民辦高校公文處理工作問題分析及對策探討

文/江西科技學院 郭月芳

隨著改革開放浪潮的持續(xù)推進，民辦高校教育從無到有，從業(yè)余到專業(yè)，已從規(guī)模擴張轉移到以提高質量為核心的內涵發(fā)展階段。公文是領導機關實施領導、處理公務的重要手段。公文的質量，反映著學校的工作效率和管理水平。隨著民辦高校的發(fā)展，各校對公文的認識不斷提高，制度不斷健全，辦公自動化也開始起步，較好地發(fā)揮了公文傳達政令、溝通情況、指導工作的作用。如何適應新的形勢和任務要求，進一步提高公文處理質量和效率，為民辦高校發(fā)展提供強有力的保障，是一個亟待研究和解決的課題。

一、主要問題

（一）公文數量偏多。近年來，黨和政府大力提倡“精簡公文，改善文風”?！饵h政機關公文處理工作條例》亦規(guī)定：行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，可發(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)。但有的民辦高校公文數量不減反增，年發(fā)文讓人應接不暇，一些可以通過口頭、電話或其他方式能夠解決的問題也發(fā)文辦理，似乎不發(fā)文不足以顯示重要，不足以擴大影響。繁多和無關痛癢的公文極大地增加了領導及受文單位的閱讀量，浪費了時間，降低了工作效率。

（二）公文質量偏低。質量是公文的生命，質量第一是公文處理的第一原則。一件既符合國家大政方針，又符合學校實際，主題鮮明、觀點正確、文字精練、格式規(guī)范的公文，在一定程度上可以增強發(fā)文機關的威信。但有部分公文卻粗制濫造。表現在：語言假大空；內容空洞、言之無物；行文關系錯誤；文種使用不當；行文體例、格式不規(guī)范；標題脫離內容，語言表述不當；印刷格式不統(tǒng)一，錯別字，標點不正確等等。數據錯誤，內容不當等現象也時有發(fā)生，致使已發(fā)出的公文面臨回收修改的困境，嚴重影響了公文的嚴肅性，引起受眾單位思想上的混亂，致使產生錯誤。

（三）公文運轉程序混亂。實踐證明，管理工作有序則治，無序則亂，公文運轉亦然。公文處理具有很強的程序性特征。收發(fā)、擬稿、審核、簽批、印制、督查、反饋、歸檔等是一個系統(tǒng)上的各個環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。規(guī)范的運轉程序是實現公文效用、確保政令暢通的前提。而有的學校和部門卻不按程序辦事，未層層把關，未按級負責；未逐級請示，未尊示而行，導致出現該簽字審核的不審核，該送有關處室會簽的不會簽，該送辦公室把關的不把關等問題，導致公文在運轉過程中的錯辦、漏辦、丟失等；也有該交辦公部門統(tǒng)一辦理的，卻直接報送領導同志，出現倒流現象，造成領導同志重復批示，增加工作量，甚至出現大量外賬文件，嚴重影響公文的存檔。

（四）公文處理自動化水平不高。隨著計算機網絡、通信技術、多媒體技術的發(fā)展和廣泛應用，辦公自動化已成為當前最為流行的辦公方式。由于辦公自動化才剛剛起步，公文處理工作自動化程度不高。部分領導干部由于年齡和習慣的影響，依舊采取傳統(tǒng)的紙質辦公方式，難以適應網絡辦公，造成電子公文系統(tǒng)當前功能僅限于發(fā)布和查閱，并未真正實現公文網上運轉、辦理。除公文管理員使用較多外，廣大教職工很少觸及。一方面造成資源的嚴重浪費，另一方面難以解決時常出現的棘手的網絡技術問題，耽誤工作。

二、原因分析

（一）公文管理制度不完善。民辦高校由于辦學時間短，制度創(chuàng)新能力不足，公文處理工作主要是以現行的《黨政機關公文處理工作條例》和各省政府機關公文處理要求為準，或是參照公辦高校的公文處理模式，雖對規(guī)范民辦高校公文管理，提高公文質量起到了一定的作用，但這些辦法比較籠統(tǒng)，未能對民辦高校的公文處理問題提出具體的解決方案，民辦高校難以掌握，工作中一旦遇到難題，就將辦法拋擲一邊，全憑經驗辦事，一方面隨意性較大，另一方面錯誤經驗相沿成俗，難以糾正，妨礙規(guī)范運作，影響公文質量。

（二）工作職責不明確。公文處理是一項綜合性的工作，必須明確職責，相互配合，通力協(xié)作，學校各級行政機關的辦公室是公文處理的主要部門。由于民辦高校行政結構較精簡，因時設崗、因需設崗現象的存在，造成部門分工不明確，職責不清，致使公文出現多頭管理或無人管理，極易造成公文辦理中的扯皮、推諉，影響公文運轉速度。同時，在一些民辦高校，學校最高發(fā)文機構——校辦承擔著校內所有公文的修改、送審、校對、印發(fā)，甚至是起草工作，過多、過重的職責淡化了相關業(yè)務部門的責任意識，以至于過多低劣的公文直接進入校辦，加重了公文管理員的負擔，重數不重質問題就難以避免了。

