人事檔案管理信息化建設(shè)的價值與建設(shè)策略研究

文/尤芃

信息技術(shù)的誕生和發(fā)展極大地促進了社會的進步，對我國社會經(jīng)濟做出了非常卓越的貢獻，現(xiàn)階段信息技術(shù)已經(jīng)在社會各個領(lǐng)域中得到了廣泛的應(yīng)用與發(fā)展。目前，人事檔案管理主要工作內(nèi)容地對各項信息資源進行有效儲存與管理，只有不斷優(yōu)化人事檔案管理模式，加強信息化建設(shè)，才能做到與時俱進，不斷提升人事檔案管理的質(zhì)量與水平。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的價值

（一）簡化人事檔案管理的流程

在新的經(jīng)濟體制背景下，我國各種類型的企事業(yè)單位不斷進行改革以適應(yīng)日益變化的時代要求，對人事檔案管理工作的質(zhì)量也越來越嚴格。人事檔案管理涉及內(nèi)容諸多，員工的入職、離職、獎懲以及升職等情況均需要記錄在冊，工作任務(wù)較重。而開展人事檔案管理信息化建設(shè)，工作人員可以借助事先設(shè)定完畢的路徑將所有檔案信息進行上傳和記錄，并對系統(tǒng)中的各種任務(wù)信息進行分析和校對，不僅能夠簡化人事檔案管理工作的流程，節(jié)省大量時間，還能保障檔案信息的真實性與準確性，提升工作質(zhì)量[1]。

（二）加強人事檔案信息查詢的便利性

開展人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠在企業(yè)內(nèi)構(gòu)建完善的人力資源信息管理系統(tǒng)，加強操作的實踐性和便利性。并且在時間和空間上無明顯的限制，檔案管理人員在家借助服務(wù)器便可開始辦公、傳遞或修改人事檔案數(shù)據(jù)信息，極大地加強了人事檔案數(shù)據(jù)信息資料查詢的便利性。除此之外，借助人事檔案管理信息化建設(shè)還能將檔案信息與載體進行有效分析，加強關(guān)鍵信息的關(guān)聯(lián)性，保障檔案信息的深度和真實性，加強了企業(yè)員工檔案信息的共享性和交流性，促進了人事檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

（三）保障人事檔案管理信息的真實性

開展人事檔案管理信息化建設(shè)能夠在系統(tǒng)中對員工檔案信息進行修改和查詢，避免了對紙質(zhì)檔案的修改和破壞，最大限度地保障了原始檔案信息的真實性與有效性。作為員工有權(quán)對自己的檔案信息具有絕對的知情權(quán)，因此人事檔案管理信息化的建設(shè)必須征求員工本人的同意，才能保障檔案信息的使用價值。員工借助人事檔案管理信息化系統(tǒng)能夠?qū)ψ约旱臋n案信息進行查找，并針對其中的問題進行詢問和解決，體現(xiàn)了人事檔案管理的人性化服務(wù)，有助于提升人事檔案管理的質(zhì)量。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，奠定檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

為了加強企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)效率，企業(yè)應(yīng)當加大資金成本的投入力度，并對信息化建設(shè)過程中存在的問題進行深入分析與判斷，對其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行有效的調(diào)整與優(yōu)化[3]。加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要包括兩方面：一方面是物資的投入，主要包括計算機、攝像機、復(fù)印機等現(xiàn)代化的硬件設(shè)施，這是開展人事檔案管理信息化建設(shè)的主要基礎(chǔ)設(shè)施；另外一方面是加強軟件的兼容性，例如，在對人事檔案信息進行分類和儲存時，檔案管理部門可以借助信息管理系統(tǒng)進行編程，并對人事檔案中的表格、圖片以及文字等相關(guān)信息進行識別，并儲存至專門的人事檔案信息庫當中，有效提升軟件的兼容性，保障人事檔案信息的安全性。

