新時(shí)期成人學(xué)校人事檔案管理的發(fā)展策略

李永戰(zhàn)

摘要：人事檔案承載著成人學(xué)校教職員工的信息，關(guān)系到成人學(xué)校人事制度的深入改革，直接影響到組織人事工作的開(kāi)展質(zhì)量。因此，成人學(xué)校需充分意識(shí)到檔案管理工作的開(kāi)展價(jià)值，結(jié)合新時(shí)期發(fā)展特點(diǎn)與要求，積極創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式，全面改善檔案管理效果，將人事檔案的價(jià)值和作用充分發(fā)揮出來(lái)，服務(wù)于成人學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：成人學(xué)校;檔案管理;發(fā)展策略

人事檔案對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷等進(jìn)行了真實(shí)、全面的記錄，應(yīng)用價(jià)值較高。近些年來(lái)，成人學(xué)校人事檔案管理水平得到了顯著提高，促進(jìn)了教職工管理、人事制度改革等工作的開(kāi)展。但受主客觀因素的綜合作用，檔案管理職能依然沒(méi)有得到全面、徹底的發(fā)揮。針對(duì)這種情況，成人學(xué)校需遵循科學(xué)的創(chuàng)新原則，穩(wěn)步發(fā)展人事檔案管理工作，增強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化和制度化，提高人事檔案資料的利用率，以便與成人學(xué)校新時(shí)期的發(fā)展需求所適應(yīng)。

一、成人學(xué)校人事檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的意義

（一）人事管理水平得到提升

成人學(xué)校具有較多的教職工數(shù)量，涵蓋了十分復(fù)雜的類(lèi)型，如授課教師、行政人員等，加大了人力資源管理的難度。因此，需通過(guò)創(chuàng)新發(fā)展人事檔案管理模式，增強(qiáng)管理的規(guī)范化水平，全面、準(zhǔn)確記錄各個(gè)人員的信息，客觀反映教職工的實(shí)際情況[1]。這樣相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)這些檔案信息，即可對(duì)各個(gè)教職工的情況進(jìn)行詳細(xì)了解，進(jìn)而科學(xué)安排管理活動(dòng)，促使成人學(xué)校人事管理水平得到穩(wěn)步提高。

（二）成人學(xué)校綜合競(jìng)爭(zhēng)力得到增強(qiáng)

通過(guò)高效調(diào)配人力資源，可以促使成人學(xué)校的穩(wěn)定運(yùn)行得到保障，綜合競(jìng)爭(zhēng)力也能夠得到提升。而通過(guò)創(chuàng)新發(fā)展人事檔案管理工作，成人學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)Ω魑唤搪毠さ奶攸c(diǎn)、特長(zhǎng)等全面了解，進(jìn)而配置于適當(dāng)崗位中，這樣教職工的才能、潛能可以得到充分發(fā)揮，有效促進(jìn)成人學(xué)校的整體發(fā)展。

（三）促進(jìn)教職工的個(gè)人發(fā)展

通過(guò)規(guī)范管理人事檔案，能夠?qū)搪毠さ男畔?、?jīng)歷等全面如實(shí)的記錄，進(jìn)而幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)的人事管理決策，滿足教職工的發(fā)展需求。即便教職工出現(xiàn)離職情況，其他單位也能夠?qū)搪毠さ脑敿?xì)情況全面了解，促進(jìn)教職工的再就業(yè)。此外，教職工通過(guò)查閱個(gè)人檔案信息，能夠及時(shí)總結(jié)與反思過(guò)去的工作經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)等，設(shè)定科學(xué)的發(fā)展方向與目標(biāo)，加快個(gè)人成長(zhǎng)步伐。

