改革期間軍隊院校文職人員檔案建設(shè)與管理工作研究

文/中國人民解放軍海軍軍醫(yī)大學(xué) 陳穎

檔案是社會活動中直接形成的有價值的原始記錄，不僅準(zhǔn)確地還原了個人成長發(fā)展的歷史軌跡，也為用人單位提供了重要的信息記錄和決策支持。根據(jù)2018年新修訂的《軍隊文職人員管理條例》，為提高檔案的實際使用效率，文職人員檔案管理由原來的委托地方人才中介服務(wù)機構(gòu)代理，調(diào)整為由軍隊按照權(quán)限統(tǒng)一管理，更好地保障了調(diào)配任免、求學(xué)深造及住房落戶等各項事業(yè)的順利開展。

我校檔案館曾多次被評為全軍檔案工作先進單位，在現(xiàn)役干部檔案管理方面開展得相對成熟。在軍隊編制體制改革的大背景下，軍隊人員的組成比例發(fā)生了較大的變化，急需填補文職人員檔案管理這一空白領(lǐng)域。因此，我單位在近兩年時間里，從無到有地建立了文職人員檔案基礎(chǔ)工作，對適應(yīng)信息化時代聚焦備戰(zhàn)打仗的需求具有重要價值和深遠意義。

一、2018～2019年我校文職人員檔案工作存在的問題與開展情況

（一）檔案收集工作。1.存在問題。檔案工作繁重，保存狀況不良好。2018年8月起，原社會招聘文職人員、2018～2019年新聘文職人員、轉(zhuǎn)改文職人員的人事檔案和工作檔案源源不斷地匯總到了我校檔案室，開展全方位的檔案管理工作迫在眉睫。從文職人員檔案保管情況來看，因前期管理權(quán)責(zé)在部門之間尚未明確，所有已寄到的人事檔案都堆放在儲物室里，處于零散無序的保管狀態(tài)。與此同時，絕大部分文職人員的入職續(xù)聘證明、學(xué)歷學(xué)位證明、獎懲情況、考核鑒定文件等零散材料都保存在各業(yè)務(wù)口，缺乏專門可供對接的形成機制。從檔案整理情況來看，所有人事檔案都成套、成捆地存放在一起，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的梳理。尤其是部分檔案郵件在被拆封的情況下，內(nèi)部材料沒有得到及時歸檔。鑒于此，2019年年底之前，我校文職人員的紙質(zhì)檔案存在著嚴(yán)重的流失隱患，在安全性、完整性和可靠性上都面臨著嚴(yán)峻的考驗。2.解決措施。整合空間資源，暢通收集渠道對檔案進行高質(zhì)量的安全管理是為軍隊提供精準(zhǔn)服務(wù)的前提。為了創(chuàng)造良好的保管條件，我校裝配了一批新型的檔案柜，合理規(guī)劃了文職人員檔案的保存位置，并設(shè)立了由專人負責(zé)的管理區(qū)域，極大地提升了空間利用效率。與此同時，為了暢通紙質(zhì)檔案收集渠道，防止多頭管理和相互推諉現(xiàn)象的發(fā)生，檔案室與機關(guān)各業(yè)務(wù)口明確了歸檔責(zé)任，全面接管了歷史遺留下來的文職人員的人事檔案和工作檔案。新到的檔案將由保密室直接轉(zhuǎn)接和政工干事跟進收集，經(jīng)檔案室核對無誤后，再進行登記和轉(zhuǎn)移。在從被動征集到主動存檔的轉(zhuǎn)變過程中，文職人員檔案管理強調(diào)權(quán)責(zé)明確、記錄清晰，形成了常態(tài)化的信息流通機制。注重加強溝通合作，聯(lián)合相關(guān)負責(zé)人掌握材料的形成規(guī)律，把握好時間節(jié)點。唯有如此，才能從源頭上把好檔案的收集關(guān)，有效提高檔案的真實性和可信度，為高質(zhì)量開展梳理工作奠定良好的基礎(chǔ)。值得注意的是，文職人員檔案與人事活動變化具有緊密聯(lián)系。比如，同一人可能存在兩份及以上的檔案，一是原籍地人事檔案，二是從原單位轉(zhuǎn)出的工作檔案（如具有獨立檔案管理權(quán)限的附屬醫(yī)院與學(xué)校之間的人事調(diào)動），這對我們的收集工作提出了更加全面的要求。

