行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)問題探討

徐朝暉

一、引言

二、區(qū)級(jí)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)存在的問題

（一）內(nèi)部控制制度不健全

全區(qū)會(huì)計(jì)質(zhì)量監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)，很多單位內(nèi)部控制制度不健全。

第一，因?yàn)橛行╊A(yù)算單位的內(nèi)部控制制度未及時(shí)更新，其內(nèi)控手冊(cè)或內(nèi)部控制制度均于2016—2018年制定。只有少數(shù)預(yù)算單位及時(shí)更新了財(cái)務(wù)管理制度，其他單位的內(nèi)部控制制度沿用之前的規(guī)定，未進(jìn)行更新。

第二，因?yàn)楹芏鄦挝晃锤鶕?jù)本單位的實(shí)際情況，制定相關(guān)的預(yù)算管理、收支管理、資產(chǎn)管理、項(xiàng)目管理、合同管理、政府采購管理制度和相應(yīng)的審批制度，沒有明確的審批支付流程。

這主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：一是印鑒管理崗位設(shè)置不合理，比如有的財(cái)務(wù)章與法人私章均由出納人員保管；二是“三重一大”決策程序欠落實(shí)，預(yù)算編制及預(yù)算分解下達(dá)未按照“三重一大”決策制度進(jìn)行集體決策，而對(duì)大額資金支付卻實(shí)行集體決議制度；三是未嚴(yán)格執(zhí)行定期輪崗制度，單位內(nèi)部出納人員任職時(shí)間長，而且沒有建立輪崗制度，也沒有進(jìn)行相應(yīng)的內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督；四是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作有待加強(qiáng)，很多單位會(huì)計(jì)核算信息不可靠、不全面，并且提供的財(cái)務(wù)報(bào)賬單據(jù)原始憑證不規(guī)范。

（二）業(yè)務(wù)內(nèi)控流程不規(guī)范

1.收支業(yè)務(wù)控制情況

收支業(yè)務(wù)控制情況主要有三個(gè)問題：一是往來款長期掛賬不進(jìn)行清理；二是支出審批流程不完善，無事前審批；三是支出附件不規(guī)范。

2.資產(chǎn)業(yè)務(wù)控制情況

一是未按規(guī)定執(zhí)行固定資產(chǎn)定期清查盤點(diǎn)制度。某些單位將固定資產(chǎn)盤點(diǎn)工作完全交由第三方中介機(jī)構(gòu)完成，盤點(diǎn)表僅有固定資產(chǎn)明細(xì)，無盤點(diǎn)痕跡及簽字，有的盤點(diǎn)甚至未形成紙質(zhì)盤點(diǎn)記錄及結(jié)論。二是固定資產(chǎn)賬面數(shù)與國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致。三是超現(xiàn)金結(jié)算起點(diǎn)使用現(xiàn)金。四是國庫集中支付單位還存在實(shí)有資金賬戶，未對(duì)專戶資金進(jìn)行年度清理，未形成專項(xiàng)資金清理報(bào)告。五是非稅票據(jù)的管理不完善。一方面是單位沒有健全非稅票據(jù)的領(lǐng)取和結(jié)余管理制度；另一方面是某些單位未設(shè)置完整的票據(jù)申購和使用登記簿，只登記已使用非稅票據(jù)的臺(tái)賬。

3.項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)控制情況

八角楓[Alangium（Lour.）Harms.]又名白龍須、八角金盤等，收載于《貴州省中藥材、民族藥材質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》（2003年版），為貴州地區(qū)苗族特色藥[1]。八角楓廣泛分布于貴州各地，以野生為主，四季皆可采挖，具有祛風(fēng)通絡(luò)、散瘀鎮(zhèn)痛等作用，是當(dāng)?shù)厣贁?shù)民族治療風(fēng)濕疼痛、關(guān)節(jié)麻木、癱瘓、勞損腰痛、跌打損傷等疾病的常用藥物[1]。

第一，項(xiàng)目臺(tái)賬缺失。部分單位未對(duì)工程項(xiàng)目的招投標(biāo)、中標(biāo)單位、決算金額、中標(biāo)金額、工程實(shí)際支付等情況建立單獨(dú)的臺(tái)賬管理，未對(duì)專項(xiàng)資金的收入、使用、撥付、結(jié)余等情況建立臺(tái)賬管理。

