大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的策略探討

摘 要：人事檔案是事業(yè)單位了解和記錄員工信息的工具，為單位發(fā)掘人才和人事任命提供了重要的依據(jù)。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用，這也給事業(yè)單位的人事檔案管理改革制造了新契機(jī)。基于此，本文前一部分對(duì)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，后一部分探討了大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的措施。以此來(lái)供相關(guān)人士交流參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化建設(shè)

引 言

隨著數(shù)字信息技術(shù)的成熟，人事檔案管理也逐漸向信息化管理方式轉(zhuǎn)變。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，信息化管理將人事檔案都收錄在安全保密的計(jì)算機(jī)中，工作人員可以使用電腦來(lái)進(jìn)行檔案信息的檢索和利用，極大地提高了工作效率，提升了人事檔案的使用頻率和保管質(zhì)量，使得檔案管理工作更加簡(jiǎn)潔高效。因此，事業(yè)單位應(yīng)積極地推進(jìn)人事檔案管理的信息化改革。

一、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)人事檔案的作用認(rèn)識(shí)不足

在事業(yè)單位中人事檔案是非常重要的工具，不僅記錄著相關(guān)人員的個(gè)人信息和發(fā)展歷程，也為單位的人才選調(diào)、人事任命和職稱評(píng)聘提供了憑據(jù)。但是，在當(dāng)前事業(yè)單位的人事管理中，對(duì)人事檔案的作用認(rèn)識(shí)不足。對(duì)紙質(zhì)檔案的保存和管理工作做得不到位，使得在電子檔案的錄入存在缺頁(yè)漏項(xiàng)、材料不完整的情況，這些問(wèn)題加大了檔案信息化的難度。

（二）管理制度不健全，信息化基礎(chǔ)薄弱

人事檔案包含了考核、職稱、工資、任免，培訓(xùn)等方面，事業(yè)單位在紙質(zhì)檔案的收集保管過(guò)程中不能及時(shí)存入檔案，往往人員調(diào)動(dòng)，需要轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，才集中進(jìn)行補(bǔ)充，具有滯后性。另外，信息化的前提是紙質(zhì)檔案材料整理得完整，人事檔案在形成和利用過(guò)程中缺乏制度約束，檔案的收集、利用歸還不及時(shí)，常造成人事檔案資料的“遺”“漏”“缺”現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了人事檔案信息化進(jìn)程。

（三）信息化建設(shè)缺乏相應(yīng)的設(shè)施和人員

當(dāng)前，很多事業(yè)單位對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，人事檔案的管理沒(méi)有配備相應(yīng)的設(shè)施和充足人員。加之設(shè)備更新緩慢和管理環(huán)境簡(jiǎn)陋，制約了檔案管理信息化的發(fā)展。單位中的人事工作人員缺少專業(yè)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，沒(méi)有掌握過(guò)硬的信息化技能，工作效率難以提高。且當(dāng)前的事業(yè)單位多是采用各自的管理系統(tǒng)，沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字化信息加工方法，使得人事檔案的轉(zhuǎn)接和利用存在不暢通的問(wèn)題。

（四）人事檔案保管安全性不足

要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，首要的工作就是將紙質(zhì)檔案資料輸入或者是掃描到系統(tǒng)中，變成電子化檔案。在這個(gè)過(guò)程中，很多單位沒(méi)有重視對(duì)紙質(zhì)檔案的保存和備份，容易出現(xiàn)檔案信息的外泄，資料不齊、缺頁(yè)的問(wèn)題，造成人事檔案管理的安全漏洞。且當(dāng)前我國(guó)的事業(yè)單位對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的安全維護(hù)重視不夠，沒(méi)有一個(gè)穩(wěn)定的系統(tǒng)集中儲(chǔ)存這些電子化的信息，一旦系統(tǒng)老化，安全性不夠容易造成信息丟失等問(wèn)題。所以，應(yīng)該更加重視人事檔案管理的安全建設(shè)，保障檔案資料的完整性和安全性。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）提高信息化建設(shè)意識(shí)，做好試點(diǎn)推進(jìn)工作