二、新時(shí)期成人學(xué)校人事檔案管理的發(fā)展原則

（一）服務(wù)性

人事檔案抽象記錄著教職工的自然狀況，能夠促進(jìn)人事管理工作的科學(xué)實(shí)施，具有較強(qiáng)的應(yīng)用價(jià)值。但部分人員并沒(méi)有正確認(rèn)知人事檔案，在人事檔案管理實(shí)踐中，對(duì)其他院校盲目模仿，導(dǎo)致人事檔案管理工作實(shí)效性大大降低[2]。為解決這一問(wèn)題，成人學(xué)校需將服務(wù)性原則貫徹于創(chuàng)新實(shí)踐中，對(duì)人事檔案的應(yīng)用價(jià)值充分關(guān)注，大力完善人事檔案的收集、保存、利用等諸多環(huán)節(jié)，促使成人學(xué)校人事管理工作的需求得到切實(shí)滿足。此外，人事檔案影響到教職工的個(gè)人利益，因此，人事檔案管理工作需高效服務(wù)教職工個(gè)體，結(jié)合相關(guān)規(guī)定要求，公開(kāi)非保密性的檔案信息，這樣能夠?qū)⑼獠勘O(jiān)督作用發(fā)揮出來(lái)，促使人事檔案信息的真實(shí)性得到保證。同時(shí)，教職工的信息查詢需求也得到滿足，幫助其更好的維護(hù)個(gè)人權(quán)益。

（二）技術(shù)性

新時(shí)期下，檔案管理領(lǐng)域的現(xiàn)代化水平顯著提高，廣泛應(yīng)用了諸多的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。成人學(xué)校在創(chuàng)新發(fā)展人事檔案管理的過(guò)程中，需積極推進(jìn)信息化建設(shè)工作，深度應(yīng)用一系列先進(jìn)技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，同步創(chuàng)新人事檔案管理的模式、流程和方法，進(jìn)而全面提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。如通過(guò)合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠分類(lèi)儲(chǔ)存海量的人事檔案信息，增強(qiáng)了檔案信息查詢、利用的便捷性。

（三）開(kāi)放性

近些年來(lái)，受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，人才交流的密切性日益增強(qiáng)。成人學(xué)校具有較大的專(zhuān)業(yè)人才需求，為更加科學(xué)的任用、管理現(xiàn)有職工，引入更多優(yōu)秀的人才，要積極聯(lián)合其他相關(guān)單位，開(kāi)放共享人事檔案信息[3]。這樣不僅可以更加高效的引進(jìn)優(yōu)秀人才，又可以改善人事管理工作質(zhì)量，進(jìn)而服務(wù)于成人學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。

三、新時(shí)期成人學(xué)校人事檔案管理的發(fā)展策略

（一）創(chuàng)新人事檔案管理理念

首先，要將人事檔案管理的服務(wù)功能切實(shí)凸顯出來(lái)。成人學(xué)校過(guò)去在人事檔案管理過(guò)程中，服務(wù)意識(shí)較為薄弱，難以滿足相關(guān)部門(mén)、人員的信息需求。針對(duì)這種情況，成人學(xué)校要重構(gòu)人事檔案管理理念，將以人為本理念切實(shí)樹(shù)立起來(lái)，促使人事檔案的服務(wù)功能得到發(fā)揮。同時(shí)，要將問(wèn)題的導(dǎo)向作用發(fā)揮出來(lái)，對(duì)現(xiàn)階段人事檔案管理過(guò)程中暴露的問(wèn)題系統(tǒng)、全面的梳理，及時(shí)制定相應(yīng)的解決策略。其次，要將全面化、動(dòng)態(tài)化的人事檔案管理理念樹(shù)立起來(lái)。人事檔案管理人員需對(duì)自身的管理思維進(jìn)行革新，結(jié)合記錄對(duì)象的變化情況，實(shí)時(shí)更新、完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)[4]。要增強(qiáng)職責(zé)意識(shí)，主動(dòng)對(duì)成人學(xué)校教職工的業(yè)績(jī)狀況、政治思想動(dòng)態(tài)等全面搜集，系統(tǒng)整合相關(guān)信息，實(shí)時(shí)反映于人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中。要深化大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)的綜合運(yùn)用，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全性、完整性直接的關(guān)系科學(xué)處理，協(xié)調(diào)發(fā)展數(shù)字化管理模式與傳統(tǒng)文本化管理模式。這樣單一管理模式的弊端能夠得到克服，人事檔案管理質(zhì)量得到提高。

