淺談高校教學(xué)秘書(shū)工作中的素質(zhì)能力要求

趙玉林

摘? 要：教學(xué)秘書(shū)工作是高校教學(xué)管理的重要組成部分，同時(shí)教學(xué)秘書(shū)也是教學(xué)單位最基層的管理服務(wù)人員。教學(xué)秘書(shū)的自身素質(zhì)能力的高低直接關(guān)系本人是否能勝任教學(xué)秘書(shū)一職，影響學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)工作的組織開(kāi)展，影響學(xué)院整體教學(xué)質(zhì)量。本文就以高校教學(xué)秘書(shū)工作中的素質(zhì)能力要求進(jìn)行研究探討。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)秘書(shū);素質(zhì)能力

一、思想政治素質(zhì)

培養(yǎng)高尚的思想政治素質(zhì)。高校是培養(yǎng)新時(shí)代社會(huì)主義接班人的重要基地，教學(xué)秘書(shū)也是人民教師一員，每天給學(xué)生打著交道，你的一言一行將會(huì)對(duì)學(xué)生產(chǎn)生影響。因此，教學(xué)秘書(shū)自身樹(shù)立良好的思想政治素質(zhì)就顯得頗為重要。作為高校教學(xué)秘書(shū)就應(yīng)該時(shí)刻保持高尚的思想情操，認(rèn)真貫徹黨的教育方針政策，忠于黨的教育事業(yè)，熱愛(ài)同事，熱愛(ài)本職工作，關(guān)心集體，全心全意為學(xué)校、教師、學(xué)生奉獻(xiàn)付出。同時(shí)，繼續(xù)加強(qiáng)高校思想政治理論的專研和學(xué)習(xí)，努力提高自身的思想政治素質(zhì)和修養(yǎng)，用自己的行為引導(dǎo)教育學(xué)生，真誠(chéng)地為領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生做好教學(xué)服務(wù)工作。

二、職業(yè)道德素質(zhì)

樹(shù)立良好的職業(yè)道德素質(zhì)。擔(dān)當(dāng)高校教學(xué)秘書(shū)一職，每天所從事的工作是比較繁瑣雜亂。要想在每天有限的時(shí)間內(nèi)處理完成好各項(xiàng)工作任務(wù)實(shí)屬不易。作為教學(xué)秘書(shū)，首先在工作中就要有愛(ài)崗敬業(yè)的思想，干一行，愛(ài)一行。同時(shí)，還應(yīng)具備高度的責(zé)任心和使命感，沒(méi)有責(zé)任心使命感是做不好事的。同時(shí)，還有許多的職業(yè)道德素質(zhì)需要提高和培養(yǎng)。筆者認(rèn)為，作為教學(xué)秘書(shū)就應(yīng)該按照以下的標(biāo)準(zhǔn)和職業(yè)道德素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)和提高，以此來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)工作。作為高校教學(xué)秘書(shū)，在工作中務(wù)必要文明禮貌，熱情服務(wù)，謙虛謹(jǐn)慎，辦事公道，講究時(shí)效，實(shí)事求是，兢兢業(yè)業(yè)，甘當(dāng)無(wú)名英雄;忠于職守，自覺(jué)履行各項(xiàng)工作職責(zé)，專研業(yè)務(wù)，掌握秘書(shū)工作各項(xiàng)技能，奉公守法，不假借領(lǐng)導(dǎo)之名以權(quán)謀私。同時(shí)還要樹(shù)立保密意識(shí)、權(quán)責(zé)意識(shí)，精準(zhǔn)意識(shí)，時(shí)限意識(shí)，承諾意識(shí)，服務(wù)意識(shí)，全心全意做好各項(xiàng)教學(xué)服務(wù)工作。

三、工作業(yè)務(wù)素質(zhì)

1.培養(yǎng)良好的語(yǔ)言文字表達(dá)能力。

教學(xué)秘書(shū)日常的工作中，主要需要從事各項(xiàng)文件信息的上傳與下達(dá)，平時(shí)還會(huì)草擬基本的通知、請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)等文書(shū)以及會(huì)議記錄、新聞稿件、教學(xué)工作計(jì)劃總結(jié)的撰寫(xiě)工作，需要掌握基本公文的寫(xiě)作常識(shí)和文字表達(dá)能力。每天的工作還需聯(lián)系校內(nèi)各個(gè)職能部門，密切聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、同事和學(xué)生，良好的溝通表達(dá)能力就顯得格外重要。俗話說(shuō)“良言一句三冬暖、惡語(yǔ)傷人六月寒”，良好的語(yǔ)言文字表達(dá)利于維系領(lǐng)導(dǎo)同事之間的感情關(guān)系，利于各項(xiàng)工作的開(kāi)展實(shí)施，利于維護(hù)整個(gè)學(xué)院溫馨和睦的氛圍，對(duì)學(xué)院教學(xué)工作起著積極的促進(jìn)推進(jìn)作用。

