試論關(guān)于檔案管理工作的對(duì)策及思考

尹國(guó)芹

【摘? 要】檔案管理一直備受關(guān)注及重視，并在信息時(shí)代及網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的影響下，逐漸實(shí)現(xiàn)了信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。盡管如此，實(shí)際的檔案管理過(guò)程中依然存在很多問(wèn)題，不僅影響了檔案管理質(zhì)量提升，還影響了企事業(yè)管理水平提升甚至整個(gè)單位的發(fā)展，故必須深入了解檔案管理工作問(wèn)題，并在該基礎(chǔ)上分析和提出具體的檔案管理工作對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;問(wèn)題分析;對(duì)策及思考

引言

檔案管理工作具有很強(qiáng)的復(fù)雜性，所以其工作難度較高，需要相關(guān)工作人員具備很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)能力及綜合素養(yǎng)，這也意味著如果檔案管理過(guò)程中不注意工作細(xì)節(jié)及專(zhuān)業(yè)知識(shí)應(yīng)用就會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，從而影響檔案管理質(zhì)量提升?；诖耍挛南群?jiǎn)單分析了檔案管理工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，然后在該基礎(chǔ)上分析了加強(qiáng)檔案管理工作的有效措施。

1.檔案管理工作過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.1缺乏系統(tǒng)性

主要體現(xiàn)在管理軟件方面，調(diào)查發(fā)現(xiàn)我國(guó)很多企事業(yè)單位的科技檔案管理都應(yīng)用到各種信息化軟件，雖然提高了工作效率，但因?yàn)楦鱾€(gè)檔案管理部門(mén)的系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理安全性下降。

1.2標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度較低

因?yàn)槠鸩酵砑肮芾眢w系不完善等原因，導(dǎo)致相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范制度等沒(méi)有建立完善，導(dǎo)致科技檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化程度難以提升。例如科技檔案信息系統(tǒng)等方面沒(méi)有建立完善的工作標(biāo)準(zhǔn)。

1.3檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力及綜合素質(zhì)有待提升

很多科技檔案工作者并不是科班出身，本身缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)素養(yǎng)及能力;部分管理人員畢業(yè)專(zhuān)業(yè)院校，但沒(méi)有豐富的工作經(jīng)驗(yàn);很多科技檔案管理者的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)等信息素養(yǎng)不高，缺乏較強(qiáng)的綜合能力和綜合素質(zhì)。

此外，科技檔案管理還存在安全性和保密性不高的問(wèn)題，如在網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放性影響下，很多科技檔案在傳輸過(guò)程中容易被不法分子盜取、篡改、刪除和破壞。

2.解決答案管理工作問(wèn)題的對(duì)策

2.1加強(qiáng)信息化建設(shè)，以挖掘檔案資源

第一，重視并加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的同時(shí)，挖掘出更高價(jià)值的檔案資源，從而提高檔案管理有效性;第二，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)完善電子檔案管理系統(tǒng)的自動(dòng)化功能，以提高檔案信息自動(dòng)檢索效率、查詢(xún)準(zhǔn)確度等;第三，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)等將不同的檔案信息資源進(jìn)行整合，如圖像資源、視頻資源及文件資源等，以挖掘和豐富檔案資源的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)資源共享;第四，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，即利用信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將圖文資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)起來(lái)，然后以圖文并茂的新形式展現(xiàn)給使用者;第五，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸和交流檔案信息，以突破信息傳輸在時(shí)間及空間上的障礙，從而實(shí)現(xiàn)高效傳輸，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

2.2建設(shè)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

第一，要重視數(shù)字信息的存儲(chǔ)，并結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展需求，利用現(xiàn)代各種先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建以數(shù)字為主的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，以高效收集、計(jì)算和管理數(shù)字類(lèi)型的科技檔案;第二，要盡可能選擇先進(jìn)的數(shù)據(jù)傳輸平臺(tái)，即選擇功能齊全、安全性高和信息化程度高的數(shù)學(xué)傳輸平臺(tái)，以保證各種科技數(shù)據(jù)檔案能夠得到高效和安全傳輸，減少傳輸過(guò)程中信息泄露等不良事件發(fā)生;第三，要保證傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫(kù)的科技檔案信息準(zhǔn)確無(wú)誤，這樣才能保證使用者有效應(yīng)用檔案信息，從而促進(jìn)其他工作質(zhì)量提升，如科技研究工作質(zhì)量、企業(yè)管理水平等;第四，要配套科技檔案數(shù)據(jù)管理制度及網(wǎng)絡(luò)傳輸標(biāo)準(zhǔn)，以保證科技檔案數(shù)據(jù)信息傳輸?shù)陌踩约耙?guī)范化;第五，在構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)還需要考慮科技檔案管理發(fā)展方向、發(fā)展情況等，盡可能選擇超前性檔案管理軟件，以滿(mǎn)足科技檔案管理不斷發(fā)展的需求;第六，科技檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)完成后，還需要配套相應(yīng)的運(yùn)行維護(hù)機(jī)制及制度，以定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，從而保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性、完整性和先進(jìn)性。

