疫情防控期間檔案資料的管理

作者簡介：段雪琴（1981.11-），山西省忻州市人，女，山西大學(xué)行政管理本科畢業(yè)。

摘 要： 新型冠狀病毒肺炎疫情發(fā)生以來，黨中央、國務(wù)院高度重視，習(xí)近平總書記親自指揮、親自部署，多次作出重要指示，山西省委、省政府將疫情防控工作作為當(dāng)前頭等大事全面貫徹落實(shí)。做好疫情防控工作，同時(shí)做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案的收集歸檔工作?，F(xiàn)就特殊時(shí)期檔案歸檔工作中的流程和技巧一一闡述。

關(guān)鍵詞： 新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案;管理

【中圖分類號(hào)】G478 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.35.279

1 統(tǒng)籌做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案的收集歸檔工作

新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作中直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。這些檔案既是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊新型冠狀病毒肺炎疫情的真實(shí)記錄，也對正在進(jìn)行的疫情防控工作和今后可能發(fā)生的重大災(zāi)害的防治工作具有重要查考和借鑒價(jià)值。要高度重視，采取有效措施，指派專人，明確職責(zé)，通過電話、傳真、QQ、微信等方式將檔案工作要求傳達(dá)到疫情防控主要部門和一線相關(guān)工作人員，在做好個(gè)人安全防護(hù)的前提下，統(tǒng)籌做好疫情防控檔案的收集工作，確保疫情防控檔案在第一時(shí)間得到有效收集和安全保管。

2 我局積極做好疫情防控檔案整理工作

鑒于這些，我局結(jié)合忻州市疫情防控指揮部下發(fā)的各種文件，積極做好疫情防控檔案整理工作。

2.1 制發(fā)文件，抓好建檔。局領(lǐng)導(dǎo)高度重視，制定檔案收集計(jì)劃。針對新冠肺炎疫情防控展開專門性的調(diào)查收集，對醫(yī)院新冠肺炎防控及援鄂醫(yī)療隊(duì)員的資料進(jìn)行收集和記錄，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類、梳理、編目、保存。建立健全新冠肺炎疫情檔案收集管理機(jī)制。主動(dòng)對接相關(guān)科室，了解掌握文件材料形成情況，結(jié)合工作實(shí)際制定了《新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔清單》，明確了檔案收集的流程、整理標(biāo)準(zhǔn)等，為高質(zhì)量做好檔案材料整理移交奠定了基礎(chǔ)，讓真實(shí)留下“腳印”。尤其是對支援湖北武漢的醫(yī)護(hù)人員檔案要做的詳細(xì)，醒目。作為抗疫英雄，必須要在檔案中留下濃重的一筆。

（1）下發(fā)了《關(guān)于征集新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控相關(guān)檔案資料的通知》、《關(guān)于進(jìn)一步做好新冠肺炎疫情防控文件材料收集歸檔工作的通知》;并逐一落實(shí)學(xué)習(xí)情況，做到每一個(gè)文件都有回訪記錄。

（2）在前期派專人到市新型冠狀病毒感染肺炎疫情工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、市疾控中心、衛(wèi)健局及相關(guān)鎮(zhèn)辦、社區(qū)等單位重點(diǎn)督促征集疫情期間的相關(guān)文件材料;合并，整理，分類，歸檔。

（3）再次抽派專門業(yè)務(wù)人員上門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、協(xié)助做好資料的歸檔整理，全程服務(wù)工作。目前，已收集歸檔疫情防控文件資料1600余份、疫情防控照片資料300余張;隨后將進(jìn)一步加大力度進(jìn)行全面指導(dǎo)，征集工作，力爭將反映新冠肺炎疫情防控期間形成的各類重要文件材料全面收集整理和歸檔、接收，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收，確保齊全完整接收進(jìn)館，為今后疫情防控檔案查找利用留下重要的歷史資料。

2.2 結(jié)合多媒體技術(shù)，創(chuàng)新收集方式，確保檔案完整。新冠肺炎疫情防控檔案工作按照“單獨(dú)歸檔，各歸各檔”的思路開展;

（1）按照歸檔文件來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等反面的異同，進(jìn)行層次化、類別化的分類歸檔整理。

（2）按照會(huì)議材料、工作方案等確定類目，力求簡單明晰，層次和類目一目了然。歸檔文件按照“事由原則”進(jìn)行排列。建立忻州市新冠肺炎疫情防控檔案專號(hào)，將忻州市疫情防控指揮部下發(fā)的相關(guān)文件材料、在此次疫情防控期間所形成的材料全部納入其中進(jìn)行整理。充分發(fā)揮其對工作查考研究和經(jīng)驗(yàn)借鑒的重要作用;