2.培養(yǎng)解決問(wèn)題的能力

作為高校教學(xué)秘書(shū)，每日要完成辦公室基本常規(guī)教學(xué)工作任務(wù)：如完成任課教師調(diào)、停、補(bǔ)課工作，溝通聯(lián)系各個(gè)教學(xué)職能部門;如期完成各項(xiàng)教務(wù)處安排下發(fā)的任務(wù)工作;接電話、處理學(xué)生日常教學(xué)事務(wù)、打印辦公室日常所需教學(xué)資料;瀏覽學(xué)校學(xué)院網(wǎng)站信息、每天要進(jìn)行日常的教學(xué)檢查查課登記工作;完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，以及處理其他臨時(shí)突發(fā)的情況等日常工作。工作繁雜，責(zé)任重大，這些工作都需要協(xié)調(diào)處理解決。每個(gè)人每天的精力是有限的，要想解決好各項(xiàng)工作任務(wù)，就要培養(yǎng)解決問(wèn)題的能力。對(duì)此，首先我們要養(yǎng)成每天記錄工作筆記的習(xí)慣。將遇到和需要解決的工作任務(wù)第一時(shí)間記錄下來(lái)，隨后按照工作的重要緊急程度做一劃分，區(qū)分出各項(xiàng)工作的輕重緩急程度。先處理緊急重要的事項(xiàng)，再處理一般工作事項(xiàng)。其次，對(duì)即將要開(kāi)展的各項(xiàng)工作有一個(gè)基本簡(jiǎn)單清楚的預(yù)判。什么事情該及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)交流匯報(bào)，什么事情在權(quán)責(zé)范圍內(nèi)可以自行處理，不要大事小事都找領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)。要學(xué)會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)減負(fù)，擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)參謀助手，不要給領(lǐng)導(dǎo)添“麻煩”。再次，“只要思想不滑坡，方法總比困難多”，遇到問(wèn)題麻煩一定要學(xué)會(huì)冷靜處理，不急不躁，想方法，找思路，多溝通，重務(wù)實(shí)，實(shí)實(shí)在在地解決工作中遇到的每一項(xiàng)困難，做一個(gè)會(huì)解決問(wèn)題的教學(xué)秘書(shū)。

3培養(yǎng)預(yù)見(jiàn)性和超前意識(shí)

教學(xué)秘書(shū)的工作較為繁瑣復(fù)雜，任務(wù)量大，時(shí)限性強(qiáng)。開(kāi)學(xué)、期中、期末所開(kāi)展的工作也不盡相同。這時(shí)，作為教學(xué)秘書(shū)就應(yīng)該樹(shù)立和培養(yǎng)對(duì)待工作的預(yù)見(jiàn)性和超前意識(shí)。首先要熟悉教學(xué)秘書(shū)的崗位職責(zé)和各個(gè)階段所開(kāi)展的工作。在開(kāi)展這一階段工作時(shí)就要提前著手計(jì)劃安排下一階段的工作事項(xiàng)，做到有計(jì)劃，有準(zhǔn)備，凡事考慮再三，凡事考慮再先。將正在開(kāi)展和即將開(kāi)展的工作做好安排規(guī)劃，讓各項(xiàng)教學(xué)工作有序開(kāi)展，保障教學(xué)基本秩序的穩(wěn)定。

4.培養(yǎng)組織協(xié)調(diào)能力

作為高校教學(xué)秘書(shū)，就要積極進(jìn)取，努力培養(yǎng)自身的組織協(xié)調(diào)能力。教學(xué)秘書(shū)是學(xué)校、學(xué)院、教學(xué)與學(xué)生溝通的橋梁和樞紐，與各個(gè)職能部門每天打著交道，具有承上啟下、連接內(nèi)外，協(xié)調(diào)左右的作用。所以，教學(xué)秘書(shū)就應(yīng)具備較好的溝通協(xié)調(diào)能力，在堅(jiān)持教學(xué)基本原則的基礎(chǔ)上，把各個(gè)職能部門關(guān)系維護(hù)協(xié)調(diào)好，努力營(yíng)造一個(gè)溫馨和睦的工作大環(huán)境，不斷拓寬人脈交際圈，從而全面配合完成學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)工作，推進(jìn)各項(xiàng)教學(xué)工作有序開(kāi)展。

四、創(chuàng)新思維素質(zhì)

