提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探究

毛成銀

【摘要】對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作而言，工作量大、資料內(nèi)容復(fù)雜是目前所面臨的主要問(wèn)題，必須努力提升檔案管理科學(xué)化水平，這樣才能從根本上避免檔案丟失對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理造成的影響。本文針對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理情況進(jìn)行分析，探究提升檔案管理科學(xué)化水平的措施，以便更好地為單位和企業(yè)提供服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;科學(xué);管理水平;路徑探究

社會(huì)的快速發(fā)展使得信息化水平逐年提升，人們對(duì)企業(yè)檔案資料的獲取效率要求也越來(lái)越高。對(duì)于現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作而言，傳統(tǒng)老舊的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，必須努力提升檔案管理科學(xué)化水平，才能使企業(yè)檔案管理工作走出發(fā)展困境，跟上時(shí)代腳步，為企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展打好基礎(chǔ)。

一、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性

從本質(zhì)上來(lái)講，檔案管理工作所面對(duì)的是檔案信息和檔案實(shí)體，相關(guān)人員把大量的檔案信息通過(guò)集中收集、管理的方式來(lái)為各個(gè)行業(yè)提供信息服務(wù)，也可以把檔案管理工作看作是就業(yè)人員與應(yīng)聘單位之間的連接紐帶。在求職人員進(jìn)行應(yīng)聘時(shí)，企業(yè)管理者可以通過(guò)其所提供的檔案信息，來(lái)了解和熟悉應(yīng)聘人員的從業(yè)經(jīng)歷和綜合能力，實(shí)現(xiàn)招聘人員和就業(yè)人員之間的有效對(duì)接，為企業(yè)甄選出最為合適的工作人員。由于我國(guó)人才市場(chǎng)充斥著大量的檔案信息，所以檔案管理部門尤為重要，只有努力提升企業(yè)檔案管理科學(xué)化水平，才能為相關(guān)管理部門提供很好的服務(wù)。同時(shí)，相關(guān)部門和企業(yè)必須明確檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，確定發(fā)展方向，優(yōu)化檔案管理模式，以便從根本上提升檔案管理機(jī)構(gòu)的科學(xué)化水平，為構(gòu)建和諧社會(huì)貢獻(xiàn)一份力量。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的意義

（一）滿足信息化發(fā)展的要求。提升檔案管理科學(xué)化水平的重要意義之一，就是能夠進(jìn)一步滿足我國(guó)企業(yè)信息化發(fā)展需求。近年來(lái)，隨著我國(guó)社會(huì)現(xiàn)代化水平的不斷提升，科學(xué)技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，尤其是在企業(yè)檔案管理工作中，日益增長(zhǎng)的檔案資料數(shù)量使得企業(yè)檔案管理工作必須向著科學(xué)化管理方向發(fā)展，這樣才能滿足社會(huì)發(fā)展需求，減輕檔案管理工作負(fù)擔(dān)，提升檔案管理工作的效率。

（二）促進(jìn)檔案管理發(fā)展的途徑。目前，我國(guó)仍然處于快速發(fā)展的階段，各個(gè)行業(yè)不斷進(jìn)步、共同努力，力求使中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)早日實(shí)現(xiàn)。但是，與日俱增的檔案資料種類，給檔案管理工作帶來(lái)了巨大的壓力和困難。為了提升檔案管理效率，優(yōu)化檔案管理水平，必須將新型科學(xué)技術(shù)引入檔案管理工作中，幫助檔案管理工作尋找一條新的發(fā)展途徑。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)也要鼓勵(lì)相關(guān)人員不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，努力為檔案管理事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量。

三、我國(guó)目前檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)檔案管理工作的重視力度。做好單位內(nèi)部的檔案管理工作，能夠有效提升單位的信息價(jià)值，但是大多數(shù)單位不能足夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，更多的單位人員只關(guān)注進(jìn)行檔案管理工作需要花費(fèi)的資金成本，同時(shí)認(rèn)為檔案管理工作自身相對(duì)來(lái)說(shuō)較為復(fù)雜，因此，在完成檔案管理工作的過(guò)程中，缺乏足夠的重視，處理檔案管理工作不夠認(rèn)真仔細(xì)，從根本上無(wú)法保證檔案管理工作的有效性。