2.3健全科技檔案安全保障體系

第一，相關(guān)政府部門(mén)要重視科技檔案信息安全，并出具相關(guān)政策支持科技檔案信息安全保障體系構(gòu)建，為科技檔案管理營(yíng)造良好的政治環(huán)境及經(jīng)濟(jì)環(huán)境，從而提高科技檔案管理水平;第二，要相應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展需求，盡可能引進(jìn)多的信息化技術(shù)，并利用這些信息技術(shù)構(gòu)建安全保障體系，以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化科技檔案管理，并提高其安全性;第三，要做好科技檔案信息保密工作及問(wèn)題處理工作，即定期檢查檔案管理工作，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作問(wèn)題，從而保證工作質(zhì)量，同時(shí)還需要對(duì)所有檔案進(jìn)行加密處理，以保證檔案信息安全;第四，科技檔案信息安全體系包括存儲(chǔ)安全和使用安全兩大方面，其中存儲(chǔ)需要完善相關(guān)制度和功能，以保證存儲(chǔ)的整體性、真實(shí)性及安全性，而使用則需要通過(guò)加密、構(gòu)建安全保障機(jī)制等保證使用安全;第五，加強(qiáng)管理者及使用者的科技檔案信息安意識(shí)、網(wǎng)絡(luò)完全意識(shí)，使得他們?cè)诶镁W(wǎng)絡(luò)傳輸和共享科技檔案資源時(shí)采取技術(shù)手段和管理措施等，防范黑客入侵檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而減少信息泄露、被盜等安全問(wèn)題發(fā)生，利用可通過(guò)用戶(hù)身份認(rèn)證、密匙管理等提高安全性;第六，重視并構(gòu)建科技檔案管理監(jiān)督機(jī)制及控制系統(tǒng)，如在相應(yīng)的管理系統(tǒng)中安裝殺毒軟件等，以保證檔案信息的安全。

2.4加強(qiáng)科技檔案管理人員培訓(xùn)

第一，企事業(yè)單位要重視科技檔案管理，并組建專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)小組，小組成員主要由檔案管理專(zhuān)家及經(jīng)驗(yàn)豐富的管理者組成，然后定期對(duì)科技檔案管理相關(guān)工作者進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化及系統(tǒng)化培訓(xùn)，以提高他們的專(zhuān)業(yè)能力及綜合素質(zhì)，從而提高他們的科技檔案管理工作質(zhì)量及效率;第二，要適當(dāng)提高科技檔案管理工作人員上崗要求，即不僅要求專(zhuān)業(yè)出身，還要求有豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，以從根本上保證和提高整體管理人員的專(zhuān)業(yè)水平;第三，除了培訓(xùn)科技檔案管理人員傳統(tǒng)的檔案管理知識(shí)及操作技能以外，還需要培訓(xùn)他們的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、數(shù)據(jù)輸入技術(shù)，以保證他們能夠適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展要求，從而提高科技檔案管理質(zhì)量及信息化水平;第四，要加強(qiáng)科技檔案管理人員的檔案信息資源開(kāi)發(fā)能力培養(yǎng)，讓他們能夠挖掘出更多的科技檔案資源及檔案使用價(jià)值，使得科技檔案能夠滿(mǎn)足各種科技研發(fā)要求及社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求;第五，要培養(yǎng)科技檔案管理工作人員的職業(yè)道德、責(zé)任感和政治鑒別力，使得他們積極主動(dòng)的提升自己的檔案管理工作質(zhì)量及效率，并讓科技檔案管理走向符合我國(guó)政治特點(diǎn)的正確發(fā)展方向，從而保證科技檔案管理得到健康可持續(xù)發(fā)展。

3.結(jié)語(yǔ)

檔案管理在企事業(yè)管理及發(fā)展中占據(jù)重要地位，提高其工作質(zhì)量及效率不僅引來(lái)檔案管理者的重視，還引來(lái)其他工作人員的關(guān)注，由此可見(jiàn)提高檔案管理工作質(zhì)量的必要性及重要性。實(shí)際的檔案管理工作過(guò)程中還存在缺乏系統(tǒng)性、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度較低、管理人員專(zhuān)業(yè)能力不高、安全性和保密性不高等問(wèn)題，所以上文從加強(qiáng)信息化建設(shè)、挖掘檔案資源、建設(shè)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、健全科技檔案安全保障體系等方面分析具體的管理措施及方法，以提高科技檔案管理質(zhì)量。

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