基于智慧醫(yī)院的電子文件管理模式探析

文/阜新市精神病防治院 殷小龍

醫(yī)院的智慧檔案是近年來興起的全新檔案管理模式，主要是利用大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等全新的技術(shù)模式，對患者的數(shù)據(jù)信息進行系統(tǒng)整合，實現(xiàn)醫(yī)療體系的不斷優(yōu)化。智慧檔案符合時代發(fā)展的趨勢,值得研究推廣。

一、遵循文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論

文件生命周期模式和文件連續(xù)體模式是美國Philip C. Bantin 提出的。其主要內(nèi)容是以設(shè)計、形成和維護三個基本階段作為電子文件的生命周期，同時認為，前端控制是電子文件管理的基本原則，為了保證電子文件的真實可靠，在它形成之前要提前介入，將電子文件納入科學(xué)化精細化的檔案信息管理協(xié)同系統(tǒng)。這兩種模式是現(xiàn)代檔案管理的重要支撐，它作為現(xiàn)代檔案管理研究和發(fā)展的理論來源，為我國醫(yī)院電子文件的管理提供參考價值和借鑒意義。

二、基于“智慧醫(yī)院”的電子文件采集、管理及利用業(yè)務(wù)流程

醫(yī)院的電子檔案工作能否勝任傳統(tǒng)檔案的各項工作，全面實現(xiàn)電子文件自動化操作，即各項電子文件業(yè)務(wù)工作和職能工作能否最大限度地實現(xiàn)在線化和網(wǎng)絡(luò)化是制約醫(yī)院智慧檔案建設(shè)的瓶頸問題。智慧醫(yī)院平臺的構(gòu)建為醫(yī)院電子文件檔案信息系統(tǒng)的整合帶來了機遇和挑戰(zhàn)，如何將檔案管理軟件和智慧醫(yī)院的管理平臺協(xié)同融合統(tǒng)一，其中涉及電子檔案的收集、整理、歸檔、檔案檢索利用服務(wù)以及后期運營維護管理系統(tǒng)，只有將電子文件的管理納入統(tǒng)一而標準的“智慧”平臺中才能使檔案管理者和用戶實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的共建共享，這是擺在醫(yī)院檔案管理者面前的難題。

建設(shè)一套適合醫(yī)院的檔案管理集成信息系統(tǒng)，其功能包括電子檔案材料采集、整理、歸檔接收、電子入庫、保管統(tǒng)計、查詢和利用、借閱、鑒定以及銷毀等電子檔案工作管理平臺的一體化過程，并將管理平臺與智慧醫(yī)院的平臺無縫對接，實現(xiàn)對檔案資源的集成管理。

（一）電子文件采集?？梢砸劳兄腔坩t(yī)院的“云”系統(tǒng)對電子文件進行增量采集和實時采集，由此改變傳統(tǒng)的歸檔方式，從固定時間采集轉(zhuǎn)為系統(tǒng)自動采集方式，采集后系統(tǒng)進行自動整合，解決了現(xiàn)有數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)的效率低、實時性差的技術(shù)問題。

（二）電子文件整理。電子文件檔案整理模式從傳統(tǒng)的手工抄寫編目變成系統(tǒng)邏輯整理方式，電子文件的整理可以“群”為單位，打造數(shù)據(jù)群和數(shù)據(jù)庫。比如，可以將內(nèi)容相同、主題相同、領(lǐng)域相同的醫(yī)療檔案信息資源集中統(tǒng)一處理，形成各自獨立的群。

圖1 醫(yī)院電子文件業(yè)務(wù)流程圖

（三）電子文件歸檔。歸檔模塊對初步封裝的電子文件進行元數(shù)據(jù)摘錄、自動分類歸檔、數(shù)據(jù)入庫等。同時醫(yī)院檔案部門可以設(shè)置各個歸檔部門的使用權(quán)限，各歸檔部門可以根據(jù)管理員賦予的權(quán)限完成年度歸檔任務(wù)，同時，可以把用戶的需求和使用等級分類，之后進行權(quán)限掌控，當用戶對信息資源訪問時需要輸入相關(guān)權(quán)限。

（四）電子文件利用。電子文件管理的最終目的和最終歸宿是整合電子檔案信息資源，為利用者提供精準化、高效化的“一站式”利用服務(wù)。檔案信息資源獲取的多樣性，通過信息技術(shù)手段打通數(shù)據(jù)間隔，所有的電子檔案均以利用者的需求為導(dǎo)向，使電子檔案得到最大化使用。醫(yī)院檔案部門及時獲得需求者利用的反饋，建立更加友好、有效的交互模式?！澳銇砦艺摇钡臋n案工作模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院檔案信息的傳播、利用，無論是檔案用戶還是檔案管理者都更加崇尚高效快捷多樣化的服務(wù)方式。而醫(yī)院電子檔案館藏檔案信息資源共建、共享、整合可以在一定程度上滿足這一需求。將建立的醫(yī)院檔案信息資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)嵌入云技術(shù)、區(qū)塊鏈等融合系統(tǒng)，打通信息壁壘，實現(xiàn)館藏檔案信息資源和動態(tài)信息的共享。

