辦公室文秘發(fā)揮參謀作用的策略

文/河南省湯陰縣韓莊鎮(zhèn)人力資源社會保障服務(wù)所 付培謀

新時期，辦公室的主要職責(zé)之一是充分發(fā)揮參謀助手作用、為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。面對新形勢及新要求，辦公室文秘在工作開展過程中，不僅僅需要承擔(dān)以往辦事員的職責(zé)，并且要樹立辦文辦事、出謀劃策的科學(xué)觀念。同時，辦公室文秘人員需要立足于全局，在思考問題時盡量站在領(lǐng)導(dǎo)角度，充分發(fā)揮參謀助手作用，領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。

一、強化服務(wù)意識

辦公室是一個單位重要的樞紐部門，發(fā)揮著上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右的作用。要想將辦公室上傳下達(dá)、左右協(xié)調(diào)的作用充分發(fā)揮，就要求文秘人員具備較強的服務(wù)意識、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)意圖的能力等，而這就需要實現(xiàn)服務(wù)工作中的兩個重要轉(zhuǎn)變：其一，需由以往的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，盡管辦公室工作具有服從性，但是服從不等于被動，要堅持“受命行事而不被動行事，主動服務(wù)而不被動服務(wù)”的工作理念，善于總結(jié)經(jīng)驗，摸索規(guī)律，提早準(zhǔn)備，努力掌握工作的主動性，實現(xiàn)從被動服務(wù)向主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變。其二，由以往單一的服務(wù)朝著超前服務(wù)轉(zhuǎn)變。辦公室文秘人員所面對的工作十分繁雜，需要從整體上把握工作，在保障自身工作效率的同時，為各個基層及部門提供良好服務(wù)，同時需要將領(lǐng)導(dǎo)交付的工作做好，便于保障各項工作順利開展。

二、強化崗位責(zé)任

辦公室文秘盡管承擔(dān)了繁雜多樣的日常工作內(nèi)容，但也有一定的職責(zé)界限存在，要想將辦公室文秘參謀助手作用有效提升，那么就必須將其崗位職責(zé)充分明確。具體而言，用人單位可通過崗位職責(zé)介紹的編制、崗位職責(zé)內(nèi)容培訓(xùn)等方式，幫助辦公室文秘明確自身崗位職責(zé)。同時，領(lǐng)導(dǎo)人員在日常工作開展中，對辦公室文秘安排相關(guān)工作任務(wù)時，也需要基于辦公室文秘的崗位職責(zé)范圍，切忌出現(xiàn)劃分不合理的作業(yè)內(nèi)容，以免辦公室文秘有越級管理或違規(guī)作業(yè)等情況出現(xiàn)。

三、強化信息服務(wù)

信息工作是領(lǐng)導(dǎo)重要的決策依據(jù)，對外反映情況、樹立形象；對內(nèi)服務(wù)決策、指導(dǎo)基層等，皆需要信息。辦公室文秘要想將自身參謀助手作用進一步發(fā)揮，那么就需要著重發(fā)揮“信息庫”的作用。一方面，需要努力拓展信息源渠道，便于將單位內(nèi)部情況、外部相關(guān)信息第一時間準(zhǔn)確掌握并報告，從而將各項工作進展情況全方位地了解。同時，辦公室文秘需挖掘上傳下達(dá)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的信息，及時篩選出材料中的有用信息、并于會議中靈活捕捉信息，保障信息的針對性與時效性，便于將重要的時效信息反饋給領(lǐng)導(dǎo)；另一方面，需對信息篩選、分類及綜合工作予以重視，將具備傾向性且十分普遍的情況、經(jīng)驗與問題找出，促進信息使用價值的提升。圍繞“領(lǐng)導(dǎo)需要知道的”和“需要領(lǐng)導(dǎo)知道的”，盡快為領(lǐng)導(dǎo)提供信息，便于將信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策作用充分發(fā)揮。

四、強化以文輔政

辦公室文秘參謀助手作用發(fā)揮中，以文輔政這一渠道十分重要。首先，需要將上級精神及領(lǐng)導(dǎo)思路準(zhǔn)確把握。在對上級文件認(rèn)真研讀的基礎(chǔ)上，將上級精神充分掌握。通過調(diào)研、談話及會議等渠道，將領(lǐng)導(dǎo)思路及工作實際準(zhǔn)確把握，并全面融入文稿起草中。其次，需將文稿起草角度準(zhǔn)確把握。在文稿起草的過程中，需對自身角色的調(diào)整予以重視，貫徹“不在其位不謀其政”理念，立足于全局角度、領(lǐng)導(dǎo)角度謀篇布局、思考問題，將工作重點及關(guān)鍵要素準(zhǔn)確抓住，確保問題闡述的全面、深刻及準(zhǔn)確。最后，著重關(guān)注日常素材的積累、加工與升華。文秘工作人員在文稿起草時，離不開大量素材。故而，日常工作與生活中，文秘人員需積極收集素材，并以文稿主旨為中心進行加工，確保所起草的文稿與單位實際相符合且精煉簡潔、生動流暢。同時，創(chuàng)新是必不可少的，思維創(chuàng)新、觀點創(chuàng)新、文字創(chuàng)新及內(nèi)容創(chuàng)新是文稿起草中必須落實的。

五、強化督查督辦

督查督辦是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、促進決策目標(biāo)的實現(xiàn)及執(zhí)行效力提高所開展的工作之一。作為領(lǐng)導(dǎo)決策及管理活動重要環(huán)節(jié)之一的辦公室文秘督辦工作，也是文秘人員發(fā)揮參謀助手作用、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策管理的職責(zé)體現(xiàn)。督查督辦，必須突出重點、創(chuàng)新理念，且要健全制度。但凡與單位發(fā)展大局相關(guān)的重大決策事項，辦公室文秘都必須落實事中控制，全面構(gòu)建督查督辦網(wǎng)絡(luò)，并在電話督辦、書面督辦、調(diào)研督辦及會議督辦等督查督辦方式的運用下，提高督查督辦與反饋的有效性、針對性，并合理傳達(dá)、有效執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)布置的會議決策事項和批辦文件等工作。

六、結(jié)語

新時期，辦公室文秘人員必須按照習(xí)近平總書記在考察中辦工作時提出的“堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識、堅持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)、堅持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神、堅持廉潔自律的道德操守”“五個堅持”的要求，緊緊圍繞單位發(fā)展愿景和領(lǐng)導(dǎo)工作思路，強化服務(wù)意識，增強服務(wù)本領(lǐng)，立足崗位職責(zé)，勇于開拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮參謀助手作用，幫助領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，便于促進工作質(zhì)量與效率不斷提升，更好地服務(wù)決策、服務(wù)大局、服務(wù)發(fā)展，為單位各項工作的順利開展提供堅強保障。