對(duì)傳染病醫(yī)院基建檔案的整合與利用價(jià)值分析

文/廣西南寧市第四人民醫(yī)院 燕瀟

一、醫(yī)院基建檔案的概述

（一）醫(yī)院基建檔案的概念。主要指在醫(yī)院的基本建設(shè)和開展工程項(xiàng)目活動(dòng)中所形成的管理文件、合同文檔、項(xiàng)目圖表、工程圖紙和聲像記錄等多樣載體的相關(guān)資料，這些醫(yī)院基建活動(dòng)相關(guān)的資料都屬于基建檔案。囊括的內(nèi)容自醫(yī)院基建工程前期的規(guī)劃設(shè)計(jì)、測(cè)繪勘察，到實(shí)際施工過程的監(jiān)理、施工建設(shè)、竣工檢查等，檔案中的相關(guān)方有建設(shè)單位、醫(yī)院方、主管機(jī)關(guān)等，部分工程項(xiàng)目還需要記錄征地、拆遷和補(bǔ)償?shù)裙ぷ黜?xiàng)。

（二）醫(yī)院基建檔案的特點(diǎn)。醫(yī)院基建檔案中將醫(yī)院所開展的各項(xiàng)基建項(xiàng)目都進(jìn)行了詳細(xì)記錄，除一般檔案特點(diǎn)外，基建檔案的涉及面廣、涉及事項(xiàng)多、技術(shù)含量高、有多種多樣的信息載體和文件形式，利用價(jià)值高。一般來說，醫(yī)院的基建項(xiàng)目常常需要較大的投資、較長的建設(shè)周期、較多的建設(shè)環(huán)節(jié)，這些都導(dǎo)致檔案中記載的材料存在一定的滯后性。

二、醫(yī)院基建檔案整合利用的重要價(jià)值

（一）促進(jìn)醫(yī)院的健康、穩(wěn)定發(fā)展。1.推進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展?；n案中記載著醫(yī)院的各項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)活動(dòng)的詳細(xì)資料，包括各建設(shè)、改建和維修的基建項(xiàng)目，及用在醫(yī)院醫(yī)療用途的技術(shù)狀態(tài)，真實(shí)記錄醫(yī)院的工程建設(shè)過程。因此，基建檔案作為整個(gè)醫(yī)院檔案的重要組成部分，通過對(duì)醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的詳細(xì)記錄，能夠?yàn)獒t(yī)院整體的建設(shè)規(guī)劃和設(shè)施管理提供重要服務(wù)。在疫情中新建的基建項(xiàng)目，在疫情情況惡劣的時(shí)候?yàn)閺V大患者提供了完善的傳染病防控和治療的醫(yī)療服務(wù)，這都離不開基建檔案中對(duì)項(xiàng)目利用方式的詳細(xì)記錄。2.為醫(yī)院的建設(shè)規(guī)劃和綜合管理提供資料依據(jù)?；n案中的內(nèi)容包括了從工程的規(guī)劃設(shè)計(jì)到竣工檢驗(yàn)過程中各環(huán)節(jié)的詳細(xì)信息，其中所記載的項(xiàng)目全面資料和各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)，能夠?yàn)榛?xiàng)目的使用、改造和再利用提供重要的資料依據(jù)。在本次新冠疫情逐漸穩(wěn)定之時(shí)，如何開發(fā)這些項(xiàng)目建設(shè)成果的可持續(xù)利用，將是醫(yī)院管理者的處理重點(diǎn)之一。利用基建檔案中的基建項(xiàng)目詳細(xì)信息，能夠給管理者提供改造創(chuàng)新的重要資料依據(jù)。對(duì)存在地上、地下的交叉工程項(xiàng)目，其設(shè)計(jì)方也需要從基建檔案中獲知醫(yī)院周圍現(xiàn)有建筑的相互關(guān)系。

（二）給反腐倡廉建設(shè)提供資料依據(jù)。黨的十八大對(duì)腐敗體系和腐敗官員干部的懲治、預(yù)防，以種種措施加強(qiáng)反腐倡廉建設(shè)上，從而加強(qiáng)黨風(fēng)廉政建設(shè)，促進(jìn)全體黨員反腐敗斗爭(zhēng)的本領(lǐng)。從醫(yī)院的基建項(xiàng)目上看，由于常常會(huì)有較大的資金支出，基建領(lǐng)域也成為反腐倡廉的重點(diǎn)之一。利用基建檔案中記錄的詳細(xì)數(shù)據(jù)資料，提取基建項(xiàng)目的投資預(yù)算、施工設(shè)計(jì)變更、施工建設(shè)經(jīng)濟(jì)簽證、投標(biāo)流程數(shù)據(jù)記錄、合同文件、會(huì)議記錄和項(xiàng)目竣工圖等資料，將這些資料與總決算數(shù)據(jù)和資金花費(fèi)數(shù)據(jù)做對(duì)比，能夠供審計(jì)部門對(duì)基建項(xiàng)目中有無腐敗情況進(jìn)行嚴(yán)密審查。

