新時(shí)代做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室文秘工作的思考

文/李明文

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室文秘工作的主要內(nèi)容

機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室文秘工作的主要職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)處理好各項(xiàng)辦公室事務(wù)，如會(huì)議開(kāi)展前后的籌備與服務(wù)工作、相關(guān)文件的收檔與處理工作、保密工作、公文的代擬工作及綜合協(xié)調(diào)工作等。擬定和辦理公文、辦理組織會(huì)務(wù)、調(diào)查研究工作。信息處理工作、溝通協(xié)調(diào)工作、信訪(fǎng)接待工作、公務(wù)接洽工作等，作為文秘人員的基礎(chǔ)性工作，十分考驗(yàn)文秘人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力。機(jī)關(guān)事業(yè)單位相較于企業(yè)與高校，更應(yīng)注重對(duì)辦公室文秘工作的作風(fēng)規(guī)范及工作效率的管理，使辦公室服務(wù)更加到位、助手作用充分發(fā)揮、窗口效應(yīng)有效體現(xiàn)。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文秘工作提出了更高的要求，其工作范疇進(jìn)行了適度拓展，文秘人員如果受陳舊的理念及工作方式束縛，沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)、繼續(xù)學(xué)習(xí)，將難以客觀(guān)地審視自身的局限性，難以理解新時(shí)代對(duì)文秘人員賦予的新的內(nèi)涵并適應(yīng)新時(shí)代對(duì)文秘人員提出的更高的要求。文秘人員的作風(fēng)作為是辦公室形象的“名片”，新時(shí)代要求文秘人員在思想、政治、行動(dòng)上與以習(xí)近平同志為核心的黨中央保持高度一致，嚴(yán)格遵守中央八項(xiàng)規(guī)定精神，廉潔自律。文秘人員必須不斷強(qiáng)修養(yǎng)、轉(zhuǎn)作風(fēng)、提能力、樹(shù)形象，才能切實(shí)助力機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室工作的開(kāi)展。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室文秘工作存在的問(wèn)題

（一）專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平有待提高

文秘人員自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平直接影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室工作的質(zhì)量與效率，當(dāng)前許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文秘人員往往忽視對(duì)自身能力的提升，認(rèn)為做好日常工作就可以了。這種思想可能導(dǎo)致遇到棘手問(wèn)題時(shí)，文秘人員因自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平不足，影響到辦公室工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。對(duì)于初入機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文秘人員而言，因其缺乏豐富的機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)政治理論知識(shí)與業(yè)務(wù)知識(shí)的理解不夠透徹，更可能遇事慌亂，工作質(zhì)量與工作效率達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)的要求，無(wú)法將工作做在前頭，讓領(lǐng)導(dǎo)放心和滿(mǎn)意；對(duì)于從事文秘工作的老同志而言，可能無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代下新技術(shù)的變化，業(yè)務(wù)能力停滯不前。

（二）疏于進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

辦公室文秘工作有一定的辦事模式與辦事節(jié)奏，聽(tīng)從于領(lǐng)導(dǎo)的安排，在行動(dòng)中發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，做好服務(wù)工作。正因?yàn)槲拿厝藛T在工作的具體執(zhí)行中有一定的發(fā)揮空間，而這正是決定工作質(zhì)量與服務(wù)水平好壞的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，文秘人員的個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)在其中發(fā)揮著重要作用。因此，文秘人員應(yīng)及時(shí)做好工作復(fù)盤(pán)，定期對(duì)工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析總結(jié)，為日后工作的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。如果無(wú)法對(duì)工作現(xiàn)狀做出正確的分析，得過(guò)且過(guò)，遺留的問(wèn)題可能不易被發(fā)現(xiàn)，難以在工作中做到分清輕重緩急、有的放矢、統(tǒng)籌兼顧。

