企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)研究

趙凱卉　吳宏方

[摘 要]企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)隨經(jīng)濟(jì)發(fā)展愈發(fā)激烈，對(duì)開(kāi)展企業(yè)檔案數(shù)字化管理提出了更高的要求。檔案管理需要從傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理，逐步向著數(shù)字化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)時(shí)間更長(zhǎng)，并且讓企業(yè)的檔案在企業(yè)的生產(chǎn)以及管理方面發(fā)揮作用的目標(biāo)。文章就分析如何在當(dāng)下的企業(yè)中開(kāi)展檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理，提高企業(yè)數(shù)字化管理的整體質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]企業(yè);檔案數(shù)字化;數(shù)字化建設(shè)

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.30.196

1 引言

所謂企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是指企業(yè)在開(kāi)展檔案管理過(guò)程中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的高效管理，提高檔案的管理質(zhì)量。企業(yè)檔案數(shù)字化將從以下三方面進(jìn)行探討。

2 加大檔案建設(shè)資金的投入量

目前為止，部分企業(yè)在開(kāi)展檔案建設(shè)過(guò)程中其資金投入量相對(duì)不足，檔案部門(mén)的管理人員，在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)面臨較多問(wèn)題。尤其是，缺乏大量的資金支持就難以使用先進(jìn)的硬件設(shè)備進(jìn)行配置，更無(wú)法解決在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中所遇到的問(wèn)題。企業(yè)需要對(duì)所有的資源進(jìn)行優(yōu)化，在檔案部門(mén)對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行配置時(shí)，企業(yè)應(yīng)始終以企業(yè)的發(fā)展為準(zhǔn)，并且對(duì)檔案部門(mén)所需要的全部設(shè)備，包括掃描儀、計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行定期的升級(jí)、優(yōu)化與維護(hù)，提高檔案設(shè)備的整體使用質(zhì)量，并且在檔案管理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)資源共享，確保其管理效果能逐步提升。另外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)由于其穩(wěn)定性較差，不同的企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的過(guò)程中，出現(xiàn)了遭受到病毒或者不法分子入侵等一些問(wèn)題。輕則導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)的系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰，而嚴(yán)重的情況下，則會(huì)出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)的檔案資料直接丟失，需要企業(yè)專門(mén)設(shè)置數(shù)字檔案的技術(shù)部門(mén)，對(duì)所有的系統(tǒng)進(jìn)行管理。需要對(duì)企業(yè)在開(kāi)展數(shù)字系統(tǒng)檔案管理時(shí)，進(jìn)行設(shè)置、優(yōu)化系統(tǒng)參數(shù)。掃描數(shù)字而言有著十分重要的影響，需要對(duì)高掃描分辨率的設(shè)備進(jìn)行全新的構(gòu)建，確保在掃描過(guò)程中其掃描的質(zhì)量以及圖像的清晰度，提高掃描的整體效果。在分析掃描效果時(shí)，還需要考慮到不同的檔案其重要程度，進(jìn)而進(jìn)行掃描，而針對(duì)需要高清晰度的圖片或者是檔案時(shí)，則可以根據(jù)企業(yè)當(dāng)下的情況去優(yōu)化掃描儀。

3 構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化管理制度

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，在當(dāng)前我國(guó)處于現(xiàn)代化信息建設(shè)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持也讓檔案數(shù)字管理系統(tǒng)本身具有資源共享性。在系統(tǒng)管理的過(guò)程中，其包括了多個(gè)不同的實(shí)體檔案，系統(tǒng)管理需要將這些獨(dú)立的檔案信息進(jìn)行分析。為此，要求所有的硬件設(shè)施具有相對(duì)較強(qiáng)的兼容性，確保檔案在實(shí)際管理的效果得到提高。而想要檔案管理的整體質(zhì)量能夠做到規(guī)范性，需要制定統(tǒng)一的數(shù)字管理制度，針對(duì)數(shù)字描述全文數(shù)據(jù)庫(kù)、著錄、標(biāo)引等一系列內(nèi)容，設(shè)定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案在管理過(guò)程中其管理的規(guī)范性。由于檔案信息本身是一個(gè)相對(duì)于較為龐大的系統(tǒng)資源，在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)做到有選擇性的數(shù)字化管理，也就是說(shuō)，針對(duì)該企業(yè)一些重要的檔案應(yīng)首先進(jìn)行數(shù)字化管理，確保所有重要的檔案歸納管理質(zhì)量較好，工作人員能夠隨時(shí)隨地地調(diào)取檔案，并且根據(jù)檔案中所蘊(yùn)含的內(nèi)容幫助企業(yè)發(fā)展。對(duì)所有重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，其目的就是真正的提高企業(yè)在檔案管理時(shí)的整體效果。要求在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，首先對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析，對(duì)檔案的重要性進(jìn)行分析。確保所有檔案在之前的存儲(chǔ)時(shí)字跡清晰，能夠?qū)⑦@些內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理。如果檔案原件本身存在一系列的問(wèn)題，比如說(shuō)字跡相對(duì)模糊、無(wú)法準(zhǔn)確地認(rèn)清該檔案所表述的內(nèi)容或者是檔案本身的順序排列相對(duì)于雜亂無(wú)章，則需要對(duì)檔案進(jìn)行修復(fù)以及復(fù)原，確保檔案內(nèi)的所有內(nèi)容能夠準(zhǔn)確地記錄，才可以將其逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案。要求所有的數(shù)字化檔案在掃描之前都是清晰可見(jiàn)，并且有序排列的。掃描過(guò)程中也要保證每一個(gè)檔案的字跡清晰、完成，掃描后需要盡快地恢復(fù)檔案的原貌。在管理的過(guò)程中需要將具體的職責(zé)落到每一個(gè)檔案管理部門(mén)，使其管理相互照應(yīng)，提高管理的整體效果。