（3）結(jié)合實(shí)際，明確疫情防控工作文件材料的歸檔范圍。以隨時(shí)形成、隨時(shí)收集、隨時(shí)歸檔的方式，確保新冠肺炎防控文件材料齊全完整、保管安全。凡是在疫情防控工作中直接形成的有保存和利用價(jià)值的紙質(zhì)文件材料、聲像文件材料、電子文件材料和實(shí)物等真實(shí)記錄，都應(yīng)當(dāng)納入收集歸檔范圍。要求各級(jí)各單位指定專人，認(rèn)真做好疫情防控文件材料的收集、歸檔工作，截止目前，疫情防控文件材料已收集整理紙質(zhì)文件材料、實(shí)物檔案，照片檔案，電子文件材料，音視頻資料若干件。

2.3 認(rèn)真落實(shí)，堅(jiān)持值守。疫情發(fā)生以來，我中心認(rèn)真落實(shí)市、區(qū)兩級(jí)疫情防控重要指示精神，把疫情防控作為當(dāng)前重中之重的工作來抓，機(jī)關(guān)干部全力以赴做好社區(qū)防控值守保障任務(wù)。在完成值守的同時(shí)，我中心多措并舉，為群眾提供檔案查詢利用服務(wù)，保證了檔案利用服務(wù)不間斷。在檔案利用過程中也要注意安全防護(hù)。

（1）加強(qiáng)檔案利用服務(wù)工作。疫情防控期間，我局檔案管理中心為各業(yè)務(wù)處室抗疫工作提供檔案查閱利用服務(wù)，提供紙質(zhì)檔案利用2次15卷，電子檔案利用53次49卷，確保疫情防控期間檔案服務(wù)工作不間斷。

（2）保障檔案實(shí)體無菌管理。針對檔案借閱工作，中心安排專人聯(lián)系調(diào)閱。同時(shí)，加強(qiáng)檔案室衛(wèi)生管理，細(xì)化消毒防疫措施，提高全體干部職工的個(gè)人衛(wèi)生防護(hù)意識(shí)，制定快速應(yīng)急處置方案，及時(shí)對入庫檔案進(jìn)行消毒，確保檔案實(shí)體無菌保管。

（3）開展全面隱患排查。檔案管理中心嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全管理各項(xiàng)規(guī)章制度，開展全面的隱患排查，做好每日檢查記錄，確保疫情防控期間檔案庫室、檔案實(shí)體、檔案信息的安全。下一步，中心將繼續(xù)配合做好全系統(tǒng)疫情防控工作，并進(jìn)一步細(xì)化措施，確保疫情防控期間檔案服務(wù)工作有序開展。

3 疫情期間，檔案的查詢服務(wù)，要透明，要有序，更要安全。

3.1 提前預(yù)約，分批查閱。為保證疫情期間的安全，要提前通過公眾號(hào)，微信等方式預(yù)約，分批開放，中間要做好消毒工作，確保不接觸，無感染。

3.2 出示“健康碼”和“行程碼”。（1）“行程碼”顯示未經(jīng)過湖北、北京、黑龍江，且“健康碼”為綠碼的人員，才能申請。（2）“行程碼”顯示經(jīng)過湖北、北京、黑龍江但未經(jīng)過重點(diǎn)區(qū)域，且“健康碼”為綠碼的人員，需提供7日內(nèi)經(jīng)當(dāng)?shù)睾怂釞z測呈陰性的證明或者新冠肺炎igG抗體檢測呈陽性證明，方可申請。經(jīng)檢查沒有核酸檢測證明的，應(yīng)在本地進(jìn)行核酸檢測，檢測結(jié)果未出前，進(jìn)行居家隔離觀察?！靶谐檀a”顯示14日內(nèi)經(jīng)過疫情嚴(yán)重區(qū)域，如“健康碼”是黃碼或者紅碼，要及時(shí)記錄，并上報(bào)上級(jí)疫情防控部門，且協(xié)助上級(jí)疫情防控部門對這類人員進(jìn)行14天集中隔離醫(yī)學(xué)觀察，并進(jìn)行核酸檢測。以防止擴(kuò)散，確保所有人員的生命安全。以上三類人員的檔案，要及時(shí)記錄，隨時(shí)跟蹤，有頭有尾。（3）查閱過的檔案，要做好消毒處理工作。每查閱一次，消毒處理一次，中間要有充足的時(shí)間間隔，以確保無交叉，無直接接觸。

4 結(jié)束語

檔案工作要細(xì)致，要真實(shí)，更要做到方便查詢。這就要求檔案工作人員前期的工作要做到位，每一步，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能出錯(cuò)，還要分門別類的整理好，隨用隨取，方便快捷。