檔案管理工作中電子檔案管理的重要性

文/單縣人力資源和社會保障局 侯培培

本文重點論述的是檔案管理創(chuàng)新給檔案管理工作帶來的幫助，以及電子檔案的融入從多方面提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案管理工作對人社局的檔案管理有著非凡的意義，從工作原理上分析，其實就是將傳統(tǒng)的存儲模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)模式，并將這些信息資源有效存入電子辦公設(shè)備中。我們都知道，存儲的內(nèi)容形式多式多樣，如何有效保存聲音與圖像，永久存儲在檔案管理設(shè)備中，無疑是一個重要的課題，值得我們研究與探索，電子檔案管理在很大程度上改變了傳統(tǒng)管理的弊端，也是人社局檔案管理的未來重要發(fā)展方向。因此，檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變是當(dāng)前最為重要的一項任務(wù)，需要人社局管理部門高度重視。

一、電子檔案與信息資源的關(guān)聯(lián)性

（一）內(nèi)容的拷貝快捷性回收完整性。在電子檔案管理的過程中，檔案拷貝是一項重要的工作形式，時間與地點的分散會影響檔案資源的開發(fā)與利用，在這些瑣碎的細(xì)節(jié)之中，如果處理不當(dāng)或管理不好就會加大檔案管理的疏漏，在這種情況下，有關(guān)管理部門需要因地制宜采取有效的方案對其進行合理的管理，而且還要依據(jù)使用者的權(quán)限進行制作與統(tǒng)一管理，通過信息技術(shù)手段對檔案資料進行復(fù)制與拷貝，而對于那些未曾公開發(fā)行的出版物，還要利用拷貝的方式進行回收與再利用，而一套完善的拷貝手段可以對利用者與發(fā)起者進行確認(rèn)，以確?；厥召Y料的完整性與快捷性。

（二）對于使用權(quán)限要進行嚴(yán)格的審查。一方面，利用電子檔案的工作形式可以有效對使用權(quán)限進行規(guī)劃與確認(rèn)，在登錄時還要確保信息資料的安全性與保密性，系統(tǒng)在合法性的范圍之內(nèi)，要對各種功能的操作進行審查與記錄，如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)的使用情況，要及時進行警告提示，以確保資料的安全性；另一方面，電子檔案在使用的過程中，要提前確定好控制使用的程度，根據(jù)實際情況來進行界定，這也是確保檔案資料安全性的重要手段與方式。

（三）在使用過程中要確保檔案資料的安全性。電子檔案在管理過程中雖然具備一定的快捷性、便利性，但是也不可無條件地向查閱者提供各種便利，要對這些信息資料做到統(tǒng)一管理與儲存，而那些并不是完全開放的信息資源，更要對拷貝者進行嚴(yán)格的審核，必要的時候需要在監(jiān)控的環(huán)境下進行處理，這也是對檔案管理工作的高度負(fù)責(zé)，以免檔案資料在查閱過程中造成疏漏與丟失，否則不堪設(shè)想。

（四）電子檔案的管理優(yōu)勢。從管理形式上分析，電子檔案的管理方式主要是通過網(wǎng)絡(luò)傳播與媒介傳輸來進行處理的，不同于傳統(tǒng)管理模式，而電子檔案管理的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在檔案資料可以永久儲存，不但可以整合檔案資料，而且在很大程度上也提高了檔案管理的效率以及服務(wù)范圍。

二、電子檔案管理呈現(xiàn)的主要問題

（一）檔案管理制度需要重新調(diào)整。近幾年來，隨著電子檔案的全面融入，檔案管理信息化已經(jīng)全面融入人社局的管理工作中，之前的傳統(tǒng)管理模式中，管理部門缺乏電子檔案管理制度，對檔案管理信息化建設(shè)沒有充分認(rèn)識與全面的投入，更沒有統(tǒng)一的科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)。因此，電子檔案管理仍然存在許多的問題沒有得到解決，電子檔案在管理過程中，管理制度非常重要，如果電子檔案在管理過程中不夠嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，就會出現(xiàn)許多疏漏與不規(guī)范的情況，有關(guān)部門需要盡快建立完整的管理機制來規(guī)范電子檔案管理，電子檔案的融入，不但可以減輕檔案管理的壓力，同時也可以提高服務(wù)質(zhì)量，拓展服務(wù)范圍，這對于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有著非常重要的作用。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全性需要高度重視。電子檔案已經(jīng)逐漸被事業(yè)單位所認(rèn)可，對于檔案管理的有效性也起到了很大促進作用，但從另一方面分析，科學(xué)技術(shù)的限制與電子檔案管理系統(tǒng)的缺乏，這也導(dǎo)致檔案資源的不完善以及出現(xiàn)疏漏的情況。雖然電子檔案管理離不開信息網(wǎng)絡(luò)的支撐，但是電子檔案也是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與管理系統(tǒng)的前提基礎(chǔ)與條件，因此，在對于電子檔案的管理過程中，需要建立一個穩(wěn)定安全的網(wǎng)絡(luò)平臺來促進管理效率，所以說，電子檔案管理的安全性至關(guān)重要。

