劉 歆
在經(jīng)濟全球化的背景下,諸多中國企業(yè)被卷入經(jīng)濟共享的浪潮中。如何對待其中包含的挑戰(zhàn)與機遇,是大多數(shù)企業(yè)財會人員不得不面對的問題。隨著財務(wù)共享在局部大型企業(yè)集體的穩(wěn)步實行,建設(shè)內(nèi)部控制成為財務(wù)共享的重中之重,實現(xiàn)財務(wù)共享與內(nèi)部控制的有效連接是必須鉆研的課題。
財務(wù)共享是近年來興起并得到廣泛應(yīng)用的一種財務(wù)管理模式,其主要是在企業(yè)集體運行的過程中,把集中管理方式應(yīng)用于財會工作。它的建立需要信息化技術(shù)的支持,財務(wù)共享中心采用大數(shù)據(jù)的方式,通過數(shù)據(jù)的交流,獲取大批有效的數(shù)據(jù),優(yōu)化組織構(gòu)造,可以有效提高辦事效率,規(guī)范辦事流程,降低企業(yè)運行資本或者創(chuàng)造更大的價值,并不是簡單意義上的數(shù)據(jù)匯總。
財務(wù)共享中心的建設(shè)需要以大量信息為支持。財務(wù)共享中心的建立,并不只是簡單地將各分公司的財務(wù)數(shù)據(jù)匯總起來,而是需要建立一個“書同文,車同軌”的標準,建設(shè)企業(yè)通用的財務(wù)信息共享平臺,實現(xiàn)集中化辦理,采用這種方式建立的共享中心能夠有效降低風(fēng)險。采用大數(shù)據(jù)的形式,能夠獲得大量可靠的數(shù)據(jù),有效避免虛假數(shù)據(jù)的匯入。財務(wù)共享對于財務(wù)工作人員來說,是一項偉大的改革,它將財務(wù)工作人員劃分到幾大模塊,即業(yè)務(wù)模塊、決策模塊、處理模塊,這幾個模塊的建立,實現(xiàn)了流水線作業(yè),讓工作更加程序化,責(zé)任分工更加合理。財務(wù)共享中心的建立,能夠最大限度地縮減財務(wù)工作成本,相比以前的模式,可以進一步提高財會工作的效率,在同樣的時間內(nèi),業(yè)務(wù)處理量往往成倍增長。
內(nèi)部控制就像會計法和審計法等法律法規(guī)限定的那樣,是以保障一個組織的經(jīng)營效率為目的,可以提交可靠的財務(wù)報告以及恪守法律法規(guī)和國家政策的一個進程。控制的目標是堅持績效或事務(wù)形態(tài)在容許或可承受的預(yù)期內(nèi),企業(yè)管理在很大程度上也依靠內(nèi)部控制,內(nèi)部控制有助于確保目標方案運轉(zhuǎn),執(zhí)行預(yù)期的風(fēng)險應(yīng)對計劃。內(nèi)部控制的要素主要有環(huán)境監(jiān)控、風(fēng)險評估、活動控制、信息交匯與內(nèi)部監(jiān)督。環(huán)境控制主要對企業(yè)發(fā)展的環(huán)境進行監(jiān)控,在環(huán)境控制中,風(fēng)險評估也是非常重要的,其會對最終的效果產(chǎn)生很大的影響,所以集團企業(yè)會對各類不確切的因素進行科學(xué)的評價,并制定進一步的應(yīng)對方法。企業(yè)要完善風(fēng)險分析,合理地評估風(fēng)險。在活動控制中,企業(yè)應(yīng)該充分考慮自身的業(yè)務(wù)特征,對風(fēng)險評估的結(jié)果進行全面的分析,并做出有效的應(yīng)對預(yù)案。在信息交匯的過程中,企業(yè)應(yīng)正當?shù)囟ㄎ恍畔?,以確保能夠及時與外界溝通。在內(nèi)部監(jiān)督環(huán)節(jié)中,企業(yè)一定要監(jiān)督到位,看企業(yè)的監(jiān)督能否落實到位,并且及時進行調(diào)整。企業(yè)監(jiān)督內(nèi)部控制,有利于確保流程完全依照設(shè)計運轉(zhuǎn),而且能夠執(zhí)行危險預(yù)警措施。在監(jiān)督環(huán)節(jié)中,企業(yè)應(yīng)該定期出一份全面的檢查報告,從而解決出現(xiàn)的問題。
實行財務(wù)共享模式,可以在財務(wù)共享中心設(shè)置內(nèi)部控制監(jiān)督部門,以提升內(nèi)部控制的執(zhí)行力。企業(yè)成員可能對內(nèi)部控制有新的看法,基于這種情況,企業(yè)可以組織所有員工參與周期性的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),加強他們與內(nèi)部控制的聯(lián)系,以此提高業(yè)務(wù)處理效率。
建立財務(wù)共享中心后,企業(yè)原有的管理方式已不適合財務(wù)共享中心的管理。企業(yè)必須制定全新的管理方法,加大財務(wù)職能的管控力度,防止出現(xiàn)影響企業(yè)發(fā)展的情況。