（二）檔案歸檔工作。1.存在問題：檔案材料不一，缺乏分類依據(jù)。在尚未出臺明確的檔案分級制度背景下，文職人員檔案管理工作只能借助現(xiàn)有的信息資源進行充分挖掘和摸索。當(dāng)前，文職人員主要有三大身份屬性：一是來源于改革前原社會招聘的合同制文職人員，其最長任職年限不超過10年，我校保存了他們?nèi)肼毢蟮墓ぷ鳈n案，沒有經(jīng)過系統(tǒng)的梳理，不但有許多龐雜的紙質(zhì)材料有待鑒定與合并，而且不斷有新的人事檔案和原崗位工作檔案并入。二是來源于2018年起面向社會招考的文職人員，該群體的檔案涵蓋了從高中求學(xué)階段起所有的社會活動情況（如個人身份證明材料、學(xué)歷學(xué)位材料、黨團材料、表彰獎勵情況、健康檢查等），每年都會隨著全軍統(tǒng)一招考進程不斷得以補充。三是來源于現(xiàn)役軍人轉(zhuǎn)改文職人員，其檔案材料在入伍時開始形成，內(nèi)容相對簡單。在軍地迥異的培養(yǎng)模式和人事活動中，三類人員檔案呈現(xiàn)出復(fù)雜、多元與互不兼容的特點。如何將他們的檔案納入同一套分類標(biāo)準(zhǔn)體系，實現(xiàn)人事檔案與工作檔案的有效整合是推進文職人員檔案管理的重要挑戰(zhàn)。2.解決措施：開展空間管理，建立數(shù)字檔案。 （1）完成檔案編號與排架。根據(jù)最新的文職人員名冊，我們核查并完成了檔案編號、排架和入柜工作，做到專區(qū)專人專柜，充分保證檔案實體的安全保密性。（2）開展立卷合并工作。參照現(xiàn)役軍官檔案管理實施方法，以時間軸為順序，將文職人員人事檔案和工作檔案進行了有效合并，重點保證檔案實體的有序性和邏輯完整，使每一份檔案成為文職人員成長發(fā)展的“活歷史”。其中，少數(shù)曾在政府機關(guān)、企事業(yè)單位任職的文職人員檔案已被“十分法”分類裝訂，暫時不進行拆卸，在個人檔案目錄數(shù)據(jù)庫中注明了他們原來的身份屬性，等分類標(biāo)準(zhǔn)體系明確之后再進行第二輪梳理。

（三）檔案鑒定和分析工作。面對文職人員檔案樣本代表性不足、歸檔材料內(nèi)容龐雜繁瑣的情況，以《軍隊干部檔案工作實用手冊》為依據(jù)，結(jié)合十年社會招聘文職人員檔案中反復(fù)出現(xiàn)的高頻材料，歸納出文職人員檔案必需歸檔的內(nèi)容，并以此為依據(jù)開展了檔案鑒定工作。

根據(jù)表格所示，文職人員檔案分成正本第一部分和第二部分，每一部分材料都與現(xiàn)役軍人檔案材料相對應(yīng)。這不但體現(xiàn)出文職人員檔案分類的科學(xué)性，也充分考慮了轉(zhuǎn)改文職人員檔案管理的延續(xù)性。值得注意的是，在歷年政策調(diào)整過程中，同一份檔案材料可能存在不同的制表名稱。這就要求我們盡可能熟悉文職人員招錄聘用的時代背景，將不同年份的文職人員檔案視為有機聯(lián)系的整體，充分把握材料的精神內(nèi)涵，減少漏用和錯用，以此來適應(yīng)編制體制改革調(diào)整的需要。

目前，我已經(jīng)完成了入職材料（序號1、2）的核查工作，統(tǒng)計了歷年聘用合同的延續(xù)性情況，確保所有工作經(jīng)歷完整有效；完成了個人獎懲材料（序號5）真實性的鑒定，對獲得立功、嘉獎表彰的文職人員進行特別標(biāo)注，推動任職調(diào)級工作的開展；開始收錄并建立文職人員歷年高頻表格的數(shù)據(jù)庫，為解決軍隊文職人員身份轉(zhuǎn)換、變更職務(wù)待遇等問題提供依據(jù)。

此外，對于已離職的文職人員，我也會秉持有始有終的原則，將所有材料清單進行一一核對后予以調(diào)出；對于不在以上征集范圍內(nèi)的個人材料，開辟了暫存專區(qū)，與相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行確認后予以統(tǒng)一退還或銷毀。

（四）檔案數(shù)字化進程?！皺n案數(shù)字化”已逐漸成為檔案管理工作的重要內(nèi)容，廣義上的“檔案數(shù)字化”不僅包括了檔案實體從紙質(zhì)到數(shù)字信息的轉(zhuǎn)換，還包括為建立數(shù)字檔案目錄而建構(gòu)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于加強信息資源整合和檢索利用，更好地為人民服務(wù)。

