分析傳統(tǒng)檔案管理與信息技術(shù)檔案管理二者的優(yōu)劣

(山東省濱州市惠民縣婦幼保健院,山東濱州 251700)

隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率低，已經(jīng)不能夠滿足當下社會發(fā)展的需求，為提高工作效率，節(jié)省人力成本、節(jié)省物力資源，電子檔案管理形式出現(xiàn)，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，進行檔案的管理，有效改善傳統(tǒng)檔案管理中的不足之處?，F(xiàn)如今，檔案的管理形式多樣化，內(nèi)容豐富化，信息技術(shù)檔案管理雖然能夠提高工作效率，具有便捷、及時等優(yōu)勢，但是也存在一定的安全隱患問題。傳統(tǒng)檔案管理的效率雖不如信息技術(shù)檔案管理，但在原始資料保存和檔案安全等方面，占據(jù)一定的優(yōu)勢。在傳統(tǒng)檔案管理和信息技術(shù)檔案管理的對比中，可以更加清晰明確的分析兩者之間各自的優(yōu)勢和劣勢。不管是傳統(tǒng)還是信息技術(shù)檔案管理，都是社會時代發(fā)展下的產(chǎn)物，都具有不可忽視的作用[1]。

1 傳統(tǒng)檔案管理和信息技術(shù)管理異同

1.1 檔案管理相同點

（1）價值和存在形式相同，傳統(tǒng)檔案和信息技術(shù)管理下電子檔案都是以檔案的形式而存在，都是對具體事件的具體記錄，并且都是以數(shù)據(jù)為載體，都具備真實性，所以價值是相同的。（2）實質(zhì)性作用相同，雖然傳統(tǒng)檔案、電子檔案在存在的形式和管理方法上有很大不同點，但實質(zhì)作用相同，就某縣城健康管理局而言，二者都是對健康數(shù)據(jù)進行記錄，為健康管理局未來發(fā)展提供真實可靠的數(shù)據(jù)資料。（3）工作原理相同，無論是傳統(tǒng)檔案和信息技術(shù)下的檔案都是時代發(fā)展進程的體現(xiàn)，都對信息進行分類收集和管理，形成檔案，為日后參考和查找提供歷史依據(jù)，所以二者工作原理是相同的[2]。

1.2 檔案管理不同點

（1）保存方式不同，傳統(tǒng)檔案一般以紙質(zhì)為主保存，可以長期保存，不容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。電子檔案只要以各種數(shù)據(jù)載體為主進行保存，載體在長期使用的過程當中，容易出現(xiàn)老化變質(zhì)等情況，造成數(shù)據(jù)的損毀和丟失問題。（2）整理分類不同，傳統(tǒng)檔案管理主要是由相關(guān)工作的工作人員進行管理，同時標注好檔案與檔案之間的共同點，以便清晰查閱相同文件。電子檔案管理主要是對應用信息技術(shù)進行智能分類和管理，分類過程中涉及到書面形式存在的材料，也要進行電子檔的備份，防止數(shù)據(jù)遺漏造成的損失。（3）使用流程不同，傳統(tǒng)檔案和信息技術(shù)化的電子檔案都具有一定的保密性質(zhì)，傳統(tǒng)檔案在使用上，需要出示相關(guān)檔案查找證明，并由工作人員做好登記，方可查閱，有一定的安全性。電子檔案不需要出具相關(guān)查閱手續(xù)，只要按照工作人員提示，并按要求輸入驗證方可查閱，有些保密文件，則需要輸入密碼或者口令才能進行查閱和下載，也具備一定安全性。（4）查找耗時不同，由于傳統(tǒng)檔案管理和信息技術(shù)管理方式不同，并且使用流程也不相同，所以查閱耗時也不同，傳統(tǒng)的檔案查閱，需要查閱手續(xù)，然后通過分類，按照編號一一進行查找。電子檔案只需要輸入編號，輸入文件類型，或者對應的關(guān)鍵詞等，就能夠快速的查閱相關(guān)資料[3]。

