信息化技術(shù)在路橋工程檔案管理中的應(yīng)用

張春桃

一、引言

路橋工程的檔案管理是國家檔案管理一個(gè)非常重要的部分，對(duì)于路橋工程的意義突出。面對(duì)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，檔案本身也是信息的一種，信息技術(shù)的運(yùn)用勢必能對(duì)檔案管理起到重要的意義和作用。加深對(duì)其意義的了解，能夠使施工單位認(rèn)識(shí)到進(jìn)行信息化改造的必要性，對(duì)其現(xiàn)狀和問題的分析，則能夠更好地提出針對(duì)性更強(qiáng)的舉措。

二、工程檔案管理對(duì)路橋工程的意義

（一）利于工程銜接

工程檔案貫穿項(xiàng)目的各個(gè)過程，從提出到最后的驗(yàn)收意味著工程檔案的形成到最后的歸檔保存，是項(xiàng)目的重要組成部分。加強(qiáng)工程檔案管理，能夠及時(shí)掌握工程中上一個(gè)流程工作的數(shù)據(jù)和進(jìn)度，更利于后期工作的進(jìn)行，可以使工程各個(gè)步驟的銜接更加有序，有利于項(xiàng)目管理的落實(shí)。缺乏檔案管理，將會(huì)使工程的維護(hù)以及檔案的收集整理出現(xiàn)極大的問題，最后會(huì)影響工程的質(zhì)量和進(jìn)度，建立檔案，也是完成工程過去和現(xiàn)在的過渡。

（二）利于工程的決策

積極地進(jìn)行工程數(shù)據(jù)的采集和完善，能夠使得工程信息相對(duì)更為完整、真實(shí)、可靠。對(duì)于類別不同的資料的整理和保管、歸檔、合同管理等工作，可以幫助相關(guān)人員更細(xì)致地了解過去以及現(xiàn)在的工程情況?？梢栽谑┕で案鶕?jù)完整有序的工程檔案，進(jìn)行工程的設(shè)計(jì)決策，在施工時(shí)根據(jù)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整，使得工程的決策體現(xiàn)出更強(qiáng)的科學(xué)性。

（三）提高施工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

作為建設(shè)的基礎(chǔ)性工程，路橋工程對(duì)于國計(jì)民生意義重大，并且涉及的人員數(shù)量眾多，因此，對(duì)路橋工程的風(fēng)險(xiǎn)防控以及安全隱患的控制極為重要。在對(duì)工程檔案進(jìn)行管理的過程中，工作人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)，通過對(duì)檔案中合同以及數(shù)據(jù)資料的進(jìn)一步了解明晰工程規(guī)范，及時(shí)發(fā)現(xiàn)施工的隱患和存在的風(fēng)險(xiǎn)，從而有效地采取預(yù)防舉措，以推動(dòng)工程建設(shè)［1］。

三、信息化技術(shù)對(duì)路橋工程檔案管理的意義

（一）提升管理效率

以往的檔案管理多通過紙質(zhì)化管理，存檔歸檔耗時(shí)較長，并且極容易出錯(cuò)，檔案管理的效率較低。信息化技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)工程檔案的電子存檔，從而可以更好地對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查找以及分析，使檔案管理更加系統(tǒng)全面。路橋工程本身較為復(fù)雜，涉及的工程工序也較多，因而需要進(jìn)行整理歸檔的數(shù)據(jù)數(shù)量和種類都非常多。信息化技術(shù)的運(yùn)用可以在較短的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的分類處理，建立起自己的數(shù)據(jù)庫，所有檔案都可以以一種程序化的模式運(yùn)行，從而使管理效率得到大幅度的提升。

