檔案數(shù)字化存儲面臨的風險及對策研究

文/福建省三明市科協(xié) 鄭真珠

隨著時代的不斷進步，現(xiàn)代信息技術(shù)也逐漸運用于各個領(lǐng)域，檔案管理是我國社會發(fā)展中不可或缺的一部分，各個領(lǐng)域、行業(yè)都有著較為重要的檔案文件，對于行業(yè)的未來可持續(xù)發(fā)展有著重要意義，因此推動檔案數(shù)字化存儲建設(shè)已經(jīng)成為人們普遍關(guān)注的話題之一，也更加注重其發(fā)展過程中面臨的風險及防控對策研究。

一、檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案的數(shù)字化建設(shè)主要分為兩大方面：首先為檔案工作方式的數(shù)字化，這就改變了傳統(tǒng)檔案管理中的人工管理模式，而是采用當前先進的信息科學技術(shù)來進行檔案的分類儲存。其次就是檔案資料數(shù)字化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)的形式存儲在計算機中，能夠更好地延長檔案壽命與使用年限，順應(yīng)時代發(fā)展的要求。

二、檔案數(shù)字化的意義

（一）提高檔案存儲管理效率。檔案存儲管理一直以來都是一項耗時長、工作量大、程序復(fù)雜的工作，首先需要耗費大量的人力物力進行檔案的分類記錄與歸檔，這種傳統(tǒng)的檔案管理方式也容易導(dǎo)致檔案內(nèi)容的失真與丟失，在錄入過程中產(chǎn)生問題，更難以保證檔案存儲的準確性。而通過檔案數(shù)字化建設(shè)水平的提高，能夠利用計算機技術(shù)進行檔案錄入與儲存，防止因錄入人員的素質(zhì)低下而造成檔案管理效率的低下，減少了失誤的發(fā)生，能夠大大提高檔案存儲管理的效率，讓存儲的檔案的準確性與科學性得到進一步保證。同時，通過數(shù)字化的檔案存儲還能夠在一定程度上節(jié)省大量人力與物力，占用的空間縮小，能夠較好地順應(yīng)時代的發(fā)展與人民的需求。

（二）提高檔案存儲的安全性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查閱過程中也容易受到損壞，易造成部分重要數(shù)據(jù)的丟失，而檔案數(shù)字化建設(shè)則能夠較好地對原始檔案進行保護，能夠無限制地查閱，不用擔心檔案磨損的問題。同時，在紙質(zhì)檔案錄入、歸檔過程中易產(chǎn)生一些丟失、損壞問題，不利于較好地儲存檔案，且由于檔案存儲對于存儲室的濕度、溫度都有著一定的要求，容易受到外在因素的干擾，甚至會由于蟲子而導(dǎo)致檔案的損壞，不利于保證檔案的安全性。而通過檔案數(shù)字化存儲能夠減少外在因素對于存儲的影響，有益于更好地存儲檔案，進一步提高檔案存儲的安全性。

三、檔案數(shù)字化存儲面臨的風險

（一）檔案保密措施不完善的風險。檔案數(shù)字化存儲中面臨著檔案保密措施不完善的風險。一般來說，一些較為關(guān)鍵性的檔案文件只能夠由一些高層管理人員調(diào)動，但是由于保密意識的缺乏，在保密措施上并未深入研究，這就導(dǎo)致了部分機密文件檔案能夠隨意打開，難以真正防止機密檔案的泄露。同時即使部分檔案數(shù)字化存儲設(shè)置了密碼，但是由于密碼過于簡單化，也會導(dǎo)致檔案丟失，不能真正地防范檔案數(shù)字化存儲的風險。

（二）檔案工作銜接帶來的資料失真風險。檔案的數(shù)字化存儲涉及眾多部門與環(huán)節(jié)，而由于檔案工作銜接中出現(xiàn)的一些突發(fā)狀況，就容易導(dǎo)致資料的失真。一般來說，檔案的數(shù)字化存儲工作主要由企業(yè)提供自己想要存儲的檔案，由對應(yīng)的檔案存儲部門來進行存儲工作，而由于一些檔案提交部門和檔案存儲部門銜接存在問題，部分檔案文件不能準確地傳達給存儲部門，這樣一來，就會導(dǎo)致錄入的不準確性，帶來較大的檔案數(shù)字化存儲風險。

