大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式變化探析

文/齊金月

大數(shù)據(jù)是以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，基于多元化渠道收集獲得的海量數(shù)據(jù)。在現(xiàn)代信息技術(shù)日益發(fā)展的環(huán)境下，只有與時(shí)俱進(jìn)，跟緊時(shí)代的潮流和新時(shí)代步伐，對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行合理化利用，才能夠讓檔案管理在新時(shí)代背景下獲得巨大生機(jī)和活力[1]。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式不應(yīng)一成不變，而是要適應(yīng)新時(shí)代和新環(huán)境，創(chuàng)新管理理念和管理模式，對(duì)檔案管理要求進(jìn)行貫徹落實(shí)，使得信息在得以妥善保管的同時(shí)也可以得到科學(xué)化的開發(fā)與利用，最大化滿足檔案需求者的信息利用需要。

一、大數(shù)據(jù)特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)是在超大規(guī)模數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上運(yùn)用新方法，在海量的信息當(dāng)中探尋新方法與新趨勢(shì)，由此完成新價(jià)值構(gòu)建的信息資源。大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是體量大。從大數(shù)據(jù)獲取的角度進(jìn)行分析，大數(shù)據(jù)是把海量數(shù)據(jù)集合得到的，所以具備數(shù)據(jù)容量極大的特征。在現(xiàn)實(shí)生活當(dāng)中，很多大型搜索引擎可以在一天的時(shí)間之內(nèi)生成100TB 的數(shù)據(jù)資料，尤其是在網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用之下，不分國(guó)界，只要有網(wǎng)絡(luò)存在，每日均會(huì)生成海量數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)的規(guī)模與體量之大是難以衡量的[2]；二是多樣化。過(guò)去的數(shù)據(jù)種類是非常少的，不過(guò)在科技發(fā)展與文明進(jìn)步的推動(dòng)之下，和以往容易存儲(chǔ)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相比，圖片、視頻、音頻、網(wǎng)頁(yè)等半結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)明顯增加。就目前而言，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)已經(jīng)占到數(shù)據(jù)整體的85%，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的多樣化特征已經(jīng)越來(lái)越明顯；三是價(jià)值性。數(shù)據(jù)價(jià)值密度相對(duì)較低，有大部分的數(shù)據(jù)會(huì)無(wú)效。從這一角度進(jìn)行分析數(shù)據(jù)的價(jià)值密度和總數(shù)據(jù)大小成反比例關(guān)系，在這樣的情況下，怎樣在海量數(shù)據(jù)當(dāng)中提取有效數(shù)據(jù)，做好數(shù)據(jù)梳理、分析與研究，是大數(shù)據(jù)時(shí)代需要特別關(guān)注和解決的問(wèn)題；四是速度性。數(shù)據(jù)的傳輸速度與實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的變化速度都可以用飛快來(lái)形容。大數(shù)據(jù)技術(shù)需要在短時(shí)間內(nèi)從龐大數(shù)據(jù)當(dāng)中提取高價(jià)值和有效性信息。數(shù)據(jù)并非是靜止不動(dòng)的，是在動(dòng)態(tài)環(huán)境中實(shí)時(shí)生成與開發(fā)的，在新數(shù)據(jù)產(chǎn)生的同時(shí)，還有可能因?yàn)槠渌麛?shù)據(jù)的變化而出現(xiàn)更改，于是提升大數(shù)據(jù)處理速度顯得至關(guān)重要。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的主要變化

（一）檔案管理理念變化

大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)據(jù)信息顯著增多，運(yùn)用傳統(tǒng)方法和檔案管理技術(shù)已經(jīng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的描述和有效處理。從檔案管理理念角度進(jìn)行分析，要求樹立所有數(shù)據(jù)都有用的思想觀念，也就是把所有有用的數(shù)據(jù)都當(dāng)作是檔案信息。基于這樣的變化，檔案的歸檔處理范圍明顯增加，開放程度更高，涵蓋面越來(lái)越廣。在傳統(tǒng)檔案管理理念之下，只有存在于檔案館當(dāng)中的數(shù)據(jù)信息才是檔案，而大數(shù)據(jù)背景下網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展，檔案信息隨時(shí)隨地都在產(chǎn)生，并滲透到生活的不同方面。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，讓人們的信息需求發(fā)生了變化，廣大用戶已經(jīng)不再局限于利用檔案，而是有了更高的要求，想要得到數(shù)據(jù)背后的知識(shí)和內(nèi)容，所以檔案服務(wù)觀念也需要在這一背景之下發(fā)生變化，強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)的同時(shí)，還要不斷挖掘深層需求，用大數(shù)據(jù)技術(shù)滿足人們的信息需要。