三、當(dāng)前醫(yī)院基建檔案管理的問題

（一）基建資料歸檔不夠及時(shí)。對(duì)各項(xiàng)基建項(xiàng)目建設(shè)，建設(shè)方和監(jiān)理單位常常對(duì)建設(shè)主體及工程的進(jìn)度、質(zhì)量更為注重，但卻對(duì)基建項(xiàng)目檔案資料的質(zhì)量和及時(shí)性編制沒有足夠的重視，導(dǎo)致施工單位在一些基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，也不能及時(shí)地整合和上傳竣工圖，影響了基建檔案的歸檔性能。而且，建設(shè)方也會(huì)因?yàn)榧夹g(shù)人員整理工作資料的歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致基建資料在檔案歸納上交時(shí)的損壞、遺失問題，影響了基建檔案管理的質(zhì)量和醫(yī)院的后期改進(jìn)使用工作。

（二）基建材料的編制和書寫不夠規(guī)范。部分基建項(xiàng)目施工檔案資料的編制人員在材料編制和書寫上的業(yè)務(wù)能力不足，或?qū)Ρ卷?xiàng)工作不夠認(rèn)真，導(dǎo)致工程施工過程中基建檔案的歸檔材料不夠規(guī)范，例如字跡模糊、圖樣有偏差、簽字手續(xù)簡(jiǎn)陋等問題，也會(huì)影響基建檔案的整合和利用過程。在竣工圖編制上，圖樣是檔案的核心內(nèi)容，是指導(dǎo)醫(yī)院后續(xù)使用建設(shè)項(xiàng)目的重要文件，也是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行后期改建和審計(jì)審查的必要依據(jù)，因此對(duì)編制的規(guī)范性有很高的要求。部分施工單位編制的竣工圖時(shí)間挪到建設(shè)完成后，對(duì)本次基建項(xiàng)目的隱蔽工程、設(shè)計(jì)變更部分、圖紙細(xì)節(jié)等，都沒有在圖面上有顯示，影響了圖紙質(zhì)量及竣工圖后續(xù)的使用性能。

（三）復(fù)合型管理人才缺乏，檔案管理方式落后。當(dāng)前，各醫(yī)院的檔案管理方式常常依賴于傳統(tǒng)的文本資料整理，而沒有考慮到當(dāng)今利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)對(duì)醫(yī)院基建檔案進(jìn)行整合和再利用，管理人員的綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平也參差不齊，缺乏能夠?qū)F(xiàn)有資料進(jìn)行有效整合和利用的復(fù)合型管理人才，影響了對(duì)基建檔案的綜合管理水平。醫(yī)院的許多業(yè)務(wù)都轉(zhuǎn)到了互聯(lián)網(wǎng)上，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也以其先進(jìn)、便捷、高效的特點(diǎn)，成為傳染病醫(yī)院業(yè)務(wù)改進(jìn)的有效舉措。對(duì)于基建檔案的管理方式，一般是先由建設(shè)方、監(jiān)理方和施工方將相關(guān)資料放在工地現(xiàn)場(chǎng)的臨用房中，從而有利于將檔案資料及時(shí)歸檔和及時(shí)查閱，但臨用房中的檔案文件易受到天氣條件、不法分子等因素的影響，不利于基建檔案的安全存放；在檔案文件轉(zhuǎn)入醫(yī)院檔案室后，其查閱和修改也比較麻煩，這種檔案管理方式顯然比較落后。