（二）檔案管理制度有待完善。結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作的詳細(xì)情況來(lái)看，檔案管理工作的相應(yīng)制度還存在一定的缺陷，不利于管理工作的實(shí)施和發(fā)展，特別是在信息化技術(shù)的大力發(fā)展環(huán)境下，隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，人們的工作和生活也在逐漸趨向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，一些單位的檔案管理工作還在使用以往的管理制度，未有效利用互聯(lián)網(wǎng)資源來(lái)進(jìn)行相應(yīng)的工作，這種管理制度并不適用于現(xiàn)今互聯(lián)網(wǎng)普遍發(fā)展的社會(huì)，在實(shí)際中檔案管理工作也不能全面進(jìn)行管理，從本質(zhì)上影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量。

（三）缺乏綜合性檔案管理人才。就我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展情況來(lái)看，管理人員綜合能力低是目前存在的主要問(wèn)題之一。在現(xiàn)代化的發(fā)展背景下，企業(yè)檔案管理工作不僅要求相關(guān)工作人員具有專業(yè)的技能水平，還要熟悉現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，只有這樣，才能將二者進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，為檔案管理工作提供更好的服務(wù)。但是，大部分檔案管理人員綜合素質(zhì)普遍偏低，管理水平參差不齊，難以滿足我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展需求，是現(xiàn)階段檔案管理工作需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。

四、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的思想。要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，首先要做的就是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，打破傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，樹立正確的檔案管理發(fā)展方向，以便促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作向著科學(xué)化的方向發(fā)展。同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員還要充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，以科學(xué)合理的檔案管理方式開展工作，從而提升檔案管理科學(xué)化水平。除此之外，在實(shí)際工作中，相關(guān)部門還要加大對(duì)檔案管理工作的投入，從硬件到軟件方面給予大力支持，為檔案管理科學(xué)化發(fā)展打好基礎(chǔ)。

（二）實(shí)行電子化與紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合的方式。當(dāng)今社會(huì)正處于一個(gè)開放、包容的時(shí)代，信息化、科學(xué)化已經(jīng)逐漸成為我國(guó)主要的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及，國(guó)家信息技術(shù)逐漸發(fā)展成熟，各行各業(yè)都在努力朝著更加先進(jìn)、更加高端的方向前進(jìn)。尤其是對(duì)檔案管理工作而言，電子信息化管理方式已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢(shì)，電子化與紙質(zhì)檔案的相互結(jié)合將成為未來(lái)檔案管理的主要形式。就我國(guó)檔案管理工作的形勢(shì)來(lái)看，目前已經(jīng)在進(jìn)行信息化改革，給檔案管理提供了新的技術(shù)手段，不但有效節(jié)約了檔案管理材料，降低了工作成本，還大大提升了工作效率，檔案管理工作發(fā)生了前所未有的變化。雖然互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理部門受益匪淺，但是電子信息安全問(wèn)題也隨之而來(lái)，硬件設(shè)施的故障和軟件病毒的入侵，都會(huì)給檔案管理工作造成嚴(yán)重的影響，甚至?xí)?dǎo)致電子檔案信息的丟失，不利于檔案的科學(xué)化管理。所以，對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理工作而言，必須努力提升工作人員綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作人員具備計(jì)算機(jī)軟件操作知識(shí)，能夠維護(hù)電子化檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，切實(shí)利用電子化檔案與紙質(zhì)化檔案管理相結(jié)合的方式提升檔案管理工作效率，利用電子檔案?jìng)浒?、紙質(zhì)檔案記錄的方式提升檔案管理水平。