（二）提升檔案質(zhì)量，增強(qiáng)檔案的有效性

信息化技術(shù)可以更好地節(jié)省人力，相較于人工的處理和分析，程序化的處理方式勢必可以極大地降低失誤率以及誤差。信息化技術(shù)不光可以在數(shù)據(jù)的登記計(jì)算等方面有效提升正確率，在數(shù)據(jù)核對(duì)核查方面的優(yōu)勢也極為突出。檔案的質(zhì)量得到了提升，有效性也得到了加強(qiáng)，對(duì)于工程的決策、銜接以及質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)的控制管理都有十分突出的意義。

（三）更利于信息的實(shí)時(shí)化

信息技術(shù)利用計(jì)算機(jī)軟件、通信技術(shù)等，可以實(shí)現(xiàn)信息突破時(shí)空界限的共享。信息傳遞呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化的趨勢。通過建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)并合理利用，可以實(shí)時(shí)了解工程的進(jìn)展，做到數(shù)據(jù)檔案的實(shí)時(shí)登記和實(shí)時(shí)共享，還可以了解其他工程的信息，從中吸取建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)調(diào)整建設(shè)技術(shù)，使工程的質(zhì)量以及施工效率得到進(jìn)一步的提升。

四、信息化技術(shù)在路橋工程檔案管理中運(yùn)用的現(xiàn)狀

（一）對(duì)信息化技術(shù)認(rèn)識(shí)不足

信息技術(shù)雖然在不斷發(fā)展，但是在路橋工程建設(shè)中，由于工作人員自身素質(zhì)的限制，他們對(duì)信息技術(shù)對(duì)于路橋工程的作用認(rèn)識(shí)不足。部分單位并不重視工程檔案管理，更加沒有認(rèn)識(shí)到工程檔案管理對(duì)于整個(gè)工程建設(shè)的重要意義，對(duì)信息化計(jì)劃的認(rèn)識(shí)不足，這對(duì)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用造成了極大的阻礙。一些單位過度重視檔案管理的美感、完整和配置，對(duì)于信息提取分析的便捷性以及信息共享的重要性認(rèn)識(shí)不足，這些都極大地影響了路橋工程檔案管理質(zhì)量以及準(zhǔn)確性的提升。

（二）缺乏高素質(zhì)的信息管理人才

對(duì)于路橋工程建設(shè)而言，施工單位對(duì)于施工技術(shù)人員素質(zhì)的要求明顯更高，對(duì)于檔案管理人員的選擇以及培訓(xùn)力度卻明顯不夠，對(duì)于相關(guān)信息技術(shù)的掌握也存在問題。大部分檔案管理人員并不具備基本的信息操作技能與知識(shí)，檔案管理部門也沒有提供先進(jìn)的信息化設(shè)備，使得檔案管理的自動(dòng)化、電子化以及網(wǎng)絡(luò)化都受到了相當(dāng)程度的阻礙。相關(guān)人員的信息素養(yǎng)也明顯不足，并不能很好地發(fā)揮出信息化技術(shù)對(duì)于整個(gè)路橋工程檔案的作用。信息化管理意識(shí)的匱乏也制約了信息化技術(shù)的運(yùn)用，使其難以達(dá)到其應(yīng)有效果的，相應(yīng)的人員在意識(shí)上仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理上，不能很好地轉(zhuǎn)變觀念［2］。

（三）基礎(chǔ)較為薄弱

對(duì)于許多施工單位而言，信息化技術(shù)在工程檔案管理中應(yīng)用仍然處于起步階段，其本身并沒有基礎(chǔ)和經(jīng)驗(yàn)提供，對(duì)于設(shè)備選擇、管理規(guī)范、管理手段，都缺乏相應(yīng)的對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，基礎(chǔ)的薄弱使得信息技術(shù)的運(yùn)用不斷出現(xiàn)問題，使得一些單位的文檔處理仍然會(huì)以人工管理為主，信息化、科學(xué)化的管理模式不能得到很好的運(yùn)用與完善。

