大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案信息化管理工作的策略

李斯佳

摘 要： 檔案管理工作是各行業(yè)日常工作的重要組成部分，檔案資料對(duì)于各企業(yè)來(lái)講都是寶貴的資源，能為企業(yè)發(fā)展的下一步目標(biāo)制定起參考作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代為檔案管理工作提供了便利，但隨之而來(lái)還有許多問(wèn)題需要解決。

關(guān)鍵詞： 大數(shù)據(jù);檔案;信息化管理;策略

【中圖分類號(hào)】TP3 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.278

1 檔案信息化分析

基于現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，檔案管理逐步成為各領(lǐng)域可持續(xù)發(fā)展的核心構(gòu)成部分，但傳統(tǒng)檔案管理工作方式落后，檔案收集效率低、管理制度滯后，且管理方法不科學(xué)，應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變?nèi)斯n案管理形式，轉(zhuǎn)為信息化管理方式。對(duì)于檔案信息化而言，是指在檔案管理工作中融入信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)手段、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，對(duì)檔案資源進(jìn)行有序整理與歸納，檔案管理信息化迎合了新時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求，以計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)為指導(dǎo)，對(duì)檔案信息進(jìn)行傳遞、接收、存儲(chǔ)與利用。在檔案管理信息化建設(shè)中，應(yīng)遵循規(guī)范性原則、安全性原則和效益性原則，以制訂相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)為前提，加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研究與開發(fā)，最大限度地保護(hù)檔案信息不被竊取和盜用。

2 當(dāng)前檔案管理信息化的問(wèn)題

2.1 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一

不同類型的檔案數(shù)據(jù)格式存在差異，檔案管理人員在整理歸檔時(shí)需要投入精力將檔案資料的格式統(tǒng)一，拖緩了檔案管理速度。這種問(wèn)題的產(chǎn)生主要是由于傳播的載體特殊，若將不同格式的資料直接歸檔容易造成文件損壞丟失，造成不可逆轉(zhuǎn)的損失，因此想盡快普及檔案管理信息化技術(shù)應(yīng)解決數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一的問(wèn)題。

2.2 檔案信息化利用與管理能力有待提升

當(dāng)前全國(guó)檔案信息化建設(shè)無(wú)論在軟件上還是硬件上投資都是巨大的，基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備基本可以滿足信息化建設(shè)工作的需要。但是由于檔案管理人員在信息化功能的使用上操作水平欠佳，使用不妥當(dāng)，管理不規(guī)范等，造成使用率低下。由此可見，檔案信息化管理人員利用信息技術(shù)的能力及管理效率必須得到有效提升。

2.3 檔案的共享與服務(wù)問(wèn)題

檔案終究是要用的，是為了各項(xiàng)工作而服務(wù)的。然而，由于紙質(zhì)檔案的關(guān)系，一份檔案往往同時(shí)只能由一個(gè)群體使用，若是有兩個(gè)及以上群體同時(shí)需求，就需要等待。而紙質(zhì)檔案的材料又決定了很難對(duì)同一資料進(jìn)行多份存儲(chǔ)，否則就會(huì)帶來(lái)存儲(chǔ)成本的大幅提升。再者，在以往的檔案管理工作中，若同時(shí)需求大量的資料，那么工作人員查看起來(lái)也并不方便，也很難根據(jù)自身的需要而對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)注，畢竟檔案不是為了一家服務(wù)的，這就導(dǎo)致即使拿到了檔案，工作人員也往往需要花費(fèi)大量的時(shí)間在資料的查找上。這幾點(diǎn)綜合起來(lái)，就使得以往的檔案管理工作之效率不夠理想。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化管理工作的策略

3.1 不斷優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)

首先，各單位要組織相關(guān)人員積極學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，讓他們充分認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義。并且積極開展各種形式的思想政治教育活動(dòng)，提高他們的政治思想水平，提高他們的職業(yè)道德，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)。其次，機(jī)關(guān)單位還應(yīng)該組織檔案工作人員積極參與各種形式的專業(yè)學(xué)習(xí)活動(dòng)，通過(guò)專家講座、進(jìn)修、觀摩、經(jīng)驗(yàn)交流等學(xué)習(xí)活動(dòng)，豐富他們的檔案管理專業(yè)知識(shí)，提高他們的信息技術(shù)應(yīng)用能力，從而提高他們的職業(yè)技能。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)于檔案進(jìn)行管理，對(duì)管理人員提出了更高的要求，為了能夠更好地進(jìn)行檔案管理，機(jī)關(guān)單位應(yīng)引進(jìn)一些專業(yè)人才，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，使更多的年輕人愿意從事檔案管理工作，成為檔案管理的中堅(jiān)力量，而年齡較大的工作人員應(yīng)輔助年輕人做好檔案信息化管理。