（三）環(huán)境因素的影響。信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸融入人們的工作與生活中，以往的管理模式已經(jīng)全面被取代，電子檔案管理在發(fā)展過程中，環(huán)境的影響非常關(guān)鍵，而通過日常的管理工作來看，有關(guān)部門缺乏對檔案管理的正確認(rèn)識，在發(fā)展速度上很難順應(yīng)時代的發(fā)展。因此，電子檔案的重要性被無意識忽略了，甚至還有一些電子檔案在儲存過程中，并沒有專業(yè)的管理人員將其收集與歸檔，而在工作態(tài)度上也缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性與全面性，這種情況下，很容易被黑客竊取，導(dǎo)致資源的流失與疏漏，給檔案管理工作的開展帶來一定的困擾。

三、新時期電子檔案的管理策略

（一）建立一套完善的電子檔案管理制度。眾所周知，一套完整的管理體系與管理制度是確保電子檔案的安全性與隱蔽性的前提基礎(chǔ)與重要條件，因此，在人社局電子檔案管理的前期，首先要明確電子檔案的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，這也是網(wǎng)絡(luò)安全性與注意事項的重要體現(xiàn)。對于管理制度的建立，要首先明確歸檔的范圍，對檔案資料有明確統(tǒng)一的規(guī)定，并且還要審時度勢調(diào)整管理人員的工作內(nèi)容，將檔案資料的管理做到統(tǒng)一化與完整化。在建立電子檔案管理制度的同時，還可以對檔案內(nèi)容做出分析與歸類，確保內(nèi)容的安全性與完整性。在內(nèi)容上的分類，不但可以方便管理人員的整理與查閱，同時還可以提高整個部門的工作效率，對人社局檔案管理的開發(fā)也有著非常重要的作用。管理層要認(rèn)真研究與創(chuàng)新管理策略，加強檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，做好與各部門之間的協(xié)調(diào)與融洽，通過多方面的努力促進檔案管理工作的進步與發(fā)展。

（二）信息網(wǎng)絡(luò)安全在電子檔案管理中的重要意義。一方面，電子檔案的安全性可以有效避免檔案信息的儲存與查閱過程中出現(xiàn)的問題，可以有效對重點資料進行統(tǒng)一的審批與檢驗，而在收集檔案資源的過程中，有關(guān)部門要高度重視信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，還要對網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中容易出現(xiàn)的問題提前做出檢測與檢查，將風(fēng)險性降低到最小值；另一方面，檔案管理部門還要注重維護管理人員的工作嚴(yán)謹(jǐn)性，確保檔案資源在傳輸中的穩(wěn)定性與全面性，從多方面保障電子檔案安全性的提升，根據(jù)當(dāng)前的情況建立一套健全的管理機制與管理體系，以確保檔案管理人員在查閱過程中的全面性與安全性，這也是電子檔案管理的主要優(yōu)勢體現(xiàn)，在此過程中需要加強各方面的管理制度，確保人社局電子檔案管理制度的開發(fā)與進程。

（三）培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)型人才。信息化建設(shè)在檔案管理工作中占據(jù)著非常重要的位置，而對于檔案管理人員來說，電子檔案的管理是十分重要的一項任務(wù)，在檔案創(chuàng)新工作中有著十分重要的意義，電子檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為影響電子檔案管理工作進程發(fā)展的一個重要因素，導(dǎo)致了電子檔案管理止步不前。培養(yǎng)掌握先進信息技術(shù)的檔案管理人員，是電子檔案管理穩(wěn)步發(fā)展的關(guān)鍵。因此，檔案管理部門應(yīng)挑選符合條件的人員，對他們進行專項技術(shù)培訓(xùn)，熟悉掌握電子檔案管理系統(tǒng)，熟練電子檔案操作流程。同時，轉(zhuǎn)變思想也是電子檔案管理工作正確開展的關(guān)鍵?？梢酝ㄟ^開展有關(guān)電子檔案宣講會，幫助一些不能及時轉(zhuǎn)變管理思路的管理人員正確認(rèn)識電子檔案管理的重要性。設(shè)立切實有效的電子檔案管理制度，要求管理人員嚴(yán)格遵循。同時，應(yīng)加強對電子檔案管理人員的管理，對于一些故意或重大過失毀損電子檔案，致使電子檔案毀損、滅失的行為，給予相應(yīng)的處罰。逐漸規(guī)范電子檔案的管理。

四、結(jié)語

綜上分析，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)新時代的發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)徹底打破了以往的管理模式，將檔案管理工作的效率提升了一個高水平，使人社局的檔案管理工作變得更加快捷與多元化，這也是未來檔案管理工作的發(fā)展趨勢與主要方向。因此，在人社局今后的檔案管理中，需要檔案管理者熟練掌握電子檔案管理的方法與技術(shù)，這也是未來發(fā)展的關(guān)鍵因素與重要體現(xiàn)，作為新時代的檔案管理人員，在新時期的檔案管理過程中，我們要不斷學(xué)習(xí)，大膽創(chuàng)新與實踐，將檔案管理信息化發(fā)展到最大化，在電子檔案的融合下，充分利用檔案管理信息化的快捷性，使人社局的檔案管理工作發(fā)展更上一個臺階。