基于矩陣管理模式的“雙一流”高校辦公室文化建設(shè)研究

文/重慶大學(xué) 饒勁松

習(xí)近平總書(shū)記在黨的十九大報(bào)告中指出：“文化是一個(gè)國(guó)家、一個(gè)民族的靈魂。文化興國(guó)運(yùn)興，文化強(qiáng)民族強(qiáng)?！蔽幕転槿嗣裉峁﹫?jiān)強(qiáng)的思想保證、強(qiáng)大的精神力量和豐潤(rùn)的道德滋養(yǎng)。新形勢(shì)下加強(qiáng)文化建設(shè)對(duì)于堅(jiān)定文化自信，實(shí)現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)和培養(yǎng)擔(dān)當(dāng)民族復(fù)興大任的時(shí)代新人具有十分重要的意義。高等教育的本質(zhì)和規(guī)律決定了要?jiǎng)?chuàng)建世界一流大學(xué)，必須有一流的大學(xué)文化支撐。高校辦公室文化是高校整體文化的重要組成部分，它作為一種組織文化，主要是指“辦公室全體員工在履職和服務(wù)過(guò)程中逐步形成的共同價(jià)值觀念、理想信念和行為準(zhǔn)則，以及由此形成的管理模式和行為模式”。做好高校辦公室文化建設(shè)有助于激發(fā)辦公室成員的工作積極性，培養(yǎng)辦公室成員責(zé)任心和創(chuàng)造力，增強(qiáng)辦公室凝聚力，提升工作效率，從而更好地為高?！半p一流”建設(shè)服務(wù)。

一、“雙一流”高校辦公室文化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

（一）建設(shè)好高校辦公室文化，是加快推進(jìn)大學(xué)治理現(xiàn)代化的迫切需要。“完善大學(xué)治理結(jié)構(gòu)體系、推進(jìn)大學(xué)治理能力現(xiàn)代化，既是推進(jìn)國(guó)家治理體系現(xiàn)代化的根本要求，也是深化高等教育綜合改革、推動(dòng)高等教育現(xiàn)代化的迫切需要?！贝髮W(xué)治理現(xiàn)代化應(yīng)以提高治理效率為理念，遵循高等教育規(guī)律、教書(shū)育人規(guī)律和科學(xué)研究規(guī)律，謀求大學(xué)治理模式系統(tǒng)性轉(zhuǎn)型,這是新時(shí)代中國(guó)大學(xué)推進(jìn)內(nèi)涵式發(fā)展、提升綜合競(jìng)爭(zhēng)力的內(nèi)在需求。大學(xué)文化是實(shí)現(xiàn)大學(xué)治理現(xiàn)代化的隱性軟實(shí)力，高校辦公室在學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中起到了輔助決策、承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的作用，其文化建設(shè)是大學(xué)文化建設(shè)的重要一環(huán)，有利于實(shí)現(xiàn)高校辦公室的有序高效運(yùn)轉(zhuǎn)，從而推動(dòng)大學(xué)治理現(xiàn)代化。

（二）建設(shè)好高校辦公室文化，是更好地為高?！半p一流”建設(shè)服務(wù)的應(yīng)有之義。教育部、財(cái)政部、國(guó)家發(fā)展改革委聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于高等學(xué)校加快“雙一流”建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》指出，要“立足辦學(xué)傳統(tǒng)和現(xiàn)實(shí)定位，以社會(huì)主義核心價(jià)值觀為引領(lǐng)，推動(dòng)中華優(yōu)秀教育文化的創(chuàng)造性轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新性發(fā)展，構(gòu)造具有時(shí)代精神、風(fēng)格鮮明的中國(guó)特色大學(xué)文化”。“雙一流”建設(shè)要堅(jiān)持立德樹(shù)人主線，把全面提高人才培養(yǎng)質(zhì)量，努力培養(yǎng)擔(dān)當(dāng)民族復(fù)興大任的時(shí)代新人當(dāng)作奮斗目標(biāo)，就要把大學(xué)文化深度融入“三全育人”改革全過(guò)程。管理育人和服務(wù)育人是“三全育人”改革的重要內(nèi)容，建設(shè)好高校辦公室文化是提升管理和服務(wù)育人水平的直接推動(dòng)力，從而更好地為高?！半p一流”建設(shè)服務(wù)。

