大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作需要變革

趙楠

摘 要：隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，我國(guó)各行各業(yè)不斷將大數(shù)據(jù)時(shí)代引用到不同工作中，為了順應(yīng)形勢(shì)的變革，只有制定適應(yīng)變革的策略才能滿足當(dāng)前新時(shí)代的需求，本文主要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作需要變革的應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行探討分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案工作;檔案管理

引 言

近年來(lái)，隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，大數(shù)據(jù)顯著推進(jìn)了變革發(fā)展，同時(shí)也給其它行業(yè)和單位帶來(lái)很大便利，例如，在短期內(nèi)可達(dá)到獲取、傳遞、接收等海量化信息等，其中影響較大的則是檔案管理工作的推行，因此，檔案管理工作需全面適應(yīng)和順從新時(shí)期變革的需求，進(jìn)一步實(shí)施現(xiàn)代化變革管理。

一、理論概述

目前，在針對(duì)大數(shù)據(jù)的研究中，對(duì)其概念的界定有諸多詮釋，較為主流的觀點(diǎn)認(rèn)為大數(shù)據(jù)是由海量且復(fù)雜的各類數(shù)據(jù)構(gòu)成的信息庫(kù)，主要依托于云系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、分析、處理以及應(yīng)用，并且通過(guò)有效的傳遞，構(gòu)建起智能化的資源服務(wù)系統(tǒng)。通過(guò)這些研究資料以及大數(shù)據(jù)在實(shí)際中的應(yīng)用我們可以發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)具有巨大的數(shù)據(jù)承載能力以及較大的數(shù)據(jù)吞吐量，其內(nèi)容包含極為廣泛，但是對(duì)于普通用戶而言則難以在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)的獲取及應(yīng)用。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案工作的作用及意義

在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集、處理、分析以及存檔基本依靠人工的方式進(jìn)行處理，也就是將資料收集排序后再進(jìn)行上報(bào)，這種檔案處理方式的工作效率極低。而將大數(shù)據(jù)有效的結(jié)合在檔案管理工作中可實(shí)現(xiàn)底層數(shù)據(jù)的智能采集，通過(guò)優(yōu)化分析將其中有效數(shù)據(jù)整合匯總，從而實(shí)現(xiàn)工作效率得到質(zhì)的提升并能降低工作中的成本投入。例如在實(shí)際的人口普查工作，以往傳統(tǒng)的工作方式往往是逐區(qū)域的層層普查、采集數(shù)據(jù)，之后以人工的方式將數(shù)據(jù)匯總并層層上報(bào)進(jìn)行數(shù)據(jù)再次分析處理，而應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)后可直接進(jìn)行人口登記的處理，通過(guò)云處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的職能分析、處理，極大的改善了檔案管理工作的方式方法。此外，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)還能進(jìn)行實(shí)際的分析處理，如區(qū)域人員統(tǒng)計(jì)、道路交通情況等，具有極強(qiáng)的實(shí)時(shí)性、時(shí)效性。通過(guò)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，獲得數(shù)據(jù)的途徑、數(shù)據(jù)的處理更加便捷，因此，有效的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)各項(xiàng)工作均具有重要的作用。

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用可看作是將思維方式由定性性質(zhì)向定量分析的轉(zhuǎn)變。隨著科技技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)據(jù)的的處理量成幾何式的發(fā)展，人們?cè)诠ぷ髦袥Q策的處理方式也由以往依經(jīng)驗(yàn)主義、情感主義，逐漸轉(zhuǎn)變成以數(shù)據(jù)分析為基礎(chǔ)科學(xué)技術(shù)的方式，由此可見，大數(shù)據(jù)發(fā)展將工作變得數(shù)據(jù)化，這種形式不僅是個(gè)體行為方式的轉(zhuǎn)變，也是一種思維方式的轉(zhuǎn)變，因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)不單單對(duì)檔案管理工作，更是對(duì)人類的發(fā)展具有重大的意義。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代中檔案工作實(shí)施的途徑

（一）強(qiáng)調(diào)檔案收集的廣泛性。檔案管理工作中檔案收集是將工作進(jìn)行下去的先決條件，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，處理工作的方式不能僅依靠被動(dòng)的收集檔案，而要增加工作中的能動(dòng)性，如在鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的城市建設(shè)發(fā)展中，通過(guò)諸多相關(guān)部門之間主動(dòng)建立有效的聯(lián)系，增加檔案收集的渠道可保證檔案收集工作中資料的完善性、真實(shí)性，這種將被動(dòng)變主動(dòng)的工作方式可有效的確保檔案工作的有效性。

（二）檔案收集形式方面，檔案資料形式的多樣性。進(jìn)行檔案收集時(shí)不僅需要紙質(zhì)檔案，并且也要注意數(shù)字檔案的采集，不僅收集傳統(tǒng)的檔案，而且歸納一些新興媒體檔案（例如微博客，微信，手機(jī)消費(fèi)記錄等）都可以成為潛在的收集對(duì)象。

（三）關(guān)于檔案館藏的對(duì)象，重點(diǎn)放在民生檔案館的收藏上。在數(shù)據(jù)時(shí)代，不僅有一些傳統(tǒng)的政府信息文件，而且還有各種“草根”文件。如今，諸如微博和微信之類的社交軟件的應(yīng)用以及新興的社區(qū)文件也值得關(guān)注。甚至個(gè)人檔案的建立，開發(fā)和利用也是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，每個(gè)人每天都會(huì)生成大量數(shù)據(jù)，其中一些數(shù)據(jù)可以組織到相關(guān)文件中以管理和服務(wù)個(gè)人。