（二）強(qiáng)化建設(shè)人事檔案管理隊(duì)伍

首先，提高人事檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化水平。成人學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人員要充分重視檔案管理隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)化建設(shè)工作，投入相應(yīng)的財(cái)力和物力資源，完善技能培訓(xùn)制度。通過(guò)培訓(xùn)活動(dòng)的定期組織開(kāi)展，幫助人事檔案管理人員能夠?qū)?zhuān)業(yè)知識(shí)、信息化知識(shí)等充分掌握與熟練應(yīng)用，不斷提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。要結(jié)合人事檔案管理的工作內(nèi)容和發(fā)展方向，對(duì)人才招聘環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，重點(diǎn)審核應(yīng)聘人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)技能，保證與人事檔案管理崗位要求所符合。其次，強(qiáng)化復(fù)合型人事檔案管理人才的培養(yǎng)工作。新時(shí)期下，對(duì)成人學(xué)校人事檔案管理人員的綜合能力提出了更高的要求，不僅需具備過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，還能夠熟練應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)等。因此，成人學(xué)校要結(jié)合實(shí)際情況，構(gòu)建常態(tài)化的人事檔案管理綜合技能培訓(xùn)機(jī)制，促使人事檔案管理人員的綜合技能得到逐步培養(yǎng)和發(fā)展。同時(shí)，要積極提供外出學(xué)習(xí)平臺(tái)，引導(dǎo)人事檔案管理人員對(duì)其他院校的成功經(jīng)驗(yàn)、先進(jìn)技術(shù)等充分吸收與學(xué)習(xí)，嘗試應(yīng)用于日常人事檔案管理實(shí)踐中。

（三）完善人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

首先，科學(xué)開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)庫(kù)功能，避免安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的出現(xiàn)。受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開(kāi)放性的影響，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)面臨的安全隱患較多。因此，人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，需對(duì)安全認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行完善，嚴(yán)格認(rèn)證所有查閱人員，避免遭到非法人員的入侵。部分人事檔案信息的私密性較強(qiáng)，則需適當(dāng)提高授權(quán)、許可的等級(jí)，限制查詢范圍。通過(guò)認(rèn)證系統(tǒng)、授權(quán)系統(tǒng)的完善構(gòu)建，能夠促使數(shù)據(jù)庫(kù)信息泄露問(wèn)題得到很大程度的規(guī)避，人事檔案當(dāng)事人的隱私權(quán)益得到切實(shí)維護(hù)[5]。此外，要深化技術(shù)研究，將具有更高安全性能的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)出來(lái)。要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)格式等進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范，促使數(shù)據(jù)庫(kù)分析、處理功能的高效發(fā)揮得到滿足。人事檔案管理人員要定期升級(jí)維護(hù)軟件系統(tǒng)，及時(shí)查找、修復(fù)各種漏洞問(wèn)題，降低安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率。其次，對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范，避免人為操作風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。部分人事檔案管理人員的信息安全意識(shí)薄弱，出現(xiàn)一些錯(cuò)誤、不當(dāng)操作，將很容易有損壞或丟失部分信息。因此，要結(jié)合信息安全管理目標(biāo)，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理制度、細(xì)則條例等進(jìn)行完善制定，促使管理人員的各項(xiàng)行為得到規(guī)范。要加強(qiáng)信息安全教育，促使管理人員的安全防范意識(shí)得到提高，能夠?qū)撛诘臄?shù)據(jù)庫(kù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行高效防范。最后，推進(jìn)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)軟硬件設(shè)施建設(shè)，促使人事檔案信息存儲(chǔ)、應(yīng)用安全得到保障。成人學(xué)校要結(jié)合實(shí)際情況，將專(zhuān)項(xiàng)資金設(shè)立出來(lái)，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的軟硬件設(shè)施進(jìn)行完善建設(shè)，如掃描儀、計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤(pán)等，這樣可促使數(shù)據(jù)庫(kù)的安全風(fēng)險(xiǎn)得到進(jìn)一步降低。