積極培養(yǎng)創(chuàng)新思維素質(zhì)。創(chuàng)新是一個(gè)民族發(fā)揚(yáng)壯大的重要因素，高校也同樣如此。要不斷創(chuàng)新，創(chuàng)新教學(xué)辦學(xué)特色模式，創(chuàng)新辦學(xué)觀念，創(chuàng)新各項(xiàng)管理制度等等，創(chuàng)新也是高校生存發(fā)展的立身之本。作為高校的教學(xué)秘書(shū)培養(yǎng)創(chuàng)新思維素質(zhì)就顯得更為必要。做為高校教學(xué)秘書(shū)而言，每天的工作基本相同，都是周而復(fù)始重復(fù)地做著基本相同的工作，要想把工作做好，做精，做得和別人不一樣。就要培養(yǎng)創(chuàng)新思維素質(zhì)。多學(xué)習(xí)，多交流、多請(qǐng)教，邊干邊學(xué)，邊學(xué)邊干，做任何工作時(shí)都多思考，重總結(jié)，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，提高對(duì)待工作的積極主動(dòng)性，培養(yǎng)創(chuàng)造性，創(chuàng)造性地開(kāi)展各項(xiàng)教學(xué)工作，努力提高教學(xué)服務(wù)工作水平。

五、學(xué)習(xí)意識(shí)素質(zhì)

積極培養(yǎng)自主學(xué)習(xí)和終生學(xué)習(xí)的意識(shí)素質(zhì)。作為高校教學(xué)秘書(shū)而言，需要儲(chǔ)備的知識(shí)量和技能較多，自身的武藝本領(lǐng)強(qiáng)大才能勝任和做好教學(xué)秘書(shū)工作。首先，要熟悉和掌握基本公文文書(shū)的書(shū)寫(xiě)工作，要懂得辦文辦會(huì)的組織協(xié)調(diào)，要掌握基本接待禮儀事項(xiàng)，懂得熟練掌握基本辦公自動(dòng)化軟件的操作使用，要熟悉辦公室基本操作流程，同時(shí)還要掌握相應(yīng)財(cái)務(wù)管理、企業(yè)管理、法律、心理學(xué)、人事管理等一系列基礎(chǔ)知識(shí)。要想做一名合格優(yōu)秀的教學(xué)秘書(shū)，需要學(xué)習(xí)的知識(shí)和技能太多，就須培養(yǎng)自主學(xué)習(xí)和終生學(xué)習(xí)意識(shí)素質(zhì)。每個(gè)不同階段制定學(xué)習(xí)目標(biāo)和學(xué)習(xí)計(jì)劃，不停地給自己充電學(xué)習(xí)，努力拓寬自己的知識(shí)面，不斷提高自身知識(shí)儲(chǔ)備，學(xué)習(xí)最前沿知識(shí)，更新理念，掌握最新技能技術(shù)，進(jìn)一步全面提高自身綜合素質(zhì)，努力做一名優(yōu)秀的高校教學(xué)秘書(shū)。

教學(xué)服務(wù)管理的水平高低和質(zhì)量好壞直接影響著學(xué)校學(xué)院教學(xué)工作的好壞，再而影響高校的核心根本——人才培養(yǎng)。教學(xué)秘書(shū)是高校教學(xué)管理基層的服務(wù)者、管理者和執(zhí)行者。教學(xué)秘書(shū)高效細(xì)致的工作，是保證教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，對(duì)維護(hù)高校教學(xué)秩序的建立與運(yùn)行起著至關(guān)重要的作用，它是連接學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與學(xué)院之間、教師之間、師生之間教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。工作繁雜，責(zé)任重大。對(duì)此，作為高校教學(xué)秘書(shū)就要培養(yǎng)高尚的思想政治素質(zhì)、樹(shù)立良好的職業(yè)道德素質(zhì)、努力提高工作業(yè)務(wù)水平、積極培養(yǎng)創(chuàng)新思維素質(zhì)和積極培養(yǎng)自主學(xué)習(xí)和終生學(xué)習(xí)的意識(shí)素質(zhì)，努力提高自身綜合素質(zhì)水平，為爭(zhēng)做一名新時(shí)代優(yōu)秀的高校教學(xué)秘書(shū)繼續(xù)努力奮斗。

參考文獻(xiàn)

[1]? 方曉蓉、方國(guó)雄編著，《秘書(shū)學(xué)》（修訂版），高等教育出版社2007年版。

[2]? 葛紅巖主編，《新編秘書(shū)實(shí)務(wù)》高等教育出版社2007年版。

[3]? 譚一平編著，《現(xiàn)代職業(yè)秘書(shū)實(shí)務(wù)》中國(guó)人民大學(xué)出版社2007年版。