（三）檔案保存過程的防盜與防損風險。檔案存儲的數(shù)字化需要使用到當前的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，文件檔案以數(shù)字化的形式存在雖然能夠在一定程度上提高管理的效率與利用率，但是也會由于網(wǎng)絡(luò)的特點而導(dǎo)致一些風險。通過數(shù)字化存儲，一些網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客能夠通過入侵系統(tǒng)來盜取、損壞檔案文件，這些都難以保證檔案的安全性，導(dǎo)致檔案保存過程的損壞與被盜。

（四）檔案資料轉(zhuǎn)化過程的丟失風險。想要實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲，首先就需要將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，而在這一過程中就會由于種種原因?qū)е沦Y料的丟失，比如：打印設(shè)備出現(xiàn)故障、檔案錄入工作人員的疏忽等等，這些都不利于建設(shè)檔案的數(shù)字化，會導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)信息不全的問題，難以真正發(fā)揮檔案的實際價值與意義。

四、檔案數(shù)字化存儲面臨風險的具體對策

（一）提高數(shù)字化檔案存儲管理意識。隨著信息技術(shù)的不斷進步加速了科學技術(shù)時代的到來，檔案數(shù)字化存儲也因此存在著較多的安全隱患，在實現(xiàn)檔案數(shù)字化存儲時主要采用計算機技術(shù)，而由于計算機的特點，其在運轉(zhuǎn)過程中容易受到黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，造成檔案的缺失與損毀。另外，由于檔案存儲管理人員未能真正樹立安全意識，沒有建立相關(guān)防范措施，忽略了檔案備份與加密工作，在發(fā)生信息安全故障時就很容易導(dǎo)致檔案文件的丟失，不利于保障檔案數(shù)字化存儲的安全。因此，檔案存儲管理工作者要加強安全存儲意識，考慮到數(shù)字化存儲帶來的檔案管理風險，并且提前進行對策的商討，從而在發(fā)生問題時能夠第一時間進行解決。通過宣傳讓員工了解到檔案數(shù)字化存儲中可能會遇到的問題與這些風險對檔案的重大負面影響，從而更好地提高安全意識，以健康的姿態(tài)迎接檔案數(shù)字化存儲風險的挑戰(zhàn)。

（二）提高工作人員的綜合素質(zhì)。檔案數(shù)字化存儲對于檔案管理人員的素質(zhì)要求較高，需要工作人員能夠較好地掌握相關(guān)數(shù)字化技術(shù)，但是當前檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，不能較快地掌握新型檔案數(shù)字化存儲方式，與檔案管理數(shù)字化存儲發(fā)展存在一定的矛盾與沖突，難以較好地轉(zhuǎn)變自己的思想觀念，不能真正了解檔案數(shù)字化存儲所面臨的風險，也難以運用自己的綜合素養(yǎng)研究相對應(yīng)的策略，對檔案存儲的數(shù)字化建設(shè)起著絆腳石的作用，不能較好地避免檔案數(shù)字化存儲中面臨的風險。由此可見，想要較好地解決檔案數(shù)字化存儲中的風險，進一步保證檔案存儲的安全性，就要不斷提高工作人員的綜合素養(yǎng)。一般來說，檔案存儲管理人員的素質(zhì)直接影響了檔案數(shù)字化存儲的發(fā)展，因此，在進行人員招聘時要注重考核其對于數(shù)字化存儲技術(shù)的掌握程度，選擇一些具有專業(yè)知識與技能的工作人員，從而提高工作人員的操作水平，防止工作人員不能適應(yīng)檔案數(shù)字化存儲的發(fā)展要求。除此之外，可以設(shè)立定期的培訓(xùn)制度，讓工作人員不斷熟悉檔案數(shù)字化存儲的流程與后期維護措施，掌握更多與此相關(guān)的知識與技能，打造一支數(shù)字化檔案存儲管理隊伍，實現(xiàn)工作人員綜合素質(zhì)的提高，具備更高的風險防范意識，從而保證檔案數(shù)字化存儲工作的順利進行。