（三）缺乏創(chuàng)新思維與創(chuàng)新精神

創(chuàng)新對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室工作十分重要，然而在現(xiàn)實(shí)工作中能將創(chuàng)新精神認(rèn)真貫徹的文秘人員少之又少，且遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到把握時(shí)代精神、勇于打破陳舊的思維和觀(guān)念，在工作中取得創(chuàng)造性進(jìn)步的程度。例如，在進(jìn)行公文收發(fā)、會(huì)議籌備、來(lái)賓接待、上傳下達(dá)等日常性工作時(shí)，文秘人員易陷入思維定式，按部就班，導(dǎo)致辦公室工作陷入呆板的模式之中。過(guò)時(shí)的辦事套路與思維觀(guān)念影響了文秘人員對(duì)新鮮事物的接受程度，尤其難以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，不利于工作的創(chuàng)新發(fā)展。

（四）缺乏全局意識(shí)與前瞻性思維

辦公室文秘工作，其根本是為大局服務(wù)、為組織服務(wù)，要站在一定的高度，圍繞組織的工作計(jì)劃、階段性重點(diǎn)任務(wù)有序地開(kāi)展工作，將參謀與助手的角色發(fā)揮到極致。因此，全局意識(shí)與前瞻性思維就顯得尤為重要。許多文秘人員缺少工作的預(yù)見(jiàn)性及大局觀(guān)，思維意識(shí)局限性較大，做不到超前考慮解決問(wèn)題的方案。例如，在收文流程中，把握不準(zhǔn)的請(qǐng)示件，應(yīng)該讓職能部門(mén)作為收文的第一環(huán)節(jié)，職能部門(mén)摸清情況負(fù)責(zé)任地提出意見(jiàn)后，再送辦公室進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)[1]。如果文秘人員沒(méi)有全局意識(shí)，無(wú)法做出正確的判斷，可能導(dǎo)致來(lái)回折騰，大大降低了工作效率。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室文秘工作的改進(jìn)對(duì)策

（一）加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室文秘人員必須堅(jiān)持政治理論與相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，正確把握宣傳導(dǎo)向，貫徹落實(shí)上級(jí)文件精神及領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)精神，并堅(jiān)持通過(guò)“多看、多思、多寫(xiě)、多悟”來(lái)提高文字水平，多了解本單位及本系統(tǒng)業(yè)務(wù)知識(shí)與進(jìn)展情況，為工作的開(kāi)展做好前期準(zhǔn)備。以筆者的工作實(shí)際為例，筆者參加工作三十八年來(lái)，養(yǎng)成了固定的習(xí)慣：每天來(lái)辦公室后要做的第一件事就是認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文件精神、認(rèn)真領(lǐng)會(huì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示批示、認(rèn)真答復(fù)下屬單位上報(bào)的請(qǐng)示件以及人民群眾的上訪(fǎng)件，認(rèn)真閱覽會(huì)議材料和領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)稿。此外，每天都會(huì)抽出一小時(shí)來(lái)學(xué)習(xí)《中國(guó)勞動(dòng)保障報(bào)》《中國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)》《就業(yè)與保障》等專(zhuān)業(yè)報(bào)刊，以提高業(yè)務(wù)水平。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流，提高辦事效率

機(jī)關(guān)事業(yè)單位文秘人員不能將視野局限在本單位或者本科室，放眼全國(guó)，有許多辦公室文秘工作者在各自的崗位上發(fā)光發(fā)熱，應(yīng)多汲取他人業(yè)務(wù)方面做得好的地方，以彌補(bǔ)自身工作的不足，謙遜為人、踏實(shí)做事。組織應(yīng)為相關(guān)從業(yè)人員創(chuàng)作條件，提供跨區(qū)域業(yè)務(wù)交流會(huì)以及業(yè)務(wù)講座，做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助文秘人員改進(jìn)工作方法，提高辦事效率。文秘人員一定要珍惜機(jī)會(huì)，通過(guò)參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)水平。另外，還可定期召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，為辦公室文秘工作做業(yè)務(wù)上的專(zhuān)題指導(dǎo)，使文秘人員更加了解本單位的工作重點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)的思想方針，共同探討當(dāng)下工作中存在的問(wèn)題與下一步的工作重點(diǎn)，交流工作心得，促進(jìn)共同成長(zhǎng)。

