基于質(zhì)量管控的外來(lái)技術(shù)文件閉環(huán)管理研究

朱英

天津航空機(jī)電有限公司 天津 300000

技術(shù)文件由于來(lái)源不同，可分為本單位自制技術(shù)文件和非本單位自制技術(shù)文件，即外來(lái)技術(shù)文件，質(zhì)量管理體系運(yùn)行中，外來(lái)文件的管控文件控制的重要組成部分，外來(lái)技術(shù)文件是單位外來(lái)文件的重要組成部分，因此外來(lái)技術(shù)文件管理是單位質(zhì)量管理的重要組成部分，為了保證外來(lái)技術(shù)文件的現(xiàn)行有效并得以貫徹執(zhí)行，防止外來(lái)技術(shù)文件的非預(yù)期使用及丟失，必須對(duì)外來(lái)技術(shù)文件進(jìn)行閉環(huán)管理。

1 外來(lái)技術(shù)文件定義及歸類(lèi)

1.1 外來(lái)技術(shù)文件定義

外來(lái)技術(shù)文件是指非本單位形成，發(fā)往本單位的涉及技術(shù)性問(wèn)題的文件資料，是技術(shù)協(xié)調(diào)、聯(lián)合開(kāi)發(fā)、委托研制、配套供貨等領(lǐng)域有技術(shù)業(yè)務(wù)關(guān)系的網(wǎng)點(diǎn)傳遞的技術(shù)信息的總和。

1.2 外來(lái)技術(shù)文件歸類(lèi)

根據(jù)外來(lái)技術(shù)文件的承辦要求不同可將外來(lái)技術(shù)文件歸為貫徹執(zhí)行類(lèi)、答復(fù)類(lèi)、主動(dòng)協(xié)調(diào)類(lèi)、結(jié)論類(lèi)。

（1）來(lái)自總體單位或甲方單位須接收單位貫徹執(zhí)行的指令性技術(shù)文件，列如標(biāo)準(zhǔn)化大綱、可靠性大綱、質(zhì)量保證大綱、維修性大綱等指令性技術(shù)文件可歸屬為貫徹執(zhí)行類(lèi)。

（2）非本單位編制，但需要本單位相關(guān)人員簽字或加蓋公章確認(rèn)的技術(shù)文件列如技術(shù)協(xié)議、技術(shù)協(xié)調(diào)單、技術(shù)更改單等可歸屬為答復(fù)類(lèi)。

（3）本單位編制，但需外單位簽字或加蓋公章確認(rèn)后再返回本單位的技術(shù)文件如技術(shù)協(xié)調(diào)單、技術(shù)更改單、技術(shù)協(xié)議等可歸屬主動(dòng)協(xié)調(diào)類(lèi)。

（4）總體單位、甲方或具備資質(zhì)的第三方的檢測(cè)機(jī)構(gòu)發(fā)給本單位的結(jié)論性技術(shù)文件如產(chǎn)品使用評(píng)議書(shū)、產(chǎn)品各種試驗(yàn)大綱、檢測(cè)報(bào)告可歸屬為結(jié)論類(lèi)。

2 外來(lái)技術(shù)文件管控存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)外接收渠道多，收文無(wú)管控

外來(lái)技術(shù)文件一般主要由單位的收文部門(mén)通過(guò)機(jī)要信件或?qū)Ｓ镁W(wǎng)絡(luò)統(tǒng)一接收，但同時(shí)仍然存在外來(lái)技術(shù)文件由外單位直接發(fā)給本單位相關(guān)技術(shù)員的私人電子郵箱，也存在外來(lái)技術(shù)文件由技術(shù)人員出差隨身帶回的情況，單位外來(lái)技術(shù)文件對(duì)外接收渠道多，容易造成收文無(wú)管控。

2.2 對(duì)內(nèi)未集中管理，重要技術(shù)文件管理失控

單位的收文部門(mén)收到外來(lái)技術(shù)文件后一般依據(jù)明確的收件人或收件部門(mén)在單位內(nèi)部進(jìn)行二次分發(fā)，外來(lái)技術(shù)文件被直接分發(fā)到相應(yīng)的技術(shù)人員或技術(shù)部門(mén)，外來(lái)技術(shù)文件分散在各技術(shù)部門(mén)或技術(shù)人員個(gè)人手中，單位內(nèi)部未實(shí)施集中統(tǒng)一管理，必然造成外來(lái)技術(shù)文件無(wú)跟蹤、無(wú)立卷，甚至存在技術(shù)文件丟失隱患，從而導(dǎo)致科技活動(dòng)無(wú)據(jù)可查。