（三）領導重視不夠。領導是審閱辦公文的主體，是做好公文處理工作的關鍵所在。領導對于公文的重視程度、支持力度，直接決定著公文質量。有的領導對公文的重要性認識不足，認為公文處理工作只是一項簡單的瑣碎事，公文簽發(fā)只是走過場，沒有履行既定職責。也有的領導同志并不擅長公文處理，瞎指揮，硬逼文秘人員按自己旨意辦文，直接影響了公文的質量。

（四）隊伍不穩(wěn)，素質不高?！皵盗坎蛔?、結構不優(yōu)、水平不高、隊伍不穩(wěn)”是制約民辦高校教師隊伍建設的四大問題，這四大問題同樣也存在于文秘隊伍中。首先，民辦高校人員精簡，一人多崗、身兼數職的現象非常普遍，許多部門辦公室人員招聘注重的是業(yè)務能力而非文字寫作能力，又缺培訓機制，因此大部分文秘人員沒有接受過系統(tǒng)的公文寫作處理業(yè)務培訓，對公文寫作知識知之不多或一知半解，寫作水平不高，直接導致了公文寫作的敗筆與失誤。其次，與校內業(yè)績顯著的教職工相比，文秘人員工作平淡，業(yè)績難以凸顯，薪酬待遇偏低。再加上民辦高校自身低水平的社會保障，使得剛培養(yǎng)起來的文秘人員大量流失，致使公文處理工作后勁不足。再次，部分文秘人員工作認識不到位，責任心不強，工作拖沓，寫作時東拼西湊、應付了事，校對時馬虎從事、只求數量不求質量，公文出現差錯、紕漏在所難免。

三、對策研究

（一）完善規(guī)章制度，促進公文處理工作規(guī)范化、制度化。要切實發(fā)揮公文效用，必須以制度作保證。當前民辦高校是以《黨政機關公文處理條例》為基本準則，但是貫徹執(zhí)行必須與本單位的實際結合。按照國家有關規(guī)定，從本校實際出發(fā)，制定和完善一系列行之有效的公文處理制度，規(guī)范公文的草擬、審核、簽發(fā)、復核、編號、印制、校對、用印、登記、分發(fā)等程序，使公文每一個環(huán)節(jié)都有章可循，提高公文的運轉效率；制定和實施公文質量標準，規(guī)范公文種類、格式以及行文規(guī)則，嚴格控制發(fā)文數量，提高發(fā)文質量；明確公文處理權限和責任，制定文責追究制度，提高文秘工作者的責任意識。同時，修訂和完善部門工作職責和員工崗位職責，規(guī)避職責不清，政出多門，從制度上杜絕人浮于事，互相推諉的不良現象，努力形成互相促進，互相監(jiān)督的工作作風。

（二）高度重視，加強領導。領導的重視和支持是做好公文處理工作的關鍵。要組織廣大領導干部深入學習公文處理知識，提高思想認識，深刻認識公文處理工作的重要性，努力提高領導干部貫徹執(zhí)行公文處理制度的自覺性和主動性。領導干部應身體力行，或是直接指導文秘人員擬草公文，或是親自動手起草、修改重要文件，同時積極研究并幫助文秘人員解決公文處理中遇到的實際問題。同時，要堅持領導，加強對公文處理工作的檢查指導，定期下到分管部門指導工作，發(fā)現問題及時糾正。關心文秘工作人員的工作生活狀態(tài)，形成全校上下重視公文處理工作的風氣。

（三）外引內培，加強文秘隊伍建設。文秘人員是公文的直接承辦者，他們的素質直接決定著公文質量。因此，一方面要加大文秘人才的引進力度，引進一批高學歷的科班出身人員。招聘時，要注重招聘對象文字寫作能力的考核，建立一支規(guī)模適度的專職文秘隊伍。另一方面，從強化責任、提高素質入手,加大培訓力度。首先錘煉基本功，緊緊圍繞公文處理能力的提升，制定培訓計劃，舉辦專項培訓，重點學習公文處理規(guī)范性文件和一些常用公文寫作基礎知識。積極開展新聘文秘人員崗前培訓，著力提高文秘人員的業(yè)務素質。同時要重點加強對文秘人員責任意識和敬業(yè)精神的培養(yǎng)，引導他們充分認識公文處理工作的意義和作用，提高思想認識；引導他們明晰工作責任，進一步增強事業(yè)心和榮譽感。此外還要對文秘人員的工作、生活、成長進步給予高度關注，對文秘人員的工作成績給予充分肯定。要制定考核機制，設立專項資金，以此激發(fā)文秘人員干事創(chuàng)業(yè)的積極性。

（四）積極實踐，加快公文處理自動化步伐。辦公自動化是大勢所趨，勢在必行。首先，要設計出符合學校需要的公文辦公自動化系統(tǒng)軟件，并分階段實施，給廣大教職工一個適應期?？梢詮淖畛醯募堎|文檔和電子文檔并存方式，逐步過渡到全部電子文檔。其次，要加大系統(tǒng)宣傳力度，大力倡導辦公人員積極實踐，達到熟能生巧的目的。再次，要認真抓好不同層次工作人員的培訓，既要向工作人員尤其是年齡稍長的校領導普及計算機基礎知識，又要使技術人員提高辦公業(yè)務知識，建立一支既懂計算機知識，又懂公文管理的復合型人才。最后，要加強技術服務指導，及時處理來自公文處理部門的技術問題，增強辦公人員使用系統(tǒng)的信心。