淺析事業(yè)單位電子檔案管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施

閔天媛

摘 要：信息化時(shí)代的來(lái)臨要求事業(yè)單位的電子檔案管理工作必須進(jìn)行優(yōu)化，通過(guò)建立電子檔案提升事業(yè)單位的檔案管理水平及工作效率?，F(xiàn)實(shí)情況是部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)并不重視，缺乏專業(yè)的電子檔案管理人才，電子檔案管理制度也并不完善，因此事業(yè)單位的電子檔案管理工作落實(shí)效果并不理想。本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，針對(duì)性地提出具有可行性的改進(jìn)對(duì)策，以促進(jìn)事業(yè)單位電子檔案管理工作的順利開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電子檔案管理;改進(jìn)措施

中圖分類號(hào)：D630 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1671-2064（2020）12-0234-02

信息技術(shù)的快速發(fā)展推動(dòng)了各個(gè)行業(yè)的信息化管理水平，事業(yè)單位的檔案管理必須要進(jìn)行改革，積極引入信息技術(shù)手段，緊跟時(shí)代的步伐，推進(jìn)電子檔案管理的建設(shè)進(jìn)程。電子檔案管理是提升檔案管理效率的有效途徑，有利于提高檔案信息的查閱速度，也使電子檔案的存儲(chǔ)更加便捷，數(shù)據(jù)信息安全性更高，是提升事業(yè)單位檔案管理能力的有效途徑[1]。

1電子檔案管理建設(shè)的重要性

1.1提高檔案管理效率

事業(yè)單位的檔案管理并不全面，形式化過(guò)于嚴(yán)重，檔案管理效率低下。實(shí)現(xiàn)電子檔案管理以后，采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段可以實(shí)現(xiàn)檔案的合理分類與總結(jié)，檔案管理效率得以大幅提高，避免出現(xiàn)人為操作失誤的情況，有利于提升事業(yè)單位檔案管理的精準(zhǔn)程度。

1.2節(jié)約查閱時(shí)間

電子檔案具有整理快速、便捷的特點(diǎn)，檔案信息錄入后，可以自動(dòng)生成目錄并進(jìn)行文獻(xiàn)檢索，同時(shí)，科學(xué)合理的檔案分類有利于閱讀者的檔案查找，只需輸入關(guān)鍵詞就可以快速獲取需要的檔案信息，大大節(jié)約了檔案信息查找時(shí)間。

1.3提高存儲(chǔ)安全性

電子檔案受到外界的干擾較少，安全性能更高，有效避免了檔案丟失或損毀的情況。電子檔案的存儲(chǔ)容量大，一旦出現(xiàn)檔案信息的缺失，也可以及時(shí)進(jìn)行信息補(bǔ)錄。計(jì)算機(jī)防火墻的設(shè)置以及安全登錄設(shè)置都可以提高信息存儲(chǔ)的安全性。

1.4有利于提升檔案利用率

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)的應(yīng)用下，電子檔案信息數(shù)據(jù)可在網(wǎng)絡(luò)上共享，可對(duì)用戶的查閱與使用權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，用戶可在網(wǎng)絡(luò)上選擇任意時(shí)間及地點(diǎn)進(jìn)行檔案資料的查閱及使用，檔案調(diào)取與使用過(guò)程更加便捷。同時(shí)，在電子檔案使用過(guò)程中可及時(shí)進(jìn)行缺失信息內(nèi)容的增補(bǔ)，以使檔案信息的完整性更高[2]。

2事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理現(xiàn)狀

2.1檔案管理重視程度不足

事業(yè)單位的檔案管理意識(shí)不足，專業(yè)的檔案管理人才缺失，存儲(chǔ)的檔案資源并不完整，且分類極為混亂。由于資金投入不足，電子檔案的建設(shè)缺乏充足的軟件與硬件條件，電子檔案管理設(shè)備極度缺失，電子檔案管理工作的有效開(kāi)展受到了阻礙。