2 從內(nèi)容分析傳統(tǒng)檔案管理和信息技術(shù)管理利弊

2.1 檔案管理安全性

傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)資料為主，大多數(shù)原始資料也是紙質(zhì)資料，可以長期保存，基本不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)的丟失，優(yōu)勢在于能保長期保存，不丟失，劣勢是防水、防火、防蟲任務艱巨，傳統(tǒng)資料管理只要管理方式到位，管理制度完善，就能很好保護資料的完整性。信息技術(shù)檔案主要是以數(shù)字化信息為主，電子形式存在，不存在傳統(tǒng)檔案在保存方面的安全隱患，還具有儲存便捷，查找方便的優(yōu)勢，但是，因為電子檔案數(shù)據(jù)化程度比較復雜，儲存的載體也很多，程序一旦出錯，或者遭受網(wǎng)絡病毒的攻擊，都會影響整個信息庫的安全[4]。

2.2 檔案管理真實性

傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)為主，對入檔的審核特別的嚴格，一旦確定內(nèi)容，基本上不會在做改動，保管的好，就可以保證檔案的真實性和紙質(zhì)檔案的原始性。傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)勢在于檔案真實和完整性，劣勢是一經(jīng)確認不可輕易更改。信息技術(shù)管理下的電子檔案，編輯和刪改容易，但是由于電子檔案載體較多，只看內(nèi)容和存在形式，沒有辦法辨別電子檔案的真實性，以及很難辨別檔案是否為原始檔案。而且，電子檔案一般都是從原始文件轉(zhuǎn)化而來，轉(zhuǎn)化過程中，出錯幾率高于傳統(tǒng)檔案。

2.3 檔案管理操作性

信息技術(shù)檔案管理主要是以先進技術(shù)為主，可以進行批量處理信息的操作，這樣管理方式加快了信息處理的速度，也降低了相同任務之下管理工作的工作量。傳統(tǒng)的檔案管理，是用大量的人工進行操作，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，資料種類越來越多，同類型檔案信息也在成倍的增長，整理檔案、檔案歸檔難度和強度也在增加，對檔案整理人員細心程度要求高。信息化管理的專業(yè)程度相對于傳統(tǒng)的管理方式，更具有專業(yè)性。傳統(tǒng)檔案管理對操作人員的要求，是要專業(yè)的管理技術(shù)和相關(guān)專業(yè)技能，信息技術(shù)管理在傳統(tǒng)檔案管理對操作人要要求上，增加了計算機及軟件的操作技能，專業(yè)化程度更高[5]。

3 從環(huán)節(jié)分析傳統(tǒng)檔案管理和信息技術(shù)管理利弊

3.1 檔案存貯

傳統(tǒng)檔案管理和信息技術(shù)管理最大差別，就是在檔案的存貯方式。傳統(tǒng)檔案管理儲藏，需要人力和物力持續(xù)不斷輸送，隨著時間的不斷變化，檔案的不斷積累，新舊檔案大量融合過程中，如果管理不當，就會影響就檔案的使用，以及新能檔案的順利歸檔，在資源上存在一定的消耗。信息化技術(shù)的管理相比傳統(tǒng)管理，形式更加豐富，圖形、聲音、文字、影像等形式，都可以互相搭配進行存貯，也可以單獨存貯，這樣就使得信息技術(shù)下的存貯，比傳統(tǒng)管理存貯更具有全面性、生動性的特點。信息技術(shù)下存貯，優(yōu)于紙質(zhì)化存貯，具備了存儲容量大、傳播速度快、記錄速度快等特點，例如磁盤、膠片、光盤等諸多形式，所需要存貯的空間小，大大節(jié)約檔案存貯所占用的空間。不過，傳統(tǒng)檔案多為紙質(zhì)檔案，在修改時候，會留下修改痕跡，更改流程極為復雜，這樣能夠確檔案的原始性和真實性。信息技術(shù)管理下的電子檔案具有特殊的重復性，可以直接進行無痕的修改，方便及時糾正檔案的錯誤，但是很難保證檔案的真實性和原始性，在這方便，傳統(tǒng)檔案管理方式更具備優(yōu)勢[6]。