（四）優(yōu)化人事檔案管理制度體系

首先，要將服務(wù)導(dǎo)向作用發(fā)揮出來(lái)，總體設(shè)計(jì)人事檔案管理制度。過(guò)去成人學(xué)校將“管控”作為制度設(shè)計(jì)的根本原則，這樣不僅人事檔案管理效率得不到保證，也會(huì)影響到人事檔案管理人員主動(dòng)性的發(fā)揮。因此，在優(yōu)化設(shè)計(jì)人事檔案管理制度體系的過(guò)程中，需對(duì)傳統(tǒng)控制功能進(jìn)行削弱，對(duì)服務(wù)功能進(jìn)行強(qiáng)化，從宏觀層面規(guī)范和約束管理人員，促使各個(gè)人員的主動(dòng)性、創(chuàng)新性得到發(fā)揮。要將成人學(xué)校人事檔案管理發(fā)展需求、人力資源配置需求等充分納入考慮范圍，科學(xué)設(shè)計(jì)管理制度框架體系。其次，要科學(xué)建設(shè)日常管理制度，增強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范化和有序性。管理人員需對(duì)人事檔案管理歸檔、轉(zhuǎn)換、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容、工作目標(biāo)等全面分析，制定可操作性較強(qiáng)的細(xì)化條例，用以指導(dǎo)、規(guī)范人事檔案管理過(guò)程。特別是信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，人事檔案的載體形式日趨豐富，管理人員要注重把握紙質(zhì)檔案、音箱檔案、電子檔案等不同形式之間的差異，分類(lèi)制定規(guī)范制度，促使人事檔案管理工作的整體效率與質(zhì)量得到提高。最后，要大力完善配套制度體系，從環(huán)境角度服務(wù)于人事檔案管理的發(fā)展。廣泛宣傳服務(wù)文化，加強(qiáng)引導(dǎo)和教育，促使人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)得到增強(qiáng)，將更多的數(shù)據(jù)庫(kù)、信息系統(tǒng)服務(wù)功能開(kāi)發(fā)出來(lái)。要對(duì)配套制度體系進(jìn)行完善，傳統(tǒng)人事檔案管理人員的績(jī)效考核制度粗放性較強(qiáng)，導(dǎo)致容易出現(xiàn)隨意管理等不良問(wèn)題。因此，要緊密結(jié)合人事檔案管理的工作任務(wù)與目標(biāo)，對(duì)管理責(zé)任、考核指標(biāo)等進(jìn)行細(xì)化，促使人事檔案管理人員的意識(shí)、行為得到規(guī)范，更加順利的落實(shí)各項(xiàng)人事檔案管理制度。

（五）推進(jìn)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先，推進(jìn)硬件設(shè)備建設(shè)。成人學(xué)校需對(duì)經(jīng)費(fèi)支持力度適當(dāng)增加，將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的專(zhuān)項(xiàng)資金設(shè)立起來(lái)，及時(shí)購(gòu)置各種現(xiàn)代化的人事檔案管理設(shè)備，促使人事檔案管理的辦公條件得到改善。管理人員需結(jié)合制度要求，定期維護(hù)管理各種硬件設(shè)施，保證硬件設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行。其次，推進(jìn)軟件系統(tǒng)建設(shè)。要結(jié)合實(shí)際情況，科學(xué)引進(jìn)技術(shù)研發(fā)人才，或者與外部技術(shù)單位合作，進(jìn)一步研發(fā)與完善人事檔案管理系統(tǒng)的功能。要加大培訓(xùn)力度，幫助人事檔案管理人員能夠?qū)Ω鞣N系統(tǒng)熟練操作與維護(hù)，避免各類(lèi)故障、安全隱患的發(fā)生。最后，推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)。為更加高效的整理、利用人事檔案信息資料，需對(duì)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行提高。要對(duì)路由器、轉(zhuǎn)換器等基礎(chǔ)設(shè)備及時(shí)購(gòu)置，擴(kuò)大網(wǎng)絡(luò)帶寬，促使網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸、處理速度得到提高。同時(shí)，要完善構(gòu)建局域網(wǎng)絡(luò)，這樣不僅人事檔案信息資源的共享需求可以得到滿足，安全性也可得到進(jìn)一步增強(qiáng)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理是成人學(xué)校檔案管理體系的重要組成，也是人事管理工作、人事制度改革的關(guān)鍵依據(jù)。因此，成人學(xué)校要進(jìn)一步增強(qiáng)重視程度，從理念、制度、人才等多個(gè)角度著手，循序漸進(jìn)的創(chuàng)新、發(fā)展人事檔案管理工作。要注重總結(jié)人事檔案管理的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，梳理人事檔案管理實(shí)踐中暴露的不足，持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化管理模式，促使成人學(xué)校人事檔案管理水平得到穩(wěn)步提高。

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