第二，項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程欠規(guī)范。很多單位資金存在撥付流程不完善、核查記錄不完整、驗(yàn)收記錄不實(shí)等問題。比如在抽查“社區(qū)提質(zhì)改造”專項(xiàng)時(shí)，筆者發(fā)現(xiàn)有些單位在撥付專項(xiàng)資金前，業(yè)務(wù)科室僅對(duì)改造（新建）社區(qū)進(jìn)行了實(shí)地查看，而未形成紙質(zhì)驗(yàn)收材料，并且在付款資料中只提供了社區(qū)改造（新建）前后對(duì)比圖。支付項(xiàng)目進(jìn)度款時(shí)，有的合同缺少驗(yàn)收資料，未附工程驗(yàn)收單；還有的單位沒有編制資金撥付審批表，而是由相關(guān)人員直接在發(fā)票上簽字審核，支付進(jìn)度審核流程混亂［1］。

三、區(qū)級(jí)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的主要途徑

（一）健全內(nèi)部控制制度，增強(qiáng)執(zhí)行效力

各區(qū)級(jí)單位應(yīng)根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》的要求，建立健全內(nèi)部控制制度，每年根據(jù)單位的實(shí)際情況對(duì)內(nèi)部控制制度進(jìn)行修訂和完善。制定專項(xiàng)資金管理辦法，規(guī)范管理，確保資金的安全，防范各類專項(xiàng)資金支出風(fēng)險(xiǎn)。

在增強(qiáng)執(zhí)行效力方面，各區(qū)級(jí)單位應(yīng)當(dāng)從以下六個(gè)方面開展制度落地工作。一是各區(qū)級(jí)單位須加強(qiáng)對(duì)印鑒章的登記管理，不同的印鑒章分人保管；二是區(qū)級(jí)單位要加大“三重一大”決策事項(xiàng)執(zhí)行力度，對(duì)納入“三重一大”決策范圍的事項(xiàng)實(shí)行集體決策，做到不漏項(xiàng)、不缺項(xiàng)，對(duì)經(jīng)“三重一大”決策的事項(xiàng)需附會(huì)議紀(jì)要作為支付依據(jù)；三是單位要梳理各崗位職責(zé)，調(diào)整現(xiàn)在的職責(zé)分工，單一業(yè)務(wù)鏈條應(yīng)保證授權(quán)批準(zhǔn)職責(zé)、執(zhí)行業(yè)務(wù)職責(zé)、監(jiān)督審核職責(zé)和會(huì)計(jì)記錄職責(zé)相互分離，并將崗位職責(zé)制作成標(biāo)牌懸掛于顯眼位置，充分發(fā)揮其警示、提示及教育的作用；四是重視財(cái)務(wù)人員輪崗制度，結(jié)合本單位財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平和任職年限，制定切合實(shí)際的財(cái)務(wù)人員輪崗計(jì)劃，定期實(shí)行財(cái)務(wù)人員輪崗；五是定期對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)的指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)；六是各單位應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷單，按照單位的費(fèi)用審批流程分別設(shè)置經(jīng)辦人、證明人、審核人、審批人等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，清晰、明了、完整地反映事項(xiàng)的審批權(quán)限和審批流程［2］。

（二）優(yōu)化內(nèi)控流程，提高內(nèi)控執(zhí)行效率

1.收支業(yè)務(wù)控制流程優(yōu)化

一是加強(qiáng)員工借支管理，規(guī)范員工借支行為，督促員工及時(shí)還款，借款不得跨年；二是對(duì)加班用餐費(fèi)、差旅費(fèi)，需統(tǒng)一實(shí)行加班用餐審批制度、出差申請(qǐng)審批制度，大額采購要提供大額采購申請(qǐng)單，做到事前審批、事前控制。