（三）建立健全檔案數(shù)字化制度。在當前檔案存儲工作中，仍然采用傳統(tǒng)檔案存儲方法，這一過程主要由人工完成，因此就容易受到人的主觀意識影響，在歸檔過程不能按照既定的程序與方法進行數(shù)字化檔案存儲，以至于出現(xiàn)一些意料之外的問題，不利于提高數(shù)字化檔案存儲的安全性。想要進一步保障檔案數(shù)字化存儲工作的規(guī)范性與有效性，就要明確落實工作責任，建立健全完善的檔案數(shù)字化管理制度，根據(jù)制度來進一步規(guī)范員工的行為，讓員工能夠按部就班地實行檔案的數(shù)字化存儲，讓檔案數(shù)字化存儲方式得到一定的發(fā)展與保障，進一步提高數(shù)字化存儲管理水平。

（四）加強對檔案數(shù)字化存儲的資金投入力度。隨著信息化水平的不斷提高，大數(shù)據(jù)時代已然到來，對于傳統(tǒng)檔案管理來說無異于是一大沖擊，如果不能與時俱進，創(chuàng)新檔案存儲方法，最后都會被時代所淘汰。因此就要樹立創(chuàng)新意識與科學意識，積極引進計算機信息技術(shù)，并且加大數(shù)字化技術(shù)在檔案儲存中的應(yīng)用，大大提升檔案存儲效率。因此需要加強對檔案數(shù)字化存儲的資金投入力度，在檔案數(shù)字化存儲中，由于容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，因此，為了更好地減少因網(wǎng)絡(luò)攻擊帶來的檔案存儲風險，就要提高硬件與軟件設(shè)備的質(zhì)量，更好地保證檔案數(shù)字化存儲安全。除此之外，由于檔案數(shù)字化存儲中需要使用計算機設(shè)備，因此也要聘請相關(guān)人員去進行定期維護，安裝部分具有較強防御力的殺毒軟件和防護軟件，大大減少數(shù)字化檔案的存儲風險。

（五）完善安全保密制度。加強與完善安全保密制度對于降低數(shù)字化檔案存儲管理風險有著一定作用，是數(shù)字化檔案建設(shè)中不可或缺的一環(huán)。一般來說，完善安全保密制度可以從以下五大方面進行。第一，通過宣傳力度的加強來提高管理人員的安全意識，大力宣傳泄露文件檔案的后果，讓員工感受到數(shù)字化檔案存儲安全性的重要意義，從而進一步去規(guī)范檔案管理人員的操作行為。第二，設(shè)置檔案信息保密等級，根據(jù)不同等級的檔案進行具體的對策制定，可以通過當前的數(shù)字化技術(shù)來建立相對應(yīng)的軟件或平臺，從而更好地保障檔案的安全性。第三，減少因設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)病毒和人員操作失誤導(dǎo)致檔案失真現(xiàn)象的發(fā)生，排除安全隱患，在此過程中需要對計算機進行定期維護與檢查，減少設(shè)備出現(xiàn)故障的次數(shù)，并安裝部分殺毒軟件，在發(fā)生病毒入侵時能夠及時提醒。第四，設(shè)置部分管理權(quán)限，由專門的人員進行負責，對于一些極為重要的檔案要盡量避免多人管理，防止數(shù)字化檔案泄露的可能性。第五，設(shè)置一些較為高級的密碼，只有輸入正確密碼才能進入數(shù)字化檔案存儲庫，否則一律不能調(diào)動檔案。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化存儲已經(jīng)成為當前檔案管理的一大發(fā)展趨勢，在這一趨勢下，通過加強檔案管理工作來進一步防范數(shù)字化檔案存儲風險是極其重要的，而通過提高數(shù)字化檔案存儲管理意識、提高工作人員的綜合素質(zhì)、建立健全檔案數(shù)字化制度、加強對檔案數(shù)字化存儲的資金投入力度及完善安全保密制度等具體措施能夠更好地幫助防范數(shù)字化檔案存儲風險，讓數(shù)字化檔案存儲技術(shù)更具安全性與科學性，推動我國檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。