（二）加強信息系統(tǒng)的控制，保障檔案信息的安全性

不同單位的人事檔案管理工作存在較大的差異性，因此人事檔案管理信息化建設(shè)不可一概而論，而應(yīng)當結(jié)合本企業(yè)的實際情況制定完善的工作模式，保障人事檔案信息收集與歸納的科學性和有效性，提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和水平。其一，在開展人事檔案管理工作的過程中，檔案管理部門應(yīng)當對信息化系統(tǒng)的操作進行強化，提升系統(tǒng)的兼容性和有效性，最大限度地保障人事檔案電子信息的真實性和準確性，防止在錄入和儲存的過程中出現(xiàn)錯誤信息，影響員工的獎懲以及升遷等[4]。人事檔案管理人員應(yīng)當結(jié)合本單位的實際情況制定完善的操作規(guī)范，并傳達給專門的信息化系統(tǒng)設(shè)計人員，例如信息錄入的操作和指令等，保障人事檔案管理信息化操作的有效性和科學性。其二，檔案管理人員應(yīng)當在信息化系統(tǒng)中設(shè)置操作權(quán)限防止其他未授權(quán)的員工機內(nèi)隨意進行信息化系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)信息進行修改和更新，影響檔案信息的真實性。除此之外，還要在系統(tǒng)內(nèi)安裝木馬以及防火墻等保護系統(tǒng)的安全性，并定期對系統(tǒng)進行殺毒和清理，為人事檔案管理信息化運行創(chuàng)造良好的環(huán)境。其三，制定完善的制度對計算機操作與管理進行有效的約束與規(guī)范，確保檔案管理人員在實際操作過程中能夠嚴格遵守相關(guān)制度內(nèi)容，對人事檔案信息進行整理和保存[5]。

（三）順應(yīng)發(fā)展趨勢，提高人事檔案信息化效果

在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，由于員工工作年限的增長，所涉及的檔案信息也會逐漸增長，加大了檔案管理人員的工作量，紙質(zhì)檔案的特點和優(yōu)勢也無法凸顯。在新時代背景下開展人事檔案管理信息化建設(shè)，能夠在很大程度上脫離紙質(zhì)檔案的桎梏，檔案管理人員借助系統(tǒng)關(guān)鍵詞能夠快速有效地找到不同人員的相關(guān)檔案信息，提升了查找的效率和質(zhì)量，極大地發(fā)揮了人事檔案管理的價值。而人事檔案管理信息化系統(tǒng)的有效實施和應(yīng)有與相關(guān)工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)存在十分密切的聯(lián)系，這是加強人事檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)保障。在企業(yè)內(nèi)部開展人事檔案管理信息化建設(shè)的最根本目的是提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，并根據(jù)時代發(fā)展需求促使檔案工作向著智能化和平臺化的方向發(fā)展。其中平臺化發(fā)展實際上指的就是人事檔案管理工作開展的過程中根據(jù)企業(yè)的實際需求建立檔案信息共享平臺，如此一來，能夠消除企業(yè)內(nèi)部各個部門之間的障礙，加強部門之間信息的流通和交流[6]。智能化指的就是在信息系統(tǒng)原有的功能基礎(chǔ)上對人事檔案數(shù)據(jù)信息進行自動地分析與處理，進而做出正確的決策，有效提升人事檔案管理工作的質(zhì)量。人事檔案管理工作若想順應(yīng)時代的發(fā)展和變化，應(yīng)當做到以人為本，加強人在系統(tǒng)中的重要作用，將員工需求作為中心思想，并積極引入先進的人力資源信息系統(tǒng)技術(shù)，加強企業(yè)內(nèi)人事檔案管理信息化系統(tǒng)的維護和管理，有效提升人事檔案管理的質(zhì)量和水平。

（四）營造良好檔案管理信息化氛圍

良好的工作氛圍能夠最大限度地激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，加快檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。基于此，為了保障人事檔案管理信息化建設(shè)的有序開展，檔案管理人員應(yīng)當對信息化建設(shè)內(nèi)容進行合理的規(guī)劃與分析，引導(dǎo)相關(guān)人員進行創(chuàng)新和發(fā)展，并結(jié)合人事檔案管理的實際情況制定完善的獎勵機制，對其中表現(xiàn)優(yōu)異的員工進行相應(yīng)的獎勵。同時，大力發(fā)展企業(yè)文化，為人事檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的工作氛圍，積極努力地推動人事檔案管理信息化建設(shè)步伐。

三、結(jié)語

當前，“人”已經(jīng)成為推動國民經(jīng)濟進步的重要支柱力量，而人事檔案作為記錄員工過往學習、生活、工作以及升遷、離職和任職等重要信息的憑證，是人力資源有效開發(fā)和充分利用的重要途徑，對促進企業(yè)發(fā)展以及社會進步具有十分重要的作用。在新時代背景下，社會各行各業(yè)的生存發(fā)展壓力越來越大，對人才也提出了更為嚴格的標準和要求，更加凸顯了人事檔案管理工作的重要意義。開展人事檔案管理信息化建設(shè)是企業(yè)必經(jīng)之路，是保障企業(yè)人事檔案數(shù)據(jù)信息安全性和有效性、構(gòu)建完善的勞動關(guān)系以及提升人事檔案管理科學化的重要手段。因此，作為檔案管理人員必須結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際情況制定完善的制度促進人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐，為企業(yè)提供更加真實、準確的檔案信息，提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中的核心競爭力。