（三）加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，激發(fā)創(chuàng)造活力

針對(duì)新時(shí)代、新形勢(shì)、新要求，應(yīng)解放思想，開(kāi)拓創(chuàng)新，建設(shè)一支綜合素質(zhì)強(qiáng)、廉潔自律、辦事高效的辦公室文秘隊(duì)伍。打破傳統(tǒng)思想、思維的枷鎖，開(kāi)創(chuàng)新局面，培養(yǎng)隊(duì)伍創(chuàng)新精神，激發(fā)創(chuàng)造活力，在提高工作效能上實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室工作的開(kāi)展奠定新格局[2]。強(qiáng)化文化建設(shè)與試點(diǎn)工作，以文化陶冶情操，以素質(zhì)優(yōu)化隊(duì)伍，形成學(xué)以提效的良好局面，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力與向心力。通過(guò)文化建設(shè)，提升文秘人員的綜合素質(zhì)、道德修養(yǎng)與創(chuàng)新精神，有利于在實(shí)際工作中激發(fā)新思維、新潛能，使整個(gè)辦公室文秘隊(duì)伍不斷適應(yīng)新的工作要求，以飽滿(mǎn)的精神狀態(tài)與不懼挑戰(zhàn)的昂揚(yáng)斗志做好日常的辦公室服務(wù)工作。

（四）增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，積極認(rèn)真履職

對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室文秘工作而言，責(zé)任意識(shí)是重中之重。文秘人員為做好辦公室日常服務(wù)工作，應(yīng)抓住工作重點(diǎn)，認(rèn)真履職，確保萬(wàn)無(wú)一失。在全面總結(jié)以往工作成效的基礎(chǔ)上，積極對(duì)標(biāo)“九個(gè)新”目標(biāo)，開(kāi)拓工作新局面。即參謀服務(wù)要有新起色、綜合協(xié)調(diào)要有新作為、督查落實(shí)要有新舉措、后勤保障要有新提升、宣傳信息要有新拓展、從嚴(yán)治黨要上新水平、績(jī)效管理要有新成果、效能建設(shè)要有新成效、網(wǎng)絡(luò)安全要有新加強(qiáng)。把“九個(gè)新”目標(biāo)轉(zhuǎn)化為擔(dān)當(dāng)奉獻(xiàn)的不竭動(dòng)力，感恩奮進(jìn)，銳意進(jìn)取，努力建設(shè)讓人民滿(mǎn)意的模范科室，當(dāng)好服務(wù)機(jī)關(guān)的“堅(jiān)強(qiáng)前哨”和“鞏固后院”。切實(shí)推動(dòng)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，扎實(shí)推進(jìn)政策深入有效開(kāi)展，充分彰顯履職為民的情懷，全面提升辦公室治理能力與整體水平[3]。

四、結(jié)語(yǔ)

辦公室工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位正常運(yùn)作的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐與參謀助手，只有不斷完善辦公室文秘人員的綜合素質(zhì)與辦事效率，才能有效提高辦公室工作水平，從而為機(jī)關(guān)事業(yè)單位謀劃更遠(yuǎn)更優(yōu)的發(fā)展。當(dāng)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室文秘工作存在專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平有待提高、疏于進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、缺乏創(chuàng)新思維與創(chuàng)新精神、缺乏全局意識(shí)與前瞻性思維等問(wèn)題，需要不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)以提高業(yè)務(wù)水平、加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流以提高辦事效率、加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)以激發(fā)創(chuàng)造活力、增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)以更好地履職。辦公室文秘人員必須不斷強(qiáng)修養(yǎng)、轉(zhuǎn)作風(fēng)、提能力、樹(shù)形象，做到“開(kāi)口能說(shuō)、提筆能寫(xiě)、問(wèn)策能對(duì)、遇事能辦”，將自己錘煉成一名合格的“人才”。