2.資產(chǎn)業(yè)務(wù)控制流程優(yōu)化

一是單位應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)管理予以重視，避免出現(xiàn)“重資產(chǎn)、輕管理”的理念，每年至少組織資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，并且形成紙質(zhì)版盤點(diǎn)表，盤點(diǎn)表經(jīng)盤點(diǎn)人、監(jiān)盤人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后存檔備查。二是日常工作中加強(qiáng)固定資產(chǎn)賬面數(shù)與國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)（臺(tái)賬數(shù)）的定期核對(duì)工作，做到賬實(shí)相符，臺(tái)賬數(shù)與賬面數(shù)相符。三是費(fèi)用報(bào)銷及各項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)金的發(fā)放均采用銀行轉(zhuǎn)賬結(jié)算，在職在編人員費(fèi)用報(bào)銷轉(zhuǎn)賬至公務(wù)卡，臨聘或勞務(wù)派遣人員由報(bào)銷人或者獎(jiǎng)勵(lì)金發(fā)放對(duì)象提供銀行賬號(hào)。財(cái)稅人員根據(jù)所提供的賬號(hào)或卡號(hào)轉(zhuǎn)賬，讓資金使用更加合規(guī)，避免現(xiàn)金結(jié)算，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。四是完善自有資金賬戶監(jiān)管制度，單位對(duì)自有資金賬戶進(jìn)行全面清理。對(duì)已銷戶的賬戶及時(shí)進(jìn)行財(cái)務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)報(bào)表余額與銀行賬戶余額一致。同時(shí)單位每月要定期進(jìn)行對(duì)賬，對(duì)已有的自有資金賬戶實(shí)行備案管理，每月將賬戶信息定期報(bào)送財(cái)政局。五是有非稅票據(jù)的單位需建立規(guī)范的非稅票據(jù)臺(tái)賬，非稅票據(jù)的領(lǐng)用、使用記錄均需錄入臺(tái)賬，完整地反映非稅票據(jù)的申購、使用記錄；且需將外設(shè)窗口的票據(jù)領(lǐng)用、使用和結(jié)存情況統(tǒng)一納入單位的票據(jù)管理范圍，每月核對(duì)外設(shè)窗口非稅票據(jù)的領(lǐng)用、使用和結(jié)存情況，做到日清月結(jié)，堵塞管理漏洞。

3.工程業(yè)務(wù)控制流程優(yōu)化

一是臺(tái)賬的記錄與檔案的管理工作是單位資料管理一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，工程項(xiàng)目應(yīng)由黨政辦或相關(guān)部門建立單獨(dú)的臺(tái)賬，做到凡事可追溯，有據(jù)可查。并將項(xiàng)目資料匯總裝訂成冊(cè)，一并交由紀(jì)檢監(jiān)察室或檔案室留存?zhèn)洳?。需要時(shí)，能及時(shí)地、有針對(duì)性地提供完整有效的資料，服務(wù)于單位的管理［3］。二是規(guī)范專項(xiàng)資金撥付流程，制定資金撥付審批表。業(yè)務(wù)科室需對(duì)不同項(xiàng)目、不同合同主體單獨(dú)填寫資金撥付審批表，并交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)室將項(xiàng)目臺(tái)賬中的付款進(jìn)度與業(yè)務(wù)科室提交的資金撥付審批表、財(cái)務(wù)系統(tǒng)中累計(jì)付款信息進(jìn)行復(fù)核比較，確認(rèn)三者一致后方可支付款項(xiàng)。三是對(duì)項(xiàng)目需進(jìn)行階段性的驗(yàn)收工作，應(yīng)形成完整的紙質(zhì)驗(yàn)收資料并得出結(jié)論，作為支付項(xiàng)目進(jìn)度款的必備原始資料之一。

（三）推進(jìn)內(nèi)控信息化建設(shè)

區(qū)級(jí)行政事業(yè)單位要緊跟時(shí)代發(fā)展，提高信息化應(yīng)用水平，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)部門之間的信息共享。因此，要完善OA（辦公自動(dòng)化）管理系統(tǒng)，將各項(xiàng)內(nèi)控機(jī)制嵌入OA系統(tǒng)；利用數(shù)據(jù)庫、模型庫支持會(huì)計(jì)信息、會(huì)計(jì)憑證、財(cái)務(wù)分析的自動(dòng)化和智能化采集、傳輸、存儲(chǔ)、生成、處理，為各預(yù)算單位的財(cái)務(wù)管理提供可靠的數(shù)據(jù)依據(jù)。

三、結(jié)語

目前各區(qū)級(jí)行政事業(yè)單位存在的內(nèi)部控制建設(shè)問題，應(yīng)當(dāng)根據(jù)新法律政策規(guī)定，通過及時(shí)更新內(nèi)部控制制度、完善內(nèi)部控制體系、優(yōu)化內(nèi)部控制流程等途徑著手解決。