（三）建設(shè)好高校辦公室文化，需要?jiǎng)?chuàng)新高校辦公室管理模式。現(xiàn)有高校辦公室以“一個(gè)科室一個(gè)科長(zhǎng)”的科層制管理模式為主體，但在研究型辦公室背景下，現(xiàn)有辦公室科室職責(zé)多有交叉，成員間調(diào)整自由度不高，組織運(yùn)行不夠通暢，其科室設(shè)置已不適應(yīng)實(shí)際工作的需要。辦公室作為高校文化的一個(gè)展示平臺(tái)，良好的管理和服務(wù)能夠提高全體師生的凝聚力，據(jù)此要探索與時(shí)俱進(jìn)的高校辦公室管理模式，將“文化軟實(shí)力”轉(zhuǎn)化為辦公室甚至是高校管理的“硬實(shí)力”，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

二、矩陣管理模式在“雙一流”高校辦公室文化建設(shè)的內(nèi)涵分析

（一）矩陣管理模式的內(nèi)涵。矩陣管理模式是通過(guò)建立系統(tǒng)結(jié)構(gòu)來(lái)解決問(wèn)題，進(jìn)行管理和服務(wù)的創(chuàng)新型管理模式。該模式利用橫向、縱向的管理方式，將來(lái)自不同職能部門(mén)的成員組成橫向項(xiàng)目組，再與原有的縱向職能部門(mén)相結(jié)合，構(gòu)建矩陣管理系統(tǒng)，利用成員間不同知識(shí)結(jié)構(gòu)和不同專業(yè)技能來(lái)創(chuàng)造性地開(kāi)展工作，加強(qiáng)不同維度結(jié)構(gòu)成員之間的有效溝通，激發(fā)成員工作積極性，提高工作效率，提升管理和服務(wù)質(zhì)量。矩陣管理模式縱向系統(tǒng)由職能分工構(gòu)建而成，橫向系統(tǒng)以項(xiàng)目劃分構(gòu)建而成，兩種系統(tǒng)相互作用，共同完成管理和服務(wù)任務(wù)。

（二）矩陣管理模式下的高校辦公室文化建設(shè)探索。縱觀“雙一流”建設(shè)高校辦公室所有業(yè)務(wù)，總結(jié)起來(lái)主要集中為“承上啟下”“協(xié)調(diào)左右”“參謀督辦”“規(guī)范管理”4項(xiàng)職能。由于傳統(tǒng)科層制模式下“雙一流”高校辦公室文化已經(jīng)不適應(yīng)實(shí)際工作的需要，為適應(yīng)現(xiàn)代化大學(xué)治理體系下“雙一流”高校研究型辦公室的建設(shè)需求，探索進(jìn)行矩陣管理模式改革勢(shì)在必行。通過(guò)改革，進(jìn)一步厘清職責(zé)、理順職能，打破科室壁壘，組建縱向暢通、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部順展的新型工作團(tuán)隊(duì)，最大程度提升團(tuán)隊(duì)效能、激發(fā)個(gè)人潛能。具體來(lái)說(shuō)就是，取消所有科室設(shè)置，保留干部級(jí)別，理清職責(zé)和職能，建立團(tuán)隊(duì)；減少層級(jí)，成員直接對(duì)分管副主任負(fù)責(zé)；發(fā)揮副主任的專業(yè)特點(diǎn)，審查其他團(tuán)隊(duì)的工作，或組建相關(guān)項(xiàng)目組。

