事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性及優(yōu)化措施

文/譚旭

一、人事檔案管理工作的重要性

很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理極其不重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理作為單位的基本管理制度的重要性，造成上下級(jí)對(duì)檔案管理的疏忽與遺漏?，F(xiàn)在來(lái)分析一下事業(yè)單位人事檔案管理的重要性。

（一）人事檔案的現(xiàn)實(shí)性

事業(yè)單位人事檔案記錄著一個(gè)人從上學(xué)到工作期間的經(jīng)歷及獎(jiǎng)懲情況，是一個(gè)人自傳的縮影。事業(yè)單位可以根據(jù)人事檔案的現(xiàn)實(shí)性，對(duì)一個(gè)人的生平品行進(jìn)行考察，對(duì)其進(jìn)行工作調(diào)動(dòng)及提升，對(duì)事業(yè)單位人才管理有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（二）人事檔案的真實(shí)性

隨著事業(yè)單位的不斷擴(kuò)招，人員的不斷增加，人事檔案的管理及編制更為復(fù)雜，因此，只有規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地進(jìn)行檔案管理，才能保證檔案管理的真實(shí)性，才能更加準(zhǔn)確地提供體系員工的個(gè)人信息，為人力資源的配置及工作的調(diào)動(dòng)提供基本保障。

（三）人事檔案的保密性

人事檔案管理人員必須簽署單位保密協(xié)議，不得隨意透露相關(guān)人員信息。一旦重要情報(bào)被泄露，輕則不利于單位發(fā)展，重則泄露國(guó)家機(jī)密信息，對(duì)我國(guó)安全造成嚴(yán)重隱患[1]。

（四）人事檔案的時(shí)效性

為了保證人事檔案的真實(shí)性，就需要檔案管理人員隨時(shí)更新檔案內(nèi)容，不耽誤人事部門的調(diào)動(dòng)與考察。人事檔案具有以上四個(gè)特性，是人事管理的根基、是事業(yè)單位發(fā)展的根本力量、是事業(yè)單位人事調(diào)動(dòng)與人力資源配置的標(biāo)準(zhǔn)、是事業(yè)單位不可缺少的重要組成部分。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的弊端

（一）事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視

一般人事檔案管理人員均為單位即將退休人員或臨時(shí)工作人員。沒(méi)有系統(tǒng)專業(yè)的人事檔案知識(shí)培訓(xùn)，人事檔案管理制度存在漏洞，導(dǎo)致人事檔案管理的真實(shí)性有待商榷。甚至個(gè)別單位的檔案管理人員是兼職人員，對(duì)待檔案工作并不上心，上行下效，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的疏忽，導(dǎo)致了員工對(duì)于檔案管理工作的懈怠，如若發(fā)生檔案泄露事件，后果不堪設(shè)想。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

而目前國(guó)內(nèi)部分事業(yè)單位，缺乏完整健全的管理制度，導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)的溝通協(xié)調(diào)不順暢，檔案管理的真實(shí)性、時(shí)效性得不到保障。甚至出現(xiàn)檔案查閱制度混亂，機(jī)制不完善，檔案流通性大，導(dǎo)致個(gè)人信息、重要機(jī)密等泄露，造成經(jīng)濟(jì)損失，影響單位發(fā)展。

（三）檔案管理人員意識(shí)薄弱，專業(yè)技能缺失

由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視，以至于單位檔案管理人員專業(yè)技能低下，一般由快退休人員、臨時(shí)工作人員兼任。沒(méi)有專門的技能培訓(xùn)，檔案查閱工作仍舊是傳統(tǒng)的管理工作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。檔案管理人員薪資低，責(zé)任感缺失，對(duì)檔案保密性意識(shí)薄弱，沒(méi)有正確意識(shí)到人事檔案的重要性。對(duì)于來(lái)往查閱檔案人員檢查不細(xì)致，甚至存在熟人不檢查的情況。更有甚者，肆意公開(kāi)販賣員工個(gè)人信息，觸犯法律等。