（三）提升檔案管理從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。相對(duì)比于其他管理工作，檔案管理工作量更大，處理流程更加繁瑣，相關(guān)工作人員的工作壓力明顯偏高，并且隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，人才數(shù)量的逐漸增多，檔案管理工作所面臨的挑戰(zhàn)和壓力也越來(lái)越高，所以提升檔案管理水平勢(shì)在必行。而檔案管理工作人員作為檔案管理工作的中流砥柱，必須努力提升自身綜合素質(zhì)，提升檔案管理專業(yè)能力，以便更好地為檔案管理工作服務(wù)。在實(shí)際工作過(guò)程中，國(guó)家和相關(guān)機(jī)構(gòu)要對(duì)檔案管理從業(yè)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，使其接受先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，熟悉并了解各種檔案管理科學(xué)知識(shí)，從而提升從業(yè)人員檔案管理能力和綜合素質(zhì)，在出現(xiàn)檔案管理意外事故時(shí)，可以積極采取有效的防護(hù)措施，將損失降到最低，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展保駕護(hù)航。同時(shí)還要注重對(duì)檔案從業(yè)人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，能夠?qū)ΜF(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中出現(xiàn)的故障進(jìn)行基本防護(hù)和處理。除此之外，檔案管理人員的職業(yè)操守和道德素養(yǎng)，也是確保檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，從而降低泄露檔案信息的概率。

（四）明確樹立檔案管理觀念。作為一名新時(shí)代的檔案管理工作者，必須樹立明確的檔案管理觀念，具備與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展意識(shí)，用自身過(guò)硬的檔案管理知識(shí)來(lái)處理相關(guān)工作。現(xiàn)階段的檔案管理工作已經(jīng)不再僅僅局限于對(duì)紙質(zhì)檔案的保管，而是升華為自動(dòng)化管理辦公模式，所以，為了滿足時(shí)代發(fā)展需求，檔案管理工作必須向科學(xué)化管理方向前進(jìn)，這是社會(huì)進(jìn)步的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是信息化社會(huì)的基本要求。針對(duì)信息化檔案管理工作發(fā)展情況，我國(guó)正在對(duì)信息化安全技術(shù)進(jìn)行不斷優(yōu)化，完善檔案管理工作體系，以科學(xué)合理的檔案管理觀念應(yīng)對(duì)時(shí)代發(fā)展的挑戰(zhàn)。

（五）建立檔案管理的配套措施。建立檔案管理配套措施，是提升檔案管理科學(xué)化水平的重要環(huán)節(jié)。由于檔案管理工作的重要性，所以在實(shí)際工作中，對(duì)檔案管理工作的要求是十分嚴(yán)格的，必須符合零破損、零丟失、零污染、零涂改的基本原則，確保整個(gè)檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。而檔案管理配套措施的建立則為檔案信息的安全性提供了有力支持。不論是何種行業(yè)的從業(yè)人員，都具有自己的檔案資料，詳細(xì)記錄了從學(xué)習(xí)到工作的整個(gè)過(guò)程，把學(xué)校、單位和人才市場(chǎng)有效串聯(lián)在一起，可以說(shuō)其本身就是一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)。每個(gè)人在入學(xué)初期就應(yīng)建立一個(gè)屬于自己的個(gè)人檔案，并且會(huì)隨著其成長(zhǎng)而增加內(nèi)容，更隨個(gè)人從學(xué)校到人才市場(chǎng)，給企業(yè)提供了解人才信息的重要途徑，是用工單位對(duì)應(yīng)聘人員初步了解和認(rèn)識(shí)的開始，也是選擇合適人員的重要依據(jù)，在整個(gè)檔案流通的過(guò)程中，每個(gè)環(huán)節(jié)都與檔案管理配套措施的建立息息相關(guān)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)企業(yè)的發(fā)展而言，提升檔案科學(xué)化管理水平是時(shí)代進(jìn)步的基本要求。由于檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)提供準(zhǔn)確、可靠的信息資料，所以相關(guān)部門要重視檔案管理工作，充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，有機(jī)結(jié)合電子化檔案管理和紙質(zhì)管理方式，以便從根本上提升檔案管理科學(xué)化水平，改善檔案管理工作現(xiàn)狀。

【參考文獻(xiàn)】

[1]董祚宏.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（6）：67.

[2]張倩倩.提高公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（4）：69.

[3]宋曉玉.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（02）：111.

[4]張海鵬，劉一辰，莊偉杰.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].法制博覽，2019（01）：298.