（四）運(yùn)用的技術(shù)較為單一

檔案管理運(yùn)用的信息技術(shù)多為基礎(chǔ)的office軟件，一些更為高效復(fù)雜的技術(shù)方法并沒有得到很好的采用。許多單位沒有建立數(shù)據(jù)庫的意識(shí)，也沒有針對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，許多可以提升工程質(zhì)量以及效益的作用都沒有得到發(fā)揮，只是在檔案的登記和查找方面更為便捷，信息化技術(shù)定沒有推動(dòng)工程檔案管理工作的新變革。此外，除了單一化的技術(shù)，檔案管理工作在技術(shù)應(yīng)用中也有很多不合理的現(xiàn)象，部分單位在檔案整理時(shí)沒有做好分類工作，使得查詢的效率降低［3］。

（五）缺乏有效的檔案管理制度

信息化技術(shù)在工程檔案中的運(yùn)用，目前還尚未形成完善的規(guī)范制度?，F(xiàn)行的檔案法等法律法規(guī)在實(shí)際行動(dòng)中仍然需要得到具體的分析和落實(shí)。在數(shù)據(jù)檔案的處理收集上，由于缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定界限，使得一些檔案不夠具體完善，數(shù)據(jù)分析工作也沒有落實(shí)到位［4］。

五、信息化技術(shù)在路橋工程檔案管理中的應(yīng)用建議

（一）培養(yǎng)信息化管理觀念

在路橋工程施工過程中，要積極進(jìn)行信息化觀念的培訓(xùn)，多引用信息技術(shù)。特別是對(duì)于路橋工程的檔案管理工作，管理人員需要認(rèn)識(shí)到目前信息化檔案管理的趨勢和方向性，認(rèn)識(shí)到信息化管理的意義，樹立信息化管理的觀念，并在此觀念的指導(dǎo)下，鼓勵(lì)工作人員積極學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)，使信息化技術(shù)的作用得到更好的發(fā)揮。

（二）加強(qiáng)對(duì)信息化管理人才的培養(yǎng)

提升管理人員的素質(zhì)和水平將對(duì)于信息化技術(shù)運(yùn)用的落實(shí)有突出的作用，管理人員的素質(zhì)越高，工作能力越強(qiáng)，管理工作開展就越順利。對(duì)于管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，要提升其信息技術(shù)的運(yùn)用技能，使之能夠掌握更多先進(jìn)的信息技術(shù)，從而運(yùn)用到工作中，使得檔案的分類、分析工作更有效率，更好地促進(jìn)信息化作用的發(fā)揮。還要引入先進(jìn)的信息化管理觀念，使各個(gè)施工單位可以相互交流，分享經(jīng)驗(yàn)，或者可以和高校研究所進(jìn)行合作，探索出高效的信息化管理工程檔案的模式。

（三）加快信息化技術(shù)運(yùn)用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)

需由有關(guān)部門牽頭，合力進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的研究，總結(jié)出一套標(biāo)準(zhǔn)的信息化檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，包括分類的依據(jù)和方式、信息處理的模式以及可以利用的信息化技術(shù)的類別和要求。對(duì)于信息化設(shè)備的選擇和標(biāo)準(zhǔn)也要有一定的規(guī)格和要求，施工單位應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行研究以及選擇，探索出能夠最好發(fā)揮信息化作用的途徑，更好地提高檔案管理的質(zhì)量和效率，更好地促進(jìn)工程建設(shè)的方案。

六、結(jié)語

時(shí)代的建設(shè)和發(fā)展必然會(huì)推動(dòng)技術(shù)的變革，信息化技術(shù)的運(yùn)用能夠引起工程檔案管理工作的一大革新，這也要求施工單位要能夠緊抓時(shí)代潮流，做好檔案管理的信息化工作。目前，關(guān)于信息化技術(shù)對(duì)工程檔案的影響的研究并不少見，對(duì)于信息化技術(shù)在檔案管理方面存在的問題并沒有作出詳細(xì)的分析。在接下來的研究中，應(yīng)更深入地研究其問題所在，從而更好地進(jìn)行改進(jìn)工作。