企業(yè)改革中辦公室文員的職業(yè)素養(yǎng)要求探析

文/陳惠芳

為增強企業(yè)活力，強化監(jiān)管力度，提高企業(yè)的競爭力，企業(yè)改革勢在必行。在我國企業(yè)改革中，要選擇正確的改革方向，必須從一般性和特殊性兩方面入手。

辦公室文員這一職位概念若僅從字面理解，是指在辦公室內(nèi)從事文字或文件事務(wù)的工作人員。這一定義大致涵蓋了辦公室文員的工作內(nèi)容，例如收發(fā)文件、擬定文字性報告或報表、管理文字材料或者文件等。辦公室文員在企業(yè)日常運轉(zhuǎn)中具有不可或缺的作用，在企業(yè)改革中文員的培養(yǎng)也具有重要意義。

一、辦公室文員的工作特點

辦公室文員工作具有瑣碎、繁復、承上啟下、左右協(xié)調(diào)等特點，雖然一般不具有很高的技術(shù)含量，但卻涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面［1］。僅以收發(fā)文件這一項工作而言，無論是收到上級領(lǐng)導文件下發(fā)到各生產(chǎn)一線，還是從企業(yè)外部接收訂單轉(zhuǎn)給采購或銷售部門。既要求辦公室文員完整接收并及時轉(zhuǎn)交，又要求其能夠清楚區(qū)分文件種類及文件應該送達的正確環(huán)節(jié)。無論哪一步驟失誤，都會直接或間接影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的開展。

二、辦公室文員在企業(yè)運轉(zhuǎn)中的作用

（一）信息收發(fā)與傳達作用

文檔管理和文案排版是企業(yè)內(nèi)部事務(wù)管理的一個組成部分。無論是內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營性文字報告的擬定，或者是需對外報告的文字材料都由此崗位完成并提交。辦公室文員在發(fā)揮這一基礎(chǔ)作用過程中需要不斷提高文字材料的書寫質(zhì)量，以盡量簡潔、凝練的商務(wù)性文字描述或總結(jié)涉及生產(chǎn)經(jīng)營的數(shù)據(jù)、資訊等素材［2］。另一方面，企業(yè)內(nèi)外相關(guān)文件的整理、匯總、分類、歸檔也需通過辦公室文員這一崗位得以實現(xiàn)。企業(yè)內(nèi)外部文件的管理不僅是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營歷史成果的積累，也對未來企業(yè)發(fā)展有著極為重要的參考和指導性作用。全面、準確的企業(yè)檔案管理不僅有利于生產(chǎn)經(jīng)營各環(huán)節(jié)快速查找相關(guān)數(shù)據(jù)資料，而且是展示企業(yè)經(jīng)營成果，營造企業(yè)文化的重要組成部分。

（二）樞紐與窗口作用

辦公室文員除了發(fā)揮固有的文字處理和文件管理作用外，往往還承擔著內(nèi)外溝通、形象展示等作用[3]。企業(yè)管理層決策的傳達和一線部門生產(chǎn)經(jīng)營信息的反饋往往是由辦公室文員作為“出入口”統(tǒng)一完成；采購環(huán)節(jié)與生產(chǎn)環(huán)節(jié)的需求和供應信息也經(jīng)常由辦公室文員這一端口進行相互傳遞[4]；而且企業(yè)外部關(guān)聯(lián)單位的來訪與接待也少不了辦公室文員的篩選與介入，作為關(guān)聯(lián)單位或客戶首次接觸的對象，辦公室文員崗位還承擔著企業(yè)形象展示和對外窗口的作用。

（三）參謀與助手作用

由于辦公室文員是企業(yè)內(nèi)部接觸文字材料和生產(chǎn)經(jīng)營性文件最全面、最完整的崗位，每當企業(yè)年終（或階段性）進行生產(chǎn)經(jīng)營總結(jié)時，常常需要辦公室文員提供當年（或該階段）生產(chǎn)經(jīng)營的數(shù)據(jù)與信息材料[5]。通常情況下也會要求辦公室文員參與到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營總結(jié)會議中，以便領(lǐng)導或者管理人員隨時了解年度（或階段性）生產(chǎn)經(jīng)營的相關(guān)情況。

另一方面，當企業(yè)管理層作出未來生產(chǎn)經(jīng)營決策前，經(jīng)常會要求辦公室文員提供相應的歷史性文字材料和經(jīng)營參數(shù)[6]，比如歷史同期數(shù)據(jù)或者同比與環(huán)比比率等。有時甚至會要求辦公室文員也參與到管理層的決策過程中，目的在于充當決策者的參謀或助手，使決策的制定能夠更加貼合企業(yè)往期的生產(chǎn)經(jīng)營現(xiàn)實，避免偏離正常運營軌道。

三、企業(yè)改革中對辦公室文員的素養(yǎng)要求

由于辦公室文員對于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中起著舉足輕重的作用，在企業(yè)改革中對這個職位的任職要求也比其它相應專業(yè)的職位更加多樣化和復雜化。首先是文字處理能力，不僅需要其能夠熟練掌握和運用商務(wù)文書的書寫標準與習慣，而且需要其具備相當程度的總結(jié)、概括、提煉、分析的能力[7]。在此基礎(chǔ)上，既要全面、完整地描述企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各項參數(shù)和數(shù)據(jù)，又要有一定程度的發(fā)現(xiàn)問題、分析問題的職業(yè)敏感度。