4 加強(qiáng)檔案數(shù)字化的加工處理

在開(kāi)展數(shù)字化檔案加工處理時(shí)，應(yīng)考慮到如何對(duì)檔案的紙質(zhì)版本進(jìn)行處理。檔案的紙質(zhì)版本如果處理不當(dāng)，就難以構(gòu)建出良好的數(shù)字化檔案管理。對(duì)數(shù)字化檔案管理進(jìn)行處理時(shí)，從理論上來(lái)講，想要在當(dāng)前企業(yè)中實(shí)現(xiàn)全部的數(shù)字化檔案建設(shè)，紙質(zhì)化檔案向數(shù)字化檔案處理的過(guò)程中，所需要消耗的時(shí)間較長(zhǎng)。這一加工處理方式不僅要消耗大量的時(shí)間，也會(huì)出現(xiàn)一些重復(fù)信息，針對(duì)不必要的檔案信息并不需要對(duì)其進(jìn)行全部的數(shù)字化處理。在進(jìn)行數(shù)字化處理之前，應(yīng)分析哪些檔案是重要的，哪些檔案是不重要的，只有紙質(zhì)檔案與我國(guó)或者與企業(yè)的相關(guān)要求相符，才可以對(duì)其進(jìn)行加工處理，而不需要對(duì)其進(jìn)行加工處理的檔案，則可以一直以紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行存檔，并不需要將所有的檔案全部都做到數(shù)字化處理。在以往企業(yè)開(kāi)展數(shù)字化檔案處理過(guò)程中，所需要涉及的工作環(huán)節(jié)較多，不僅需要對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)要的梳理、管理、存儲(chǔ)、備份、掃描等，還需要對(duì)檔案進(jìn)行編目，這些工作環(huán)節(jié)在一定程度上直接加大了在開(kāi)展檔案管理時(shí)的難度。為此，在加工和處理檔案的過(guò)程中要建立健全相關(guān)的制度，并且始終配備高素養(yǎng)的檔案管理人員。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，在開(kāi)展數(shù)字化進(jìn)程管理的過(guò)程中，需要對(duì)全部檔案管理人員的工作素養(yǎng)進(jìn)行提升。作為檔案管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理方式，還需要能夠熟練地應(yīng)用當(dāng)前的檔案管理方法，充分地發(fā)揮出專業(yè)設(shè)備所具有的獨(dú)特價(jià)值。

企業(yè)可以通過(guò)在社會(huì)中招聘更多優(yōu)秀的檔案管理人才，或者是對(duì)企業(yè)內(nèi)已經(jīng)在工作的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，從兩個(gè)不同的方面來(lái)提高企業(yè)內(nèi)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。作為企業(yè)的管理者，應(yīng)根據(jù)企業(yè)現(xiàn)行的實(shí)際狀況去提高企業(yè)對(duì)數(shù)字化檔案管理人員的招聘門(mén)檻，可以通過(guò)各式各樣不同的途徑對(duì)人才進(jìn)行篩選，比如說(shuō)優(yōu)先選擇本身具有數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗(yàn)的工作人員，或者是數(shù)字化檔案管理專業(yè)院校畢業(yè)的人才，以及通過(guò)考試來(lái)考驗(yàn)應(yīng)聘來(lái)的工作人員，判斷其自身的專業(yè)素養(yǎng)如何，使這些專業(yè)人才能在更短的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)企業(yè)、滿足企業(yè)對(duì)該崗位的實(shí)際需求。在上崗之前應(yīng)對(duì)所有的工作人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的考核，讓工作人員了解到本崗位的實(shí)際需求，了解工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及優(yōu)勢(shì)，按照優(yōu)勢(shì)進(jìn)行工作分配，能提高工作質(zhì)量以及工作效率。除此之外，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理的培訓(xùn)，幫助企業(yè)增加更多具有高素養(yǎng)、高科技的復(fù)合型人才儲(chǔ)備。在培訓(xùn)的過(guò)程中需要對(duì)檔案管理人員的信息收集能力、信息處理能力進(jìn)行培養(yǎng)，還需要培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)字技術(shù)以及計(jì)算機(jī)通信等一系列技術(shù)。與此同時(shí)，企業(yè)還可以設(shè)定考核制度，定期對(duì)所有檔案管理人員進(jìn)行考核，針對(duì)考核質(zhì)量?jī)?yōu)秀的工作人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，而針對(duì)考核能力較差的工作人員則需要給予一定的批評(píng)，促使檔案管理人員明確專業(yè)素養(yǎng)的重要性。完善的檔案管理制度可以幫助企業(yè)在做出決策時(shí)找到堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期且穩(wěn)定發(fā)展。在開(kāi)展數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)知到企業(yè)當(dāng)下的檔案管理質(zhì)量，向著數(shù)字化管理方式進(jìn)行改變，做到統(tǒng)籌規(guī)劃、均衡發(fā)展，實(shí)現(xiàn)資源共享、突出重點(diǎn)，充分地對(duì)工作人員進(jìn)行管理，才可以提高數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)質(zhì)量，培訓(xùn)更多具有數(shù)字化檔案管理專業(yè)型的人才。

5 結(jié)論

綜上所述，當(dāng)下我國(guó)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過(guò)程中，需要不斷去提高企業(yè)檔案管理的整體質(zhì)量，并且充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理信息相比于傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)，提高企業(yè)在調(diào)出檔案或者是錄入檔案時(shí)的速度，讓企業(yè)的工作質(zhì)量得到提升。

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