新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下如何做好檔案管理工作

莊錫睿

（長白山保護(hù)開發(fā)區(qū)就業(yè)服務(wù)中心，延邊 133613）

一、新時(shí)期檔案管理與利用的意義

檔案作為承載了組織在建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)過程中的記錄載體，隨著時(shí)代的變革，成為了各個(gè)行業(yè)中不可獲取的信息模塊，新時(shí)期的檔案管理在一定程度上為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和行業(yè)建設(shè)提供了全面、詳細(xì)的信息和數(shù)據(jù)參考，在政策法規(guī)的制定上為行業(yè)發(fā)展提供了有力的信息支持。

二、當(dāng)前時(shí)代對(duì)于檔案管理的疏忽

社會(huì)經(jīng)濟(jì)在蓬勃發(fā)展，系統(tǒng)建設(shè)和組織發(fā)展也不斷進(jìn)步，軟硬件設(shè)施投資不斷加大，信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用。但也應(yīng)看到，檔案管理工作還存在一些問題，影響了檔案管理的效率。

（一）對(duì)檔案管理重視不夠，管理不規(guī)范

一些組織對(duì)于檔案記錄工作的重要性意識(shí)不足，未將此類任務(wù)計(jì)入重要的工作日程中，另外部分員工思想渙散明顯。具體表現(xiàn)為：有的單位檔案管理投入少，檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施水平低，檔案管理相關(guān)制度執(zhí)行不嚴(yán)，流于形式，致使檔案的完整性、真實(shí)性和利用價(jià)值大大降低檔案。同時(shí)，由于檔案管理工作繁瑣枯燥，工作量大，成就感不強(qiáng)，部分工作人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，心態(tài)嚴(yán)重懈怠，未按嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，造成檔案管理混亂，利用率低。

（二）信息化程度低，工作效率有待提高

目前，檔案管理的發(fā)展取得了一定的進(jìn)步，但總體發(fā)展仍不平衡。發(fā)達(dá)地區(qū)和政治、經(jīng)濟(jì)、等各方面表現(xiàn)突出，這些地區(qū)有能力、有制度保證引進(jìn)更多具有專業(yè)知識(shí)的檔案管理人才，有力地保障了檔案管理信息化的飛速且平穩(wěn)的發(fā)展。但在一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)和邊遠(yuǎn)地區(qū)，無法加大投入，檔案管理信息化建設(shè)軟硬件配置不均衡，管理和服務(wù)中難以全面落實(shí)信息化手段，管理質(zhì)量不高，服務(wù)效率低。

（三）檔案管理工作人員的素質(zhì)參差不齊

目前一些地區(qū)的檔案工作者也存在著年齡結(jié)構(gòu)不合理、專業(yè)技能和服務(wù)觀念落后、職業(yè)道德薄弱等問題。在具體工作中，極度欠缺信息技術(shù)時(shí)代中必備的工作技能，無法落實(shí)新的檔案保管標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代服務(wù)理念，這就導(dǎo)致了檔案管理信息化建設(shè)的滯后，直接影響到檔案管理的水平。

（四）設(shè)施利用不充分，檔案內(nèi)容不全面

雖然一些檔案館、圖書館及有關(guān)單位設(shè)立檔案存儲(chǔ)空間，并配備了相應(yīng)的物料支持但實(shí)際利用率不高，檔案保存不善。紙質(zhì)檔案的電子化、音視頻資料的收集歸檔、檔案數(shù)據(jù)的互動(dòng)利用平臺(tái)等工作未得到有效開展，嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。一些單位在收集整理檔案時(shí)，片面注重紙質(zhì)資料，忽視音、視頻、照片等檔案資料的重要性，檔案內(nèi)容體系建設(shè)不全面，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展記錄不完善。因此，現(xiàn)有檔案已不能滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)的需要。

三、檔案管理人員應(yīng)該具備的素質(zhì)

（一）具有良好的政治素養(yǎng)和保密意識(shí)

對(duì)于檔案管理工作者，需要時(shí)刻把握準(zhǔn)確的政治方向，體會(huì)國家的各項(xiàng)方針政策，能夠運(yùn)用馬克思主義、鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想以及科學(xué)發(fā)展觀來充實(shí)自己。能夠運(yùn)用馬克思主義來解釋問題。不管怎么樣，對(duì)于檔案管理而言，必須有一個(gè)正確的立場(chǎng)以及堅(jiān)定的思想進(jìn)行保護(hù)。此外，對(duì)于檔案，原本就是屬于保密的范圍，因此，作為檔案管理者，必須要對(duì)之進(jìn)行保密。在遵守《保密法》和《檔案法》的基礎(chǔ)上，在運(yùn)用檔案的時(shí)候，將保密任務(wù)做好。

（二）扎實(shí)的檔案專業(yè)素養(yǎng)

就存檔管理而言，是比較專業(yè)性的，技術(shù)含量比較高的一項(xiàng)任務(wù)。每一個(gè)程序必須配套專門的理論以及手段。唯有對(duì)于這些理論以及手段有了確切的了解之后，檔案管理者才可以保證對(duì)于檔案管理的成效。對(duì)于檔案管理工作而言，其內(nèi)容涉及收集檔案數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，分類，并完成裝訂、報(bào)關(guān)利用等任務(wù)。因此，作為檔案管理者，必須要非常細(xì)心地進(jìn)行工作，才能確保不出現(xiàn)任何錯(cuò)誤。就檔案管理工作所具備的服務(wù)類性質(zhì)和條件，這就需要從事檔案管理的工作者需要有非常好的職業(yè)素養(yǎng)以及職業(yè)道德。他們需要按照客觀事實(shí)進(jìn)行，對(duì)于檔案完成分類以及建檔。對(duì)于檔案管理工作來說，這屬于事務(wù)處理工作以及知識(shí)密集型工作相互結(jié)合的產(chǎn)物，因此，作為檔案管理者，必須在專業(yè)素養(yǎng)方面過硬。

