高校檔案管理信息化建設(shè)的思考

摘要： 目前，無論是城市大型圖書館或者高等學(xué)校的檔案管理，都開始思考借助信息技術(shù)開展數(shù)字化與信息化管理模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)。本文立足于當(dāng)下高校在檔案管理信息化建設(shè)方面的重要意義，立足于當(dāng)下高校在推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程中的突出問題，結(jié)合高校實(shí)際情況提出對(duì)于檔案管理信息化的改進(jìn)具有針對(duì)性的改進(jìn)建議，以期為高校檔案管理的水平和效率提升提供有借鑒意義的參考。

關(guān)鍵詞： 高校;檔案;信息化管理;建設(shè)與思考

引言

互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)在高校的檔案管理工作方面能夠起到積極的輔助作用。一方面，隨著高校的各方面教學(xué)與科研的不斷深入，檔案資料的數(shù)量日益增多，而傳統(tǒng)的人工、機(jī)械地管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)目前高校檔案的管理需求。另一方面，信息化的檔案管理模式能夠有效幫助有關(guān)的管理人員以及查閱人員提高效率，對(duì)于寶貴的資料電子化以強(qiáng)化安全性。目前高校在推進(jìn)檔案管理工作方面已經(jīng)引起重視，但是在實(shí)際開展的過程中也呈現(xiàn)出一定的問題。

1高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1提高管理效率

高校在檔案管理方面目前在朝著信息化的方向改進(jìn)，這種發(fā)展方向的顯著優(yōu)勢(shì)之一便是能夠強(qiáng)有力提升高校檔案管理的效率。針對(duì)以往的高校檔案管理模式來說，信息化建設(shè)的推薦能夠有效對(duì)于目前的紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理與整理，大大減少人們的管理成本，提高管理效率。與此同時(shí)，高校檔案的信息化建設(shè)也與目前大多數(shù)學(xué)校推進(jìn)開展的“數(shù)字化校園”建設(shè)方面形成統(tǒng)一與協(xié)調(diào)，作為“數(shù)字化校園”的重要組成部分，檔案的信息化建設(shè)能夠充分有效提高高校在教學(xué)以及科研方面的支持力度。

1.2強(qiáng)化安全管理能力

高校檔案需要注重安全型，尤其是一些研究方向涉及國(guó)家以及社會(huì)重大公共利益的，有關(guān)的檔案資料的管理方面需要加強(qiáng)安全方面的力度。而信息化的建設(shè)能夠有效強(qiáng)化高校檔案的安全管理能力。首先從管理方來說，有助于人員對(duì)檔案的分類、整理以及清點(diǎn)工作，時(shí)刻關(guān)注一些關(guān)鍵檔案的保存情況。此外對(duì)于一些比較老舊的資料，可以借助信息化的建設(shè)進(jìn)行電子化的永久保存和備份，有效避免資料對(duì)于紙質(zhì)材料的依賴性，加強(qiáng)保存的能力，避免遺失。

2高校檔案管理信息化建設(shè)的問題分析

2.1人員認(rèn)識(shí)不夠深入，信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理信息化的首要突出問題在于有關(guān)管理人員的思想意識(shí)層面。具體體現(xiàn)是對(duì)于信息化的認(rèn)識(shí)不夠深入透徹，對(duì)于有關(guān)的信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)，依然比較依賴傳統(tǒng)的管理模式。這一思想層面的認(rèn)識(shí)不足問題阻礙了后續(xù)信息化進(jìn)程的深入。同時(shí)有的高校在檔案管理方面存在一些歷史遺留問題，在檔案的記錄與實(shí)際的資料方面存在一些差異，這也導(dǎo)致了一些人員在推進(jìn)信息化進(jìn)程中態(tài)度消極，缺乏改進(jìn)意識(shí)，進(jìn)而對(duì)檔案管理信息化的進(jìn)程形成桎梏。

2.2資金和設(shè)備投入不足掣肘信息化建設(shè)推進(jìn)

由于前期有關(guān)管理人員與決策人員在思想認(rèn)識(shí)上不夠到位，認(rèn)為檔案信息化只是簡(jiǎn)單的采用電腦方式予以記錄。這種認(rèn)識(shí)層面的不足直接導(dǎo)致在前期的工作籌劃中不夠重視，低估了信息化工作推進(jìn)所需要的資金以及設(shè)備。硬件投入方面的不足直接影響到最后信息化建設(shè)的效果，基礎(chǔ)設(shè)施的落后也不能直接有力地提高檔案管理效率。同時(shí)，有的高校在信息化設(shè)備方面雖然已初步具備所需條件，但是沒有后續(xù)的技術(shù)支持以幫助形成網(wǎng)絡(luò)化的形式予以完善，仍然無法為教學(xué)和科研帶來便捷。