目前，我校文職人員檔案管理主要面向傳統(tǒng)載體文件和少數(shù)電子文件管理。相關(guān)人事檔案和工作檔案、各類政策文件（如績效考核通知、生活福利待遇等）、通知命令（如調(diào)職調(diào)級、評優(yōu)評先）的數(shù)據(jù)庫工作都在進一步推動過程中。

為了推動文檔一體化進程，我在6個月時間里同步建立了文職人員的個人檔案目錄專題數(shù)據(jù)庫，并通過掃描和借助光學(xué)字符識別技術(shù)（OCR），將2006年以來收集到的涉及文職人員切身利益的政策、通知、命令等，全部轉(zhuǎn)換成了便于檢索的數(shù)字檔案，為今后查漏補缺提供依據(jù)，為推動信息安全提供有力支持。

二、下階段開展文職人員檔案管理工作的思考

目前，我校檔案室已經(jīng)完成所有校直文職人員的檔案立卷合并工作，初步提出了文職人員檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系，針對入職續(xù)聘、個人獎勵等材料開展了審查和鑒定工作，同步建立了文職人員檔案目錄專題數(shù)據(jù)庫和政策文件數(shù)據(jù)庫，提高了紙質(zhì)檔案的完整保存效果。

不容忽視的是，隨著新一輪面向社會公開招考及軍隊現(xiàn)役軍人轉(zhuǎn)改工作的展開，文職人員檔案管理工作依舊任重而道遠。按照時間軸排列的梳理方式具有一定的局限性，文職人員檔案分類方式需要結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)，向兄弟院校先進單位看齊。在現(xiàn)階段成果基礎(chǔ)上，如何進一步提升文職人員檔案管理的效能和提高檔案工作信息化水平，將成為今后開展工作的重要課題。我主要有以下幾點思考和建議：

（一）建立明確規(guī)范的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系。文職人員的工作檔案主要有招錄聘用、考核評價、專業(yè)技術(shù)資格評定、職務(wù)任免、崗位等級調(diào)整、教育培訓(xùn)、待遇保障、獎勵處分、續(xù)聘競聘、辭職辭退、解聘退休等內(nèi)容。隨著相關(guān)政策條例的完善和文職人員隊伍的不斷壯大，檔案材料之間的共性和個性將得到進一步顯現(xiàn)，文職人員的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系也將逐步完善。因此，全體同仁將繼續(xù)秉持“檔案管理無小事”的審慎心態(tài)，不斷探索更加全面的文職人員檔案分類標(biāo)準(zhǔn)體系，結(jié)合實際情況編制本級《文職人員檔案歸檔范圍表》和檔案信息密級分級制度，開拓檔案管理新局面。

（二）深入開展檔案鑒定和分析等研究工作。隨著改革的推進和優(yōu)秀人才的補充，檔案信息資源的開發(fā)程度直接決定了檔案室服務(wù)效能水平。為了更好地發(fā)揮文職人員檔案的潛在價值，檔案管理工作的重心應(yīng)逐漸從收集、整理轉(zhuǎn)移到分析和鑒定中來。根據(jù)學(xué)校在黨代會提出的改革發(fā)展目標(biāo)，檔案室將依托智慧校園建設(shè)智慧型檔案室，真正挖掘人事檔案信息資源的內(nèi)在價值。

（三）推動檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步發(fā)展。當(dāng)前，檔案工作正在經(jīng)歷“從接收保管紙質(zhì)檔案到接收保管電子檔案，從管檔案實體到管檔案數(shù)據(jù)，從手工操作到信息化智能化操作，從檔案資源分散利用到聯(lián)網(wǎng)共享的變革過程”。紙質(zhì)資源數(shù)字化建設(shè)不但可以有效地維護個人信息的安全，完成雙套制向單軌制的歷史性轉(zhuǎn)變，還能最大限度地滿足軍隊單位之間溝通交流的需求?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確提出“完善檔案治理體系，提升檔案治理能力”指導(dǎo)思想，這也對我們實現(xiàn)以信息化為核心的服務(wù)方式提出了新的要求。

檔案管理者作為第一手原始資料的接觸者，不僅負有妥善保管的責(zé)任，更應(yīng)該積極運用新技術(shù)不斷探索互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能與檔案管理的融合，通過信息化推動治理能力的現(xiàn)代化，從而真正建立健全覆蓋全校的檔案資源體系。

（四）切實提高檔案服務(wù)意識。在檔案利用過程中，檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守《中國人民解放軍保密守則》，以各項保密檢查和評比工作為契機，切實維護好文職人員的信息安全工作。檔案管理者應(yīng)站在軍隊檔案工作體系建設(shè)的高度，樹立“大檔案”思維，推動檔案資源在各級系統(tǒng)共建共享，真正做到以檔案管理的工作成效促使“經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展”。