2.3 承辦過(guò)程不留痕，職責(zé)不可追溯

外來(lái)技術(shù)文件是單位產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的重要設(shè)計(jì)輸入，一般情況下應(yīng)由單位相關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人做出重要批示以確定辦理意見(jiàn)，相關(guān)部門(mén)依據(jù)批示承辦，本單位有關(guān)技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)做出全面的閱辦批示，外來(lái)技術(shù)文件直接由技術(shù)人員或技術(shù)部門(mén)接收辦理，存在技術(shù)人員扣壓外來(lái)技術(shù)文件，技術(shù)部門(mén)擅自辦理或延期辦理外來(lái)技術(shù)文件，相關(guān)應(yīng)知應(yīng)辦部門(mén)因接收不到外來(lái)技術(shù)文件而漏辦的隱患，從而造成重要節(jié)點(diǎn)被延誤、不僅影響科研生產(chǎn)進(jìn)度，還給產(chǎn)品質(zhì)量帶來(lái)重大隱患。

2.4 承辦情況無(wú)監(jiān)管，管理處于開(kāi)環(huán)狀態(tài)

承辦外來(lái)技術(shù)文件一般需要有關(guān)部門(mén)的技術(shù)人員根據(jù)外來(lái)技術(shù)文件的內(nèi)容確定技術(shù)指標(biāo)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求修改工作程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、接口尺寸、技術(shù)參數(shù)等等，承辦部門(mén)辦理完成后需詳細(xì)注明辦理情況和輸出物，如果承辦過(guò)程無(wú)監(jiān)控、承辦結(jié)果無(wú)考核，必然造成部分外來(lái)技術(shù)文件無(wú)承辦或延期辦理，甚至虛報(bào)承辦落實(shí)情況，承辦輸出物不歸檔，外來(lái)技術(shù)文件管理處于無(wú)監(jiān)管的開(kāi)環(huán)狀態(tài)。

3 外來(lái)技術(shù)文件閉環(huán)管理措施

外來(lái)技術(shù)文件是產(chǎn)品開(kāi)發(fā)策劃及研制生產(chǎn)過(guò)程的重要技術(shù)輸入，也是單位科技檔案的重要組成部分，做好外來(lái)技術(shù)文件管控對(duì)加強(qiáng)科研生產(chǎn)管理、保障產(chǎn)品質(zhì)量、滿(mǎn)足顧客需求、確保相關(guān)工作有據(jù)可查至關(guān)重要，筆者認(rèn)為，外來(lái)技術(shù)文件的管理需把握好收文、保管、督辦、歸檔四個(gè)環(huán)節(jié)，才能做好外來(lái)技術(shù)文件的閉環(huán)管理。

3.1 對(duì)外統(tǒng)一收文渠道，做好收文管控

收文管理是外來(lái)技術(shù)文件管控的首要環(huán)節(jié)，做好收文管控，首先應(yīng)統(tǒng)一外來(lái)技術(shù)文件接收渠道，通過(guò)建章立制明確單位對(duì)外外來(lái)技術(shù)文件的唯一允許途徑，盡量避免技術(shù)人員通過(guò)私人電子郵箱接收外來(lái)技術(shù)文件，減少技術(shù)人員出差帶回外來(lái)技術(shù)文件，建立獎(jiǎng)懲機(jī)制激勵(lì)員工將特殊情況下個(gè)人收到的外來(lái)技術(shù)文件及時(shí)交由外來(lái)技術(shù)文件管理部門(mén)。

3.2 對(duì)內(nèi)管理部門(mén)唯一，做好保管管控

外來(lái)技術(shù)文件是產(chǎn)品開(kāi)發(fā)策劃及研制生產(chǎn)過(guò)程的重要技術(shù)輸入，是對(duì)技術(shù)問(wèn)題作出補(bǔ)充、說(shuō)明、更改、更正，因而是必須歸檔保存的技術(shù)文件，因此外來(lái)技術(shù)文件是單位科技檔案的重要檔案組成部分，因此外來(lái)技術(shù)文件適宜由單位檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理，單位對(duì)外收文部門(mén)收文后統(tǒng)一將外來(lái)技術(shù)文件第一時(shí)間移交給檔案管理部門(mén)，避免將外來(lái)技術(shù)文件直接分發(fā)到相關(guān)技術(shù)部門(mén)或技術(shù)人員，技術(shù)人員個(gè)人接收到外來(lái)技術(shù)文件或出差帶回的技術(shù)文件須第一時(shí)間移交到檔案管理部門(mén)，由檔案部門(mén)對(duì)外來(lái)技術(shù)文件統(tǒng)一接收、登記、加蓋專(zhuān)用印章標(biāo)識(shí)并發(fā)起外來(lái)技術(shù)文件閱辦流程進(jìn)行受控管理，未經(jīng)檔案部門(mén)加蓋專(zhuān)用印章標(biāo)識(shí)的外來(lái)技術(shù)文件視為無(wú)效不受控文件，督促單位相關(guān)技術(shù)部門(mén)和技術(shù)人員及時(shí)移交因特殊原因收到的外來(lái)技術(shù)文件，防止無(wú)效外來(lái)技術(shù)文件的違規(guī)使用。