（四）檔案管理系統(tǒng)落后

當(dāng)今社會(huì)是現(xiàn)代化、信息化高速發(fā)展的社會(huì)，利用現(xiàn)代化科技實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公是單位發(fā)展的趨勢(shì)。很多單位仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，人工登記審核，很容易出現(xiàn)信息記錄不全、信息準(zhǔn)確性低、資料成堆等問(wèn)題。事業(yè)單位檔案管理人員對(duì)檔案的分類、標(biāo)記、編輯保存等全部采取手工記錄的方式，存在誤差不說(shuō)，工作量也很大。特別是紙質(zhì)保存并不長(zhǎng)久，還需要對(duì)記錄文件進(jìn)行二次保存，工作內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，而檔案管理人員工資普遍較低，常有人員對(duì)工作抱怨、不細(xì)心等事情發(fā)生。如果使用電子信息技術(shù)，對(duì)檔案登記保存，大大減少了檔案管理人員的工作量，同時(shí)提高了工作的準(zhǔn)確性，減少工作誤差，保證了檔案管理的真實(shí)性[2]。

三、針對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理的優(yōu)化措施

（一）加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高員工意識(shí)

單位應(yīng)組織不同級(jí)別的員工培訓(xùn)，針對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)、全體員工、檔案管理專員進(jìn)行分類別培訓(xùn)。首先，應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)檔案重要性意識(shí)的培訓(xùn)，只有領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到檔案管理的重要性、不可替代性，領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)制定完善檔案管理制度，以身作則，重視檔案管理工作。其次，對(duì)各部門人員系統(tǒng)地進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，可線上培訓(xùn)，減少人員密集度，使單位全體人員意識(shí)到檔案管理是大家的責(zé)任，需要各部門溝通協(xié)作才能保證檔案的時(shí)效性，才能保證檔案管理的順利實(shí)施。最后，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。檔案管理人員多為臨時(shí)工作人員，可能存在對(duì)信息技術(shù)掌握不熟練等問(wèn)題，所以，進(jìn)行檔案系統(tǒng)操作培訓(xùn)，保證檔案管理工作的順利運(yùn)行。其次，加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，使工作人員對(duì)每一份檔案高度保密，嚴(yán)格遵守查閱流程及檔案管理的規(guī)章制度，確保檔案不流失、不泄露。

（二）健全完善檔案管理制度

每個(gè)單位都應(yīng)該健全完善檔案管理制度，使檔案管理人員有法可依，有理可循。同時(shí)，細(xì)化檔案管理人員的崗位職責(zé)、工作內(nèi)容，明確工作要求，及查閱細(xì)則，要求各部門、各系統(tǒng)嚴(yán)格協(xié)作，將檔案管理工作的重要性深入每個(gè)部門，每位員工。通過(guò)各部門與檔案管理部門的協(xié)作，完善組織機(jī)制，確保人事檔案的真實(shí)性和時(shí)效性。最后，由監(jiān)督部門定期檢查檔案記錄與歸檔工作，使檔案管理人員形成工作閉環(huán)，保證人事檔案的完整和真實(shí)。

（三）建立信息化檔案管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)時(shí)代的到來(lái)，無(wú)紙化辦公是單位管理的新潮流，不僅減少了人工成本，更提高了工作效率。事業(yè)單位人事檔案管理也應(yīng)該緊跟時(shí)代潮流，建立信息化管理系統(tǒng)。摒棄傳統(tǒng)手工登記記錄的工作方式，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，在系統(tǒng)上對(duì)檔案進(jìn)行管理登記。利用信息化技術(shù)，將繁瑣的紙質(zhì)檔案升級(jí)為電子檔案，電子檔案方便查閱，一目了然，還可以滿足多人同時(shí)查閱，減少等待浪費(fèi)的時(shí)間，提高工作效率。但是，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在不穩(wěn)定性，這就需要檔案管理人員時(shí)刻做好檔案的歸檔整理工作，保證檔案不丟失，提高檔案管理的安全性[3]。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著事業(yè)單位市場(chǎng)化，人事管理不斷變革，人事檔案管理工作的重要性更為突出。人事檔案是記錄個(gè)人的基本信息、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、突出貢獻(xiàn)的記錄簿，是單位對(duì)一個(gè)人工作調(diào)動(dòng)的基本依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，工作誤差大，人員意識(shí)薄弱，增加檔案管理的難度。事業(yè)單位合理運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化運(yùn)行，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行借閱和登記，保障檔案管理工作準(zhǔn)確性，減少工作量，提高工作效率。