3.2 檔案鑒別整理

傳統(tǒng)管理下的檔案，在歸檔之前，就已經(jīng)開始了對檔案價值的鑒定工作，在檔案歸檔之前，早就已經(jīng)開始了資格的審查，并且，每一份檔案，甚至每一份檔案的每一頁都已經(jīng)查閱相關(guān)文獻，并判斷好檔案能夠保管的期限，以及檔案保管的價值，歸檔之后，還要繼續(xù)進行檔案價值的復查。傳統(tǒng)檔案歸檔管理的流程嚴格而且非常的復雜，所以，檔案的數(shù)量會受到一定的限制，最終因?qū)彶檫^后歸檔的檔案質(zhì)量比較高。對于信息技術(shù)管理下的電子檔案而言，是對其技術(shù)的方面，以及檔案內(nèi)容兩個方面進行提前的預測以及判斷。對于電子檔案來講，技術(shù)的狀況，與文件的可讀性和真實性，以及應用性具有密不可分的關(guān)系，可以直接影響檔案的保存價值，所以，電子檔案不僅要像傳統(tǒng)檔案一樣，對內(nèi)容進行鑒別工作，還要對文檔可讀性進行技術(shù)分析，文檔有無病毒也要進行技術(shù)分析，才可以順利入檔。信息技術(shù)管理檔案，可以通過計算機技術(shù)進行有效的、快速的以及用多個角度視角來快速調(diào)整文件查閱順序，在占用時間上會占據(jù)一定的優(yōu)勢，相同時間內(nèi)，電子檔案處理速度一定比傳統(tǒng)檔案整理速度快，處理數(shù)量也多，但是電子檔案的質(zhì)量沒有傳統(tǒng)檔案質(zhì)量高。

3.3 檔案收集歸納

傳統(tǒng)檔案管理是先根據(jù)各種資料進行查閱考證，將所有的有價值的查考資料，全部收集在一起，再根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式、以及類型，進行分類，然后組成不同的卷宗。檔案歸檔的時間，通常分為以下的兩種情況，一種是科技類型的文件，該檔案的歸檔時間是在科技類文件項目結(jié)束之后才可以進行歸檔，另一種是行政類型的文件，這類文件，一般情況下，是在第二年的上半年進行歸檔。傳統(tǒng)檔案的收集和歸檔，在檔案歸檔的前期工作量不多，內(nèi)容也比較直觀，方便辨認，但是，檔案在收集資料階段耗時周期較長。信息化技術(shù)化電子檔案的歸檔比傳統(tǒng)檔案管理要復雜，檔案的管理人員，接收到檔案時候，需要一定的時間，對電子檔案進行標注和編號處理，然后才能生成電子檔案，在利用互聯(lián)網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)給上級部門進行查閱審核，審核過后，由專門部門進行貯藏歸檔。電子檔案雖然在歸檔前期工作量大，工作繁瑣復雜，但是能夠更好的保存檔案的完整性，在后期調(diào)用、查閱等環(huán)節(jié)簡單便捷，電子檔案歸檔的周期對比傳統(tǒng)檔案歸檔，具有周期短、信息時效性更好的特點[7]。

3.4 檔案應用

傳統(tǒng)檔案管理和信息技術(shù)管理下的檔案，在應用方面發(fā)生了特別大的變化。傳統(tǒng)的檔案在查閱時候收到了限制，由于本身存貯的物理限制，在查閱時候需要提前做好準備工作，不僅需要到當?shù)氐臋n案藏館去查閱，還要提前做好層層的申請，上級管理部門允許方可進行檔案查閱，而且，一份檔案智能申請查閱人當場瀏覽，并且只允許申請人一人觀看。信息技術(shù)檔案管理，沒有查閱方面的局限，在網(wǎng)絡上傳檔案的速度可以按照分秒來計算，檔案信息傳輸?shù)乃俣确浅５目欤⑶也皇艿赜蚝涂臻g的各種限制，手機、電腦等設備可以使檔案公開進行瀏覽和傳看。但是，電子檔案也有一定的弊端，電子檔案主要是將檔案信息數(shù)字化存儲，查看時對設備具有一定的依賴性，要滿足電子檔案的運行條件方可查閱，而且電子檔案并不是直讀的檔案。傳統(tǒng)的檔案并沒有電子檔案對設備和運行條件方面的限制，并且，傳統(tǒng)檔案只要接觸到便可以直接瀏覽。

4 結(jié)語

結(jié)合上文對傳統(tǒng)檔案管理和信息技術(shù)管理的詳細闡述看，雖然信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)下的電子檔案管理受到了各界廣泛關(guān)注和使用，為檔案管理和查閱提供了便捷，但是傳統(tǒng)的檔案管理依舊占據(jù)著檔案管理的重要地位，在真實性和歷史性方面具有一定為地位。兩者之間互相協(xié)助、共同發(fā)展是未來檔案管理的最好發(fā)展策略，充分發(fā)揮各自優(yōu)勢，彌補兩者之間的不足。所以，未來應該做好信息技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理方式相結(jié)合，科學進行管理的計劃，進一步提高工作效率，發(fā)揮檔案管理的最高價值。