（二）檔案數(shù)字資源變化

對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)，存儲(chǔ)豐富多樣的資源是組織工作的重要優(yōu)勢(shì)，同時(shí)也是檔案管理部門進(jìn)行信息開發(fā)利用服務(wù)的資本所在。大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息呈現(xiàn)出爆炸式增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，檔案數(shù)據(jù)也明顯增加。大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)據(jù)資源發(fā)生的變化主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，分別是網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的海量增長(zhǎng)和對(duì)民生民意的重視程度明顯提高，推動(dòng)了檔案內(nèi)容的豐富性發(fā)展。檔案數(shù)據(jù)類別越來(lái)越多，電子檔案、用戶信息、查詢?yōu)g覽等和過(guò)去相比有了明顯的增加。檔案數(shù)據(jù)資源的處理技術(shù)開啟，從過(guò)去的以人工處理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒奶幚矸绞剑黠@提高了數(shù)據(jù)處理的速度和效率。檔案數(shù)據(jù)資源的收集越來(lái)越廣泛，除了要求根據(jù)工作要求做好數(shù)據(jù)收集之外，還必須注意對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)抓取。

（三）檔案利用服務(wù)變化

之所以重視檔案管理，促進(jìn)檔案管理模式與時(shí)俱進(jìn)，最為主要的目標(biāo)就是給群眾提供更大的便利，使得信息利用和服務(wù)質(zhì)量得到根本提升和有效保障，突出檔案的意義和價(jià)值。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式變化，還體現(xiàn)在檔案利用和檔案服務(wù)上。案例用于服務(wù)工作正朝著社會(huì)化和多樣化的方向發(fā)展，檔案的服務(wù)對(duì)象、內(nèi)容、方式、目標(biāo)等都和以往相比發(fā)生了極大的轉(zhuǎn)變[3]。檔案服務(wù)對(duì)象得到了明顯擴(kuò)展，從一般只服務(wù)于黨政部門、企事業(yè)單位職工等轉(zhuǎn)向服務(wù)于廣泛的人民大眾。檔案服務(wù)內(nèi)容的變化主要是從過(guò)去提供客戶所需要的檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾曈脩舻膫€(gè)體行為，把握用戶檔案利用的要求，使得檔案服務(wù)內(nèi)容具備精細(xì)化和差異化特征。檔案服務(wù)方式的變化主要體現(xiàn)在從信息需求者持有諸多證明來(lái)到檔案館查詢，轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)線下和線上的廣大用戶，增加服務(wù)的智能化與人性化水平。檔案服務(wù)目標(biāo)的變化是從過(guò)去滿足用戶信息需要轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃裨跐M足用戶信息需求的同時(shí)，挖掘深層需要，最終促進(jìn)檔案利用和知識(shí)服務(wù)的雙贏。

（四）檔案安全管理變化

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)安全高于一切，因?yàn)闄n案資料關(guān)乎黨和國(guó)家的利益，關(guān)系到群眾的權(quán)益。大數(shù)據(jù)具備數(shù)量大、類別多、速度快、信息化水平高等特征，正是因?yàn)檫@些特征的存在，為檔案安全管理帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。就檔案保管而言，過(guò)去的檔案類別較少，大部分是以紙質(zhì)為載體進(jìn)行存儲(chǔ)和管理的，在這樣的情況下，只要在庫(kù)房管理當(dāng)中堅(jiān)持“八防原則”，就能夠維護(hù)檔案的安全性和完整性。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，檔案的類別和數(shù)量都有了明顯增多，同時(shí)在檔案形態(tài)方面也呈現(xiàn)出多樣化特征，明顯提高了檔案保管要求。例如在保管光盤載體的檔案信息時(shí)，必須要避免磨損，在對(duì)硬盤檔案進(jìn)行管理時(shí)要做好防震工作。在應(yīng)急管理上進(jìn)行分析，過(guò)去的應(yīng)急管理模式缺少必要的應(yīng)變能力，適用范圍有限，在遇到突發(fā)事件時(shí)常常會(huì)有沉重?fù)p失。大數(shù)據(jù)支持下的檔案應(yīng)急管理，則有精細(xì)而又完善的應(yīng)急方案，所以可以在很大程度上避免突發(fā)事件帶來(lái)的巨大損失問(wèn)題。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理模式的實(shí)現(xiàn)策略