（四）檔案收集重視系統(tǒng)性的檔案。由以往傳統(tǒng)式的單一檔案收集而逐步的轉(zhuǎn)變成為多元化的檔案集成信息收集，要去除原有針對(duì)個(gè)人分散的檔案收集方式，在當(dāng)下的大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)當(dāng)重視建立以個(gè)人作為收集的不同網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)的中心點(diǎn)收集信息。比如構(gòu)建個(gè)人的完整系統(tǒng)檔案，把個(gè)人的相關(guān)信息、財(cái)務(wù)信息、婚姻信息、醫(yī)療信息、駕照信息等全部集成在一塊，并構(gòu)建一個(gè)檔案體系來(lái)把這些數(shù)據(jù)集中越來(lái)，以此為用戶提供更好的服務(wù)。

四、提升檔案管理的技術(shù)性

（一）在檔案整理過(guò)程中可以使用虛擬整理技術(shù)。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)這一背景下，對(duì)檔案的收集數(shù)據(jù)量非常龐大，并且呈現(xiàn)各種形式以及多樣化，而對(duì)檔案的有效分類則可以不按照以前的檔案分類加以整理。當(dāng)下的檔案分類規(guī)則無(wú)法適用于數(shù)據(jù)量十分龐大的工作之中，另外，受到檔案室的技術(shù)和工作人員水平的局限而導(dǎo)致其無(wú)法應(yīng)對(duì)對(duì)數(shù)據(jù)的整理。針對(duì)檔案的整理，其大部分的工作內(nèi)容是相關(guān)的電子資源，所以可以運(yùn)用虛擬整理的技術(shù)對(duì)電子學(xué)案進(jìn)行整理，即“脫離實(shí)體的檔案，只使用一整套的符號(hào)和符號(hào)語(yǔ)法進(jìn)行記錄，并揭示出各個(gè)檔案間的歷史聯(lián)系。”此類虛擬技術(shù)主要受大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響變化成為電子化的檔案，進(jìn)而促使其對(duì)檔案的相應(yīng)整理逐步的脫離原始載體，并能夠依據(jù)不同的歷史要素而構(gòu)建出新的系統(tǒng)，從而可以揭示出各檔案間的相關(guān)聯(lián)系。

（二）保存檔案可以運(yùn)用云存儲(chǔ)技術(shù)。針對(duì)檔案的保存應(yīng)當(dāng)構(gòu)建出新的“大檔案”觀念，并把可以利用的資源均歸為檔案，無(wú)論該檔案所處的過(guò)程和載體以及類型，還有格式和媒介等均要妥善的預(yù)收保管。另外，需要改變傳統(tǒng)的觀念，把檔案收集保存在檔案館的觀念予以改變，當(dāng)把所有的檔案均保存在檔案館時(shí)，受制檔案館的空間不足以及工作人員不足的局限而無(wú)法有效的管理。信息數(shù)據(jù)每天均會(huì)產(chǎn)生，并且產(chǎn)生的信息數(shù)量十分的龐大，因此可使用云技術(shù)的存儲(chǔ)保存在網(wǎng)絡(luò)之上。云存儲(chǔ)主要是把在網(wǎng)絡(luò)中的所有不同的存儲(chǔ)設(shè)備運(yùn)用相應(yīng)的軟件予以集合在一塊，共同構(gòu)建出一個(gè)對(duì)外提供存儲(chǔ)服務(wù)的系統(tǒng)。在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)背景下，運(yùn)用云存儲(chǔ)是檔案存儲(chǔ)的發(fā)展方向，由此能夠有效解決存儲(chǔ)空間的局限和人員的不足。

五、提升檔案管理的便利性

構(gòu)建新型的共享平臺(tái)，提升檔案的利用效率，為用戶提供方便的查詢。針對(duì)檔案的利用率可以參考部分以大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)而構(gòu)建的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，其主要包括檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而方便交換和分享檔案的系統(tǒng)信息。檔案全文的數(shù)據(jù)庫(kù)主要是由數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)的技術(shù)對(duì)檔案全文通過(guò)分類和排序的方式進(jìn)行排列而成的集合。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)則主要是把檔案目錄進(jìn)行整理并重新進(jìn)行組織的數(shù)據(jù)庫(kù)，最終構(gòu)建出新的檢索方式。針對(duì)各種形式的電子類檔案，比如音頻檔案和視頻檔案，可以為其構(gòu)建專門的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)。另外，對(duì)檔案的信息進(jìn)行分類便于查找利用。檔案工作人員利用Web技術(shù)和檔案的利用者構(gòu)建出雙向的互動(dòng)，并以使用用戶為中心，了解用戶的檔案使用需求來(lái)為其服務(wù)，幫助其挖掘信息和發(fā)布信息，以此來(lái)為大眾提供良好的服務(wù)。

六、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述的分析可以看出，當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)積極的抓住機(jī)遇，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行重新的定位和思考，并對(duì)檔案工作進(jìn)行新的謀劃，運(yùn)用科學(xué)的技術(shù)為用戶提供有良好的信息服務(wù)，以提升在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案工作的有利發(fā)展。

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