三、構(gòu)建智慧醫(yī)院的電子文件一體化管理模式的保障策略

（一）加大政策引導(dǎo)，夯實制度保證。首先，智慧醫(yī)院背景下的電子文件管理是一項長期而系統(tǒng)的工程，要處理好諸多方面的因素，其中政策引導(dǎo)是關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)要將檔案管理工作提升到工作日程，檔案部門提前干預(yù)和介入電子檔案的業(yè)務(wù)流程，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理指標和評價體系，醫(yī)院應(yīng)當遵照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等規(guī)章制度量身定制適合本單位的管理制度，充分發(fā)揮醫(yī)院檔案部門的監(jiān)督作用，逐步實現(xiàn)標準化和制度化。其次，要求成立醫(yī)院檔案管理監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組，將醫(yī)院檔案管理與年終績效考核、評獎評優(yōu)掛鉤，不定期不定時地進行監(jiān)督。由監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組對醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)的突發(fā)事件，做好應(yīng)急預(yù)案，保證檔案管理工作有序進行。

（二）嚴控風險體系，維護安全管理。電子文件的安全主要包括物理安全和內(nèi)容邏輯的安全。為了確保電子文件的信息安全，必須嚴控風險體系。首先，在云計算等信息技術(shù)的環(huán)境中，保證電子文件的可識別和可處理。其次，電子文件從原來的檔案管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到新的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)上，而新舊信息系統(tǒng)要相互兼容，把好電子文件的接口入口關(guān)，切實保障電子文件的原始性、真實性和可靠性。最后，技術(shù)策略方面。第一，智慧醫(yī)院背景下，需要設(shè)置用戶的權(quán)限和用戶的等級，在進行檔案信息資源訪問時候需要輸入正確的登錄信息方可進入。比如，可以通過PMI（特權(quán)管理基礎(chǔ)設(shè)施）來授予管理權(quán)，用戶在云端根據(jù)設(shè)置好的真實信息進行檔案信息查詢和利用；如果是從事檔案數(shù)據(jù)維護的用戶，也有自己的相關(guān)權(quán)限，只有申請管理員同意后方可進行后臺的數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)升級和數(shù)據(jù)備份。第二，可以建立數(shù)字簽名或者公鑰加密的PKI平臺，這樣能確保醫(yī)院的電子檔案信息資源傳輸中的安全性，使各個部門在云系統(tǒng)中加密和數(shù)字簽名完成到位，網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境更加安全。

（三）前端控制，提高電子文件的證據(jù)力。特里庫克是加拿大著名的檔案學(xué)家，他曾指出：“在電子環(huán)境中，倘若檔案管理員不提前干涉文件的形成和保管過程，文件有可能就失去其真實面貌，或至少不可能被鑒定、保存、編目和提供利用?！币虼?，智慧醫(yī)院背景下的電子文件管理也提倡前端控制原則，其含義即是在電子文件形成初期提前干預(yù)管控，利用電子檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)置電子文件元數(shù)據(jù)，掌握元數(shù)據(jù)的形成過程和形成背景以及功能，確保電子文件信息真實、安全、可靠。例如，電子文件由于在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中運行，它具有較強的流動性和不確定性，這導(dǎo)致電子文件極容易被刪除或篡改，如果在系統(tǒng)生成之前就進行控制，確定電子文件的歸檔范圍、收集時間等，并做好權(quán)限管理，身份驗證識別等控制，那么就能保證電子文件發(fā)揮其使用效力。

（四）以人為本，提供高效多元化服務(wù)。首先，醫(yī)院檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)比較單一，有些醫(yī)院尚未配備專職檔案員，而是由辦公室人員兼職管理，或者缺少計算機+檔案專業(yè)的復(fù)合型人才，面臨電子文件技術(shù)含量和責任風險的不斷加大。智慧醫(yī)院構(gòu)建中嵌入的云計算、大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈等新型信息技術(shù)，不能要求檔案人員全部掌握其開發(fā)過程，但要求檔案人員懂得其運行原理，能夠及時地在開發(fā)和使用過程中提出需求，提高電子檔案信息安全的快速處理能力。只有不斷地提高檔案人才梯隊素質(zhì)，鼓勵和調(diào)動檔案工作者的積極性，提高檔案從業(yè)者的歸屬感和幸福感，才能推動醫(yī)院電子檔案現(xiàn)代化進程。另外，醫(yī)院的檔案管理者要有大局意識，提高思想站位，樹立服務(wù)意識和創(chuàng)新意識，主動為用戶提供多元化、個性化的檔案信息資源，變“坐等上門”被動服務(wù)為主動服務(wù)，滿足用戶的多樣化檔案信息資源需求，樹立“以人為本、用戶至上”的服務(wù)觀念，不斷調(diào)整服務(wù)方式與策略，促進醫(yī)院事業(yè)健康穩(wěn)步發(fā)展。

四、結(jié)語

通過上述相關(guān)論述，我們只有明確醫(yī)院電子檔案的業(yè)務(wù)管理流程、電子文件管理方式，深刻剖析基于智慧醫(yī)院視域下的電子文件管理還存在資金、制度、法律、人才等諸多問題，及時規(guī)避數(shù)字檔案信息安全的風險因素，加以避免和解決，才能使醫(yī)院的電子文件管理更加高效、規(guī)范化，才能為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供有力的保障。