三、矩陣管理模式應(yīng)用在“雙一流”高校辦公室文化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

矩陣管理模式下的高校辦公室能夠有效克服科層制模式所存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)橫向、縱向管理和服務(wù)的有機(jī)結(jié)合。矩陣管理模式在“雙一流”建設(shè)高校辦公室的實(shí)際應(yīng)用中具有以下優(yōu)勢(shì)：

（一）溝通順暢，配合密切。在實(shí)行矩陣管理模式的高校辦公室縱向結(jié)構(gòu)中，取消所有科室設(shè)置，保留干部級(jí)別，建立業(yè)務(wù)組，理清職責(zé)和職能，層級(jí)扁平化，分工明確，具有清晰的業(yè)務(wù)線條，流程順暢。橫向結(jié)構(gòu)中，組建不同工作項(xiàng)目組，由一名分管主任直接管理。通過(guò)縱橫交錯(cuò)的矩陣管理結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)分工，來(lái)自不同業(yè)務(wù)組成員相互溝通，交流信息，密切配合，提升團(tuán)隊(duì)整體業(yè)務(wù)水平。

（二）資源共享，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。矩陣管理模式下高校辦公室的橫向結(jié)構(gòu)中，利用1人參加多個(gè)項(xiàng)目組、1個(gè)項(xiàng)目組擁有多位知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能各不相同的工作人員的“1+N”管理模式，在最大效能上發(fā)揮每位成員專長(zhǎng)、最大程度上實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)上，促使不同業(yè)務(wù)組成員間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，達(dá)到團(tuán)隊(duì)整體運(yùn)行效能最佳化。

（三）團(tuán)隊(duì)運(yùn)行，機(jī)動(dòng)靈活。實(shí)行矩陣管理模式的高校辦公室，縱向業(yè)務(wù)組在工作過(guò)程中，按照業(yè)務(wù)組任務(wù)和要求來(lái)履行職責(zé)，保證業(yè)務(wù)組團(tuán)隊(duì)化運(yùn)行。辦公室不受科級(jí)干部職數(shù)的限制，可根據(jù)業(yè)務(wù)組工作量、工作性質(zhì)，靈活調(diào)配人員，一個(gè)業(yè)務(wù)組可有多個(gè)正科級(jí)干部，也可不設(shè)正科級(jí)干部。橫向項(xiàng)目組的成立與解散由項(xiàng)目的狀態(tài)發(fā)生變更。項(xiàng)目組可以在最短時(shí)間內(nèi)調(diào)配成員，提高工作效率，快速完成項(xiàng)目，對(duì)工作任務(wù)以及客觀需求的變化比較容易適應(yīng)。

四、基于矩陣管理模式的“雙一流”高校辦公室文化建設(shè)途徑

“高校辦公室作為服務(wù)窗口，具有政治服務(wù)、信息服務(wù)、智力服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、生活服務(wù)、工作服務(wù)等功能，關(guān)系到學(xué)校日常工作的各個(gè)環(huán)節(jié)”，其文化建設(shè)需要經(jīng)歷探索、定型、深化和傳承的過(guò)程。建立物質(zhì)文化豐富、制度文化健全、行為文化生動(dòng)和精神文化和諧的高校辦公室文化對(duì)于高?！半p一流”建設(shè)具有很大的推動(dòng)作用。