（一）提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式發(fā)生了翻天覆地的變化，所以在檔案處理方面也需要與時(shí)俱進(jìn)適應(yīng)新變化，這就給檔案管理人員提出了很高的要求，特別是要求每個(gè)檔案管理者都具備完善化的綜合素質(zhì)，能夠根據(jù)實(shí)際工作要求，完善理論以及實(shí)踐素養(yǎng)，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的靈活應(yīng)用和檔案資料的開發(fā)利用創(chuàng)造良好條件。所以大數(shù)據(jù)背景下要將培養(yǎng)合格的檔案管理專業(yè)人才作為重中之重，加大對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)力度。在培訓(xùn)工作當(dāng)中，提高檔案管理人員的數(shù)據(jù)處理和分析利用能力，同時(shí)提高檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)，使其能夠有效應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理要求。在完善培訓(xùn)機(jī)制的同時(shí)，還需要構(gòu)建專門的考核體系，保證每個(gè)檔案管理人員考核合格之后才能上崗，為廣大信息需求者保駕護(hù)航。

（二）積極建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)

傳統(tǒng)的檔案管理模式以人工處理為主，檔案管理的效率低，還有可能因?yàn)槿藶槭д`的存在而影響檔案管理的效果。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式以信息化檔案管理為主，可以極大程度上解放人力，同時(shí)也能夠明顯提高檔案管理的效率和質(zhì)量[4]。對(duì)此，單位需要基于大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，并將軟硬件建設(shè)作為工作重點(diǎn)。從硬件設(shè)施的配備上進(jìn)行分析，要根據(jù)當(dāng)前檔案管理的要求，更新計(jì)算機(jī)、交換機(jī)等設(shè)備，淘汰落后設(shè)備，引進(jìn)新設(shè)備，為檔案信息化處理提供硬件條件支持。從軟件系統(tǒng)建設(shè)上進(jìn)行分析，需要根據(jù)檔案管理工作要求研發(fā)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，使軟硬件系統(tǒng)協(xié)調(diào)配合，共同支撐檔案管理信息系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）建立健全檔案管理制度體系

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理模式發(fā)生了變化，所面對(duì)的環(huán)境也呈現(xiàn)出了一些新的特征，對(duì)于檔案管理規(guī)范性的要求越來(lái)越高。實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)工作，就是加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，將檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)納入到制度規(guī)范體系當(dāng)中。具體來(lái)說(shuō)，可以結(jié)合檔案收集、整理、歸納、判斷、開發(fā)、利用、銷毀等管理要求，制定針對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理制度，使得每個(gè)環(huán)節(jié)都有法可依、有據(jù)可循。另外，在制定檔案管理制度之后，需要積極采取一系列措施保證檔案管理制度的落實(shí)，做好制度運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程當(dāng)中的嚴(yán)格監(jiān)管工作，完善制度監(jiān)管體系，維護(hù)檔案信息的管理質(zhì)量與管理安全。

四、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)背景下，信息管理的難度和復(fù)雜度都明顯增加，而且還會(huì)面臨多變的環(huán)境，所以檔案管理在獲得發(fā)展機(jī)遇實(shí)現(xiàn)進(jìn)步的同時(shí)，也容易出現(xiàn)一系列問(wèn)題。面對(duì)新的時(shí)代背景，檔案管理模式必須要進(jìn)行變革，改革傳統(tǒng)的管理模式，運(yùn)用創(chuàng)新性的信息處理與應(yīng)用方法，使得檔案管理模式能夠和時(shí)代接軌，滿足海量數(shù)據(jù)信息的處理要求。檔案管理人員在信息處理過(guò)程當(dāng)中，既要累積經(jīng)驗(yàn)，又要探索研究創(chuàng)新性的管理方法，對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)勢(shì)資源進(jìn)行合理化利用，滿足信息利用者的實(shí)際需要。