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理工作應(yīng)該緊跟發(fā)展腳步，實(shí)現(xiàn)管理的信息化。因此事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)實(shí)際工作需要，制定出合理的制度和計(jì)劃，加大宣傳力度，多方面配合工作，大力推進(jìn)單位人事檔案管理信息化的腳步，提升人事檔案管理的工作效率和質(zhì)量?？梢韵冗x擇一部分部門或者人員進(jìn)行檔案管理信息化的試點(diǎn)，分批次、分層級(jí)開(kāi)展數(shù)字化工作，同時(shí)積極向已進(jìn)行信息化的單位學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員來(lái)進(jìn)行工作指導(dǎo)，并結(jié)合這些經(jīng)驗(yàn)來(lái)改進(jìn)工作方法。在試點(diǎn)取得成功后，迅速組織人員將成功經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行傳播，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的整體信息化[1]。

（二）完善檔案信息化制度建設(shè)、開(kāi)發(fā)信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)。

人事檔案信息化建設(shè)是單位的信息化建設(shè)中的重要部分，要加強(qiáng)制度建設(shè)，使信息化工作落實(shí)在具體的制度中，規(guī)范工作程序、人員權(quán)限和檔案整理的基本要求。要積極爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)支持和技術(shù)支持，開(kāi)展檔案信息化系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，從系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段就對(duì)人事檔案進(jìn)行分模塊，分主題、分類別處理，才能利于人才資源的開(kāi)發(fā)，為單位人才的選拔提供精準(zhǔn)信息。

（三）提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能

當(dāng)前大多數(shù)事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案管理是都安排了專職人員，這部分人員的工作技能直接關(guān)系著人事檔案管理工作的進(jìn)展程度。因此，在人事檔案管理的信息化過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升工作技能。首先，應(yīng)該做好檔案管理人員的思想教育，人事檔案管理關(guān)系到單位人員的職業(yè)發(fā)展和人事調(diào)動(dòng)，因此檔案必須整理完整、齊全且真實(shí)有效。這就要求檔案管理人員具備良好的思想素質(zhì)，工作素養(yǎng)，耐心、細(xì)致地進(jìn)行管理。其次，當(dāng)下事業(yè)單位的檔案管理人員還停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式，在進(jìn)行人事檔案管理信息化的過(guò)程中，應(yīng)該重視對(duì)工作人員的信息化專業(yè)技能的培養(yǎng)，使工作人員了解檔案數(shù)字化的程序、重點(diǎn)、難點(diǎn)盡可能地掌握數(shù)字化工作技能，學(xué)會(huì)進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和維護(hù)。

（四）提升人事檔案管理工作的安全性

人事檔案對(duì)于單位和個(gè)人都有重要意義，因此在信息化的過(guò)程中，應(yīng)該做好安全工作，保障檔案信息的完整和機(jī)密。首先，在信息化過(guò)程中，應(yīng)該注意保護(hù)好每一份紙質(zhì)檔案。電子信息在輸入和保存中難免會(huì)出現(xiàn)輸入錯(cuò)誤和信息缺失，這時(shí)紙質(zhì)檔案能夠及時(shí)進(jìn)行核對(duì)和查缺，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。其次，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)該對(duì)單位的信息系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行更新維護(hù)，做好病毒和黑客入侵的防御工作。同時(shí)應(yīng)該對(duì)數(shù)字化信息進(jìn)行加密保存和備份，并做好對(duì)檔案信息查閱權(quán)限的審查，保證檔案資料的機(jī)密性[2]。

三、結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給事業(yè)單位的檔案管理帶來(lái)了新契機(jī)也提出了新要求，因此事業(yè)單位的人事管理部門應(yīng)該抓住機(jī)遇，充分把握當(dāng)前的發(fā)展形勢(shì)，明確自身的發(fā)展需求。積極轉(zhuǎn)變工作方式，推進(jìn)人事檔案管理的信息化發(fā)展，使人事檔案能更好地為事業(yè)單位的人才流動(dòng)、人員晉升、人事任免提供參考和支撐。

參考文獻(xiàn)

[1] 鄭明偉， 王鋒華. 探討大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)策略[J]. 電腦迷， 2019， 000（002）：16-17.

[2] 魏明. 大數(shù)據(jù)時(shí)代下人事檔案管理信息化建設(shè)探究[J]. 發(fā)明與創(chuàng)新（職業(yè)教育）， 2020， No.792（02）：137-137.

作者簡(jiǎn)介：楊鴻芳（1988-），女，侗族，貴州錦屏人，碩士研究生，貴州省社會(huì)科學(xué)院，研究方向：行政管理、檔案管理、檔案信息化