（一）人際交往與溝通的能力

辦公室文員在協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外不同部門、不同環(huán)節(jié)的工作時，應具有與多數(shù)人順利溝通和交流的能力。在溝通中既能夠清晰表達己方的意愿和目的，又能夠充分照顧到對方的感受與情緒[8]。在某種程度上，辦公室文員應充當發(fā)現(xiàn)沖突苗頭并設(shè)法將矛盾解決于初期的“滅火器”角色。當企業(yè)內(nèi)部員工或與外部關(guān)聯(lián)人員因生產(chǎn)經(jīng)營問題產(chǎn)生分歧而難以達成一致意見時，辦公室文員應具備調(diào)和矛盾，使溝通順利的能力[9]。

（二）不斷學習的能力

信息時代的數(shù)據(jù)收集整理方式多種多樣，辦公室文員應當具備持續(xù)學習新技術(shù)的能力，提高文字處理和文件管理效率[10]。在運用網(wǎng)絡(luò)資源和新技術(shù)手段提高自身分析問題、解決問題的能力的同時，為企業(yè)發(fā)展提供一定的幫助。

四、辦公室文員工作的特殊性及現(xiàn)狀

辦公室文員是現(xiàn)代化企業(yè)重要的人力資源，其工作雖然沒有太大的技術(shù)含量，但工作卻十分繁雜，對企業(yè)日常運轉(zhuǎn)有這重要的影響。例如，文員在收發(fā)文件時，不僅要求文員要完整無誤的接收文件并進行及時移交，還要分清文件的類別和正確松達文件的各個環(huán)節(jié)。文員在工作中的任何疏漏，都會對企業(yè)的日常運轉(zhuǎn)造成一定的影響。目前，相對于企業(yè)生產(chǎn)人員、銷售人員等，辦公室文員對企業(yè)產(chǎn)生的直接利益體現(xiàn)并不明顯，得不到企業(yè)的重視，辦公室文員的待遇制度不夠完善[11]。

五、辦公室文員對于企業(yè)的作用

（一）文件書寫

文件書寫就要求辦公室文員有較好的文案功底、總結(jié)能力等，無論是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營的總結(jié)，還是對外的報告性文件，都需要辦公室文員來完成，并且在書寫過程中，文件書寫的格式都有著嚴格的要求，文件的內(nèi)容要簡潔、明了、精煉。該項工作不僅對企業(yè)內(nèi)部的管理有著重要的參考作用，也是企業(yè)對外展示企業(yè)能力重要具有重大的意義。

（二）印發(fā)文件

打印文件要求辦公室文員能夠熟練地使用打印機、熟悉日常打印文件的格式、能夠準確無誤、迅速的打印出需要的文件，若打印出現(xiàn)紕漏，就會直接對企業(yè)的日常運轉(zhuǎn)造成影響，影響會議、活動開展的進度。傳送文件包括傳真、郵箱、郵件、直接送文件等方式，這就要求辦公室文員能夠熟練地使用傳真機、熟悉通過郵箱發(fā)送文件的流程、使用快遞傳送文件的流程、對各部門、領(lǐng)導所在地、電話等信息的了解等，才能迅速、準確的傳送文件，提高企業(yè)日常運轉(zhuǎn)的效益[12]。

（三）決策參謀

辦公室文員是對企業(yè)日常運轉(zhuǎn)基礎(chǔ)工作做的最多、對企業(yè)運轉(zhuǎn)信息了解最全面的職位，當企業(yè)管理層在對企業(yè)進行一些決策和規(guī)劃前，通常都會要求辦公室文員整理出夠給決策和規(guī)劃提供參考價值的文字材料和數(shù)據(jù)信息，甚至要求辦公室文員對企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃進行發(fā)表見解為決策者提供參謀，在季度、年度的總結(jié)會議中也會要求辦公室文員出席為管理人員提供企業(yè)日常運轉(zhuǎn)情況最直接、實際的相關(guān)信息。

六、結(jié)語

辦公室文員在企業(yè)日常運轉(zhuǎn)中有著不可忽視的作用，是企業(yè)業(yè)日常運轉(zhuǎn)中有著不可忽視的作用，是企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的保障，也是促進企業(yè)發(fā)展的重要崗位。企業(yè)應認清辦公室文員對于企業(yè)發(fā)展的重大意義，重視辦公室的發(fā)展和建設(shè)，加大對企業(yè)辦公室文員的管理力度，提高辦公室文員的整體素質(zhì)和能力，為企業(yè)的快速發(fā)展打好基礎(chǔ)。

在企業(yè)內(nèi)部進行改革設(shè)計，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)上深化企業(yè)改革，重視發(fā)展混合所有制經(jīng)濟，制定出符合現(xiàn)代經(jīng)濟市場規(guī)律的方案。辦公室文員在企業(yè)中屬于容易被忽略的崗位，其看似簡單又不具備太多技術(shù)含量的職業(yè)特性往往難以引起管理層足夠的重視，然而這一崗位承擔的各項細致、瑣碎的工作職能卻常常關(guān)系到企業(yè)各個生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)的順利運作。因此，在企業(yè)改革中應重視辦公室文員的素質(zhì)培養(yǎng)，培養(yǎng)其溝通交流的能力和利用新技術(shù)搜集整理信息的能力以促進企業(yè)的和諧良性的發(fā)展。