淺談事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

孫浩

【摘要】在當(dāng)前的信息化時代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著諸多的挑戰(zhàn)與困難，而事業(yè)單位自身作為政府職能與公益服務(wù)的核心，也一直在為檔案工作的創(chuàng)新努力實(shí)踐著，不斷探索新的改革制度與發(fā)展途徑，是事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的前提條件。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，對事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出創(chuàng)新策略，希望可以為事業(yè)單位的良性與綠色發(fā)展帶來幫助。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新策略

隨著信息化時代的推進(jìn)，我國事業(yè)單位的發(fā)展非常迅速，檔案管理工作的重要意義也得到體現(xiàn)，如何更好地開展檔案管理工作，推進(jìn)基層各項(xiàng)事業(yè)健康發(fā)展，是當(dāng)前需要重點(diǎn)研究的一個課題與難題，這也是確保事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)與必備條件。在當(dāng)前的大環(huán)境下，隨著基層事業(yè)單位檔案數(shù)量的增加，社會對于檔案工作的要求也越來越嚴(yán)格，以往紙質(zhì)的檔案管理形式已經(jīng)很難適應(yīng)當(dāng)前社會的需求。因此，加強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新也是一項(xiàng)刻不容緩的任務(wù)。隨著我國經(jīng)濟(jì)體制的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，導(dǎo)致單位檔案管理內(nèi)容愈發(fā)繁瑣與復(fù)雜，這對于管理人員也提出了新的要求，在這樣的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位的檔案管理工作務(wù)必需要加大創(chuàng)新力度，通過各方面的努力與進(jìn)步來促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，為我國社會穩(wěn)定作出貢獻(xiàn)。

一、目前我國事業(yè)單位檔案管理面臨的主要問題

（一）事業(yè)單位的檔案管理工作方法有待創(chuàng)新。事業(yè)單位以往的檔案管理工作主要以紙質(zhì)方式儲存保管與查閱，在這樣傳統(tǒng)的形式下，隨著時間的推移，紙質(zhì)資料容易出現(xiàn)破損與丟失的現(xiàn)象，這對于檔案資源的管理無疑是一個重要問題，在紙質(zhì)形式保管下，檔案資源若想歷久彌新完整保存，對于檔案管理部門而言是非常困難的，而有些事業(yè)單位的管理人員對于這項(xiàng)工作的重視程度也不夠高，松懈的管理方式對檔案管理工作造成了很大的困擾，影響了事業(yè)單位的發(fā)展腳步。

（二）事業(yè)單位的檔案管理工作未曾被高度重視。在我國事業(yè)單位檔案管理工作中，對于檔案管理工作的重視程度有待提高，以往的檔案管理部門通常認(rèn)為檔案管理工作并非事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容，思想覺悟也有待提升，對自身工作的認(rèn)識不到位嚴(yán)重影響了服務(wù)質(zhì)量與工作效率，檔案管理工作人員缺乏高度的積極性與工作熱情，這也是造成檔案管理工作停滯不前的一個重要原因。

（三）檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，工作人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)是非常重要的一個因素，而以往的檔案管理部門通常有一些兼職或兼崗的情況，這是對檔案管理工作不夠重視的表現(xiàn)，一些檔案管理人員缺乏專業(yè)的思維能力與專業(yè)技術(shù)，對于檔案管理工作很難做到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理，使工作效率與服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重受到阻礙，工作人員的松懈與不重視是影響檔案工作開展的重要因素。另外，事業(yè)單位的檔案管理工作人員，還需要具備高度的工作責(zé)任心與綜合素養(yǎng)，檔案管理工作不只是表面上的整理與歸檔查閱，而是需要深厚的知識水平與專業(yè)技能做支撐，不然會嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展與進(jìn)步。

（四）檔案管理制度需要進(jìn)一步加強(qiáng)與健全。我國事業(yè)單位在初期就已經(jīng)建立了檔案管理部門，近幾年來，隨著信息化時代的進(jìn)步與大環(huán)境的變化，事業(yè)單位也發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理工作隨之變得復(fù)雜，事業(yè)單位的檔案管理部門如果一直不加強(qiáng)創(chuàng)新力度，很難適應(yīng)新時代的發(fā)展步伐，這會影響檔案的開發(fā)。而在具體的管理過程中，管理部門需要建立規(guī)范化的工作體系與管理制度，加強(qiáng)與優(yōu)化檔案管理工作模式，將創(chuàng)新的概念灌輸給每一位工作人員，使他們清楚地意識到自身工作的重要性與重要意義，這樣對于事業(yè)單位的發(fā)展是非常有利的。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案保密工作。檔案管理工作的重點(diǎn)是保密工作，單從檔案保密方面出發(fā)，庫房應(yīng)設(shè)在辦公處的最底屋，而庫房門窗等設(shè)施需要加固來防止盜竊行為，庫房與辦公室還應(yīng)該做好分離，檔案管理庫房設(shè)置有專人管理，并且還要根據(jù)實(shí)際情況制定出嚴(yán)格的管理制度，與檔案管理部門無關(guān)的人員一律不可入內(nèi)。另外，檔案資料與事業(yè)單位的其他資料也要分開管理，確保檔案資料的保密性，如果因?yàn)闄n案管理部門的疏漏造成檔案信息的流失與疏漏，勢必會造成很嚴(yán)重的后果，一發(fā)不可收拾，因此，事業(yè)單位檔案管理工作的保密性是首要原則，需要事業(yè)單位上下級共同努力、協(xié)作安排才可以達(dá)到預(yù)期的標(biāo)準(zhǔn)，而檔案管理工作人員也要意識到這一點(diǎn)，做好與上級的配合工作。