3.2 引進(jìn)配套設(shè)施，提高安全性和穩(wěn)定性

提高預(yù)算比例，配置與檔案管理信息化建設(shè)相適應(yīng)的高質(zhì)量、性能優(yōu)良的軟硬件設(shè)施，避免受到電磁干擾及輻射等因素的影響，從源頭上降低設(shè)備損毀概率，切實(shí)提高檔案管理信息化的安全性和穩(wěn)定性。與此同時(shí)，各企業(yè)檔案管理部門還應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展水平，開發(fā)出適合自身企業(yè)檔案管理部門的信息化系統(tǒng)，對(duì)檔案管理人員也要提出更全面的要求，不僅要熟悉電子文件特征，還要對(duì)電子檔案進(jìn)行全程規(guī)范管理，掌握扎實(shí)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，對(duì)新舊檔案資源實(shí)施統(tǒng)一規(guī)劃和管理，根據(jù)實(shí)際情況制訂長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，將檔案改革工作落到實(shí)處。

3.3 提升檔案信息管理手段

目前許多企業(yè)正在使用雙軌并行的檔案管理手段，在日常管理工作中逐步將檔案儲(chǔ)存的重心轉(zhuǎn)移到電子檔案上，且傳統(tǒng)的檔案管理手段逐漸無(wú)法滿足檔案管理信息化的管理需求，因此提升管理手段的等級(jí)顯得十分重要。企業(yè)可以引導(dǎo)檔案管理人員轉(zhuǎn)變工作理念，學(xué)習(xí)新的檔案管理理念應(yīng)對(duì)日常工作。此外，應(yīng)加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，將原有的檔案管理手段中精華部分保留，再根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理需求進(jìn)行優(yōu)化改革，實(shí)現(xiàn)兩種管理手段的平穩(wěn)過(guò)渡，不至于因升級(jí)管理手段出現(xiàn)工作失誤。同時(shí)要注意檔案管理手段的改革不是一蹴而就的，需要一段時(shí)間的鋪墊準(zhǔn)備才能實(shí)現(xiàn)。例如，某企業(yè)在實(shí)施檔案管理手段升級(jí)工作時(shí)將原有的管理方法逐條分析，將與企業(yè)發(fā)展和檔案管理工作不相適應(yīng)的部分去除，再在實(shí)踐中逐步制定新的檔案管理辦法，這樣的管理手段有助于避免因突然改變檔案管理手段產(chǎn)生工作失誤，保障了企業(yè)發(fā)展的平穩(wěn)順利。

3.4 普及信息認(rèn)知，擴(kuò)大應(yīng)用范圍

想要在大數(shù)據(jù)時(shí)代下做好檔案管理的信息化工作，最后還要從檔案管理的應(yīng)用角度來(lái)進(jìn)行考慮。相比于以往，信息化模式下便捷的信息交流和溝通方式使得檔案管理部分的服務(wù)工作變得更加通暢，其應(yīng)用范圍也應(yīng)該得到相應(yīng)的擴(kuò)大。但同時(shí)，這些工作的高效都是建立在信息化的基礎(chǔ)上的，如果檔案應(yīng)用部門的工作人員對(duì)于信息技術(shù)沒(méi)有一個(gè)基礎(chǔ)的了解，那么其對(duì)于檔案的應(yīng)用效率也很難提升。因此，讓更多的人認(rèn)識(shí)和熟練信息技術(shù)，是擴(kuò)大檔案管理應(yīng)用范圍內(nèi)的前提。

結(jié)論：在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化、信息化管理是一項(xiàng)非常繁重的任務(wù)，機(jī)關(guān)單位必須進(jìn)行整體規(guī)劃，確定合理的目標(biāo)，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，優(yōu)化檔案管理措施，建立完善的信息管理平臺(tái)，轉(zhuǎn)變以往的管理理念，使用各種先進(jìn)的管理技術(shù)和管理模式，提高檔案管理的效率。

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