2.3從業(yè)人員的管理素質(zhì)和管理技能比較落后

檔案管理的信息化對(duì)于有關(guān)的管理人員自身素質(zhì)也提出了更高的要求。不僅在人員的思想觀念上，還是在檔案管理的專業(yè)知識(shí)都有要求。并且對(duì)于計(jì)算機(jī)有關(guān)的操作能力上也需要做到熟練運(yùn)用。但是目前高校在有關(guān)的檔案管理人員配置上難以滿足信息化建設(shè)對(duì)于人員的需求。一方面由于部分高校的人才配備機(jī)制。長(zhǎng)期以來高校對(duì)于檔案管理崗位的人員要求不高，有關(guān)的待遇也難以吸引有能力的管理人才來推進(jìn)信息化的進(jìn)程;另一方面，現(xiàn)有的管理人員呈現(xiàn)出老齡化的問題，人員無論在思想上還是在實(shí)際的能力上，都缺乏對(duì)于信息化建設(shè)的學(xué)習(xí)能力與推進(jìn)能力。在日常的工作中也依然采取較為老舊的管理辦法，缺少與時(shí)俱進(jìn)的活力與動(dòng)力。

3高校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化策略思考

3.1樹立意識(shí)，提高認(rèn)識(shí)

要加快推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，優(yōu)化建設(shè)模式，首先需要從人員的思想意識(shí)層面著手。尤其是有關(guān)的決策者以及管理人員，需要提高對(duì)于檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，全面了解高校檔案信息化建設(shè)的有關(guān)要求和建設(shè)目標(biāo)，并且針對(duì)各高校自身的實(shí)際情況，有針對(duì)性的開展前期有關(guān)的可行性研究，制定出比較適應(yīng)本校發(fā)展的信息化建設(shè)實(shí)施方案。了解和認(rèn)識(shí)的方式可以通過調(diào)研學(xué)習(xí)以及走訪其他友好單位的形式予以開展，對(duì)于在檔案信息化建設(shè)成果比較突出的單位加強(qiáng)交流與學(xué)習(xí)，積極借鑒優(yōu)秀的管理思維與模式，并且針對(duì)自身實(shí)際科學(xué)籌劃。

3.2加大建設(shè)有關(guān)投入力度

檔案信息化的典型特征之一便是需要一定的設(shè)備設(shè)施予以支持。為此，決策者在建設(shè)前期對(duì)于有關(guān)投入的預(yù)算需要做好前期的調(diào)研與了解工作。在經(jīng)過了一開始的方案與目標(biāo)確定之后，需要依據(jù)已經(jīng)制定的方案切實(shí)做好預(yù)算投入工作。這項(xiàng)工作一方面離不開對(duì)于前期的要求和目標(biāo)的準(zhǔn)確理解和把握，制定出更為細(xì)化的建設(shè)流程，在不同的環(huán)節(jié)需要購(gòu)置的設(shè)施都需要明確。對(duì)于設(shè)備有關(guān)的參數(shù)要求、材質(zhì)要求、以及品牌要求等，都需要依據(jù)前期的籌劃工作與之相匹配，既不讓資金浪費(fèi)，也不過于保守而影響后期的使用。另一方面在具體的購(gòu)置環(huán)節(jié)中，需要把好監(jiān)督關(guān)口，對(duì)于前期所提出的技術(shù)參數(shù)予以精準(zhǔn)核實(shí)，確保后期在使用中能夠滿足需求。

3.3培訓(xùn)與引進(jìn)有關(guān)人才

相對(duì)而言，硬件設(shè)備的投入決定了高校在檔案管理信息化推進(jìn)工作的起點(diǎn)，人才隊(duì)伍則決定了高校在后續(xù)的發(fā)展中的可持續(xù)性與發(fā)展高度。從檔案信息化建設(shè)角度，人才的需求是多方面的。第一，在有關(guān)技術(shù)的技術(shù)方面，需要專業(yè)的人才對(duì)于后期系統(tǒng)的維護(hù)和設(shè)備的定期檢查開展工作，需要保護(hù)系統(tǒng)不受惡意攻擊，以及系統(tǒng)在操作過程中是否有漏洞或者不夠精準(zhǔn)的地方，都需要及時(shí)發(fā)展并予以修補(bǔ)。第二，在具體的管理方面，需要具有專業(yè)檔案管理知識(shí)和技能的人才進(jìn)行后期的具體的管理工作。相比于傳統(tǒng)的管理模式，管理人員不僅需要在現(xiàn)代科學(xué)的檔案管理方面具有過硬的專業(yè)知識(shí)，而且還需要對(duì)于計(jì)算機(jī)的有關(guān)操作具有熟練的能力。第三，人才隊(duì)伍需要注意與時(shí)俱進(jìn)，總體而言，無論是對(duì)于高校檔案管理方面，還是其他管理領(lǐng)域，信息化都處于探索時(shí)期，需要加強(qiáng)實(shí)踐中的思考與總結(jié)，保持進(jìn)步。

結(jié)束語

高等教育是我國(guó)教育體系中的重要組成部分，高等院校中許多教學(xué)與科研項(xiàng)目都關(guān)乎到國(guó)家與社會(huì)未來的發(fā)展，其配套的檔案管理工作也需要持續(xù)加強(qiáng)推進(jìn)。信息化建設(shè)給了高校檔案管理新的管理模式與管理思路，能夠使得管理人員與需求人員充分借助信息技術(shù)的便捷性與精準(zhǔn)性大為減小對(duì)于檔案管理和查詢的成本，提高效率，為高校的教學(xué)、科研工作提供有力的輔助支撐作用。為此，有關(guān)的決策管理人員需要具有前瞻性與全局性，積極推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，以促進(jìn)檔案管理模式現(xiàn)代化。

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作者簡(jiǎn)介：熊小慧（1987年11月21日），女，湖南益陽(yáng)人，漢族，本科，初級(jí)，研究方向：檔案。