hù)與更新、技術(shù)管理、財務(wù)方面管理的多個環(huán)節(jié)。成為企業(yè)中發(fā)展方面的重要支撐，同時也將成為國家檔案的有效組成部分。

檔案是企業(yè)的有效資產(chǎn)組成，生產(chǎn)活動和經(jīng)營活動的檔案，都是全體員工勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷史背景下的記錄和再現(xiàn)。在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案資料中，將記錄著企業(yè)產(chǎn)品和管理經(jīng)驗的創(chuàng)設(shè)和創(chuàng)新，是一代又一代的管理者和員工們才智與汗水在這一特殊形式載體的體現(xiàn)。同時，檔案中也承載著企業(yè)特有的信息內(nèi)容、知識、觀念，在市場經(jīng)濟(jì)與知識經(jīng)濟(jì)浪潮中，企業(yè)的核心競爭資料的保密程度將會直接影響到企業(yè)獨有的技術(shù)產(chǎn)權(quán)和研發(fā)方向，含有企業(yè)核心信息資料的整理和保管失時或失效，將給企業(yè)造成無法挽回的損失。

二、企業(yè)檔案管理保密工作問題的常見成因

2.1企業(yè)檔案管理的人員配備不足

隨著企業(yè)發(fā)展的深入，檔案生成的周期是很長的，同時檔案的種類及涉及專業(yè)又是十分廣泛的，在檔案管理人員配備不足，對檔案的保密工作方面的認(rèn)識還不夠深入，面對大量的信息型企業(yè)檔案，沒能建立起高效、規(guī)范的檔案管理模式。這些記錄著企業(yè)發(fā)展歷程和生產(chǎn)的詳實資料，因企業(yè)檔案管理崗位人員不足等原因或疏漏、或總量不足。

2.2企業(yè)檔案管理人員缺乏保密意識

企業(yè)管理部門，對檔案的過程性督導(dǎo)力度不足，當(dāng)檔案保密工作的認(rèn)識還停留在資料的被動整體階段。對檔案保密工作的總體功效利用不足，沒能形成良好的交流和共享機制，沒能推動企業(yè)工程核心競爭力的有效提升，成為留存在檔案櫥和電腦硬盤中的單一見證性記錄?，F(xiàn)階段我國企業(yè)的經(jīng)營模式為壟斷式經(jīng)營，企業(yè)的發(fā)展運營沒有競爭對手，導(dǎo)致企業(yè)在風(fēng)險防范工作方面重視程度不夠，企業(yè)檔案管理人員缺乏保密意識，從根本上限制著我國企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.3管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高

檔案的管理人員一般是有剛?cè)肼毣蛞x休的老同志組成，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理和再分析，受限于經(jīng)驗或體力，崗位的能動性不大。日常保密工作的開展主要是以被動應(yīng)付為主。對檔案的歸類和利用能力不足，導(dǎo)致檔案的文本化缺失，沒能達(dá)成有效地檔案管理。檔案收集的實效性不強，部分檔案出現(xiàn)補檔現(xiàn)象是十分嚴(yán)重的。

2.4對企業(yè)檔案負(fù)主管責(zé)任不明確

檔案管理的多重監(jiān)管模式下，對企業(yè)檔案負(fù)主管責(zé)任不明確。企業(yè)檔案保密工作的實施過程中，檔案收集方面的工作存在不規(guī)范情況，檔案管理的制度化也存在不清晰的問題，導(dǎo)致部分檔案涂抹或關(guān)鍵檔案缺失情況在企業(yè)檔案保密工作中時有發(fā)生，成為某些企業(yè)主管或法人逃過法律追究的有效捷徑。檔案管理人員的法律責(zé)任有待進(jìn)一步的明確。

三、應(yīng)對企業(yè)檔案管理保密工作中常見問題的策略

3.1落實崗位責(zé)任，加強檔案管理保密工作監(jiān)督

各企業(yè)的檔案管理保密工作負(fù)責(zé)部門，要對檔案管理保密工作落實責(zé)任，建立檔案的分管和匯總機制。落實檔案管理人員。改變在行政化的批示和檔案的被動收集形式，可以開創(chuàng)性地實施第三方檔案管理模式。做到對產(chǎn)品質(zhì)量評定和企業(yè)設(shè)備的維護(hù)、改造和擴建的系統(tǒng)化的公平、詳實記錄。

3.2提高管理意識，增進(jìn)檔案管理保密工作能力

突破傳統(tǒng)的企業(yè)檔案的記錄模式，開創(chuàng)企業(yè)檔案的大數(shù)據(jù)建設(shè)，通過崗位經(jīng)驗積累、個人檔案管理能力提升培訓(xùn)等形式，在落實崗位責(zé)任，提升檔案管理意識的同時，優(yōu)化檔案管理途徑，充分利用信息設(shè)備的傳輸速率和存儲上限，多樣化地實施數(shù)據(jù)標(biāo)簽保密工作，為應(yīng)對各級主管部門督查和檔案管理的分類和存檔，建立保密工作基礎(chǔ)。

3.3推行制度化建設(shè)，依法依規(guī)實施記錄

根據(jù)國家檔案局頒布的相關(guān)檔案管理方面的法案，制定與企業(yè)發(fā)展進(jìn)程相匹配的，分層檔案管理要求和崗位制度。企業(yè)檔案管理的保密工作實行法制化與制度化。強調(diào)檔案管理中保密工作的法律效應(yīng)。做到歸檔的文件材料完整，且能夠準(zhǔn)確地反映企業(yè)的生產(chǎn)、科研、基建方面和經(jīng)營類管理等各項活動的真實性。

3.4發(fā)揮檔案效能，提高企業(yè)檔案利用率

新時期下，檔案管理保密工作應(yīng)為企業(yè)的核心競爭力服務(wù)，通過對企業(yè)歷史檔案的有效整理，實現(xiàn)企業(yè)的文化在新的時期下具有新的活力，為企業(yè)的發(fā)展注入新鮮血液。同時達(dá)成企業(yè)檔案管理的在企業(yè)不同職能部門間的交流，讓企業(yè)檔案在更大的平臺下，實現(xiàn)新生。

結(jié) 語

通過以上對企業(yè)檔案管理中保密工作的詳細(xì)探析，得出重視企業(yè)檔案管理保密工作的規(guī)范與制度，方才能為企業(yè)的安全生產(chǎn)與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的評定提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)保障，對企業(yè)檔案管理人員的合理調(diào)配與培訓(xùn)管理、強化人員的崗位職責(zé)及檔案管理新模式等策略的應(yīng)用，都會在日后的企業(yè)檔案管理保密工作方面，優(yōu)化檔案管理制度，充分發(fā)揮檔案管理的作用，服務(wù)企業(yè)發(fā)展等方面做出指標(biāo)性的提升。

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作者簡介： 羅李，性別：男，學(xué)歷：本科，職稱：政工師。