（一）物質(zhì)文化?！半p一流”高校辦公室物質(zhì)文化建設(shè)，是高校辦公室文化建設(shè)的基本保障。高校辦公室物質(zhì)文化主要包括辦公設(shè)備等硬件設(shè)施、辦公環(huán)境等人文內(nèi)涵以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等內(nèi)容。一是要保證辦公經(jīng)費(fèi)的投入，為辦公室工作人員配備充足的硬件設(shè)施，現(xiàn)代化的辦公、信息設(shè)備可以幫助工作人員更加高效獲取信息、提高工作效率。二是要加強(qiáng)辦公室形象窗口建設(shè)。作為辦公室服務(wù)工作的窗口，窗口建設(shè)（如導(dǎo)服臺(tái)或服務(wù)大廳的建設(shè)）要堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向、以導(dǎo)服工作為中心，積極為不同來(lái)訪人員服務(wù)，引導(dǎo)來(lái)訪人員能夠快速、高效、便捷地完成來(lái)訪辦公室事項(xiàng)。三是要注重人文環(huán)境的營(yíng)造，要善于總結(jié)凝煉特色化文字，并結(jié)合櫥窗、墻面等辦公室物質(zhì)載體，利用醒目的標(biāo)語(yǔ)和豐富的內(nèi)容來(lái)宣傳學(xué)校和辦公室的文化理念，幫助辦公室成員形成共同的行為準(zhǔn)則和價(jià)值規(guī)范。四是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)作為辦公室實(shí)體工作的有效延伸，在幫助全校師生全面、及時(shí)、有效地了解和掌握學(xué)校工作方面具有重要作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，高校辦公室要進(jìn)一步推動(dòng)自身網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，為師生提供更豐富的信息資源、更便捷的網(wǎng)上辦公服務(wù)，切實(shí)提升網(wǎng)絡(luò)信息化服務(wù)實(shí)效。

（二）制度文化?！半p一流”高校辦公室制度文化建設(shè)，是高校辦公室文化建設(shè)的科學(xué)依據(jù)?；诰仃嚬芾砟Ｊ降母咝＾k公室文化建設(shè)是新時(shí)代背景下高校辦公室面對(duì)新問(wèn)題所進(jìn)行的一種新嘗試，做到“適時(shí)制定制度、不斷完善制度、認(rèn)真執(zhí)行制度”對(duì)于完善管理顯得尤為重要。一是要明確矩陣管理模式下各業(yè)務(wù)組、各組員的職責(zé)范圍。矩陣管理將原有科室設(shè)置全部取消，意味著將原有崗位人員職責(zé)的取消而重新建立新的團(tuán)隊(duì)，各業(yè)務(wù)組中的組員直接向組長(zhǎng)負(fù)責(zé)，這就需要重新明確和規(guī)范工作任務(wù)和工作職責(zé)，做到職責(zé)分明、權(quán)限清楚、分工明確，是有效實(shí)行矩陣管理的基礎(chǔ)。二是實(shí)行過(guò)程動(dòng)態(tài)管理，確保制度的穩(wěn)定性與創(chuàng)新性相匹配。矩陣管理模式作為高校辦公室的新型管理模式，需要其根據(jù)學(xué)校與辦公室的實(shí)際情況，同時(shí)結(jié)合日常工作進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整，最終使其保持一個(gè)比較穩(wěn)定卻又是處于動(dòng)態(tài)變化的制度管理模式。三是要嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度，確保制度落到實(shí)處。要適時(shí)建立科學(xué)的激勵(lì)管理、目標(biāo)管理和評(píng)價(jià)管理機(jī)制，在辦公室年度考核、獎(jiǎng)先評(píng)優(yōu)、績(jī)效分配、干部推薦等制度建設(shè)和實(shí)際工作中，體現(xiàn)辦公室文化，明確價(jià)值導(dǎo)向，激發(fā)辦公室成員的積極性和創(chuàng)造性，切實(shí)發(fā)揮制度建設(shè)在辦公室文化建設(shè)中的保證作用。