四、醫(yī)院基建檔案整合和利用對(duì)策

（一）強(qiáng)化施工方、基建部門的檔案責(zé)任。在醫(yī)院的基建檔案的較長編制周期中，需要施工方能夠在保障項(xiàng)目順利運(yùn)作的同時(shí)，擔(dān)負(fù)起自身對(duì)基建檔案資料的編制和書寫責(zé)任，從而保障在項(xiàng)目建設(shè)完成后，各級(jí)承包建設(shè)方都能夠依據(jù)相關(guān)政策要求來整理自身承包工程的基建文件材料，并保障檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，將其統(tǒng)一提交給醫(yī)院管理基建部門。在本次疫情基建項(xiàng)目中強(qiáng)化基建部門和施工方檔案責(zé)任，能夠更充分地發(fā)揮他們作為本次基建項(xiàng)目規(guī)劃的執(zhí)行者和檔案材料資料的編制者的作用，讓他們?cè)诨n案材料的專人負(fù)責(zé)下，能夠規(guī)范執(zhí)行資料的收集和歸檔工作。從而以嚴(yán)格規(guī)范的歸檔工作保障了新冠疫情背景下，傳染病醫(yī)院基建檔案材料歸檔的及時(shí)性、檔案材料的規(guī)范性。

（二）以信息技術(shù)加強(qiáng)與施工單位交流合作。從項(xiàng)目招標(biāo)就應(yīng)當(dāng)選擇施工經(jīng)驗(yàn)更豐富、施工技術(shù)更精湛、信息技術(shù)使用更完善的正規(guī)公司，從而有利于施工單位在工程建設(shè)中增強(qiáng)施工的標(biāo)準(zhǔn)性，也有利于在增強(qiáng)與施工單位的交流中，確保施工進(jìn)度能夠達(dá)到建設(shè)要求。在本次新冠疫情基建項(xiàng)目的檔案管理方面，醫(yī)院也安排有專業(yè)檔案管理能力和基建知識(shí)的人員共同參與施工，在施工過程中積極與施工單位合作交流，收集整理詳細(xì)的基建資料，并對(duì)施工突然變動(dòng)導(dǎo)致的變更項(xiàng)進(jìn)行細(xì)節(jié)記錄，以有效的行政、經(jīng)濟(jì)手段，督促施工、建設(shè)單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔工作，并將施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)時(shí)錄像經(jīng)由信息技術(shù)傳遞給醫(yī)院的管理部門。這些舉措共同保障了傳染病醫(yī)院基建項(xiàng)目開展的實(shí)效性和本次基建檔案的利用價(jià)值，讓基建項(xiàng)目完成后，醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員能夠立即將其投入到對(duì)患者的救治之中。在建設(shè)完成后，利用基建檔案積極探索疫情穩(wěn)定后現(xiàn)有基建項(xiàng)目的改進(jìn)方法。

（三）基于大數(shù)據(jù)的醫(yī)院檔案管理新思路。大數(shù)據(jù)技術(shù)將收集的大量信息、資料轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)信息，能夠容納音頻、文字、視頻、圖畫等多種形式的資料，其中融合了智能電子、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，對(duì)于海量數(shù)據(jù)、多形式資料的整合利用具有先天優(yōu)勢(shì)。在改進(jìn)創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理上，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來將基建檔案資料進(jìn)行整合和利用，具有很好的效果。這種檔案管理新思路也需要工作人員的綜合素質(zhì)在實(shí)際工作中的充分利用，從而更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值。受本次疫情的影響，互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)也在醫(yī)院的業(yè)務(wù)事項(xiàng)處理上越發(fā)普及利用，對(duì)本次大量基建項(xiàng)目的檔案管理，除堅(jiān)持必要的檢查、監(jiān)督、核對(duì)管理等工作程序外，醫(yī)院也積極創(chuàng)造大數(shù)據(jù)技術(shù)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用條件，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)技能培訓(xùn)，鼓勵(lì)基建檔案管理人員對(duì)大數(shù)據(jù)的各種應(yīng)用深入地了解。例如疫情下的許多基建項(xiàng)目資料除了文件收集編制外，還采用文本錄入的方式，將文件資料數(shù)據(jù)錄入網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器端口，并利用相關(guān)電腦軟件和程序處理，提取了基建檔案資料的基本內(nèi)容，將文本信息、繪圖內(nèi)容和施工程序記錄等資料制成電子版，有利于整合和利用資料，提升傳染病醫(yī)院效益。

五、結(jié)語

面對(duì)眾多擴(kuò)建的基建項(xiàng)目，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)如何更好地整合各基建項(xiàng)目的檔案，從而在對(duì)基建檔案的實(shí)際利用上，促進(jìn)本院對(duì)建成的項(xiàng)目更好地利用，給前來就醫(yī)的患者提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，這是醫(yī)療工作者努力的方向。