（二）信息化水平需要加強(qiáng)。事業(yè)單位檔案管理需要加強(qiáng)有效性與實(shí)效性，在當(dāng)前信息化時代大環(huán)境下，若想全面提升檔案管理工作，務(wù)必要加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)力度，改善以往的管理模式，改革傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案管理工作的模式，綜合提高專業(yè)技能與綜合服務(wù)范圍。基層事業(yè)單位還要注重信息化管理平臺的運(yùn)行維護(hù)工作，定期對管理系統(tǒng)進(jìn)行檢測與維修，依托于軟件創(chuàng)建與單位情況相符的系統(tǒng)，有層次性、有針對性地實(shí)施檔案管理。電子檔案作為最為重要的一項(xiàng)內(nèi)容，可以為檔案管理工作以及上傳云端保存提供技術(shù)支持，這是為了確保檔案資源在管理過程中出現(xiàn)泄露與丟失的現(xiàn)象發(fā)生，在這樣的情況下，信息化建設(shè)的優(yōu)勢可以得到完全的呈現(xiàn)。檔案管理工作中信息化建設(shè)的重要性不言而喻，這需要檔案管理部門與其他部門協(xié)調(diào)與配合，共同為事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新作貢獻(xiàn)。

（三）進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理制度。一方面，基層事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展離不開檔案管理工作的支撐，而制定一套完善的管理體系，不但可以切實(shí)提升事業(yè)單位的管理水平，同時還可以為檔案管理工作的創(chuàng)新提供有力的支持，創(chuàng)新檔案管理的方法勢在必行，也是基層事業(yè)單位與時代相結(jié)合的核心內(nèi)容，在當(dāng)前信息化的時代背景下，檔案管理工作至關(guān)重要;另一方面，當(dāng)前基于新時代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作必須側(cè)重于實(shí)踐創(chuàng)新，有效落實(shí)與貫徹以人為本的全新理念，制定科學(xué)的人才競爭機(jī)制，按照年度考核實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理責(zé)任人的合理輪換，優(yōu)化與創(chuàng)新檔案管理模式，針對各個檔案管理工作崗位滲透不同的理念，以充分激發(fā)管理人員的主觀能動性，提高向心力、凝聚力，團(tuán)結(jié)一致謀創(chuàng)新。與此同時，檔案管理實(shí)踐創(chuàng)新也需要資金支持、單位各層領(lǐng)導(dǎo)的重視，由此才能采購需要的信息軟件，實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的有機(jī)整合，切實(shí)提升檔案管理工作成果，幫助事業(yè)單位深度挖掘、組織與使用數(shù)字信息，從而使檔案管理工作邁入全新階段。

（四）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)以提高人事檔案管理水平。各級事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程：首先，要建立檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)、督促。其次，要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立起檔案管理達(dá)標(biāo)升級考核機(jī)制，對檔案工作實(shí)行定性、定量考核，可按照分級分類指導(dǎo)的原則，通過等級升降來實(shí)施動態(tài)管理;同時應(yīng)參考國家檔案建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立和完善質(zhì)量管理體系?；鶎邮聵I(yè)單位的管理水平與社會的發(fā)展息息相關(guān)，在社會的穩(wěn)定發(fā)展中起到了非常重要的促進(jìn)作用，而當(dāng)前來看，各單位可結(jié)合本單位具體情況，研究制定檔案各項(xiàng)工作的質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極組織實(shí)施，從而推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

三、結(jié)語

綜上分析，我國事業(yè)單位的檔案管理工作非常重要，在創(chuàng)新過程中存著許多問題：人員的整體素質(zhì)需要提升、管理機(jī)制與管理制度需要調(diào)整、信息化水平不達(dá)標(biāo)。這些問題都嚴(yán)重影響了檔案管理工作的開展與進(jìn)程，對于這種情況，人社局應(yīng)高度重視檔案管理的服務(wù)水平與工作質(zhì)量，從實(shí)際出發(fā)，提升管理人員的綜合素質(zhì)，不斷創(chuàng)新與完善檔案管理制度，確保我國基層事業(yè)單位的檔案管理工作有序進(jìn)行。而從嚴(yán)格意義上來說，事業(yè)單位的檔案管理工作在社會的發(fā)展中占據(jù)著十分重要的位置，這就要求我國基層事業(yè)單位不但要在工作形式上創(chuàng)新，更重要的是改變工作人員的思想意識與認(rèn)知，根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際情況來創(chuàng)新解決方案與思路，不斷提升事業(yè)單位的管理工作水平，畢竟在信息化時代大環(huán)境下，事業(yè)單位迎來新的發(fā)展機(jī)遇，同時也面臨著諸多的挑戰(zhàn)，這需要有關(guān)部門不斷加強(qiáng)創(chuàng)新力度，大膽實(shí)踐與創(chuàng)新，更需要有關(guān)管理層堅(jiān)持不懈的努力與創(chuàng)新的勇氣，逐步提升事業(yè)單位的檔案管理工作，從而使事業(yè)單位更加適應(yīng)社會的發(fā)展和進(jìn)步。

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