現(xiàn)行檔案行政管理模式存在的問(wèn)題和解決對(duì)策研究

郭艷芳

摘 要： 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，檔案事業(yè)取得了極大的進(jìn)步，在現(xiàn)行檔案行政管理中，主要應(yīng)用“局館合一”模式，雖然具有較為良好的效果，但也存在一定的問(wèn)題，對(duì)檔案管理效率和質(zhì)量的進(jìn)一步提升產(chǎn)生了較大的影響。鑒于此，本文針對(duì)現(xiàn)行檔案行政管理模式存在的問(wèn)題展開(kāi)分析，探究相關(guān)解決策略，旨在充分完善檔案行政管理模式，推動(dòng)現(xiàn)行檔案行政管理的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 現(xiàn)行檔案;行政管理;問(wèn)題;解決對(duì)策

【中圖分類號(hào)】G647.2 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.280

當(dāng)前階段，我國(guó)各地區(qū)的檔案行政管理形式呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)，在不統(tǒng)一的檔案行政管理模式下，其從檔案管理體制、制度、具體工作都存在較大的差異性，從而就會(huì)出現(xiàn)一定的管理問(wèn)題，對(duì)全面發(fā)展檔案工作產(chǎn)生了很大的阻礙作用。因此為有效提高現(xiàn)行檔案行政管理的效率和質(zhì)量，需要采取有效的解決措施，優(yōu)化“局館合一”的管理模式，以推動(dòng)其順利發(fā)展。

1 現(xiàn)行檔案行政管理模式存在的問(wèn)題分析

由于我國(guó)國(guó)情以及機(jī)構(gòu)改革的影響，致使現(xiàn)行檔案行政管理模式存在諸多的實(shí)際問(wèn)題，其具體表現(xiàn)在檔案交接工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性、檔案收集工作開(kāi)展不合理、檔案管理職責(zé)不清晰等，在一定程度上限制了檔案管理工作的發(fā)展前進(jìn)。

1.1 檔案交接工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性

我國(guó)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入到新時(shí)期后，經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生了重要改變，為適應(yīng)新經(jīng)濟(jì)和市場(chǎng)變化趨勢(shì)，各單位及企業(yè)的人事調(diào)動(dòng)頻率大幅上升。而檔案管理作為一個(gè)比較重要的部門(mén)或機(jī)構(gòu)，人員調(diào)配更加頻發(fā)。在此背景之下，對(duì)現(xiàn)行檔案管理工作產(chǎn)生影響的主要問(wèn)題則是交接工作的嚴(yán)謹(jǐn)性不足。這是由于檔案管理具有特殊性，其涉及的工作范圍相對(duì)廣泛，對(duì)單位及企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展能夠起到指導(dǎo)和依據(jù)作用。因此相關(guān)繼任工作人員必須要在短時(shí)間內(nèi)全面了解檔案行政管理的工作內(nèi)容以及范圍，從而更好的開(kāi)展檔案收集、存檔和調(diào)度應(yīng)用等工作。但是就目前來(lái)看，很多檔案管理人員在離職時(shí)，急于投入到新崗位，與繼任者沒(méi)有完成充分的交接工作，就會(huì)導(dǎo)致新職員不能及時(shí)有效的處理相關(guān)問(wèn)題事項(xiàng)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)棄檔、死檔、檔案丟失等情況，對(duì)單位及企業(yè)的運(yùn)行發(fā)展產(chǎn)生了一定的不利影響[1]。

1.2 檔案收集工作不合理

在現(xiàn)行檔案行政管理模式中，檔案收集工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，其是保障檔案信息真實(shí)性、準(zhǔn)確性、全面性的關(guān)鍵，相關(guān)管理人員在實(shí)際工作過(guò)程中，加強(qiáng)檔案收集審查是至關(guān)重要的。但是在當(dāng)前的管理模式中，存在的較大問(wèn)題是對(duì)基層工作人員的檔案信息收集工作重視程度不足，往往會(huì)出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象。在很多單位或者企業(yè)中，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案信息收集相對(duì)比較全面、細(xì)致，但對(duì)于基層人員的資料信息卻十分匱乏，甚至存在信息不全、信息落后等情況，在進(jìn)行人員考核評(píng)價(jià)時(shí)，其檔案無(wú)法發(fā)揮實(shí)際作用，影響檔案行政管理工作的有效實(shí)施。同時(shí)由于檔案收集工作存在不合理性，在行政管理中就不能了解檔案信息的深層價(jià)值，導(dǎo)致檔案利用效率較低。