2.2檔案管理制度不完善，管理方式不合理

電子檔案管理方式較為科學(xué)，然而由于其具有易篡改性以及易復(fù)制性的特點(diǎn)，在管理過(guò)程中存在較高的安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理制度的缺失會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)檔案信息泄露以及被隨意修改等問(wèn)題，電子檔案的發(fā)展勢(shì)必會(huì)受到影響[3]。

2.3電子檔案管理專業(yè)能力不足

電子檔案的收集與整理都要求檔案管理人員具有過(guò)硬的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)能力。然而，事業(yè)單位的檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)偏于老齡化，計(jì)算機(jī)操作技術(shù)能力不足，阻礙了電子檔案管理工作的正常開(kāi)展。

3事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)化措施

3.1 提高對(duì)電子檔案管理的重視程度，配置軟件與硬件設(shè)施

事業(yè)單位要提高對(duì)電子檔案管理工作的重視程度，使電子檔案管理成為事業(yè)單位的常態(tài)工作之一。安裝電子檔案管理所需的軟件與硬件設(shè)施，提高對(duì)檔案管理過(guò)程的有效監(jiān)管，保障電子檔案管理工作的順利開(kāi)展。由于檔案管理工作具有延續(xù)性，因此要從人力資源管理層面保障檔案管理人員的穩(wěn)定，避免出現(xiàn)電子檔案管理人才流失而導(dǎo)致檔案管理中斷、檔案信息整理不完整的情況。

3.2 制定與完善電子檔案管理制度

電子檔案管理有利于提高檔案管理效率，為了使電子檔案管理走出無(wú)序管理的狀態(tài)，事業(yè)單位要制定明確的電子檔案管理制度，明確電子檔案管理的制作、審核、收集、分類、存儲(chǔ)以及補(bǔ)錄等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程，并對(duì)整個(gè)管理過(guò)程予以嚴(yán)格的監(jiān)督，約束檔案管理人員的操作，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理，提高電子檔案的完整性，保證檔案信息內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。事業(yè)單位還要根據(jù)單位職能和單位檔案的特點(diǎn)及時(shí)進(jìn)行檔案信息的完善與補(bǔ)充。

3.3提供充足的資金支持

在電子檔案管理過(guò)程中需使用現(xiàn)代化設(shè)備及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，還要引入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，因此，事業(yè)單位應(yīng)提供充足的資金用于檔案管理部門進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與管理工作的開(kāi)展，對(duì)檔案管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，確保檔案管理運(yùn)行資金充足進(jìn)而推動(dòng)管理效率的有效提升。同時(shí)，事業(yè)單位還要對(duì)資金的使用過(guò)程及用途進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，確保專款專用，進(jìn)而保障事業(yè)單位的檔案管理部門可滿足社會(huì)發(fā)展下事業(yè)單位的檔案管理需求[4]。

3.4提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)

電子檔案管理人員的素質(zhì)與能力是檔案管理工作能否順利開(kāi)展的重要影響因素。事業(yè)單位可以在人力資源部門的配合下，聘請(qǐng)檔案管理知識(shí)全面、計(jì)算機(jī)操作技術(shù)熟練的專業(yè)電子檔案管理人員負(fù)責(zé)本單位的電子檔案管理工作，也可以在本單位內(nèi)定期開(kāi)展電子檔案管理相關(guān)知識(shí)與能力的提升培訓(xùn)課程，強(qiáng)化電子檔案管理人員的技術(shù)能力。同時(shí)，電子檔案管理人員要嚴(yán)格按照事業(yè)單位的電子檔案管理制度開(kāi)展檔案管理工作，及時(shí)進(jìn)行電子檔案管理軟件的升級(jí)與優(yōu)化，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)硬件的防火墻設(shè)置，設(shè)定安全登錄密碼，防止他人非法侵入事業(yè)單位的檔案管理電腦，盜取或篡改檔案信息，保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全。此外，還要重視電子檔案管理人員道德素質(zhì)能力的提升，提高其職業(yè)素養(yǎng)，避免出現(xiàn)隨意修改檔案信息的情況。

