論事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理策略

文/朱瑞侃，山東省菏澤市單縣廣播電視臺

檔案管理是事業(yè)單位一項基礎工作，主要是對單位事務、人員檔案進行收集、整理與保管，為事業(yè)單位發(fā)展服務。加強檔案規(guī)范化管理為事業(yè)單位各項工作的高效運行提供了有效保障，同時，也能提高單位的管理水平，助推單位的健康持續(xù)發(fā)展。然而從實際來看很多事業(yè)單位對檔案管理重視不足，檔案管理規(guī)范程度不高，極大制約了檔案資源的作用發(fā)揮。為此，有必要加強對檔案規(guī)范化管理的研究。

1 當前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

1.1 重視不足，檔案管理制度有待完善

由于檔案工作的特殊性，無法在短期內為單位帶來實際的效益，而且需要投入較多的人力物力，因此，很多事業(yè)單位為了節(jié)省經(jīng)費，經(jīng)常忽視了檔案管理工作。因為對檔案管理不重視，檔案管理制度也嚴重滯后，表現(xiàn)為責任劃分不明確，工作流程不清晰。有的事業(yè)單位檔案資料編制體系不完善，未按檔案歸檔與修建標準使用檔案資料用紙。這增加了檔案人員的工作量，也影響到檔案管理效率。還有一些事業(yè)單位只關注檔案收集工作，而不重視分類整理工作，檔案編排、劃分、整理比較混亂，降低了檔案檢索效率。有的未嚴格對檔案進行保密管理，未按相關流程操作擅自銷毀本該繼續(xù)保存的檔案資料。

1.2 檔案信息化水平有待提高

信息時代的到來促使了各行業(yè)管理模式的轉變，信息技術被大量應用于企業(yè)管理當中，極大提高了企業(yè)管理效率。事業(yè)單位檔案數(shù)量與種類也逐漸增多，傳統(tǒng)的手工管理方式跟不上實際發(fā)展的需要。這種粗放的管理模式不僅會增加工作人員的工作量，而且檔案管理效率不高。還有部分事業(yè)單位雖然實現(xiàn)了檔案管理信息化，但工作人員對檔案管理系統(tǒng)與相關軟件不熟悉，不能熟練運用，也極大制約了檔案信息化水平的提升。

1.3 人員素養(yǎng)跟不上發(fā)展形勢

由于檔案管理工作得不到重視，將檔案管理等同于資料整理與保管，這種有偏差的認知使得檔案人員對工作缺乏熱忱，大部分人員認為只要確保檔案資料完整，沒有丟失檔案就行。在這種觀念意識下導致檔案管理水平較低。此外，事業(yè)單位沒有投入充足的人力物力開展檔案工作，對檔案人員也未給予有效的培訓，致使檔案隊伍的整體水平不高

2 新時期加強事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的對策

2.1 提高對檔案規(guī)范化建設的重視度

思想是行動的先導，事業(yè)單位領導要充分認識到檔案規(guī)范化建設的重要意義，將這項工作擺在重要的議事日程上。要認識到雖然檔案管理工作不能在短期內為單位帶來利潤，但對單位長遠發(fā)展是有益的。為此，要放眼未來，高瞻遠矚，給予一定的人力物力支持，盡快完善檔案管理的軟硬件設施，購進先進的設備與軟件，加強檔案庫房建設，為檔案管理工作的開展做好硬件保障。然后，通過單位內網(wǎng)、短信、教育培訓、文化活動等途徑向員工宣傳檔案規(guī)范化管理的意義，增強全體人員的檔案規(guī)范化管理觀念，獲得各部門的配合與支持。

2.2 進一步完善檔案管理制度

檔案部門要與單位領導充分溝通，圍繞檔案管理現(xiàn)狀制定適合本單位的檔案管理制度。對檔案收集、整理、編目、保管、利用、鑒定與銷毀等工作環(huán)節(jié)要配套明晰的工作流程與制度規(guī)范，加強對檔案的規(guī)范化管理。同時，由重要領導與部門負責人組建檔案管理網(wǎng)絡機構，將責任明確到各部門的負責人，各部門安排一名檔案員，明確其職責與工作要求，完善部門間的管理機制。采用檔案工作聯(lián)絡員制度，制作各部門資料收集、移交時間表，安排檔案工作階段性目標與任務，保證檔案管理工作的有序展開。

2.3 重視檔案保密管理工作

檔案有可復制的特性，特別是電子檔案更易被復制、刪改。為避免檔案資料泄露外傳，確保檔案的安全性，必須加強檔案的保密管理。首先，根據(jù)國家有關法律規(guī)定，建設專門的檔案室，檔案人員辦公室與檔案存放庫房必須有所區(qū)分。對檔案室與庫房的門窗要加固，避免偷盜問題發(fā)生。其次，由專人負責檔案室的開關，嚴禁無關人員進入。參照檔案的不同密級程度，明確相應的利用對象與利用范圍。關于涉密資料要求只能在閱文室內查閱，且涉密材料嚴禁進入編研范圍。工作人員也禁止在公共場所談論保密內容。若有資料需要銷毀應先通過上級領導的批準，并交給鑒定部門鑒定，獲得允許后在數(shù)名工作人員參與監(jiān)督的過程中銷毀文檔。必須嚴格防范泄密事件發(fā)生，如將需要銷毀的資料賣給廢品站，對于泄密者嚴格按法律追究責任。最后，培養(yǎng)檔案人員的保密意識，定期組織檔案人員學習《保密法》，加強保密教育，強化他們的保密意識與法治意識。

2.4 加強檔案信息化建設，提升檔案隊伍整體素養(yǎng)

隨著信息時代的到來事業(yè)單位應加大檔案信息化建設力度，配備先進的檔案管理軟硬件設施，實現(xiàn)紙質檔案向電子檔案的轉變，提升檔案信息化管理水平。同時，要重視對檔案隊伍的建設。首先，要選拔專業(yè)、優(yōu)秀的人才進入檔案管理隊伍，優(yōu)化檔案隊伍結構。其次，結合單位實際制定培養(yǎng)方案，加強對人員的職業(yè)道德素養(yǎng)、專業(yè)能力、信息化能力方面的教育培訓，不斷提高其業(yè)務水平。其中，特別要抓好計算機操作技能的培訓，使其熟練應用檔案管理軟件。最后，加強業(yè)務考核，采取有效的獎懲措施，激勵檔案人員更積極的投入到日常工作中，主動學習專業(yè)知識，提升檔案管理效率。

3 結語

總之，加強檔案規(guī)范化管理能提升檔案管理質量，使檔案資源得到更充分的利用，對事業(yè)單位的發(fā)展有著積極的作用。為此，要圍繞單位實際盡快構建一套完善可行的檔案規(guī)范化管理機制，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、高效化。