3.3 納入科研計(jì)劃考核，做好承辦情況監(jiān)管

檔案部門(mén)外來(lái)技術(shù)文件管理專(zhuān)員發(fā)起外來(lái)技術(shù)文件閱辦流程后，檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦建議，外來(lái)技術(shù)文件管理專(zhuān)員依據(jù)擬辦建議呈有關(guān)技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)閱批，技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)技術(shù)文件具體事項(xiàng)做出閱辦批示，明確辦理意見(jiàn)并通知相關(guān)科研計(jì)劃管理人員閱知，科研計(jì)劃管理人員根據(jù)技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)所批示的承辦時(shí)間節(jié)點(diǎn)及任務(wù)要求納入科研考核計(jì)劃，相關(guān)承辦部門(mén)及人員依批示閱辦，并詳細(xì)填寫(xiě)任務(wù)完成情況，科研計(jì)劃管理人員履行督辦職責(zé)，并如實(shí)填寫(xiě)任務(wù)最終完成時(shí)間，是否有承辦輸出物等信息。

3.4 及時(shí)收集檔案，做好歸檔管理

檔案部門(mén)在發(fā)起外來(lái)技術(shù)文件閱辦流程后，應(yīng)立即將外來(lái)技術(shù)文件的按型號(hào)、課題整理立卷歸檔，同時(shí)跟蹤科研計(jì)劃員的督辦意見(jiàn)，如外來(lái)技術(shù)文件承辦任務(wù)有應(yīng)歸檔的輸出物，應(yīng)及時(shí)收集歸檔承辦輸出物，如接收到外來(lái)技術(shù)文件的新版本，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照要求做換版處理，并對(duì)作廢版本逐頁(yè)加蓋“作廢”標(biāo)識(shí)。防止作廢文件的非預(yù)期使用。見(jiàn)圖1。

4 結(jié)語(yǔ)

任何一件產(chǎn)品都需經(jīng)過(guò)原材料—元器件—零件—部件—產(chǎn)品等制造過(guò)程，當(dāng)今社會(huì)的精細(xì)化分工決定了某個(gè)整機(jī)產(chǎn)品的最終形成需要多個(gè)承研單位聯(lián)合完成，各分系統(tǒng)須統(tǒng)一計(jì)劃、統(tǒng)一研制、統(tǒng)一生產(chǎn)通力合作，才能保證產(chǎn)品的質(zhì)量和進(jìn)度，整機(jī)單位的技術(shù)文件分發(fā)到承研單位，承研單位必須執(zhí)行對(duì)應(yīng)的設(shè)計(jì)方案、工藝說(shuō)明、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)、元器件及原材料的選用甚至具備相關(guān)資質(zhì)第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)的選擇，同時(shí)承研單位內(nèi)部應(yīng)做好外來(lái)技術(shù)文件的接收、登記、承辦過(guò)程監(jiān)督、保障承辦輸出物及時(shí)歸檔，確保外來(lái)技術(shù)文件得以貫徹執(zhí)行，承辦過(guò)程可追溯，承研單位外來(lái)技術(shù)文件管控部門(mén)應(yīng)須做好外來(lái)技術(shù)文件的版次管控，及時(shí)換版新版技術(shù)文件，對(duì)舊版外來(lái)技術(shù)文件逐頁(yè)加蓋“作廢”管控章，保障外來(lái)技術(shù)文件的現(xiàn)行有效，避免外來(lái)技術(shù)文件的混用和濫用，防止無(wú)效外來(lái)技術(shù)文件的非預(yù)期使用，減少產(chǎn)品質(zhì)量事故隱患，保障產(chǎn)品滿(mǎn)足相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、客戶(hù)要求并按時(shí)間節(jié)點(diǎn)交付。