四、完善檔案管理的對(duì)策

（一）不斷創(chuàng)新檔案管理利用工作理念

時(shí)代在變化，檔案管理利用的工作理念也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新。檔案管理者應(yīng)站在檔案管理產(chǎn)業(yè)發(fā)展的高度審視現(xiàn)狀，摒棄陳舊的管理模式。積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理和使用方法，建立嶄新的工作狀態(tài)，保證檔案管理能夠順利進(jìn)行，復(fù)核當(dāng)前社會(huì)信息化的發(fā)展。檔案管理工作人員需要能夠主動(dòng)地認(rèn)識(shí)新時(shí)期檔案管理利用的規(guī)律和特點(diǎn)，樹立更加科學(xué)的管理理念，不斷創(chuàng)新管理形式。

（二）利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案的管理和利用

隨著信息化的不斷發(fā)展，各個(gè)企業(yè)事業(yè)單位，在發(fā)展的過程當(dāng)中，所涉及到的內(nèi)容也越來越全面。對(duì)于檔案管理而言，在信息內(nèi)容以及形式方面呈現(xiàn)出多樣化。以往的人工處理方式完全不能滿足當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)，已經(jīng)代替了人工，而且也逐步發(fā)展成云管理。基于管理流程以及運(yùn)用手段方面，電子表格已經(jīng)進(jìn)一步代替紙質(zhì)表格，在安全方面得到增強(qiáng)，保證信息處于保密的層面，防止信息泄露。

（三）完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案全生命周期管理

我們知道，管理和制度是密不可分的。為了對(duì)于檔案管理實(shí)現(xiàn)高效管理以及利用，需要構(gòu)建檔案工作管理體制，覆蓋檔案的全部過程，即從出現(xiàn)到最后的運(yùn)用。就不一樣的時(shí)期，不一樣的服務(wù)對(duì)象以及具體的保存手段。對(duì)于檔案實(shí)施分類歸檔，方便之后的使用。為了更好地利用檔案，有必要對(duì)檔案借閱辦理相應(yīng)手續(xù)，避免檔案丟失。

（四）加強(qiáng)人員梯隊(duì)建設(shè)和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)

現(xiàn)如今很多公司與組織中的檔案管理人員缺少專業(yè)素質(zhì)，對(duì)于檔案的理解存在認(rèn)知偏差，處理能力有新時(shí)代的要求存在差距，所以新時(shí)期要更加強(qiáng)檔案管理人才的專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，根據(jù)實(shí)際需要定期開展檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，提升相應(yīng)工作人員的業(yè)務(wù)管理水平，重視檔案工作的責(zé)任感促。進(jìn)新時(shí)代檔案管理水平全面提升。

（五）加強(qiáng)交流培訓(xùn)

作為檔案管理部門，對(duì)于檔案管理工作者，必須進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，只有在不斷地學(xué)習(xí)過程當(dāng)中，才能獲取到新的檔案管理知識(shí)，便于有效開展檔案的管理工作。因此，各個(gè)單位，需要拿出一部分的資金，對(duì)于那些有著突出業(yè)績的年輕工作人員，要對(duì)之實(shí)施短期的培訓(xùn)，還需要注意脫崗學(xué)習(xí)和崗位培訓(xùn)聯(lián)合起來。倡導(dǎo)以工作學(xué)習(xí)聯(lián)合的方式，使得理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐結(jié)合起來，不允許發(fā)生“掉書袋”的情形，確保運(yùn)用學(xué)習(xí)到的知識(shí)，增強(qiáng)工作者在檔案管理方面的水平。

（六）檔案管理人員需要持續(xù)學(xué)習(xí)

伴隨著當(dāng)前檔案管理的不斷發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作者而言，他們的個(gè)人文化素養(yǎng)以及專業(yè)技能都有了極大地進(jìn)步。完成繼續(xù)教育，其主要的目標(biāo)就是要不斷更新檔案管理工作者在知識(shí)方面的儲(chǔ)備、增強(qiáng)知識(shí)的認(rèn)知能力、對(duì)于整體的知識(shí)機(jī)構(gòu)進(jìn)行重新構(gòu)建，以符合當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。其內(nèi)容主要涉及：提高職業(yè)道德教育、提高對(duì)于電子管理新概念的教育、增強(qiáng)在檔案管理方面的創(chuàng)造力的教育。檔案管理工作者需要精通信息的獲取能力、傳輸及時(shí)以及存儲(chǔ)技術(shù)方面，便于對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，而且能夠在工作當(dāng)中，合理有效地運(yùn)用信息管理體系，便于實(shí)現(xiàn)對(duì)于信息資源完成快速和精確的檢索。

結(jié) 語

新時(shí)代對(duì)于檔案管理的要求更進(jìn)一步，要求管理工作必須做到科學(xué)規(guī)范，不但是保證檔案管理工作持續(xù)有序發(fā)展、更是提高檔案信息服務(wù)能力的重要保證。因此，必須緊跟時(shí)代特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變管理觀念，創(chuàng)新管理方法，提高人員素質(zhì)，最大限度地發(fā)揮檔案管理的效能。