財務(wù)共享中心建立后,需要按照一個邏輯緊密的框架運行,涉及的范圍十分廣泛,例如對工作人員進行系統(tǒng)的培訓(xùn),培訓(xùn)完畢后對人員進行崗位調(diào)整,優(yōu)化財會工作人員的崗位安排,結(jié)合企業(yè)的發(fā)展前景,實現(xiàn)崗位的調(diào)配以及工作量的變化。在財務(wù)共享中心建立的初期階段,企業(yè)內(nèi)部很多方案可能會與共享中心的內(nèi)部理念存在分歧。這種情況出現(xiàn)時,企業(yè)應(yīng)該具體問題具體對待,根據(jù)實際情況進行調(diào)整。因為在財務(wù)共享模式下,原有的財務(wù)工作人員很少甚至不再接觸基本業(yè)務(wù),將會導(dǎo)致很多問題出現(xiàn)。
共享中心的建立,宣告財務(wù)改革的全面開始,企業(yè)基層財務(wù)工作人員數(shù)量縮減,由此帶來的不利影響是企業(yè)業(yè)務(wù)辦理能力嚴重不足,各部門溝通滯后,短期內(nèi)影響企業(yè)的規(guī)范經(jīng)營,企業(yè)的監(jiān)督控制不能發(fā)揮應(yīng)有的效果,給企業(yè)帶來局部危險,對企業(yè)的經(jīng)營工作產(chǎn)生一定程度的影響。改革完成后,財會人員結(jié)構(gòu)將發(fā)生較大的變化。由于改革后財會工作人員的工作更加程序化,大部分財會工作人員不能參與完全的財務(wù)管理流程,不利于企業(yè)內(nèi)部財會人員工作才能的綜合發(fā)展,可能引發(fā)現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。
財務(wù)共享中心建設(shè)完成后,企業(yè)原有的傳統(tǒng)管理方式將徹底被淘汰,改革過后的財會管理模式成為企業(yè)各部門開展工作的根基。如果管理層不能制定一個規(guī)范合理的財務(wù)流程,不僅會影響企業(yè)財會部門的辦事效率,還會降低企業(yè)的財務(wù)管理能力,給財會管理帶來一些危險。企業(yè)要對財務(wù)共享中心進行革新,以提高財務(wù)共享中心辦理業(yè)務(wù)的能力,確保其在辦理業(yè)務(wù)的時候,能夠嚴格遵循規(guī)章制度。財務(wù)共享中心在改革初期會面臨一些問題,例如在公差花費報銷過程中,可能因財會下屬部門權(quán)限不足等引發(fā)問題。
財務(wù)共享中心體系在改革初期,想要在企業(yè)內(nèi)部全面開展可能存在較大的阻力,但實行一段時間后,就會進入一個好的過渡期。在這個過渡期內(nèi),企業(yè)的財會組織也應(yīng)該進行綜合的深入改革。如今,財會管理因為與企業(yè)業(yè)務(wù)前端有很大的間隔,容易出現(xiàn)一些表里不一的現(xiàn)象,在監(jiān)督控制中,也存在一些不符合企業(yè)內(nèi)部規(guī)則的操作。財務(wù)共享全面實施后,企業(yè)財會部門原有的崗位會發(fā)生變化,職務(wù)調(diào)整后,短期內(nèi)企業(yè)原有的工作流程將發(fā)生改變,如果不能及時調(diào)整,會對企業(yè)業(yè)務(wù)的開展及發(fā)展造成很大的影響。
建立財務(wù)共享中心后,如果企業(yè)沒有信息化技術(shù)撐持,那么企業(yè)相關(guān)部門在工作中,就需要耗費大量的人力物力進行匯總。這個傳統(tǒng)匯總過程,會降低業(yè)務(wù)的處理效率,而且可能出現(xiàn)大批信息丟失的狀況,有可能導(dǎo)致企業(yè)機密泄露的情況發(fā)生,所以建設(shè)信息共享中心的安全防護系統(tǒng)十分重要。
財務(wù)共享中心建立之前,需要對企業(yè)原有的財會部門人員進行全面的信息匯總,就改革后新財會部門的設(shè)定、辦公地點的選擇等,在企業(yè)各個方面進行全面的溝通與協(xié)調(diào),只有企業(yè)管理層整體統(tǒng)籌及大力支持,財會變革才能夠全面推進。另外,不僅需要改變財會部門工作人員的思想,還需要做好企業(yè)其他部門工作人員的思想工作,包括企業(yè)在人力、財力方面的持續(xù)投入。這樣便可以調(diào)動財會工作人員的工作積極性,為實現(xiàn)內(nèi)控創(chuàng)造出一個良好的環(huán)境,改革過后企業(yè)的所有部門還能夠?qū)崿F(xiàn)互相監(jiān)督。
在改革初期階段,管理層就應(yīng)該制定并發(fā)布財務(wù)共享中心相應(yīng)的工作指引,與業(yè)務(wù)部門進行充分的溝通。財務(wù)共享中心建立之后,企業(yè)應(yīng)逐步完善各類規(guī)章制度,審核規(guī)范等制度體系,提高財務(wù)內(nèi)部流程的規(guī)范性,使工作有章可循,提升財務(wù)各項任務(wù)執(zhí)行的效率。
財務(wù)共享中心成立后,企業(yè)應(yīng)該重視和加強內(nèi)部控制體系的建立,制定更加完善且適合財務(wù)共享模式的監(jiān)督制度,從而使財務(wù)數(shù)據(jù)在共享的過程中得到更好的保護,避免企業(yè)因內(nèi)控?zé)o效而出現(xiàn)經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險,進而影響企業(yè)的整體利益。