1.3 管理職責(zé)不清

在現(xiàn)行檔案行政管理工作模式中，職責(zé)與任務(wù)的分配是相對(duì)應(yīng)、相匹配的，以此才能夠有效的提高檔案管理質(zhì)量。不過(guò)在目前階段的檔案行政管理模式中，存在管理職責(zé)不清的嚴(yán)重問(wèn)題，相關(guān)管理人員對(duì)自身職責(zé)的認(rèn)識(shí)程度不夠，具體工作環(huán)節(jié)的開(kāi)展缺乏明確的目標(biāo)，就會(huì)導(dǎo)致檔案管理的效率低下。尤其是在“局館合一”管理模式下，管理人員往往會(huì)身兼數(shù)職，致使在檔案行政管理工作的內(nèi)容和范圍逐漸模糊化，具體的工作職能沒(méi)有明確的界限，當(dāng)發(fā)生檔案管理問(wèn)題時(shí)，就無(wú)法形成有效的追責(zé)，相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象十分普遍，嚴(yán)重阻礙了檔案工作的有序開(kāi)展[2]。

2 現(xiàn)行檔案行政管理模式存在問(wèn)題的解決對(duì)策

2.1 加強(qiáng)離職人員的檔案交接

針對(duì)現(xiàn)行檔案行政管理存在的交接工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膯?wèn)題，則應(yīng)當(dāng)完善“局館合一”管理模式，增加人事調(diào)動(dòng)的檔案交接工作程序，并將其制度化，以減少出現(xiàn)棄檔和死檔的問(wèn)題。因此首先應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范檔案交接工作，調(diào)動(dòng)人員及離職人員應(yīng)當(dāng)在離開(kāi)工作崗位前，與繼任者進(jìn)行全面、詳細(xì)的交接工作，保障新員工能夠盡快掌握檔案行政管理的內(nèi)容和范圍，更快的投入到工作中，以提高管理效率;其次要?jiǎng)?chuàng)新檔案行政管理方式，盡量減少資源的利用，比如應(yīng)當(dāng)網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化管理，保障檔案的應(yīng)用效率提升，以此提高檔案行政管理實(shí)效;最后要留存離任人員的相關(guān)信息

2.2 提高對(duì)檔案收集工作的重視程度

檔案行政管理中檔案收集工作是其重要的內(nèi)容和環(huán)節(jié)之一，直接關(guān)系到管理的實(shí)際效果，因此對(duì)其重視程度應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)，尤其是在當(dāng)前的政治經(jīng)濟(jì)體制下，有效開(kāi)展檔案收集工作有利于為各項(xiàng)決策提供依據(jù)，保障單位及企業(yè)發(fā)展的高效性?；诖讼嚓P(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)在檔案整理和歸檔之前，認(rèn)真完成資料信息的收集和審核，保障檔案內(nèi)容的真實(shí)可靠、具有一定的應(yīng)用和保管價(jià)值。對(duì)不符合檔案規(guī)定的信息資料按照規(guī)范化流程進(jìn)行處理，不合格檔案不允許入庫(kù)保存，從而確保檔案信息的合理性、合法性，提高行政管理質(zhì)量和效率。

2.3 優(yōu)化管理機(jī)構(gòu)，明確管理責(zé)任

由于我國(guó)現(xiàn)行檔案行政管理多采用“局館合一”的模式，在機(jī)構(gòu)改革的形勢(shì)下，檔案管理工作在職責(zé)分配上存在較大的問(wèn)題，為促使檔案管理更好的朝向行政化發(fā)展，即應(yīng)當(dāng)優(yōu)化管理機(jī)構(gòu)，明確管理責(zé)任。首先結(jié)合當(dāng)前現(xiàn)狀，對(duì)檔案管理實(shí)行雙重領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，即是將黨委及政府列為領(lǐng)導(dǎo)序列，長(zhǎng)期保持這種隸屬關(guān)系，并加強(qiáng)同級(jí)以及上下級(jí)監(jiān)管，其可以通過(guò)將檔案局與檔案館分開(kāi)設(shè)立，各司其職，保障職責(zé)分配明確;其次是要落實(shí)檔案行政管理具體責(zé)任到個(gè)人，合理設(shè)置檔案管理崗位，對(duì)處理人員、工作范圍以及工作性質(zhì)等進(jìn)行詳細(xì)的確定和規(guī)范，促使每一項(xiàng)工作都有相對(duì)應(yīng)的人員和制度保障，出現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)追究責(zé)任人，并盡快解決，提高檔案行政管理的效率和質(zhì)量。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)體制正不斷完善，在發(fā)展前進(jìn)過(guò)程中，檔案管理逐漸趨向行政化，在“局館合一”模式推行的背景下，雖然取得了一定成就，但其不可避免的存在一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。因此相關(guān)單位以及企業(yè)需要重視檔案行政管理，針對(duì)問(wèn)題和不足采取有效的解決對(duì)策，以期促進(jìn)檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 李迅.如何做好醫(yī)院行政檔案管理[J].信息記錄材料，2018，19（07）：204-205.

[2] 郭強(qiáng).醫(yī)院行政檔案管理存在的問(wèn)題及創(chuàng)新途徑[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018，15（11）：109-110.