3.5加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)的安全存儲(chǔ)工作

在社會(huì)高速發(fā)展、經(jīng)濟(jì)快速增長(zhǎng)的當(dāng)下，事業(yè)單位的信息數(shù)據(jù)量日益龐大，因此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)，將先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中。事業(yè)單位應(yīng)在計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)人事檔案信息庫(kù)的建立，使用多種存儲(chǔ)管理方式，并對(duì)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行有效強(qiáng)化，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充與完善。同時(shí)，為了減少檔案資料丟失或損毀等問(wèn)題的出現(xiàn)，相關(guān)部門應(yīng)重視信息化檔案建設(shè)中的安全存儲(chǔ)工作，盡可能降低檔案泄露問(wèn)題的出現(xiàn)。檔案管理人員首先應(yīng)根據(jù)檔案資料的重要性而對(duì)電子檔案進(jìn)行安全等級(jí)劃分，對(duì)其網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并采取等級(jí)不一的加密方式，確保檔案資料的安全性。同時(shí)，還要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，檢測(cè)到異常狀態(tài)要及時(shí)進(jìn)行原因分析與處理，以確保信息數(shù)據(jù)可以在安全的環(huán)境下進(jìn)行存儲(chǔ)與傳輸。

3.6 制定與推行電子檔案?jìng)浞葜贫?/p>

為了保障電子檔案信息的安全，事業(yè)單位應(yīng)制定電子檔案?jìng)浞葜贫?，將原有的紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描制作成電子文件，并分別進(jìn)行紙質(zhì)檔案與電子檔案的保存，將紙質(zhì)檔案作為保存原件，以電子檔案作為副本進(jìn)行歸檔與管理。同時(shí)，如發(fā)現(xiàn)電子檔案的生成與傳送后無(wú)法判定檔案的可靠性時(shí)，應(yīng)參照原件檔案進(jìn)行電子檔案的整理與歸檔[5]。

3.7 實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理部門應(yīng)建立檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的有效共享。應(yīng)立足于檢查服務(wù)的基礎(chǔ)上建立檢索中心，以此將大數(shù)據(jù)的作用充分展現(xiàn)出來(lái)，高效、快捷地對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索與使用，提高檢索效率。同時(shí)檢索中心的建立可有效降低人力、物資及資金成本，降低了檔案數(shù)據(jù)信息資源的重復(fù)建構(gòu)成本。各級(jí)檔案管理部門可對(duì)大數(shù)據(jù)庫(kù)檢索中心加以利用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的高效審批、借閱以及使用，進(jìn)而使檔案信息的歸檔與存儲(chǔ)更加規(guī)范。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作應(yīng)對(duì)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮，事業(yè)單位應(yīng)強(qiáng)化自身的信息化建設(shè)，確保建立起大數(shù)據(jù)操作平臺(tái)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)與大數(shù)據(jù)平臺(tái)的有效整合，提高檔案管理工作流程的精細(xì)性與科學(xué)性。此外，還要對(duì)加強(qiáng)內(nèi)部制度建立，以保障檔案信息資源的安全性。

4結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位的檔案管理工作要與時(shí)代的發(fā)展相適應(yīng)，積極引入信息化技術(shù)手段，促進(jìn)電子檔案管理的建設(shè)?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位的電子檔案管理問(wèn)題較多，因此，必須制定合理的電子檔案管理制度，優(yōu)化電子檔案管理流程，建立專業(yè)化、高素質(zhì)的電子檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高檔案信息的安全性及完整性，同時(shí)還要對(duì)電子檔案管理工作人員的工作效果進(jìn)行及時(shí)評(píng)價(jià)，保障事業(yè)單位電子檔案工作的正常開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

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