（三）行為文化?！半p一流”高校辦公室行為文化建設(shè)，是高校辦公室文化建設(shè)的直接動(dòng)力?！案咝＾k公室行為文化主要指辦公室工作人員在工作中所貢獻(xiàn)的、有價(jià)值的、促進(jìn)校園文化建設(shè)和學(xué)校發(fā)展的創(chuàng)造性活動(dòng)”。一是重視學(xué)習(xí)，提升辦公室成員業(yè)務(wù)素質(zhì)。在研究型辦公室背景下，探索形成規(guī)范化的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度、開(kāi)展制度化的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流等活動(dòng)，幫助辦公室人員提升理論水平，要求辦公室成員既學(xué)習(xí)歷史知識(shí)，也學(xué)習(xí)現(xiàn)代知識(shí)，以此深化對(duì)中央精神和政策的理解，掌握高等教育發(fā)展最新形勢(shì)和學(xué)校發(fā)展的時(shí)代坐標(biāo)，為提升服務(wù)學(xué)校發(fā)展能力注入“源頭活水”。二是堅(jiān)持以黨支部建設(shè)帶動(dòng)辦公室文化建設(shè)，提升辦公室組織戰(zhàn)斗力。把“不忘初心、牢記使命”作為必修課、常修課，堅(jiān)持以黨的政治建設(shè)為統(tǒng)領(lǐng)，狠抓黨支部建設(shè)，嚴(yán)格對(duì)標(biāo)看齊，進(jìn)一步完善黨員教育培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，深入開(kāi)展談心談話活動(dòng)，提升辦公室成員思想境界和綜合素質(zhì)。三是積極開(kāi)展活動(dòng)，營(yíng)造辦公室良好氛圍。辦公室可以結(jié)合自身特點(diǎn)和需求，開(kāi)展公益活動(dòng)、調(diào)研走訪、文體等活動(dòng)，既可以豐富辦公室成員的生活，又可以讓辦公室成員在活動(dòng)中增進(jìn)感情，提升辦公室凝聚力。

（四）精神文化?！半p一流”高校辦公室精神文化建設(shè)，是高校辦公室文化建設(shè)的核心內(nèi)容，也是物質(zhì)文化建設(shè)、制度文化建設(shè)、行為文化建設(shè)的價(jià)值導(dǎo)向。精神文化要引領(lǐng)物質(zhì)文化、制度文化、行為文化；物質(zhì)文化、制度文化、行為文化要促進(jìn)精神文化的形成與沉淀。矩陣模式管理下的辦公室具有縱向暢通、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)部順展的新特點(diǎn)，相較于傳統(tǒng)固定的“科層制”來(lái)說(shuō)，打破科室壁壘重新構(gòu)建團(tuán)隊(duì)對(duì)于辦公室內(nèi)部文化建設(shè)提出了更高的挑戰(zhàn)。高校辦公室文化建設(shè)要以制度建設(shè)為基礎(chǔ)，打造辦公室特有的“12345”核心價(jià)值和精神文化，培養(yǎng)“1”份情懷、營(yíng)造“2”種氛圍、煉就“3”樣能力、發(fā)揮“4”項(xiàng)職能、踐行“5”個(gè)堅(jiān)持，即：在辦公室著力培養(yǎng)革命的浪漫主義情懷，營(yíng)造“團(tuán)結(jié)、緊張、嚴(yán)肅、活潑”的組織氛圍和“創(chuàng)新思維、創(chuàng)意工作、創(chuàng)造典范”的工作氛圍，煉就“站起來(lái)能說(shuō)”“坐下來(lái)能寫(xiě)”“走出去能解決問(wèn)題”的工作能力，發(fā)揮“承上啟下”“協(xié)調(diào)左右”“參謀督辦”“規(guī)范管理”的職能，以此對(duì)標(biāo)來(lái)踐行習(xí)近平總書(shū)記對(duì)辦公室系統(tǒng)提出的“五個(gè)堅(jiān)持”要求（忠誠(chéng)、大局、負(fù)責(zé)、奉獻(xiàn)、廉潔），以精神文化建設(shè)為引領(lǐng)，最大程度將人力、物力有效整合，進(jìn)一步提升推動(dòng)辦公室的文化自覺(jué)，為高效協(xié)調(diào)規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)提供有力的保障。